1、公文处理管理方法 第一章总那么 第一条 为促进公司以下简称“公司公文处理工作流程化、标准化、常态化，不断提高公文处理工作的质量和效率，结合公司实际情况，特制定本方法。 第二条 本方法适用于公司及直属各单位以下统称“各单位的公文处理工作。 第三条 本方法所称公文，是指各单位实施领导、履行职能、指挥生产和经营管理的具有特定效力和标准体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实上级部署，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，依法经营和进行商务活动等的重要工具。 第四条 本方法所称公文处理工作，是指公文的发文办理、收文办理、整理归档、公文管理等一系列相互关联、
2、衔接有序的工作。 第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确标准、精简高效、平安保密的原那么。 第六条 公司总经理办公室、党委工作部、纪委工作部、工会办公室分别负责公司行政、党委、纪委、工会的公文处理工 作，是公司相应公文处理的职能部门，并对各单位的相应公文处理工作进行指导和催促检查。各单位应设立文秘岗位，指定符合岗位要求的人员，按照本方法的要求开展相关工作。文书、文秘人员应当忠于职守、作风严谨、具备相关专业知识。单位内设临时机构一般不对外发文。 第七条 非涉密公文应当通过公司oa办公系统进行处理。特殊情况下，不宜使用oa办公系统的，可以采用书面形式。 第二章公文种类 第八条 各单位的公文主要
3、包括正式发文文件式公文、便函信函式公文、内部公文和专用文件等四种类型。 第九条 正式发文是以单位名义发布的、用于处理本单位职责范围内重要事务的公文，主要种类包括： 1.决定。适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 2.通知。适用于任免干部，发布、传达要求下级单位和有关单位周知或者执行的重要事项，转发上级单位重要公文。 3.通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。 4.报告。适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。 5.请示。适用于向上级单位请求指示、批准。 -2 问和答复问题。 2.通知。适用于发布、传达
4、要求本单位内部机构、下级单位或部门周知或者执行的一般性事项，召开常规性或一般性会议，转发一般性工作文件。 3.答复/回复。适用于向下级单位答复一般性问题，但不得用于批复下级单位请示事项。 4.报告。回复上级单位的部门提出的一般性问题，提供一般性资料或工作报告等。 第十一条内部公文是用于单位内部处理、协调和安排各种工作的公文，主要种类包括： 1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2.会议纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 3.签报。适用于单位内设机构向本单位领导请示和汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果以及重要公文的起草过程、有关事项的背景、承办部门的意见和建议等事项。 4.工
5、作联系单。适用于单位内各部门之间商洽工作，询问和答复问题。 5.外联记录单。适用于记录外单位以 、 、邮件等方式联系工作的有关内容，并报告单位领导或报送有关部门。 6.内部通知。适用于各部门发布需要本单位内部机构周知的一般性事项，是部门便函通知类公文的简化形式。 7.管理要情、党建要情、简报：适用于各单位或部门在一 -4 3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 4.除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，也不得以单位负责人名义向上级单位报送公文。 5.各单位内各部门不得直接向上级单位行文。除应上级单位要求外，下级单位一般不向上级单位内
6、部机构正式发文。 6.受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。行文时应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。 第十七条向下级单位行文，应当遵循以下原那么： 1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。 2.上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送下级单位的另一个上级单位。 3.上级单位原那么上不得向下级单位内部机构行文。上级单位内各部门在职权范围内可向下级单位或部门行文，但不得发布指令性公文，不得批复下级单位请示事项。 第十八条不相隶属单位之间一般以“函商洽工作。对不相隶属单位发送的公文，不得有指令性要求。 第十九
7、条同级单位之间必要时可联合行文。联合行文按主办、协办单位次序依次签发，一般不使用复印件会签。 -6 3.发文字号包括发文单位代字、年份、发文顺序号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“括入，序号不编虚位即1不编为001，不加“第字，按年份累计编号，序号后面加“号字。发文字号编排在发文单位标志下空两行位置，下行文居中排布，上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分割线。 4.签发人是在上报的公文中批准签发的领导姓名，上报的公文需标识签发人姓名。平行排列于发文字号右侧，右空一格，由“签发人3号仿宋体字三个字加全角冒号
