1、精益求精做好公文处理工作今天，很高兴能有机会与全市各办公室同仁就公文处理等工作进行沟通和交流，我也非专业出身，今天就公文处理工作与大家交流我的一些心得体会。党政机关公文，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家各项方针政策、依法执政和行政的重要工具。公文处理工作的依据主要有：2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了党政机关公文处理工作条例。2012年7月1日，国家质监检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布实施了党政机关公文格式国家标准，公文版式按照该标准执行。一、隶属关系与行文方向1.行文方向与行文规则的对应关系（1）上行
2、文规则A.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。B.党委、政府部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门；但如果是重大事项的请示、报告，应当经本级党委、政府同意或者授权。C.下级机关请示事项，如需继续向上请示，必须经过整理并提出倾向性意见，不得原文转报上级机关。D.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义或本机关负责人名义向上级机关报送公文。 E.受双重领导的机关向上一级机关行文时，必要时抄送另一个上级机关。 （2）下行文规则A.下发文可以抄送相关机关，重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。B.上级机关向受双重领导的下级机关行文时，必要
3、时抄送该下级机关的另一个上级机关。C.党委、政府办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文。其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文。或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。D.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府相关部门行文。（3）平行文规则不相隶属 （4）共同的规则 A.行文确有必要。 B.党政分开原则。 C.联合发文必须是同级机关。 D.党委、政府的部门依据职权可以相互行文。 E.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。2.行文方向与文种的对应关系（1）用不到的公文文种：公报、公告、命令、议案公报：适用于公布重要决定或者重大事项。是党和
4、国家经常使用的重要文种。 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （2）可用公文文种（11个）A.上行文报告和请示报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关询问。请示适用于向上级机关请求指示、批准。区别：报告不需回复，请示需批复（书面或口头）。 请示一般在事前，报告一般在事后。注意：报告中夹带请示事项。 没有坚持一事一请示。 下级机关不能分别向两个上级机关同时请示问题。 B.平行文
5、函（通知）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。如调动干部，联系参观学习，联系业务，邀请参观指导，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。注意：一事一函 C.下行文通知、决议、决定、通告、通报、批复和纪要 通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。 决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。批复适用于答复下级机关请示事
6、项。 纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。D.三方向行文的文种意见 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。 3.行文方向与发文代字的对应关系 上行文“呈”；平行文“函”；下行文“发”二、公文格式实施细则第三章公文格式第九条规定，公文一般由18项组成，版心内有17项，分为版头、主体、版记三个部分；版心外一项，即页码。份 号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人这六项组成版头部分，标 题、主送机关、正 文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印 章、附 注、附 件这9项是公文的主体部分，抄送机关、印发机关和印发日期这2项是公文的版记部分。下面，我们分别说明以下各要素的排列规则
7、和要求1.版头指公文首页红色分隔线以上的部分，包括6个要素份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。（1）份号：公文印制份数的顺序号。一般用3至6位黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文必须标注份号，即秘密、机密和绝密的公文才需要标注份号。如发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份号。编制份号，3至6位黑体阿拉伯数字，用虚位补齐，即第一份公文份号可以编为“001”“0001”“00001”“000001”，不应编为“1”“01”。顶格编排在版心左上角第一行，顶格居左，份号紧贴版心左边缘，上贴版心上边缘。（2）密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。
