1、浅论地市级及以下干部人事档案管理队伍建设 文章编号：16718178（2022）03002904 浅论地市级及以下干部人事档案管理队伍建设 张亚玲 张 巍 （孝感职业技术学院，湖北 孝感432022） 文章在分析目前干部档案管理队伍存在问题的根底上，提出了提高干部人事档案管理人员素质的具体措施。 关键词干部档案；管理人员；素质；问题；对策 中图分类号g271.6文献标识码a 我们党在长期的组织人事工作实践中，一直把干部人事档案作为正确选拔使用人才的重要依据，把查阅人事档案作为了解人的必要手段。干部档案工作人员是领导的参谋与助手，承担着为领导决策提供可靠人事信息的重任。特别是新的世纪，国际形势已
2、经发生广泛而深刻的变化，世界多极化趋势不可逆转，经济全球化进程加快，科技进步日新月异，综合国力的竞争日益剧烈，而综合国力的竞争归根到底是人才的竞争。这一切都对掌握第一手人事信息资料的人事档案管理人员提出了新的课题。目前，地市级及以下人事档案管理队伍建设亟待加强。 一地市级及以下干部档案管理队伍的现状目前，地市级及以下干部人事档案管理队伍普遍存在着以下几个方面的问题： 1、人员结构不够合理。干部档案管理队伍的建设离不开各级领导的关心、重视和支持。随着新世纪的到来，中央政府已充分认识到干部人事档案队伍建设在组织人事工作中的重要作用和地位，曾屡次在文件和讲话中强调其重要性，并且中共中央组织部1996
3、年还下发了干部人事档案工作实施目标管理的通知，各级组织部门也纷纷下文转发， 收稿日期20220401作者简介张亚玲（1967-），女，湖北汉阳人，孝感职业技术学院人事处档案馆员，主要研究人事档案管理；张巍（1969-），男，湖北汉阳人，孝感职业技术学院医学分院助理馆员，主要研究图书资料管理。 其中要求202300卷以上的管档单位要配备专职管档 人员。但在实际工作中，或是与现行人事制度改革、减员增效等相矛盾，或是没有引起单位主管领导的足够重视，因而导致干部档案管理队伍结构不合理。据笔者了解，多数地市级单位根本就没有按规定配备专职管档人员。各单位的干部人事档案管理人员一般年龄偏大，学历偏低，只能从
4、事简单的库房管理、借阅效劳等工作。以某地级市为例，据统计，目前该市干部人事档案工作人员年龄在45岁以上的占36%，专科学历占55%（其中局部人员第一学历非专科），中专学历占18%。又如某普通高校管档份数超过202300卷，却未按有关规定配备专职管档人员。 2、任职时间短，频繁易人。人事档案工作业务性和保密性很强，频繁易人造成人员思想不稳定，产生临时观念，工作上无方案，业务上不思进取，以致档案人员的素质下降，直接影响了人事工作的正常开展。 干部人事档案管理工作是个既辛苦又枯燥，默默无闻，不易出成绩的工作，有点能力的人，多半拼命找时机往外调；有些工作得不到领导的重视和支持，挫伤从业人员的积极性，是
5、造成人事档案管 理人员任职时间短，频繁易人的两个主要原因。以XX市为例，有关统计资料显示，2022年该市从事人事档案管理工作的人员连续工作年限在5年以下的占59%，11年以上的占11%，而从事人事档案工作16年以上的人仅1人（见附表）。可见，干部人事档案管理队伍是不稳定的。 附：2022年XX市从事干部人事档案工作人员专业年限统计表 合计2-5年6-2023年11-15年16-20年 人数比例人数比例人数比例人数比例563359%1730%59%12% 3、专业知识缺乏，业务能力较差。目前，在地市级及以下很多单位把干部人事档案管理部门作为照顾性岗位，这本身就是对这一工作重要性的漠视。我国高校里