8、和签发人姓名3号楷体字组成。 5.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容即事由并标明公文种类，一般由发文单位名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章和转发文件名称加书名号外，一般不用标点符号。标题排列要美观，回行不能断开词意。标题用加粗的2号华文中宋体字，可分一行或多行居中排布在红色分割线下空两行的位置。 6.主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用单位全称、标准化简称或同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左定格，回行时仍定格，最后一个机关名称后标全角冒号。 7.正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文的首页必须显示正文。正文从主送单位下一行开始，每自然段左空 2-8 11.公文如有
9、附注公文印发传达范围等需要说明的事项，应当加圆括号标注，居左空二字编排在成文日期下一行。 12.附件是公文正文的说明、补充或者参考材料。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。“附件二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件格式要求同正文。 13.抄送单位是除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、标准化简称或者同类型单位统称。一般用4号仿宋体字，在印发部门和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后
10、标句号。 14.印发机构和印发日期是指公文的印制机构和印制日期，印制机构一般为公文的职能部门。印发部门和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分割线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位即1不编01，后加“印发二字。 15.页码是公文页数顺序号，首页不标注页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，居中编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 16.关于联合发文，同级单位或党政之间联合发文，应使用 主办方的发文标识和发文字号。联合发文的成文日期以最后签发单位
11、负责人的签发日期为准。联合发文的所有发文单位都应在公文落款处加盖印章。如确有困难，可只由主办单位加盖印章，并标明“代章字样。 17.公文应使用国际标准a4型210mmx297mm白纸打印，左侧装订，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。正式发文左右页边距28mm，上下页边距37mm。 18.公文中各组成局部的标识规那么在本方法中未明确的，参照党政机关公文格式国家标准执行。 第二十三条发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，正式发文的发文办理过程包括拟制、会签、审核、签发、复核、编号、登记、校对、印制、用印、分发等程序。具体为：主办部门拟稿拟稿部门负责人审核会签根据需要由拟稿部门负责人确定文
12、秘核稿公文处理职能部门负责人核审公司领导签发文秘核稿套红发起人校对封发盖章归档。 第二十四条拟制公文应当做到： 1.符合国家的法律、法规及其他有关规定，切实可行。 2.情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词标准，标点正确，篇幅力求简短。 3.文种正确，格式标准。公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。 4.拟制紧急公文，应当表达紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应领先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 6.结构层次序数，第一层为“ 一、，小标题可使用黑
13、体三号字，加粗；第二层为“ 一，小标题可使用楷体三号字，加粗；第三层为“1.，第四层为“1，小标题可使用仿宋体字。 7.应当使用国家法定计量单位。 8.文内使用非标准化简称，应领先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现注明准确的中文译名。 9.公文中的数字，除局部结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。数字和年份不能回行。 10.拟稿人根据实际需要，确定主送单位、抄送范围，标明印制份数。 11.对于收到的公文，可根据公文的要求和需要予以转发。转发文件，应当结合工作实际，提出具体贯彻要求，不得层层
14、转发。 以下文件不得转发：各种绝密文件、资料；中央领导同志 未公开的内部讲话；规定限制阅读范围的文件；政策、法律、法规、重要措施的未定稿；其他不得转发的文件。 12.涉密公文，应当根据有关保密规定标注相应的密级。第二十五条拟制公文中，对涉及其他部门职责的事项，主办部门应主动会签其他部门，取得一致意见前方可上报公司领导。如有分歧，主办部门应报请公司领导予以协调，仍不能取得一致意见的，不得自行行文。 第二十六条公文审核应当做到： 1.除特别紧急事项外，公文送公司领导签发前，应当由公文处理职能部门进行审核，不得先签后核。 2.审核工作应指定专人负责。审核的重点是。1行文理由是否充分，行文依据是否准确；2是否符合行文规那么和拟制公文的有关要求；3涉及有关部门职权范围内的事项是否经过协商并达成一致意见； 4文种是否正确，格式是否标准。 3.在不改变原意的情况下，审核人可对文稿进行文字处理。需对文稿进行较大修改时，应提出修改意见商拟稿人修改，修改后的文稿须由拟文部门负责人确认，审核人应当进行复核。 4.审核合格的公文，由审核人送公文处理职能部门负责人核签。经审核不宜发文的公文文稿，应
