1、关于秘书素养的几点思考 引言 做好办公室工作要强化三种意识： 1、角色意识办公室是个综合部门，联系上下，沟通左右，同时还是个门面、窗口。办公室工作的好坏，直接关系到领导工作，关系到整个机关的工作。“办公室工作无小事。作为办公室的一员，不管身处何岗位，都要有很强的“角色意识。 2、效劳意识办公室工作就是效劳： 为领导效劳、为机关效劳、为基层效劳。从事办公室工作，就得甘于平凡、甘于繁琐，搞好效劳。办公室工作“日计有余，岁计缺乏，因此必须有一点奉献精神，要会唱孙悦的祝你平安。 3、勤奋意识曾国藩云：勤那么有材而见用，逸那么无劳而见弃。做好办公室工作必须始终做到四“勤：勤动脑、勤动手、勤动脚、勤学习。
2、 勤动脑。多观察，多思考。对工作中的事情反响敏捷，要有悟性，善于“感悟。 勤动手。多收集第一手资料，多写。勤能补拙。 勤动脚。多跑腿，多搞调查研究。只有“眼观六路，耳听八方，方能耳聪目明。不深入基层，不搞调查研究，动口那么所云不详，动笔那么言之无物，言之无味，空洞寡淡。 勤学习。办公室工作人员应有较好的知识素养，“腹有诗书气自华，“图书馆就是美容院。加强学习，有一双慧眼，方能清醒做人，成功办事。为了事业的成功，为了理想的实现，我们要“所虑时光疾，常怀紧迫情，少些应酬，少些闲聊，少些酒杯牌场，少些无所事事，把自己融入知识的海洋，吸取智慧的琼浆玉液。 一、秘书人员的素养 秘书是一种特定的社会角色，
3、全美秘书协会章程对秘书人员的要求是：要象心理学家一样善于洞察别人的心灵；要象文学家一样善于驾驶文字；要象外交家一样有潇洒的风度；要有灵活运用各种办公自动化机器的能力 社会对秘书人员有一种期望。能干、善于处事、谦虚友好等。 作为秘书人员，对自己应有较高期望。社会心理学认为，对自己期望高的人，相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。皮克马利翁效应。 大致说来，秘书人员应当接受才干、智能、心理、道德4种训练。换言之，一个合格的秘书人员应当具备必要的才干素养、智能素养、心理素养和职业道德。 （一）才干素养 做工作要尽可能做得出色，这就需要才干。秘书工作所需要的才干包括哪些。 1、精明的办事能力 秘书的
4、根本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力。办事能力涉及完成任务的情况和临机处事的本领。要具有一定的办事能力，必须以知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快、经验丰富为根底。 办事能力主要表达在： 1）理解和领会能力。就是要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反响力，深刻的理解力，牢固的记忆力，机智的组合力和精湛的品评力。 2）条理和驾驭能力。善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。 3）口头表达能力：这是对秘书职业的特殊要求。会说话，这是一门学问，而且是事关办事成败的根底。什么是会说话呢。起码要做到：口齿清楚，达意准确，有点说话的艺术。前两条是最根本的，第三条是进一步的要求，
5、它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等等。 提高口头语言表达能力还应研究体态语。 4）应变能力。世界上的事物总是瞬息万变、不断开展的，人们办事的方案和预案，常常会与现实不大相符，甚至大相径庭，有时会突然变化，把原来的方案和预案完全打乱。在这种情况下，秘书人员要胸有成竹，临机不乱，迅速做出抉择，一案不行另换一案，原那么不变，灵活处置。 5）交际能力。处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问，人情练达即文章。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么，办事的成功率就比较高。秘书的交际能力，多半是表达在工作协调中。尤其要注意处理好与领导的关系。秘书与领导的关系是工作关系，秘
