1、2072023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE关于加强新时代档案信息化建设的几点思考方炬（西安地区科技交流中心，西安 710003）摘要：新时代，档案信息化管理是档案工作的主要发展趋势。应用信息化技术不仅能够提高档案管理工作效率，弥补传统纸质档案管理和使用存在的弊端，还能够切实提升档案信息资料的利用率，全面发挥档案的价值。但在实际的档案信息化管理进程中，依然存在不同程度的问题。为此，要针对性的改进优化，推广正确使用信息化管理档案的方法，才能推动档案信息化管理方式转型。关键词：档案管理；信息化建设时代的飞速发展为档案管理工作带来了更多便捷和契机。以往的档案管理工作是以纸质化形式为
2、主，通过人工收集、分类、归档、储存，再到人工查找和档案利用。这个阶段使得档案管理工作效率低、使用率低，档案价值未得到充分展现。而档案信息化管理实现了档案资料的传输和共享，通过规范电子文档存储、输入关键词，就能够在短时间内获得想要的档案资料，并对其进行完善和更新，有效的避免了纸质化档案失真、失窃的问题，避免了数据兼容不足造成的问题。一、新时代档案信息化建设的价值（一）提高档案管理工作的实时性和以往的档案管理模式不同，应用信息技术构建规范化的档案管理模式，不仅能够全面多层次的解决纸质档案管理存在的多方面问题，还能够促进标准化流程体系的建立。以往的档案管理模式十分单一，都是由相关人员统计收集相关资料
3、，而后按照一定的要求对资料进行分类和核实，最后再装订成册，归档存储。这种情况不仅耗费的时间较长，人员耗费的精力较多，容易出现人为错误，极大程度的影响了档案管理工作的效率和质量。新时代，应用信息技术构建档案管理工作，能够显著提高档案管理的及时性，工作人员可以随时上传信息内容，并更新现有档案的内容数据，其他人员也可以随时随地的下载共享档案资料，进一步提升了档案数据的应用价值。（二）保障档案管理工作的正确性新时代，对于各个企事业单位来说，档案管理工作是至关重要的一部分。其中不仅记录了企事业单位的发展历程，涵盖了工作、生产活动等相关数据，还包含了企事业单位的机密文件，包含了各项人事信息。为此，档案管理
4、工作必须要紧跟时代发展步伐，采取多样化的措施保障档案资料的安全性和有效性。以计算机为核心载体，依托于信息化的方式对相关资料信息进行加密处理。由此，不仅能够方便工作人员及时查找阅览数据信息，还能够保障档案的真实性和完整性，显著提升档案工作的整体水平。（三）实现档案资料共享将档案管理系统和办公室自动化系统有机联合起来，搭建专门的信息化共享平台，不仅能够将档案资料随时上传到云端备份，实现资源跨区域共享，还能够同步开展档案的使用和归档工作，切实提升档案资料的应用价值。随着当前社会经济的飞速提升，越来越多的档案管理工作实现了信息化和纸质化共同发展，依托于大量先进的信息技术，不仅能减少物理空间，使得信息存
5、储更加环保，还能够从海量数据中探索规律，找到关键信息，大大节省了物力和人力。二、新时代档案信息化建设存在的问题（一）档案管理工作机制有待完善完善的档案管理工作机制是提升档案管理工作水平的前提和基础。但是，由于历史滞留等原因，纸质化档案管理工作机制的影响依然存在，使得当前大部分的档案管理部门工作效率较低，档案资料流转速度慢，以及各个部门之间交流联动不紧密，最终限制了档案管理水平的提升。与此同时，对于个别企事业单位来说，一些重要的工作信息依然以纸质化的方式传递和共享，对于数字化档案的应用极不充分。再加上基层档案管理人员的综合素养参2082023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE差不齐
