1、文书档案整理方法要点 2023.3 -1 3、确定装订顺序 4、装订方式和要求 五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、 七、 1、 2、 八、归档文件的编目 1、 2、 九、装盒 1、 2、 3、第三章 文件实体分类 六、归档文件的排列归档文件的编号盖印文件归档章填写归档章 编制文书档案归档文件目录装订文书档案归档文件目录 文件装盒要求 填写备考表、盒脊、封面档案盒盒脊填写要求 机关档案工作需要把握的几个根本原那么 -3 2、从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等； 3、从表现方式来看，有文字、图表、声像等。 4、根据我们在现实工作中档案的形成情况和
2、用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。 5、另外对于一些专业性、业务性较强的业务，也可以建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等。（我们常说的业务主体档案） 五、档案的作用是什么。 一是凭证作用；二是参考作用。另外档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今的重要素材。 -5 第二章文件的收集工作 一、确立文件的收集（归档）范围 凡本单位在职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，均属归档范围。它包括三个方面： 1、本单位制发的
3、正式文件（包括代上级机关起草的文件）。是反映本机关主要职能活动和根本历史面貌的，具有利用价值、凭证价值、查考价值的文件材料。 2、外单位的来文。需要贯彻执行的上级机关同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。 3、本单位形成的没有文号的文件，例如。会议纪要、通报等。 几种特殊情况，也在归档范围之内： 1、重要文件材料的历次修改稿，例如。大事记、组织机构沿革等。 2、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的亲笔信 3、还有就是机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原那么上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。例如： -
4、7 一般有以下几种文件可以不归档 （1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料；任免，奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。 （2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性，临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿，各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信， 记录；机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。 （3）同级机关和非隶属机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材
5、料。 （4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报，情况反映，抄报或越级抄报的一般性的文件材料。 2、年度分开 文书档案是按年度进行整理的，如果单位几年未整理了，那么首先要将各年度的材料分开，同一个年度的文件材料放在一起，注意几点： （1）一般以文件形成日期为准。 （2）方案，总结，预决算，统计报表，表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度。 -9 2、复制字迹模糊或易退变的文件。 3、超大纸张折叠。 4、去除易锈蚀的金属物。 文书档案整理的方法步骤共分装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤，具体要求如下。 二、装订要求以“件为单位 1、“件是归档文件的整理单位，一般以每份文件未一件。在界定“件
6、的范围时应注意以下情况： （1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；（6）文件签批单与正文为一件；（7）汉文本与少数民族文本为一件；（8）中文本与外文本为一件； （9）报表、名册、图册等一册（本）为一件。 三、确定装订顺序 文书档案整理规那么中，对于文件装订的顺序做了明确的规定，装订时应做到： （1）正本在前，定稿在后;（2）正文在前，附件在后; -11 2、机构（问题）分类法 3、保管期限分类法 在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少的，我们在市直机关推荐使用“年度保管期限和“年度保管期限机构（
7、问题）这两种分类方法。 1、二级分类法：即“年度-保管期限分类法。这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文件数量较少的单位。例如：档案局、妇联、党史办等 2、三级分类法：即“年度-机构（问题-保管期限分类法。机构（问题）可以任选其一，我们建议选择“机构，即使用“年度机构-保管期限分类法。这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多的单位。例如：人力资源与社会保障局、农牧局、住建局等 二、制定分类方案： 1、二级分类方案： x202x年-永久 30年 2023年 2、三级分类方案： -13 2、分问题。在三级分类方法中，按照分类方案二级类目所设置的问题，根据文件所涉及的内容
8、按问题分开。二级分类方法不涉及分问题。 第一、正常情况下，文件材料应归入其内容所涉及的问题类目中；第 二、同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问题类目中；第 三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行政类或行政综合类； 第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相应的问题类目中； 第五、外来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相应的问题类目中。 3、分保管期限。按照文书档案保管期限表的规定，根据文件的利用价值，准确判定文件的保管期限，将不同保管期限的文件分开。严禁将不同保管期限的归档文件混合在一起。文书档案保管期限分为“永久、30年、2023年三种。 第六章归档文件的排列 归档文件应
9、在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。 1、按“保管期限“排列。将同一保管期限内的归档文件排在一起。 -15 2、年度。要求以4位阿拉伯数字标注公元纪年，填写文件分类所属年度。如跨年度形成的文件应归入办结年，标年度时也应标办结年度，像1999年的会议通知放在2022年会议召开年度一并整理时，在年度一栏中一定要填“2022，而不能按文件形成年度填写“1999。 3、保管期限。填写归档文件具体的保管期限，即永久“30、“2023。 4、机构（问题）。此项为可选项，如是三级分类那么必填，否那么可不填。 5、页数。填写该份文件总页数，有图文的页面为一页。如二份文件（正文与附件、正
10、件与定稿等）不止一个流水号时，可将文件各局部的页数相加，如文件页码不全，数清页数或简单标注页码均可。 6、室编件号。在同一期限内按文件排列顺序从1开始流水标注室编件号。 7、馆编件号。文件整理归档阶段不需编写。 8、盒号。一般单位不需填写。室藏档案数量很大的单位为了方便存取、倒架、统计等工作，可将档案盒流水编号，标于盒脊和归档章内。 第八章归档文件的编目 -17 1、一般一盒装满后顺次装入下一盒即可； 2、同一事由的文件不必特意装人同一盒内; 3、不同类别的文件应装入不同盒中。即不同年度、不同期限的文件不应装人同一盒中，按机构（问题）分类时，不同机构（问题）的文件不应装入同一盒中。 二、填写备
11、考表、盒脊、封面 1、填写备考表。盒内应附备考表，置于所有归档文件之后，用以对盒内文件进行必要的注释说明，同时填写检查人、整理人、整理时间。 2、盖印封面：应使用全称或标准化简称标明全宗名称; 3、盖印档号。盒脊各检索项包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等。各工程的填写要求与归档章中相同。 至此，整理工作全部完成，按顺序上架排列就可以了。 -19 8、对档案进行有效的开发和利用，可以进行档案利用成果申报工作。例如：编写大事记、组织机构沿革、全宗介绍、利用效果汇编、统计数字汇编、规章制度汇编、工作要点和工作总结汇编、专题文件汇编、表彰汇编等。 9、档案库房建设争取到达库房、办公、阅览三室分设，并做到“八防和平安保卫 2023、做好档案著录工作 有档案管理软件的单位要用软件进行著录；没有档案管理软件的单位，用excel表格统一著录。 -21- 第10页 共10页
