1、杜绝浪费时间的宣传标语 （1）处理邮件时间降低 现代人沟通本钱最低、最方便的工具之一就是电子邮件，但是许多人也消耗许多时间在电子邮件的阅读及处理上（或完全不看）。以下几个建议是我自己实战的心得，也提供大家参考 a关掉即时通软体及邮件软体的提醒声音： 这样子工作时的注意力才不会中断，关掉后，我觉得心情轻松许多，大家不妨试试。 b减少每天检查email次数： 永锡每天在固定的时间检查email，例如早上九点、下午两点。虽然降低检查email次数，但是一进入信箱，就要求自己要把email都处理完，才离开，这也是一种批次处理的观念。 c将email内容写的很清晰： 这样子可以防止别人看不懂，又发了一封
2、email询问，增加不必要的信件数量。太长的信件一定要分成几个重点，让阅读者读起来轻松，写完后自己要再读一次，防止词不达意，及看看有没有要补充的事情，这样的方式反而节省许多不必要沟通时间。 d不开转寄的信件： 有些朋友会寄发大量的转寄信件（有趣的文章、投资资讯），假设不想看，可以用email信箱里面的筛选器或邮件规那么，将之分类到垃圾信件，或请朋友不再寄发。值得读的信或资料，转到toreadlist资料夹，有空时慢慢看，不要放在收件匣内。 e找一个垃圾邮件过滤功能强的email效劳： 我所用的gmail效劳及apple的mail程式都有很好的垃圾信过滤功能，以前用的yahoo.tw信箱垃圾信过
3、滤的功能不佳。 f建立自己的通讯录，批次寄出信件： 利用通讯录，可以分类批次寄出信件，除了可作个人行销外，还可以节省大量时间。 g清空收件匣： 我的email信箱收件匣的部份会尽量清空，这样子一开email才不会看不清哪些是还没处理的事情。无法立刻完成的事情放到todolist资料夹，要阅读的东西放在toread的资料夹，要用别的方式处理的事情（ ，自己动手）的事情放到自己的行动清单，彻底清空收件匣。这样子一开email永远只有最新的信件在里面，也可以省下许多辨识的时间。 h学习电子邮件筛选器或邮件规那么： 设定一些筛选信件规那么，在信件收到的同时，一些信件就可以分到垃圾信件区，减少要处理的时
4、间。永锡会将一些朋友的转寄信件、网站发出的广告信件、新闻设成规那么处理，自动送到不同资料匣，检少要处理的信件数量。 电子邮件是个重要非同步沟通工具，但是要有良好运用方式，才不会一点一滴偷走我们珍贵时间。 （2）减少打 的时间 时间管理专家曾经统计过浪费时间的前15个原因，其中第一名就是 干扰。其实，由于运用许多工具来沟通，永锡打 的数量越来越少。事前将杂事做好加工处理的工作，确实可以减少打 的数量及通话时间，但是仍然需要有一些打 的方法，我也分享一些我使用的技巧和大家分享。 a拥有完整的通讯录： 很多人都没有在中建立通讯录的习惯，通常使用手写的通讯录，或者是 内的通讯录，重复誊写或换 时，常常
5、就漏失了重要的 。假设能善用中的通讯录软体，一来可以和 做同步，不需重复输入，二来搜寻快速，就算通讯录量多也不怕（与我的通讯录为1200笔）。永锡收到名片时，如果是重要的，就会打字到自己的通讯录，以便日后联络，虽然比较耗时，但是相当重要。这是一个自我行销的时代，通讯录就是最好的行销辅助工具。 b善用免持听筒功能： 一般办公室 有一个很好用的功能免持听筒（见上图红框处），可以让我们等待对方接听 时，空出双手继续处理事情，增加效率。 c批次打 ，规划交谈的内容： 列好 清单，一次打多个 ；打 前先规划一下要讲的重点，都可以节省实际通话的时间。老婆常常提醒我要先想清楚自己要问的问题在和别人请益，这样
6、又尊重对方，又能省下双方时间。 d 旁边要准备纸笔： 交谈时，难免有要纪录的资料，要随时准备纸笔在桌上以便纪录。 要固定放在左手边（左撇子放右手），方便手写纪录。 e善用skype等网路 ： skype可以大幅降低通讯本钱，我常常运用skype打国际 ，现在还有一种skypepro功能，让我们打国内的长途 也很廉价。 f改变习惯将你好吗。问候式的话语改变。 接到 时说我有什么事情可以为您效劳。这样的话语减少打招呼的时间，是一种不错的节省时间方式。 g用email或简讯取代 交谈： 沟通需要两个人同时在场，有时候简单的事情用简讯通知，复杂的事情先写email都可以节省双方的时间。 我们使用 的习惯，也可以用20/80法那么来思考，把时间用在重要的事情上面，这样才是较好的方式。 结语 人际关系维护和时间管理，看似两者有所矛盾，但是我们必须好好的思考自己的沟通系统，这样才能找出合宜的方法，才能达成沟通的效果，又能有效运用时间。 / 第5页 共5页