6、书要处理好与领导的关系，关键是出色地做好为领导效劳的工作。 还有其他条件。总之，办事能力是个综合水平的表达。 2、较强的文字表达能力 自古以来，中国人就视文章为“经国之大业，不朽之盛事（曹丕与吴质书）。真正写好文章，不是小事，而是关系治国安邦的大事，千古不朽的好事。文字表达能力是秘书人员的根本功。秘书几乎整天与文字打交道。人们常把秘书称为“秀才，道理正在于此。 写作是个痛苦的过程，常给人“难产的感觉。 秘书人员文字表达能力的形成和提高，有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。有一言应记取：文章得失不由天，厚积善识多实践。 公文写作应到达的境界是。“信、达、雅，准确、简明、流畅、有韵味，但不可掉书
7、袋。 3、操作能力 随着社会现代化程度的提高，秘书人员必须适应形势开展的要求，学会掌握现代化办公手段。办公自动化（oa）是时代潮流。 （二）智能素养 才干决定于智能的上下、强弱，智能是才干的根底。 增强智能，可以从5个方面着手： 1、知识积累。主要包括。马列主义根本理论、国际政治、国内政策、历史、文化、决策科学等等。此外，工作经验、社会阅历也是知识，而且是开发智力和才干的重要知识。 积累，意味着积少成多，意味着勤奋好学，绝不是听其自然，坐待知识进门。勤奋好学是成功的前提。我们党和国家的很多优秀领导人，都是勤奋好学的楷模。XX、周恩来、邓小平，都曾做过秘书工作。他们的成功之道，有理想、有追求是一
8、方面，勤奋好学是另一方面。 知识的积累应坚持两点。一是“博而返约，二是“真积力久。 2、思维训练 人的智能上下，是由思维能力的开发程度决定的。假设从认识论的角度说，人的智慧，那么是社会实践的结果。因此，加强智能训练，途径之一，就是积极参加社会实践活动，加强思维训练。 加强思维训练，从秘书工作角度看，应当加强语言能力、逻辑能力、思辨能力、认识能力、领会能力等诸种能力的训练。 语言是表达思想、进行交际的工具，绝对离不开思维。甚至可以说，没有思维就没有语言，没有语言也表达不出思维结果。思维越深刻、越复杂，越需要语言加以正确表达，词汇越丰富、语言表达能力越强，表达思维的能力就越强。一个秘书人员，既不断
9、同领导人打交道，又不断同各种普通人员打交道，缺乏思维训练，语言表达能力低，就会影响智能的发挥。 领会能力（包括听力、反响反射能力）也是秘书人员必不可少的智能。上级交代意图、布置工作要领会，下边汇报情况、请示工作，也要领会。秘书人员必须反响快、领会准，才能正确贯彻意图，提高办事效率。有的人说话简得无法再简，几乎只是“嘣出几个单音节来；有的人那么是口假设悬河，滔滔不绝，但又说不到点子上。都要靠秘书的特殊领会能力去准确捕捉对方的思想。 3、临机处置智能训练 是指在一切情况下所表现的反响迅速、思路敏捷、处置泰然、机智灵活的智能。它是以知识、经济和思维力作后盾的，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关
10、。这些，一要靠思维开发，二要在实际工作中学习和锻炼。秘书人员接到突发事件信息后，应当迅速做出反响、按顺序先弄清事件的性质、程度和主要数据，发生地点，报告者情况，然后确定需要解决什么问题，应报告谁，通知谁，怎么做，做到灵机泉涌，左右逢源，分秒不误，毫厘不差。 4、记忆训练 很强的记忆力是秘书人员必备的根本功。为了工作方便，秘书人员必须善于认人、记人、记事。这就是要求秘书人员强记博取，应付自如。贪懒是学不到本领、开发不出智力的。 5、自省能力 一个人要善于随时回忆自己的言行，善于总结自己的成功经验和失败教训，特别要善于发现自己的过失和缺乏。孔家贤人曾子说：“吾日三省吾身。曹操也曾说，“伏自三省。常常自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员从事的是效劳工作，特别要求把事情办得妥善、得体，这就要不断反思自己的言行，使智慧和才干在不断总结中增长起来。 （三）心理素养 就一般情况说，秘书人员应当提高乐观和幽默、自信心、竞争精神这几种心理素养。 1、多些乐观和幽默 第7页 共7页