8、一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级，是标识公文保密程度的标志。涉密公文根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”，分别按照最长保密30年、20年、10年把握。保密期限，是对公文密级的时效的规定。同时标注密级和保密期限时，两要素之间用“”分隔，如“秘密1年”“绝密10年”，两字之间、数字和“年”之间无空格。只标密级、不标保密期限时，“绝密”“机密”或“秘密”两字之间空1格，如“绝 密”“机 密”或“秘 密”。特别强调，密级和保密期限一定编排在版心左上角第二行。因为密级公文必须标注份号，份号编排在第一行，密级和保密期限一定在第二行。（3）紧急
9、程度：公文送达和办理的时限要求。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照“1份、2密、3紧急”的顺序，在版心左上角第一行至第三行位置，自上而下分行排列。根据紧急程度，紧急公文分两种，“特急”“加急”。电报，标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度，顶格编排在版心左上角。具体排在第几行，有以下3种情况：一是，只有份号，无密级，紧急程度编排在版心左上角第二行，两字中间空1字格。二是，同时标注份号、密级和保密期限，紧急程度编排在版心左上角第三行，3个要素在版心左上角的第一、二、三行依次编排。另一种情况，即同时标注“1份、2密、3紧急”，但仅标识“
10、密级”、不标“保密期限”时，密级和紧急程度的两字之间应空1格。三是，既无份号，又无密级和保密期限，紧急程度编排在版心左上角第一行，中间空1字格。（4）发文机关标志：俗称“红色文件头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可直接使用全称或规范化简称。字体为小标宋体字，颜色为红色，字号不大于上级发文机关标志。关于字号使用，“国务院文件”五个字是22mm15mm（高宽），以此为高限。市政府文件发文机关标志为20mm14mm（高宽），市政府系统部门文头推荐标准为19mm13mm（高宽）。市委文件发文机关标志为24mm14mm（高宽），市委系统部门文头小于该标准即可。 发文机关排布上，文字少
11、的，尽量拉宽字间距；文字多的，尽量压缩字间距，总体上要小于版心的宽度，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文，可同时标注联署发文机关的名称，也可单独使用主办发文机关的名称。如联署，应分行连续标注所有联署发文机关名称，一般主办机关在前，将“文件”二字置于联署发文机关名称右侧，上下居中排布。（5）发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。发文机关代字，由能代表本机关所有部门统一编制的规范化缩写加文种代字“发”“呈”“函”等组成。通常为发文机关名称的缩写，包括行政区域代字、机关代字，加文种代字等3部分组成。 年份、发文顺序号，用阿拉伯数字。年份标注全称，不
12、得简化，用六角括号“ ”括入。注意，六角号不是数学公式的中括号“”，也不是圆括号“（ ）”。发文顺序号，是一个发文机关一年内制发文件的统一流水号。一般建议以不同发文形式分别进行统一编号。发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文编排发文字号，居左空1字格，与最后一个签发人姓名同处一行。联合行文，应使用主办机关的发文字号。（6）签发人：上行文应当标注签发人。“签发人”三字用3号仿宋体字，加全角冒号，签发人姓名用3号楷体字，居右空1字格，编排在发文机关标志下空二行位置。多个签发人，按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀排列，一般每行排两个姓名，
13、回行时与上一行签发人姓名对齐。其中，两个签发人姓名中间空1字；回行时，每行签发人姓名的第一个字都要对齐；两个字的人名中间空1字；发文字号应始终与最后一个签发人姓名处于同一行。签发人，指机关的主要负责人（正职、一把手）或经授权的主持工作的负责人。联合行文时，所有联合发文机关的负责人都称为签发人，并都需标注签发人姓名，主办机关签发人放在第一位。不要在此位置标注“会签人”“已阅”等形式。（7）还有一个附加要素就是版头中的分隔线，位于发文字号之下4mm处，一条居中与版心等宽（长156mm）的红色分隔线。推荐采用1.5磅值画线。满足线高0.35mm0.5mm的规定。需要注意的是联合上行文，3个（含）以上
14、签发人时，分隔线要下移，保证首行签发人姓名距发文机关标志空2行位置，发文字号应始终与最后一个签发人姓名处于同一行，在红色分隔线之上。2.主体（9要素）（1）标题由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号方正小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。标题是对公文主要内容的概括和揭示，其作用在于向阅读者传达公文的基本内容。党口文件，基本都冠头。政府系统文件，下行文冠头；上行公文、平行公文不冠头。 联合发文，三个和三个以上机关联合发文时，应列出所有发文机关名称；四个及四个以上机关联合行文时，可以采取排列在前的发文机关名称加“等”的方式。标题中标点符号的使用，除法规、规章名称加书
15、名号外，一般不加标点符号。 使用时要注意： 法律、法规、规章名称全称应加书名号。 事由部分出现多个机关、人名等并列时，之间可用顿号分开，不用空格。标题的排列，一是词意完整。回行时不得把含义完整的词组分割成两行，“的”字不得出现在行首。二是排列对称、长短适宜、间距恰当。排列对称居中排列；长短适宜每行字数不能过多，左右不得都顶到版心边缘；多行排成上梯形、下梯形或菱形，不得使用长方形或沙漏型；间距恰当行距不要太大，结合实际，方正小标宋体字标识的标题多行排列时，推荐使用调整段落行距为“30-34磅”。标题行数再多，也要保证实现“公文首页必须显示正文”的基本原则。可变通将标题上移，距红色分隔线不再空2行，空1行或不空行；或调整紧缩行距、字距等方式处理。（2）主送机关 公文的主要受理机关。3号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。主送机关，使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。上行文，原则上只有一个主送机关。主送机关的顺序，一般按照重要程度排列（党、政、军、群，先外后内）。各有
