1、天道酬勤高职院校档案管理工作现状与标准化措施刘计虎【】信息化时代对高职院校档案管理工作提出了新的要求，需要加快组织制度建设，创新档案管理模式，不断提升档案管理工作质量与效率。当前高职院校档案管理存在很多问题，需要在档案收集、整理、存储和利用等环节做到标准化，充分发挥现代信息技术的作用，才能为高职档案的开发与利用创造有利条件。本文结合高职档案管理工作的现状，提出具体可行的标准化措施。【关键词】高职档案;管理;标准化高职院校主要承当着培养技术型人才的重要职责，做好档案管理工作，将为高职院校的建设与开展创造有利条件。档案作为高职院校开展的真实记录，可以将教学活动、科研工作和學生管理等情况反映出来，并
2、为教学改革提供可靠依据。但是当前高职档案管理工作仍然采取纸质档案模式，在档案信息收集、处理等环节过于依赖人工方式。同时高职院校各部门各自为政，为档案信息开发与利用带来了不利影响，这需要高职院校引起足够的重视，不断改良档案管理工作模式，引入现代化设备与技术，培养高素质档案管理人才，保证高职档案管理标准化水平的提升。一、高职档案管理工作的重要性档案管理在高职院校教育管理工作中占有重要地位，也是高职院校管理工作中的重要内容，对档案管理工作来说，能够为高职院校教育质量与管理水平的评估与衡量提供可靠依据，完善的高职院校档案管理应表达出对档案的科学管理水平。但是当前很多高职档案管理中还有缺陷，管理制度不完
3、善，管理方法过于单一，档案管理人员专业能力不强。对此，高职院校要充分认识到档案管理工作的重要性，不仅要优化档案管理体制，还要注重档案管理监察工作，对档案管理方式进行创新，培养更多素质高、能力强的档案管理人员。这样才能保证高职院校档案管理工作质量与效率的提升，真正表达出档案的价值，为高职院校的改革与开展创造有利条件。二、高职档案管理的现状当前高职院校档案管理工作还有很多问题，具体反映在以下几点：第一，缺乏较强的管理意识。在传统思想的影响下，高职院校普遍认为档案管理工作技术性不强，只是简单地收集与整理各项教学资料，无视了对档案的管理与利用。有的高职院校工作重心在教学上，不重视档案工作，很多重要资料
4、保存不完善，经常出现档案丧失与损坏的问题。第二，档案管理模式单一，管理方式落后，以人工方式开展档案信息收集、处理与调用工作，不仅工作效率极低，还为档案的利用带来了不利影响。此外，由于以纸质档案为主，因此存在一定的期限性，将在频繁使用中导致高职档案出现丧失与破损的问题。第三，档案管理制度不完善。在高职档案管理过程中，由于监督制度、责任制度等不标准，容易让档案管理工作陷入无序状态，很多档案信息不能第一时间得到记录与保存。第四，档案管理人员素质与能力问题。现阶段很多档案管理人员经验不丰富，掌握的专业知识较少，难以到达实际档案管理工作要求，容易发生档案信息失真问题。三、高职档案管理工作的标准化措施一转
5、变档案管理途径与方式。近年来，高职院校加快了创新与改革的步伐，假设是仍然采取传统档案管理模式，那么难以适应高职院校资源信息管理的要求，这需要对高职档案管理模式进行创新，不断提升高职档案管理标准化水平。高职院校要注重引进现代化技术手段，这是提升档案管理工作效率的有效手段，有利于改善档案管理工作质量。高职院校要将现代计算机充分利用起来，对档案管理工作方式进行改革与创新，在节省大量工作时间与经历的根底上，有利于档案管理工作的高效进行。高职院校要加强对档案管理人员的培养，让他们掌握丰富的计算机技术与知识，从而真正适应现代化对高职院校档案管理工作的要求。只有将计算机网络技术、数字化技术与档案管理相结合，
6、才能对高职院校制度实现新的突破。不同于传统档案管理模式，在新技术的运用下，有利于对档案管理方法的创新，为档案管理信息快速传播打下根底，真正到达资源共享的目的。二完善软硬件设施，提升信息化水平。高职院校要关注档案管理信息化建设，注重对软硬件设施进行完善，对环境条件进行改善。第一，要增加资金投入，将计算机、打印机、扫描仪、除湿柜等配置齐全，为高职档案管理信息化建设奠定良好的根底。第二，高职院校要关注数字化档案信息库建设，建立档案信息资源系统，让各部门与各学院档案信息资源真正实现共享，这样高职档案信息资源利用率才能实现提升。第三，高职院校要从实际情况出发，不断对档案管理信息系统进行完善，从系统功能、
7、访问权限设置等环节出发，让档案管理信息系统运行更加平安。三保证档案完整性与平安性。第一，高职院校要落实平安领导负责制，提升档案的平安性与保密性。第二，将档案平安管理制度落到实处，做到赏罚清楚，针对违反档案平安管理规定的人员，要加大惩罚力度，为高职档案完整性与平安性提供可靠保障，防止重要资料出现泄密的问题。第三，定期做好档案馆或档案室等平安抽查工作，将日常防火防盗巡检工作做到位，及时消除所有的火灾盗窃隐患。要完善应急预案，确保迅速反响，防止出现损失。第四，可以采取与异地高校签订协议的方式，对重要纸质档案与电子档案要实行异地备份的方式。在现代技术的支持下，让档案信息得到有效保存。高职院校还要引入人
8、工智能、大数据、物联网等高新技术，为档案管理工作保驾护航，档案数字化是当前高职档案保护工作中的重要内容，可以多角度、全方位对档案数据进行收录，让档案获得更为精准的保存方式、更便捷的查询方式，这是对高职档案传统保护方式的有效补充。四提升档案管理人员的综合素质。高职院校要重视对档案管理人员的培训工作，提升其专业水平，有利于高职档案管理工作得到改善，促使档案管理质量不断提升。通常而言，高职院校在档案管理工作中要防止个人因素引起的失误，防止为学校带来资源损失;需要提高档案管理人员综合素质，增强其业务能力，尤其要培养其现代信息管理思想与现代信息管理技术。假设是档案管理人员管理能力不强，管理思想落后，即使
9、有完善的组织机构与规章制度，或者配置有现代化设备，也难以防止高职档案管理混乱问题。这需要高职院校加强档案人员队伍建设，不断改善他们的生活与工作条件，促使其安心档案管理事业，并做好专业培训与教育工作。高职院校要帮助管理人员充分认识到档案管理工作的重要性，清楚各项档案资料所发挥的重要价值，促使所有档案管理人员深刻认识到，档案管理工作对于学校工作的运行、教育教学质量的提高起着至关重要的作用，要保证其标准开展档案管理工作。四、结语总之，档案作为高职院校开展史的重要记录与见证，能够为高职院校教育教学提供可靠的依据。高职院校要提高对档案管理工作的重视程度，不仅要增强自身的档案管理意识，还要培养更多的档案管理人才，优化档案管理制度，加快档案信息化建设，保证档案管理水平实现提升，将档案的作用真正表达出来。【参考文献】1吕金波.浅析高职院校档案标准化管理对策J.中外企业家，202336：109-110.2张雪花.高职院校档案管理工作的优化策略研究J.湖北成人教育学院学报，2023，2506：90-92.3张宏.高职院校干部档案管理信息化建设路径J.江西电力职业技术学院学报，2023，3208：114-116.4周波.试论高职院校档案管理中存在的问题与对策J.办公室业务，202316：153.
