1、会议筹备发动会讲话 会议筹备 会议日程以天为单，是会议各项活动和与会者安排时间的依据，议程依据议题作出顺序方案，是会议所要讨论解决问题的大致安排 会议议程制定（1）列出参与者，明确目标（2）安排议程时间，考虑会议长短和敏感话题（3）确定议程，决定讨论形式和决策方式 日程 （1）注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定（2）明确各项安排，用表格形式列出（3）宣读议程（4）将同性质问题集中排列（5）保密性强的议题放置后面在编制议程时，按轻重缓急的原那么处理并详细表示出所需时间会议讨论形式分为头脑风暴形式和自由讨论形式 议程与日程存在功能上的不同，议程编制在前，一旦确定就不应该再变，但日程可做出相
2、应调整。会议地点选择要求：（1）交通便利（2）大小与规模相符（3）有良好配置（4）场地不受外界干扰（5）考虑有无停车场所（6）本钱必须合理 考虑因素：（1）会议目的形态（2）实质上需求（3）与会者的期望清单内容包括：（1）所在地区情况（2）会场环境（3）会议地点设施 对会议地点的检查有：（1）检查考虑中的会议场地（2）抽查一个单人间双人间和套房（3）检查会议登记管理效劳和后勤部门（4）检查餐厅一般伙食（5）检查电梯效劳（6）检查效劳工程营业时间了解交通停车设施 中大型会场多采用大小方形，突出主持人注意进退场的方便座次安排依据职务上下，选举结果是否是正式代表来安排会议主席位置应该置于远离入口处，
3、正对门的位置常见排法有：横排法竖排法左右排列法 传递方式：当面告知 书面形式电子邮件分发过程：准备登记附清退目录装封发出方法：提前发出签到时发出会中发出现场发出发布程序：收集筛选加工审核发布 餐饮标准根据会议经费和人员情况决定，就餐方式分自助餐制和分餐制多为自助餐制嘉宾类型：上级领导政府官员重要客户社会名流潜在奉献人 邀请时注意人数不宜过多，考虑代表性和经济时效，采用宁可邀请，也不排斥的原那么接站人员应在20分钟抵达接站地点 会议资料包括来宾资料，会务资料沟通资料用品分为必备和特殊设备空调应在两小时前开机预热 会议通用礼仪：文书参会效劳迎送礼仪大局部试听设备操作温度在0-40度 剔除的方法：（
4、1）看来源（2）看标题（3）看正文（4）决定取舍标题一般反映信息内容与价值 信息分类要求：（1）科学性（2）系统性（3）逻辑性（4）实用性 分类方法：（1）字母分类法（2）地区分类法（3）主题分类法（4）数字分类法（5）时间分类法分类的依据是信息的特征 归类原那么是依信息的不同来源内容时间性质作用进行组织信息校核原那么依信息进一步校核，分析可靠性准确性认定真实性 校核要求：（1）溯源法（2）比较法（3）核对法（4）逻辑法（5）调查法（6）数理统计法核对法依据最权威资料进行对照分析 逻辑法对信息中表达事实和表达方法进行分析数理统计法对信息中的数据定性分析判断方法：（1）核对（2）计算（3）定性定
5、量（4）逻辑推理信息传递方向：内向传递外向传递 内向传递形式：（1）信件（2）备忘录（3）通知通示（4）传阅单（5）内部刊物外向传递形式：（1）信件（2）新闻稿（3）发布会（4）声明信息传递要素：（1）信源（2）信道（3）信宿 信源分原生源和再生源，信宿即信息终点信息的接受者信件具有凭证作用，便于参考阅读，但费时不便交换看法 备忘录便于查考利用，使用方便，但信息量少沟通慢不便于交换看法报告针对特定利用者 通知是使用最广泛，频率最高具有很强的时间性 内部刊物介绍公司动态，业务进展沟通上下联系员工桥梁 信息传递方法。（1）语言传递（2）文字传递（3）电讯传递（4）可视化辅助物传递文本是大多数信息的