6、开办档案专业较晚，培养的毕业生很少有愿意下基层的，因此，在地市级及以下干部人事档案部门工作的人员，很少有档案专业毕业的。特别是一些中小城市的人事档案管理人员中，几乎没有一个档案专业毕业生。相当一局部工作人员不仅档案学知识缺乏，而且与之相关的文秘学、行政管理学、人力资源学、情报学等方面的知识也甚少。而且，较多的工作人员不熟悉计算机网络知识，对电子文件的特点和管理知识还缺乏必要的了解，致使人事管理与人事信息开发工作手段落后，自动化程度不高，在信息资源的深层次开发上准确性、时效性不强，从而影响了干部档案工作的开展。专业知识的匮乏，必然影响其业务水平的提高，目前，一些干部档案管理人员对干部档案的起源、
7、开展研究的不够，思想懒惰，保守僵化，创新意识淡薄，安于现状，根本上还处于“你来我查，你问我答的局面，工作比较被动。这些现象的危害性是很大的。这方面的教训也不少。1985年中央组织部就通报过某市一个化工厂的厂长，原来是一个在逃人犯。如果在任命这个厂长的职务之前，查阅这个人的人事档案，全面了解一下他的过去，这类事情一般是不可能发生的。这种情况的发生，从反面告诉我们，一方面反映了有关领导对干部人事档案工作的极不重视，另一方面也说明了当时的人事档案管理人员严重失职，没有当好领导参谋，工作被动，未能及时将有关人事信息反响给上级领导，造成用人不当，给党的工作带来损失。还有一些工作人员对档案材料的收集、鉴别
8、、整理、保管、利用等各个方面的业务不能刻苦钻研。特别是“鉴别这个环节，它是档案材料的“入口关，是保证整个档案材料真实性的重要环节。它要求干部人事档案管理人员必须要业务娴熟，目光敏锐，鉴别准确。 一要防止材料内容不完整。如取得硕士学位的归档 材料应包括。硕士学位证书、硕士学位申请表、成绩单、外语全国统考合格证、专业全国统考合格证等5份材料，缺1项便属于不完整；二要防止材料手续不完备。如任免呈报表，缺审批机关的意见、时间、印章等；三要防止材料不真实。如来源不当、内容不实、伪造涂改和不能生效的材料等等，均不得归档。现在少数人的人事档案中，年龄越填越小，学历越填越高，参加工作时间越填越早，这个问题既反
9、映了组织人事工作政策内容的变化，诱发少数人为某种利益欲改变自己的历史，同时也说明了某些人事档案管理人员把关不严，对随意更改年龄、学历、工龄等问题没有进行认真的审查，拿来就装。还有人借工作调动之机，弄虚作假，办理转干、提干、提级、增资等手续，如果管档人员业务不熟，眼睛不亮，是难以发现疑点的。档案的利用这个环节同样重要，它是组织人事工作以及其他有关工作为了研究和解决某方面的问题，按照有关规定和程序，从人事档案中获取有关信息，作为参考或依据的工作，是发挥人事档案的作用，实现人事档案价值，到达人事档案工作的目的的唯一途径。因此，没有较强的业务能力不仅难以为领导决策提供充分、可靠的人事信息，而且还可能造
10、成用人失察或埋没人才的后果。 二提高人事档案管理队伍素质的内涵人事档案是国家机构、社会组织在组织人事管理活动过程中以及个人形成并经组织审查或认可的，记述和反映人员经历和德才表现等情况的，以个人为单位组卷，按照有关规定整理，由组织集中保存的以备查考的文字等形式的历史记录，是国家 档案的重要组织局部1 。因此，其从业人员必须具备必要的素质： 1、政治思想素质 人事档案工作是一项党性、政治性很强的工作。从党性上讲，它要求档案人员必须坚持党性原那么，掌握并运用马克思主义的原理及辩证唯物主义的观点分析、研究、解决档案工作中遇到的问题，坚决同一切篡改、歪曲档案内容的行为作斗争，维护历史的真实面目；从政治性
