1、国开(中央电大)专科办公室管理十年期末考试简答题题库(分学期版)国开(中央电大)专科办公室管理十年期末考试简答题题库(分学期版) (电大期末纸质考试必备资料) 说明：编号：2180。 适用专业：行政管理和现代文员专科。 资料整理于2023年7月10日，资料收集了中央电大2023年1月至2023年7月期末考试的全部试题及答案。 2023年7月试题及答案 11.简述办公室的根本概念及组成。 答：办公室，英文为“office，泛指处理特定事务或提供效劳的地方。顾名思义，办公室泛指一切办公场所，由办公房间、办公人员、公共事务和办公设施组成。“办公室在现代汉语词典中有两种解释：(1)办公的屋子；(2)机
2、关、学校、企业等单位内办理行政性事务的部门。级别高的称为办公厅，一般的称为办公室。 12.简要答复起草请示的“五步棋。 答：因为什么请示：对于原因、目的的说明。 请示什么问题：提出请示的主题内容。 怎样解决问题：提出解决问题的建议与方案。 请求上级回复：结尾用语的使用。 有无附加需要说明：根据需要确定附件的使用与否。 2023年7月试题及答案 11.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。 答：(1)办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。 (2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活开工作环境。 12.简要答复
3、起草请示的“五步棋。 答：因为什么请示：对于原因、目的的说明。 请示什么问题：提出请示的主题内容。 怎样解决问题：提出解决问题的建议与方案。 请求上级回复：结尾用语的使用。 有无附加需要说明：根据需要确定附件的使用与否。 2023年1月试题及答案 11.简述公文校对工作要求。 答：(1)校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等； (2)解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题； (3)进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理； (4)需要使用标准校对符号； (5)对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本
4、不出过失。 12.衡量会议质量的会前主要标准有哪些？ 答：(1)会议是否确有召开的客观必要性； (2)会议目的和会议风气是否端正； (3)会议时机是否已经成熟； (4)会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位； (5)各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。 2023年7月试题及答案 11.简述第三代时间管理的ABCD法那么及其内容。 答：第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫ABCD法那么。 A.重要且紧急必须立刻做。 B.紧急但不重要(如有人因为打麻将“三缺一而紧急约你，有人突然打 请你吃饭等)只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。 C.重要
5、但不紧急(如学习、做方案、与人谈心、体检等)只要是没有第一类事的压力，就应该将其当成紧急的事去做，不要拖延。 D.既不紧急也不重要(如娱乐、消遣等)有闲工夫再说。 12.简述公共关系的三大构成要素及其原那么。 答：(1)三大构成要素是：主体：社会组织；客体：公众；手段：传播途径。 (2)公共关系原那么：公众利益至上；实事求是；互惠互利；双向沟通；始终如一；开拓创新；整体统一。 2023年1月试题及答案 11.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。 答：(1)办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。 (2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社
6、会环境、办公活动职能环境和办公活开工作环境。 12.谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋的理解。 答：(1)办公室人员“善谋要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；要“参到点子上、“谋到关键处、注重谏言技巧。 (2)办公室工作人员“善谋还必须谨防几个误区：一是“参政意识过“度，把自己摆在“准领导或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生想法，强加于领导，于公于己都不利；三是出“馊主意，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动。要防止以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德标准约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。 2023年6月试题及答案 11.简
7、述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。 答：(1)剪彩的准备：红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。 (2)剪彩的程序：请来宾就位宜布仪式正式开始奏国歌进行发言进行剪彩进行参观。 12.简述制作会议证件的本卷须知。 答：(1)重要的大中型会议,会议证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。 (2)重要的、具有保密性质的会议要在会议证件上贴上本人的相片,并加盖大会印章。 (3)会议证件的形式应反映出会议的内容,设计要尽量经济实用、美观大方。 (4)大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、效劳
8、人员等不同身份参加者的会议证件的样式。 (5)应注意根据单位不同的文化理念设计会议证件和姓名卡片。 2023年1月试题及答案 11.简述常用办公设备使用标准。 答：(1)必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。 (2)必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的。 (3)注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限。 (4)未经上司允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。 (5)办公设备的使用环境温度为5C35C，相对湿度为20%85%，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左
9、右有效影响距离。 (6)如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。 12.简述办公室调查研究的三个阶段及其主要任务。 答：(1)准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。 (2)实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。 (3)完成阶段，主要是撰写调研报告。 2023年7月试题及答案 21.谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋的理解。 答：(1)办公室人员“善谋要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；要“参到点子上、“谋到关键处、注重谏言技巧。 (2)办公室工作人员“善谋还必须谨防几个误区：一是“参政意识过“度，把自己摆在
10、“准领导或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生想法，强加于领导，于公于己都不利；三是出“馊主意，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动。要防止以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德标准约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。 22.简述会务管理中对会务工作人员的要求。 答：(1)会前的最后检查(工作认真负责、细心、耐心)； (2)组织签到和登记(任劳任怨，能连续作战)； (3)做好联络协调(沟通协调能力强)； (4)会议记录与保密(业务素质强，有原那么)； (5)会议后勤保障(服从分配，具有协作意识)。 2023年1月试题及答案 21.简述办公环境的含义并按照
11、由远及近的顺序列举环境类别。 答：(1)办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活开工作环境。 22.简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。 答：(1)剪彩的准备：红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。 (2)剪彩的程序：请来宾就位宣布仪式正式开始奏国歌进行发言进行剪彩进行参观。 2023年7月试题及答案 21.简述办公室的四种含义。 答：(1)广义的：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室、实验室等。 (2)狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如厂长办
12、公室等。 (3)特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅，如河北省政府办公厅。 (4)专指的：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。 22.会见与会谈的前期准备工作有哪些？ 答：(1)确定议题和明确目标。(2)收集信息和分析双方材料。(3)确定参加人员。(4)双方协商时间、地点。(5)布置座位。 2023年1月试题及答案 21.简述文员向上司做请示的本卷须知。 答：(1)请示要对口。遵守按上级分工，对口请示的原那么。防止多头、越级请示。对涉及多方面的综合性工作，应向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况通报其他分管上司。 (2)请示要单一。遵守一文一事的
13、规那么，防止将多项事务写在一份请示内，造成上司批复的困难。 22.核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查，请简述六查内容。 答：(1)查是否需要行文，以什么名义行文。 (2)查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。 (3)查要求和措施是否明确具体，切实可行。 (4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。 (5)查行文是否标准，文件格式是否符合规定。 2023年7月试题及答案 21.办公室事务管理的效劳性表现在哪三个方面？ 答：一是为上司效劳，使上司摆脱繁杂琐事的压力，把主要精力集中在重要工作上。 二是为组织效劳，为组织员工提供一个高效、舒适
14、的工作生活环境。 三是为公众效劳，保证组织与外界的信息渠道通畅，密切与社会各界联系。 22.制发文件时加盖机关印章，称为用印，具体要求有哪些？ 答：(1)文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用印。 (2)文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。 (3)文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。 (4)要核实用印份数，超过份数的不能盖印。 2023年1月试题及答案 21.简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？ 答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。 有两种形式：(1)议决性会议纪要。(2)周知性会议纪要。 22.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：有电子提示系统和人工提示系统。 电子提示系统的做法：在中设置日程表、报警系统、一周方案以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。 人工提示系统的做法： 设置根本办公日程表、固定活动日期一览表。