6、传递形式，表格针对特定标准信息进行展示。语言传递简洁直接快速及时受场地限制小但获取信息零乱较难存储 图表分柱状图用于统计数字比较饼状图多用于展示信息折线图用于比较性及趋势信息信息存储载体：纸质载体磁性载体纸质载体使用最多方便阅读记载标准化 磁性载体：（1）软盘（2）硬盘最为常用（3）磁带（4）磁盘（5）缩微品存储系统：（1）集中管理系统（2）分散管理系统（3）计算机辅助管理系统集中管理系统具有便于实现科学化现代化具有整体性的特点存储程序：（1）登记（2）编码（3）排列（4）保存（5）保管信息编码由字母和数字组成根本编码 编码分为：（1）顺序编码法（2）分组编码法采用十进位阿拉伯数字排列方法：（
7、1）时间排列（2）来源排列（3）内容排列（4）字顺排列保存方法：（1）手工（2）计算机（3）电子化（4）缩微品 档案分类是按来源时间内容形式等方面的异同，将归档文件划分为假设干类别，构成有机体系的工作分类方法：（1）年度分类法（2）组织机构分类法（3）问题分类法分类要求：正确判定所属年度和所属机构 文件未注明日期，判定文件的准确时间和接近时间 分析文档形成单位的情况：（1）单位大小（2）稳定状况（3）界限清晰程度年度分类法使用最广 问题分类法适用与界限不清，档案较少的单位 档案检索工作对信息进行加工存储，对信息进行查检存储，是开放档案信息资源的必要条件类型：（1）归档文件目录（2）分类目录（3
8、）主题目录（4）人名索引（5）全宗指南档案保管期限：（1）长期16-50年（2）短期15年以下（3）永久保管期限从文件产生形成后的第二年算起 分析档案价值：（1）分析来源（2）分析内容（3）形式特征（4）技术因素（5）功能因素分析档案的重要性独特性时效性价值由内容表达出来 纸质档案温度14度-20度相对湿度50%65%变化在正负2度湿度正负5度档案日常管理：（1）建立制度（2）调节温度（3）流动保护（4）平安检查（5）库房卫生会中效劳 传递方式和内容应该综合考虑对象效果时效费用 如何做好会议记录：（1）提前抵达会场，安排地方。（2）迅速绘制座位图（3）提前参阅其他会议记录会议记录要求：（1）快
9、速是根本要求（2）纪实性是重要特征具体为真实准确突出重点会议简报分为报头报尾报核，标题要求：简明醒目准确生动形式灵活 简报要求：（1）真实准确是其生命（2）短小精悍是其力量所在（3）快是质量的表达（4）生动活泼信息分类：按作用分为：（1）与会者信息（2）指导宣传信息（3）议题性信息（4）主题内容信息（5）记录结果性信息（6）程序性信息（7）交流性信息（8）参考性信息（9）管理性信息按会议信息保密性划分：（1）保密性信息（2）内部性信息（3）公开性信息按传递方式划分：（1）讲话信息（2）会议书面信息（3）会议声像信息收集信息要求：齐全及时准确有效 确定会议信息搜集方法：（1）召集开会（2）提供书
10、面材料（3）个别约见（4）会议结束后及时搜集（5）个别催退（6）按清退目录搜集（7）限时交退信息反响方式：口头书面会议反响 会议值班内容： 记录接待记录值班日志 会议值班意义：（1）起着沟通内外，协调上下的作用（2）保证重大事项指令精神的及时传达（3）保证会议顺利进行（4）代表了会议工作质量（5）直接影响了会议主办方的工作效率值班工作制度：（1）信息处理制度（2）岗位责任制度（3）交接班制度会议善后 需要搜集文件是会前会中会后产生分发的文件 立卷归档的意义：（1）是文件转为档案的重要步骤和根底（2）保持了历史联系，便于查找利用（3）保持了历史联系，反映了客观进程（4）保护了文件的完整平安，便于
