1、机要文件,介绍信 公司012年 月 日 一. 制度名称 机要管理制度 二. 目的意义 为了加强公司正规化管理，标准公司机要工作，维护公司利益，特制定本规定。 三. 具体内容 3.1 文件档案管理规定 3.1.1 收文 3.1.1.1 凡寄送公司的文件，统一由公司接待文秘签收。接待文秘收文后，按 轻、重、缓、急分别办理，急件、急电要随到随办。 3.1.1.凡正式来文，均要建立登记，按收文时间、内容和来文单位、发文字 号等在“收文登记传阅表上逐项填写，并统一编号。 3.1.1.接待文秘在来文登记后，先送行政人事部经理提出批办或拟办意见， 由接待文秘按批办或拟办意见分送公司有关领导批示或送有关部门办
2、理。 3.1.1.对需要办理相关工作的文件，各主办部门要及时办理，有时限要求的， 应在规定时限内处理完毕；在规定时限内处理不完的，请提前做出请示或说明。涉及两个以上部门办理的文件，主办部门请主动协调、及 时处理。 3.1.1.文件办理结果请在“收文登记传阅表上注明，并按“复命程序执 行，同时告知行政人事部。 3.1.1.文件办理结束后请交公司行政助理存档。 3.1.发文 3.1.2.1 发文部门编者应填写“发文单，并经有相应权限级别的领导审批签 发，经行政人事部经理标准审核，必要时经财务部经理经济审核或公司法律参谋法律审核，统一由公司行政助理登记编号、安排打印，并及时交相关部门下发文件。 3.
3、1.2.经领导签发的文件，请勿随意更改，确需更改的，要经签发人同意。 未经领导签发的文件，请勿印发。 3.1.2.打印的文件校样由承办部门负责校对，校对者应在“发文单上签名。 公司行政助理负责复印、用印和分发、存档。 3.1.2.重要的机密文件都要加盖“秘密章后下发。 3.1.2.公司各部门不能对外行文，只能内部行文。 3.1.公文归档 3.1.3.1 公司的公文立卷归档工作由公司行政助理负责办理。 3.1.3.凡收文和公司发文，均应立卷归档。归档公文必须是原件，收文按一 文一份、发文一文一份印件连同“收文登记传阅表和“发文单一并立卷保存。 3.1.3.公文立卷分永久、长期、短期三种，每年归档
4、一次，按其内容分类管 理，依时间顺序排列。 3.1.3.各部门应注意收集与公司业务、办公有关而未下发的政策性文件，并 转交公司行政助理存档。 3.1.3.公司总经理可以直接到行政助理处查阅公司所有文件。 3.1.3.其他人员只可查阅分管业务范围内的文件，假设需查阅其他文件，需征 得总经理同意方可查阅。 3.公司印章管理规定 公司印章在此指公司公章及合同章，其它印章由相关部门根据其使用要求制订有关管理流程。 3.2.1 公司公章管理 3.2.1.1 使用印章者应填写印章使用申请单，经有相应权限级别的领导审批， 由行政人事部经理权限核定前方可到公司印章保管人处盖章。 3.2.1.公司公章原那么上不
5、能带出公司，如确因工作需要，必须经总经理批准。 3.2.公司合同章管理 3.2.2.1 盖章申请人应填写合同章使用申请单，并经相应权限的领导批准后 到合同章保管人处盖章。 3.2.2.如因工作需要而携章外出，经总经理批准后可到相关部门领取合同章。 3.2.2.如加盖的合同章有编号，应注明所盖合同章的编号。 3.介绍信管理 3.3.1 介绍信的使用规定参考3.2.1公章使用规定。 3.3.介绍信填写清楚、详细，必须留下填写详细的底根；请勿将空白介绍信 带出公司。 3.图书资料管理 3.4.1 公司员工因工作需要采购图书、声像、软件、资料等，按照公司申购程 序和采购程序执行，采购到有关资料后，应到
6、行政人事部接待文秘处办 理登记手续后进行费用报销。 3.4.行政人事部接待文秘及时将有关资料的目录和简介通过公司信息化管 理系统公布给全体员工。 3.4.所有员工借用、借阅公司图书、声像、软件、资料等，应妥善保管，准 确使用，任何损坏或遗失，将按原值赔偿。 3.责任规定 3.5.1 行政人事部 3.5.1.1 及时处理收文，及公司发文，审核文件签发权限。否那么将追究行政人 事部相关人员失职责任。 3.5.1.保管公司印章，按照公司审批权限，加盖公司印章和开具介绍信，否 那么将追究行政人事部相关人员失职责任。 3.5.1.负责公司图书资料管理，如因工作失误造成遗失，行政人事部相关人 员应按原值赔
7、偿。 3.5.经理人员：对公司收文应及时办理。做好发文审核工作。对需要加盖印 章的文件认真审核，对不能有效进行审核和控制的经理人员，公司将追究其领导责任，并将视情节予以降低直至收回其审批权限的处理。 3.5.员工：对于需要加盖印章的文件资料不得擅自随意更改，否那么，公司将 追究其经济及法律责任。妥善保管借阅、借用的图书资料，准确使用，任何损坏或遗失，将按原值赔偿。 四. 适用范围 本规定适用于公司机要管理工作中有关事务的处理。 五. 执行者 公司所有员工。 六. 生效时间 008年1月1日 介绍信 市场监管局 ： 兹介绍 同志前往贵处联系 提取企业章程文件事宜 ，请接洽并给予大力支持。 此致 敬礼 上海 015年12月22日 介 绍 信 致安庆市公共资源交易中心： 兹介绍我公司志，前往贵单位联系“ 工程报名并领取招标文件等相关事宜，请于接洽。 此致 敬礼 单位公章： 2023年 月 日“ 感 谢 阅 览！“ 感 谢 阅 览！
