1、天道酬勤对血站业务档案管理制度的探讨【】血站业务档案对于采供血工作意义重大，如何发挥其原始凭证的作用，保证采供血工作具有可追溯性，是血站业务档案管理工作的重要内容。本文就业务档案管理程序的内容进行探讨，以期其在采供血工作中发挥最大的作用。【关键词】血站；业务档案；管理程序随着采供血事业不断开展，血站业务档案量逐年增加，作为采供血工作的原始凭证，业务档案意义重大。为保证归档材料的完整、准确与平安，充分发挥档案在质量管理、质量控制和科研工作中的作用，保证其具有可追溯性，血站质量管理标准第11条款明确规定：“应建立、实施记录管理程序和档案管理程序，记录并保存采供血过程所产生的结果和数据，使其具有可追
2、溯性，以证实质量体系有效运行并满足特定的质量标准。要求各血站制定档案管理程序，用于归档文件的管理。本文就档案管理程序的建立，在内容上进行探讨。一、明确职责职责的划分有利于明确各部门在档案管理方面的相应工作，防止出现因职责不清或交叉而影响记录管理工作。1.质量负责人负责文件和记录借阅、复制、销毁的批准。2.质量管理科负责文件和记录借阅、复制、销毁的审核。3.档案管理员负责归档材料的接收、装订、打号、归档、保存、检索、借阅和销毁。4.相关科室负责归档材料的收集、整理、移交工作，保障档案材料移交前的完整性、准确性和平安性。二、确定收集范围收集是归档工作的起点，是积累档案的主要渠道。通过收集这一手段将
3、分散在个人手中的与采供血工作相关的质量体系内容记录进行集中，从而使其具有的保存价值得到发挥。血站业务档案的收集包括质量体系文件正本、质量管理体系所覆盖的各科室受控记录从献血者筛选、登记到血液采集、检测、制备、存储、发放和运输的整个过程，保证其可追溯性。血液检测记录至少包括标本登记、处理、保存、销毁记录，试剂管理及使用记录，检测过程和结果的原始记录与分析记录，质量控制记录，设备运行、维护和校验记录，实验室平安记录，医疗废物处理记录等及电子文件的备份光盘、个人技术档案。三、明确移交要求1.采血、检验、发血原始记录每月归档一次，其他记录视科室具体情况酌移交日期但不得延至次年。保存一年的记录在科室放满
4、一年后交由档案室统一销毁。2.归档记录移交时填写移交清单。3.非纸质文件记录，对于管理系统的备份光盘应刻录2份，一份留存档案室，另一份由档案室异地存档保存；年度文件集中评审前后或质量体系文件批量修订后，刻录质量体系文件电子版移交档案室留存。四、明确归档整理要求整理是业务档案工作的核心局部，是确保档案工作标准有序的重要工作，从而实现档案实体排列有序化、条理化。文件归档前要齐全、完整，无漏填、漏签处，字迹清晰，已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。归档文件的整理单位以“件为单位进行整理，同一年度、同一保管期限的可以整理成一件，同一年度的按产生时间顺序依次排列。五、明确装订要求1
5、.保存10年以上的记录采用三孔一线的装订方式，装订时卸除金属物，保存5年的质量记录不限装订方式可以不卸除金属物。2.为了标记记录页数，以“件为单位，在文件右侧空白处用打号机打上文件的页号，空白页不打号。六、明确装盒要求1.不同科室形成的档案文件不得放入一盒。2.不同形成年度的档案不得放入一盒。3.不同保管期限的档案文件不得放入一盒。4.按文件形成先后顺序或文件排列顺序依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒。七、明确备考表填写要求1.“卷内文件说明填写内容包括文件收集齐全、完整程度，文件修改、补充、移出、销毁等情况。2.整理人、检查人签字，以明确责任。3.日期填写整理完毕的日期。4.档案文件装盒后
6、用铅笔在盒上面标明文件名称、日期、保管期限。八、明确档案保管要求档案的保管工作包括日常维护、实施保护性措施、修复等，是维护档案的完整与平安，最大限度延长档案寿命的根本环节。档案室应保持整洁、空气流通、专室专用，并做好防盗、防火、防潮、防鼠、防虫等工作。档案柜应实行按类排架，有统一的标签，并注明门类、年度、案卷起止号等，以便检索。档案员应定期检查档案保管情况，如发现有褪色、破损等现象，及时进行修补和复制。九、明确档案利用要求文件、记录归档后，对其的利用直接表达档案工作的目的。利用主要通过借阅或复制的形式，将档案提供应所需部门，从而发挥档案的价值。这就需要有专门的制度来标准借阅和复制，例如要求各种
7、记录应便于检索，应遵守记录的保密原那么，不得擅自借阅或复制。需要借阅或复制时，须经专人审核批准。借阅或复制的内容由档案室登记备案，且不得将其拿出档案室等。十、明确档案销毁要求根据各个记录保存年限的要求，业务档案到达保存年限也應尽可能长地超过保管期限后再销毁。销毁前，由存放部门负责登记，并需专门人员对其是否延期保存进行评审。无延期保存价值的记录档案，须按职责要求经专人分别审核、批准后在档案室监督下销毁。【参考文献】1中华人民共和国卫生部.血站质量管理标准S.卫医发，2022167号.2中华人民共和国卫生部.血站管理方法S.中华人民共和国卫生部令第44号.3刘孟春，窦茉莉.焦作市中心血站档案管理概述J.中外健康文摘，2023，1248：387.