11、保管利用（5）保证了工作的连续性，为档案工作奠定了根底 不需要立卷归档的文件：重份文件事务性临时性无查考价值的文件草稿修改稿 会议主要文件如领导讲话结论决议报告单独立卷，大会发言按日期立卷书面发言按单位地区立卷通知来往文书按时间立卷 大会文件按重要程度和时间排列 整理录音的技巧：（1）删除（2）增加（3）修改（4）送审清理方法：收销带存 会议文件保管分为长期短期永久三种 会议文件整理注意及时完整，会议文件多带有参考与草稿性质注意：正确区分保管期限办理好移交手续 会议纪要是在记录的根底上进一步综合分析提炼而成用于记载传达会议情况及议定事项的文件会议纪要的种类：（1）办公会议纪要（2）工作会议纪要
12、（3）协调会议纪要（4）研讨会议纪要拟写要求：（1）实事求是（2）集中概括提炼归纳（3）条理清楚一目了然 会议纪要的分发根据其印发范围和查看等级印发范围根据其会议性质和纪要内容来确认。绝密会议纪要只印发与领导 会议经费决算：（1）会议拟定开支预算（2）准备专用账册（3）对开支进行详细记录（4）会后按预算决算（5）遵循勤俭节约原那么 催办要求：准确及时到位不可拖延断章取义搞本位主义 业务范围明确专一的工作由相关业务部门负责综合信不过交叉性工作交由秘书部门联合会议决议由牵头部门负责领导集团本身形成决定交由秘书部门和指定单位催办方式：（1）发文催办（2） 催办（3）派员催办 催办快速方便，可直接找当
13、事人，可进行双向沟通，适于本部一般工作部署，但容易被无视，频率间隔短 派员催办直接，有催促作用，容易受到重视，但较为花费精力对于难办事项可以采用会议催办 传达落实要求：（1）迅速果断保证质量（2）忠于决策不打折扣（3）解放思想有创造性落实浏览景观一般分为人文景观和自然景观娱乐活动分为观看工程和参与工程 制定方案时注意：（1）安排好人员（2）参观地点检查（3）提前预定好门票（4）人数过多时，可外包旅行社 在制定接待方案考虑客人的信仰忌讳身份性别年龄是否带有家属预定餐厅时注意：事项确定好时间地点宴请人员桌次座次菜单 选择宾馆时考虑（1）交通便利与否（2）档次是否适宜（3）环境是否优雅 正式宴请晚上
14、居多，以中高档餐厅为佳，多为包间。根据其主人主宾身份来确定档次，在根据事由规模确定地点大小 撰拟出国申请内容：（1）路线（2）时间（3）地点（4）交通工具（5）具体事项（6）备注办理护照的相关证件：（1）任务批件（2）政审批件（3）邀请书（4）2寸免冠照申办签证的途径：（1）我国大使馆和领事馆（2）权威签证代办机构（3）目的国使馆 商务旅行制订程序：（1）制订方案（2）制订旅程表（3）准备发言提纲（4）办理好签证护照黄皮书出境登记卡的手续（5）订购机票 准备工作：（1）审查最正确旅程表（2）兑换外币（3）准备随身用品（4）准备文件相关证件（5）做好旅行安排（6）注意时差（7）搜集资料 办公室布
15、置要求：（1）优先采用光线通风监督沟通占优的办公室（2）使用同样大小高度的桌椅柜子（3）将接待部门置于入口处（4）预留充分空间（5）常用设备档案置于使用者附近背对背放置档案柜（6）设置休息区 光线应来自桌子左上方和斜后上方 办公室布置三原那么：（1）利于沟通（2）协调舒适（3）便于监督协调要求：（1）连续性（2）协同性（3）有序和谐 内部监督特点：（1）是种日常监督（2）具有双向多维监督特点（3）是一种内部力量的约束办公桌按直线对称原那么排列，以最正确线路最正确防止逆流交叉 布置程序：（1）对工作内容加以考察分析，明确关系并以此确定员工的工作位置。（2）记载各部门人员及其工作（3）选配相应家具桌椅并予以记载（4）绘制布置图（5）对设备安放提出合理建议信息保密工作：（1）口头信息（2）书面信息（3）电子信息 保密信息内