11、上讲，要求档案人员坚决社会主义的政治方向，使人事档案工作紧紧围绕党的中心工作，为社会主义改革开放和现代化经济建设效劳，为实现振兴民族的宏伟蓝图效劳。在当前市场经济体制下及国际形势复杂多变的局势下，档案人员更应该坚持党性，坚决政治方向，这是新世纪对我们干部人事档案人员政治素质的根本要求。人事档案管理人员还应该具备很高的政治思想素质和很强的政治敏锐性、时代责任感与事业 心，为组织及时提供可靠的人事信息。要做到知法、懂法、守法，并能同一切泄露、出卖档案机密，违反档案法规的行为作斗争，维护干部人事档案事业法制化管理的权威。 2、法律素质 干部人事档案工作也是一项保密性很强的工作。档案管理人员只有具备良
12、好的法律素质，才有可能标准自己的言行、严守机密；只有具备良好的法律素质，才会自觉运用法律武器依法治档，保证档案的完整和齐全；也只有具备良好的法律素质，才能保持清醒的头脑，不受金钱物资的利诱，坚持原那么，按章办事，洁身自律，自觉抵抗不正之风。因此，人事档案工作人员必须认真学习并严格遵守中华人民共和国档案法、保密法及省委组织部制定干部人事档案工作制度等规定，确保档案的平安和保密。真正做到保守机密，慎之又慎。严格遵守各项干部档案管理制度，坚持“五不查阅（无查阅介绍信不准查、非正式党员不准查、本人不准查、未经批准不准查、牵涉到亲属不准查），“四不借出（未经部门负责人批准不借、非特殊需要不借、手续不全不
13、借、亲属档案不借），“三不转递（个人带档不转、没有调函不转、接受单位不明不转）。对转进转出的档案严格把关，履行登记手续，对由于历史原因造成的极个别的无头档案，要排找线索，一查到底，解决有人无档，或有档无人的问题，做到了有档有人、管人管档相一致。 3、道德素质 道德作为社会意识形态之一，是人们在社会生活中应该遵循的行为准那么和标准。职业道德，那么是道德范畴中的一局部，是指从事社会职业的人在履行自己本职工作活动中应当遵守的行为准那么和职业道德标准。21世纪是精神文明和物质文明高度开展的世纪，对人们的职业道德有更高的要求。因此，干部人事档案管理人员应加强自身职业道德修养，爱岗敬业，以高度的事业心和责
14、任心做好自己的本职工作，以树立良好的行业风气。一是要大公无私，公正正派。干部人事档案管理人员是领导的参谋，能为组织决策提供重要人事信息。因此，干部人事档案管理人员必须要公私清楚，有一说一，有二说二，不能兼顾私情，提供虚假情报。二是要认真负责，耐心细致，查漏补缺。干部人事档案材料记载了工作人员一生的各种经历，也涉及职工的切身利益，如其履历、工龄、学历、奖惩等材料能直接影响其职务的任免、工资的调整、职称的评定等等，因此，在对档案材料的整理中，如发现材料不齐，或材料手续不全等情况，一定要及时收集，鉴别归档，以免使当事人因档案材料短缺而错失良 机。要抱着对组织负责，对干部负责的态度，对新 收集的每一份
15、档案材料做到四个及时，即：及时登 记，及时制卡，及时归档，及时装订1 。 4、心理素质 干部人事档案人员的心理素质，主要是指档案人员在性格、情感、认识、思维等方面通过言谈举止表现出来的心理修养及对待人事档案工作的心理水平。目前，在干部人事档案管理人员存在的心理障碍主要表现在：档案工作整天忙忙碌碌，又脏又累，却得不到领导的重视和人们的理解，没有人知道你做了多少事，经常被冷落、被遗忘，工作琐碎，枯燥乏味，没什么长进和前途，不安心本职工作。这些心理障碍，不同程度地影响着档案人员积极因素的发挥，因此，应消除心理障碍，将档案管理工作当事业来办，永远保持积极向上的心态，以 提高自身的心理素质2 。 5、业务素质 干部人事档案工作是一项专业性很强的工作。它包括收集、鉴别、整理、保管、利用等根本环节，每个环节都有一整套理论和工作标准。这些专业性特点，要求人事档案人员除了具备一定的文化知识外，还应掌握干部人事档案专业理论知识和现代档案业务操作技术，如计算机信息处理，建立人员根本情况数据库等等，努力
