1、杜绝浪费时间的宣传标语 (1)处理邮件时间降低 现代人沟通本钱最低、最方便的工具之一就是电子邮件,但是许多人也消耗许多时间在电子邮件的阅读及处理上(或完全不看)。以下几个建议是我自己实战的心得,也提供大家参考 a关掉即时通软体及邮件软体的提醒声音: 这样子工作时的注意力才不会中断,关掉后,我觉得心情轻松许多,大家不妨试试。 b减少每天检查email次数: 永锡每天在固定的时间检查email,例如早上九点、下午两点。虽然降低检查email次数,但是一进入信箱,就要求自己要把email都处理完,才离开,这也是一种批次处理的观念。 c将email内容写的很清晰: 这样子可以防止别人看不懂,又发了一封
2、email询问,增加不必要的信件数量。太长的信件一定要分成几个重点,让阅读者读起来轻松,写完后自己要再读一次,防止词不达意,及看看有没有要补充的事情,这样的方式反而节省许多不必要沟通时间。 d不开转寄的信件: 有些朋友会寄发大量的转寄信件(有趣的文章、投资资讯),假设不想看,可以用email信箱里面的筛选器或邮件规那么,将之分类到垃圾信件,或请朋友不再寄发。值得读的信或资料,转到toreadlist资料夹,有空时慢慢看,不要放在收件匣内。 e找一个垃圾邮件过滤功能强的email效劳: 我所用的gmail效劳及apple的mail程式都有很好的垃圾信过滤功能,以前用的yahoo.tw信箱垃圾信过
3、滤的功能不佳。 f建立自己的通讯录,批次寄出信件: 利用通讯录,可以分类批次寄出信件,除了可作个人行销外,还可以节省大量时间。 g清空收件匣: 我的email信箱收件匣的部份会尽量清空,这样子一开email才不会看不清哪些是还没处理的事情。无法立刻完成的事情放到todolist资料夹,要阅读的东西放在toread的资料夹,要用别的方式处理的事情( ,自己动手)的事情放到自己的行动清单,彻底清空收件匣。这样子一开email永远只有最新的信件在里面,也可以省下许多辨识的时间。 h学习电子邮件筛选器或邮件规那么: 设定一些筛选信件规那么,在信件收到的同时,一些信件就可以分到垃圾信件区,减少要处理的时
4、间。永锡会将一些朋友的转寄信件、网站发出的广告信件、新闻设成规那么处理,自动送到不同资料匣,检少要处理的信件数量。 电子邮件是个重要非同步沟通工具,但是要有良好运用方式,才不会一点一滴偷走我们珍贵时间。 (2)减少打 的时间 时间管理专家曾经统计过浪费时间的前15个原因,其中第一名就是 干扰。其实,由于运用许多工具来沟通,永锡打 的数量越来越少。事前将杂事做好加工处理的工作,确实可以减少打 的数量及通话时间,但是仍然需要有一些打 的方法,我也分享一些我使用的技巧和大家分享。 a拥有完整的通讯录: 很多人都没有在中建立通讯录的习惯,通常使用手写的通讯录,或者是 内的通讯录,重复誊写或换 时,常常
5、就漏失了重要的 。假设能善用中的通讯录软体,一来可以和 做同步,不需重复输入,二来搜寻快速,就算通讯录量多也不怕(与我的通讯录为1200笔)。永锡收到名片时,如果是重要的,就会打字到自己的通讯录,以便日后联络,虽然比较耗时,但是相当重要。这是一个自我行销的时代,通讯录就是最好的行销辅助工具。 b善用免持听筒功能: 一般办公室 有一个很好用的功能免持听筒(见上图红框处),可以让我们等待对方接听 时,空出双手继续处理事情,增加效率。 c批次打 ,规划交谈的内容: 列好 清单,一次打多个 ;打 前先规划一下要讲的重点,都可以节省实际通话的时间。老婆常常提醒我要先想清楚自己要问的问题在和别人请益,这样
6、又尊重对方,又能省下双方时间。 d 旁边要准备纸笔: 交谈时,难免有要纪录的资料,要随时准备纸笔在桌上以便纪录。 要固定放在左手边(左撇子放右手),方便手写纪录。 e善用skype等网路 : skype可以大幅降低通讯本钱,我常常运用skype打国际 ,现在还有一种skypepro功能,让我们打国内的长途 也很廉价。 f改变习惯将你好吗。问候式的话语改变。 接到 时说我有什么事情可以为您效劳。这样的话语减少打招呼的时间,是一种不错的节省时间方式。 g用email或简讯取代 交谈: 沟通需要两个人同时在场,有时候简单的事情用简讯通知,复杂的事情先写email都可以节省双方的时间。 我们使用 的习惯,也可以用20/80法那么来思考,把时间用在重要的事情上面,这样才是较好的方式。 结语 人际关系维护和时间管理,看似两者有所矛盾,但是我们必须好好的思考自己的沟通系统,这样才能找出合宜的方法,才能达成沟通的效果,又能有效运用时间。 / 第5页 共5页