1、大学学院公文处理暂行方法 第一章总那么 第一条为使我院的公文处理工作标准化、制度化、科学化，根据国家行政机关公文处理方法及z大学公文处理暂行方法，结合学院的实际，制定本方法。 第二条公文是学院在行政管理过程中形成的具有法定效力和标准体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原那么，做到及时、准确、平安。 第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关的规定。 第六条学院办公室是学院公文处理的管理部门，主管学院的公文处理工作。 第二章公文种类 第七
2、条我院常用的公文种类主要有： （一）决定适用于对重大事项或行动作出安排，奖惩有关单位及人员。 （二）公告适用于向校内外宣布重要事项或法定事项。 （三）通告适用于公布学院各有关方面应当遵守或周知的事项。 （四）通知适用于转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关部门或有关单位和个人共同执行或周知的事项，发布规章制度，任免人员。 （五）通报适用于表彰先进、批评错误和传达重要精神或情况。 （六）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。 （七）请示适用于向上级机关请求指示、批准。 （八）批复适用于答复下级机关的请示事项。 （九）意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。 （十
3、）函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十一）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章公文格式 第八条公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等局部组成。 （一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，绝密机密级公文还应当标明份数序号。 （二）紧急公文应根据紧急程度分别标明特急、加急件。 （三）我院发文机关标识包括以下3种。z大学z学院、z大学z学院院长办公室、z大学z学院人事处。 （四）我院发文字号包括。广松
4、、广松人、广松函、广松会纪。 （五）上行文应当注明签发人姓名。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和 。 （六）公文标题应当准确、扼要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者标准化简称、统称。 （八）公文如有附件，应注明附件顺序和名称。 （九）公文除会议纪要以外，应当加盖印章。 （十）成文日期以签发日期为准。 （十一）公文如有附注，应当加括号标注。 （十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。 （十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者标
5、准化简称、统称。 第九条公文中各组成局部的标识规那么，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。 第十条公文用纸采用国际标准a4型（长297毫米、宽22023毫米），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 第四章行文规那么 第十一条行文应当确有必要，注重效用。 第十二条按规定须经董事会、院务会研究决定的事项，应在会议作出决定前方可行文。 第十三条除学院办公室、人事处外，各职能部门不得对外正式行文。各部门如需就其所主管的业务工作提出重要的指导性意见或作出决定，那么由学院办公室加批转发。如需布置事务性、临时性工作，可以用无机关标识的纸张印发通知等形式进行。人事处可就人事方面的安排正式行文。
6、第十四条请示应当一文一事；一般只写一个主送机关或主送部门，如需同时送其他部门或机关时，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级部门。 报告中不得带请示事项。 第十五条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。 第五章发文办理 第十六条发文办理指以学院名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、存档等程序。 第十七条学院的文件一般由院办公室草拟，内容涉及职能部门工作的，由相应部门负责草拟。 第十八条草拟公文应当做到： 符合国家的法律、法规及其他有关规定； 情况确实，表达准确，结构严谨，条理清楚，字词标准，标点正确，篇幅力求简短；
7、公文的文种应当根据行文的目的、学院或相关职能部门的职权以及与主送机关的行文关系确定。 拟制紧急公文，应当表达紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应领先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。 公文结构层次序数，第一层为一、，第二层为 （一），第三层为1.，第四层为（1）。 应当使用国家法定的计量单位； 公文中的数字，除成文时间、局部结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩写语、具有修辞色彩词句中作为词素的数字必须用汉字外，其余应使用阿拉伯数字。 第十九条拟订公文，对涉及其他职能部门的职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协调，取得一
8、致意见前方可行文；如有分歧，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，报请院领导协调或裁定。 向上级机关或各级政府职能部门行文，一般应与机关或部门先行沟通，征得根本同意后再行文。 第二十条公文送院领导签发前，学院办公室负责人应领先进行审核。由职能部门草拟的公文，部门负责人应先进行审核。审核的重点是：是否确需行文；是否符合国家方针、政策和有关的法律、法规和规章；提出的措施和方法是否切实可行；是否经有关部门协商、会签；使用文种是否恰当；文字表达是否通顺、练达；公文格式是否符合有关规定等等。 第二十一条由职能部门草拟的公文，如需作较大修改，学院办公室主办人员应提出修改意见，由职能部门修改。修改后职能
9、部门负责人应再次审核。 第二十二条广松、广松会纪字号文件由分管院领导签发。广松函字号文件，由院办公室主任签发，必要时由院领导签发。广松人字号文件由分管人事院领导签发，必要时由董事长签发。已签发的文件，一般不得再修改。如有实质性修改，修改后应经签发人复审。 第二十三条公文正式印制前，学院办公室应当进行复核，重点是：审批签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、标准等。 第二十四条公文签发后，统一由学院办公室安排印制，印制后统一由学院办公室分发。公文原稿由档案室集中统一存档。 第六章收文办理 第二十五条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。 第二十六
10、条对收到的公文，学院办公室应当及时提出拟办意见并送院领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。 第二十七条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围内或者不宜由本部门办理的，应当及时退回学院办公室并说明理由。 第二十八条公文办理中遇到有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请院领导协商或裁定。 第二十九条审批公文时，对有具体工作事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期
11、，其他审批人圈阅视为同意；没有具体工作事项的，圈阅表示已阅知。 第三十条 送院领导批示或者交有关部门办理的公文，学院办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 第七章公文归档 第三十一条公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理存档。 个人不得保存应当归档的公文。 第三十二条归档范围内的公文，应当根据其相互关系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学院的主要工作情况，便于保管和利用。 第三十三条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。 第三十四条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹
12、材料必须符合存档要求。 第八章公文管理 第三十五条公文由学院办公室统一收发、用印、归档和销毁。 第三十六条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院领导或者学院办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。 第三十七条公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。 第三十八条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。 第三十九条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第四十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经学院办公室主任批准，可以销毁。 第四十一条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丧失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。 第四十二条工作调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第四十三条密码电报的使用管理，按照有关规定执行。 第九章附那么 第四十四条本方法由学院办公室负责解释。 第四十五条本方法自公布之日起施行。
