欢迎词的根本格式和写法同欢迎词一样，欢迎词也由标题、称呼、正文和落款组成。(一)标题标题的写法一般有两种。单独以文种命名。如欢迎词。由活动内容和文种名共同构成。如在研讨会结束典礼上的讲话。(二)称呼称呼要求写在开头顶格处。要写出宾客的姓名称呼。如“尊敬的各位先生们、女士们：、 “亲爱的大学各位同仁：(三)正文欢迎词的正文一般由开头、中段和结尾三局部构成。1.开头开头通常应说明此时在举行何种欢迎仪式，发言人是以什么身份代表哪些人向宾客表示欢迎 的。2.中段欢迎词在这一局部要回忆和阐述双方在合作或访问期间在哪些问题和工程上达成了一致的立场 、取得了哪些有突破性的进展，陈述本次合作交流中双方的合作和交流给双方所带来的益处 ，阐述其深远的历史意义。对于私人欢迎词还应注意表达双方在共事合作期间彼此友谊的加 深增进以及分别之后的想念之情。假设为朋友送行，还要加上一些勉励的话。3.结尾通常在结尾处再次向来宾表示真挚的欢迎之情，并表达期待再次合作的心愿。亲朋远行尤其 要表达希望早日团聚的惜别之情。4.落款欢迎词在落款处要署上致词的单位名称、致词者的身份、姓名，并署上成文日期。