6、，对于信息技术的操作水平不够熟练，不会灵活应用互联网、大数据技术等收集档案资料，档案管理和数据提取的能力有限，也使得档案信息化的实用价值得不到提升。除此之外，档案管理部门依然沿用以往的档案管理规章制度，没有结合时代发展趋势调整和完善，档案管理协调机制不健全，各项条理不清晰、责任边界模糊，没有将具体负责内容针对性的落在工作人员头上，进而影响到档案信息化管理的深度实施。（二）现有软硬件条件有待提升档案管理信息化建设必然离不开先进的信息化设备，但是就当前部分档案部门发展现状来看，依然存在个别档案管理的软硬件条件不完备的情况。一些基层部门缺乏专门管理档案系统的计算机等设备，只是由相关负责人的电脑共同登
7、录和管理，增加了档案资料的安全存储隐患。对于一些年代久远、文字模糊的档案资料，无法应用信息化设备对其还原，也不能将其内容及时完整的扫描上传，严重限制了档案管理信息化建设进度。与此同时，个别档案部门的档案管理软件和其他软件之间的兼容性较低，导致了工作人员的随意操作性很大，再加上缺乏精细化的操作标准约束，使得档案管理信息化建设的效率久久不得到提升。（三）档案管理队伍有待优化档案管理人员的综合素养直接影响到档案管理工作的整体成效。由于大部分的企事业单位对于档案管理工作的重视程度不高，他们认为档案管理就只是简单的将一些信息资料收集统计存档。久而久之，档案工作人员的综合能力无法满足现实需求，不能围绕数字
8、档案采集、编辑、整理等，最终导致了档案管理的专业性不高，严重影响到后续的利用。此外，还有部分档案管理人员工作责任心不强，一味地将眼光放置于当下的经济收益和社会收益上，不遵守工作纪律和相关原则，所以泄漏档案资料，给单位和企业带来更多的经济损失。三、新时代档案信息化建设的有效策略（一）转变档案管理理念新时代，档案管理工作迎来了更多的机遇和挑战，这对档案管理人员也提出了更高的工作要求。档案管理人员必须要积极转变传统的工作理念，树立与时俱进的观念，以创新性的思维和行动不断解决纸质化档案管理中存在的问题和不足，进一步强化档案管理先进意识，而后发挥信息技术的优势，以先进的手段全面记录数据资料，把握其中的规
9、律，切实推动档案管理的深入改革。与此同时，档案管理人员还要积极探索出台新型的规章制度，细化各项条理，明确纸质化档案向信息化档案转换的基本操作方法。依托于大数据、云计算、区块链等各项信息技术，进一步提高电子档案的规范化、系统化，为档案工作夯实基础。此外，工作人员还需要将共享理念融入到档案管理工作中，明确档案资料的利用价值，并推动纸质档案的转型速度。发动企事业单位内部的所有相关部门，共同努力，搭建档案数字信息资源共享平台，切实发挥档案的基础性与支撑性作用。立足于宏观政策背景下，出台更有针对性的规章制度，强化工作人员的安全防范理念，制定一系列档案资料风险防控预案。（二）夯实档案管理信息化建设基础档案
10、信息化建设工作率先要求实现档案管理标准化和精细化，只有进一步提升了档案管理工作的总体水平，才能为后续的信息化建设夯实基础，才能提供符合信息化建设的相关必备条件，促使档案管理工作有条不紊的进行，为信息化转型升级之路扫清系列障碍。首先，档案管理部门应结合实际发展情况完善现有的档案资料管理标准，从档案内容的格式、分类等统一要求，确保其存储方式符合相关条理，进而使得档案的收集、整理和鉴定等各个环节的工作全面满足信息化建设。依托于强有力的管理标准，进一步保障档案资料的全面性、真实性、完整性。其次，工作人员应进一步优化档案管理工作的机制，规范工作人员的行为准则，尤其是将工作内容落实到人头上，划分各项岗位职
11、责，以能够保证出现问题时不会发生责任互相推诿的现象，能够追溯到根本原因。构建信息查阅制度、档案鉴定管理制度、档案安全保密制度等，分别制定奖惩模式。最后，将以往随意粗糙的纸质化档案管理模式逐步朝着精细化具体的电子档案管理模式转型，工作人员需要确定长远性和阶段性的发展目标，并将档案管理工作纳入到企事业单位的战略发展目标中，由上级主管部门配发统一的软件管理系统，或者是聘请专业人士开发设计专门的档案管理系统，将原本繁杂的档案管理流程简单化，切实提升档案信息化管理的效率和质量，在企事业单位内部形成良好的档案管理氛围，为后续档案价值的挖掘做好铺垫。（三）健全信息化档案管理体系档案信息化管理的本质就是促进信
