1、天道酬勤国家开放大学电大专科办公室管理2023期末试题及答案试卷号：2180国家开放大学电大专科办公室管理2023期末试题及答案试卷号：2180盗传必究 一、单项选择题请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每题1分，共10分1文员如果误拆了非本公司的信，应该( )。A写上“查无此人，并把信重新封好退回去 B在信封上注明“误拆写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去 C在信封上注明“误拆，把信重新封好并退回去 D在信封上注明“误拆，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去 2办公室人员在社交活动中应选择以下哪项适宜的话题？( ) A有共同利益的话题 B夸耀你我的话题 C贴己的话题 D秘密的话题 3在
2、来信来访业务中，以下情况的信件，( )仍需继续承办。A问题复杂，调查处理的时间较长的信件 B精神病患者的来信 C没有具体内容和情节的匿名信 D已做结案处理的，本人要求过高并明显不符合政策规定的 4文员进行会议的方案和准备时，不应该做的是( )。A会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定 B文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便 C什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 D文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 5在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？( ) A协助签到 B分发资料 C离开会议室接听 D暂时保管与会者的物品 6以下餐巾的使用方
3、法正确的选项是( )。A中途离座，把餐巾放在椅子上 B用来擦嘴唇嘴角 C用来擦刀叉 D塞入衣服领口里 7以下情况中，( )适宜用机发送。A纸张太厚或太薄的文件 B一般文件或图像资料 C私人或机密的图文 D感谢信和祝贺信 8请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上词请求批准。下面请求中( )是不当的。A对口请示 B事先请示 C越级请示 D请示要单一 9以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的？( ) A办公室为上司效劳，其他职能部门不用顾及 B办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能 C办公室管理具有集中性和整体性 D办公室事务管理不仅有被动性，表达出来更多的是
4、主动性 10以下关于交互式会议的功能中，哪一项为哪一项不具备的？( ) A审查功能 B保密功能 C欢送词播放功能 D报数功能 二、判断题正确打“，错误打“。每题1分，共10分11文员应防止不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( ) 12.文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。( ) 13无论是什么样的文本和图表几乎都能通过发送，因而文员传递信息应首选。( ) 14.当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。( ) 15文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以防止被盗用冒领。( ) 16.受到直属上司以外
5、的指派时，假设是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否那么要向直属上司请示后再作决定。( ) 17.即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。( ) 18.宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。( ) 19如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以防止因为拒绝而发生不必要的困扰。( ) 20介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。( ) 三、简答题每题10分，共20分21.什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？ 答：对于上司不必要接见的来访者
6、，不必要参加的邀请性活动，不想接听的，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地到达阻挡或拒绝的目的即可。4分(1)挡驾。上司不愿接的，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的，要另约时间，或将内容转告；2分(2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示；2分(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。2分22文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 答：(1)会议名称；1分(2)会议记录人的姓名、盖章；1分(3)时间开始时间、结束时间；1分(4)会议地点；1分(5)议题；1分(6)主持人、
7、主席；1分(7)出席者名单；1分(8)会议的经过情形及结论；1分(9)相关的资料I1分(10)下次会议预定日期。1分四、设计题每题15分，共30分23.安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比拟廉价的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假设你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 答：(1)接受任务；1分(2)了解来宾；2分(3)制订方案；2分(4)预订食宿；1分(5)迎接来宾；1分(6)商议日程；2分(7)安排会谈2分(8)陪同参观；1分(9)送别客人1分(10)接待小结。2分24文秘人员在
8、单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？ 答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用；3分 (2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报i如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案；3分(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作；3分(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用；3分(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。3分五、案例分析题每题15分，共30分25对下面的案例进行适当分析。美国某花店经理接到一位顾客
9、的，说她订购的20支玫瑰送到她家的时间迟了一个半小时，而且花已经不那么鲜艳了。第二天，那位夫人接到了这样一封信：亲爱的凯慈夫人：感谢您告知我们那些玫瑰在很差的情况下已经到达您家的消息。在此信的附件里，请查找一张归还您购置这些玫瑰所用的全部金额的支票。由于我们送货车中途修理的意外耽误，加之昨天不正常的高温，所以您的玫瑰我们未能按时、保质交货，为此，请接受我们的歉意和保证。我们保证将采取有效措施以防止这类事情的再次发生。在过去的两年里，我们总是把您看作一个尊敬的顾客，并一直为此感到荣幸。顾客的满意乃是我们努力争取的目标。请让我们了解怎样更好地为您效劳。您真诚的霍华德佩雷斯 经理签名答：(1)这是一
10、位老顾客，所反映的情况应不容置疑，首要考虑的应是怎样补救；2分(2)补救。一是可以接到立即派人马上再送20支玫瑰，二是给予适当赔偿货款；(3分) (3)抱歉。赔偿只是物质上的表示，抱歉更能从心理上表达对顾客的尊重。方式可以是也打个，但是写信那么显得更加郑重其事；(3分) 这封信，先是表示感谢和全额赔偿，其次才解释原因，又不只是就事论事，还提出了防止以后发生类似事情的保证。最后再联络一下感情，表示了商店对顾客的根本原那么和态度。(5分) 此信即使是文秘人员写的，也应由经理亲笔签名，以示对顾客的尊重。2分26A公司原定于12月25日18:00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此，发了请柬
11、邀请有关领导和嘉宾光临，在请柬上把时间、地点写得一清二楚，要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当局部员工提前在16：00赶去时，却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。经询问，当初A公司预订时，B公司已先预订，但正考虑与娱乐总汇变更预订时间，没有最后确定。当时大堂负责人说：“假设B公司换了时间，那么包房由A公司用，不用再通知了，事后由于总汇工作人员的疏忽，忘了将时间冲突情况告知A公司。结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突，造成来参加活动的50多人滞留大堂2个多小时，最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场，大家扫兴而归。(1)为什么A公
12、司庆祝活动未取得预期效果？ (2)如果你是A公司的文秘人员，你应如何组织这次活动？(3)如发现已预订包房被他人所用，应怎样处理？ 答：(1)A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认，准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。2分(2)应把这次活动的细节详细列出，每个工程由专人负责。1分(3)由专人负责预订，初步确定以后向上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的人确定。活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间、日期、地点。3分(4)案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。1分(5)在活动开始前半天，文秘人员应提前到场，布置会场，落实有关细节，如有问题，可提前发现和解决。2分(6)如发现已预订包房被他人所用，不应争执过长时间。1分(7)应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉宾前往。2分(8)可在活开工程上增加一些内容予以补救。2分(9)有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔。1分评判第四、第五大题时，应视考生问题答复的合理性、表述的正确性与否给与分数，不要拘泥本答案的文字表述