12、息数据的流动共享，存储含有一定价值的档案信息，并在使用的时候发挥其资源的价值。所以，档案信息化建设必须要健全完善的管理体系，做到多部门联动合作，加强相关企事业单位的联系互动，以此依托于互联2092023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE网平台实现档案数据的互通共享。各级档案馆、档案部门之间应加强交流，联合召开会议，针对当前档案管理信息化建设进程中存在的问题进行讨论，借鉴成功的信息化建设经验，实现共同发展。通常可以将市级档案馆作为核心，构建横向联系和纵向供给的信息化档案管理工作体系，不同的档案部门始终遵循“宁可多收，不可少收”的原则，尽可能多的收集相关档案资料，避免出现漏收的情况出
13、现。档案管理人员在开展立卷归档等工作中，应确保档案收集管理落实到个人，不断简化原本复杂繁琐的档案移交程序，缩短档案移交中间耗费的时间。上级档案部门和专业档案馆应组建专门的监督小组，加强对档案资料的审核监督力度，交由专业的技术人员负责查看档案整体质量的情况，负责人员不定期抽查档案资料的规范性、完整性。除此之外，上级部门还应定期组织档案信息化建设的相关培训教育工作，不断提升档案管理人员的专业理论知识、信息技术操作水平，强化其对档案的整理和鉴定能力。（四）发挥先进档案技术指导作用档案信息化管理工作的升级转型，难点就是技术指导，只有全面强化技术支撑，才能够有效解决档案信息化管理落后的问题。一方面，档案
14、管理部门应加大资金投入力度，不断购置先进的硬件设备。另一方面，还要注重对计算机软件的开发和升级，搭建专门的档案管理系统平台，由此更好的开展信息化档案管理工作。例如，档案管理部门可以聘请计算机专业人士开发独立的档案管理软件，同时将大数据、云存储和智能化技术融入到该系统中，全方位凸显系统运转的良好功能。首先，工作人员依托于该系统做好纸质化档案的信息录入和数据查询工作，在数据库中形成一致的数据类型，以此能够实现各项数据的共享传输，避免出现格式不同无法转换的情况。其次，将电子档案及时上传到云平台中，不仅能够保障电子档案避免丢失，还能满足不同地域不同时间的档案人员查询相关档案信息，展开数据分析业务等，显
15、著提升了电子档案的提取能力。再次，将大数据技术应用于其中，能够对海量的数据信息展开动态化管理，不仅能够加强数据管理和服务，在输入关键词的时候及时调取准确的信息，还能够充分挖掘档案信息内涵，发挥其应用价值，从中把握档案资料的变化规律，并指出档案管理信息化建设中存在的各项风险，辅助工作人员制定专门的风险应对方案，由此提高档案管理的安全性，对档案数据多元化信息供给有着重要意义。最后，还可以应用区块链技术进一步保障档案资料的真实性，将其用于验证数据的环节中。通过分布式结点采集信息的方案将新采集到的数据和数据库中的数据进行对比，由此实现数据信息传输的安全性，增加了数据的篡改成本，保证了其准确度。（五）打
16、造高质量的档案管理队伍档案管理作为一项持续性工作，其有着极强的专业性，并不是任何人员兼职就能胜任的。档案管理人员的综合素养，直接影响到档案管理成果。为此，档案管理部门必须要积极打造一批高质量的档案管理队伍，才能为信息化管理工作夯实基础。首先，档案工作的政治性决定了档案人员必须具有较高的政治素质。档案管理部门要求档案人员必须有正确的政治立场和政治方向，以正确的立场、观点和方法对待档案和档案工作。其次，档案管理部门应聘请专业对口的人员，不仅要具备熟练的业务知识和能力，还要具备踏实的工作态度。对员工实施岗前培训和岗后继续教育，不断提升档案管理人员综合水平，鼓励档案管理人员积极探索、总结、反思，转变档案管理理念，掌握最新的档案信息化管理方法，促进他们掌握操作技能。再次，配置档案收集、整理和编研人员，结合工作实际情况制定长期发展目标和阶段性发展目标，定期派遣上级档案管理机构专业技术人员深入基层开展指导工作，有针对性的解决档案管理工作中存在的具体问题。最后，依据国家档案管理的政策法规，制定考核评价制度，将考核结果和员工的薪资待遇挂钩，不断激发他们自觉主动投入工作的积极性。针对表现优异、信息技术操作
