1、1982023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE归档视角下人事档案电子化管理分析丁春玲（单县社会保险事业服务中心，山东 菏泽 274000）摘要：随着信息技术在人事档案管理中的应用，人事档案电子化管理成为了研究的热门话题之一。本文以归档为视角，探讨了人事档案电子管理的现状以及人事档案电子化归档范围，提出了人事档案电子化管理对策措施，对强化新时代人事档案电子化管理具有积极的现实指导意义。关键词：人事档案；电子化档案；归档人事档案电子化管理，是指通过计算机将人事档案信息资料扫描成图像文件进行保存，将档案资料数字化，建立基于图像文件的电子文档管理系统，实现传统人事档案纸张调阅向计算机查
2、阅转变。这不仅极大地发挥了人事电子档案在人才资源管理中的功能和作用，还为人才资源的有效、有序流动提供保障。一、人事档案电子化管理的特点人事档案资料收集、归档是人事档案管理中的一项十分重要的基础性工作。同时，也是一项较为薄弱的环节，其呈现出以下几方面新变化、新特点：（一）符合时代发展要求随着新时代干部人事工作的特点和规律，扎实做好新时代人事档案资料收集、归档是适应这种特点和规律的必然要求，人事档案收集和归档的内容会不断更新，增加之前没有的档案资料和内容。例如，根据干部人事档案材料收集归档规定，人事档案收集的范围除了传统的履历表、简历表、登记表外，还包括法院判决书、复查甄别报告、决定（结论），以及
3、“解决待遇问题的审批材料”等，这就要求人事档案资料收集、归档又增添了许多新的内容，使人事档案不断增添新的“血液”。（二）归档范围更加全面与传统人事档案收集、归档要求相比，规定使人事档案资料收集归档的范围也更加详细、全面，不仅包括基本的履历表、简历表等相关档案资料，还包括当事人的具体婚姻状况，纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作钟形成的相关材料。除了领导干部个人事项报告表外，还将“聘任专业技术职务审批表”“工资停发及恢复通知单”等纳入归档整理范畴，更加全面详实的归档范围的规定，也使得人事档案内容能够更加全面、客观、准确第反映当事人全貌，为组织人事部门选人用人提供详细参考。（三）归档要求更加规
4、范根据规定的相关规定和要求，要求人事档案资料在形成之后的规定时间内送交至人事档案管理部门统一归档，并要求在 1 年时间里完成整理归档，这就使人事档案收集、归档更具时效性，也防止因人事档案资料收集、归档不及时而发生的档案资料丢失、空档等。对于干部人事调整时，相关登记表的规范填写和手续办理更加及时、规范，这也全面体现了人事档案资料的规范性。（四）归档内容更加真实根据规定的要求，人事档案资料收集整理更加全面，也更能展示当事人的全貌。规定中涉及人事档案的学历学位资料的收集，既有国民教育类学历学位，也有成人教育（大中专）类学历学位，还有党校、军队院校类学生登记表，参加的各类培训结业成绩登记表，还包括博士
5、后研究人员工作期满登记表等相关资料，这些学历学位资料需要复印并加盖相关部门印章之后存入人事档案，使人事档案资料收集更加全面、真实、客观，增强了人事档案的权威性。（五）归档监督更加有效近年来，组织人事部门加强了干部人事档案审核工作，尤其是涉及到“三龄两历一身份”，新规定严禁重要人事档案资料涂改，严禁将归档范围之外的档案资料纳入归档范畴，也加强了干部人事档案资料归档收集整理的抽查、核验力度，一旦发现私自伪造、涂改档案材料，将面临着纪法处理。二、人事档案电子化归档的现状随着信息技术的快速发展及其在人事档案管理中的应用日趋频繁，人事档案信息化管理手段落后、1992023 年第 1 期实践纵横BEST
6、PRACTICE人事档案多头分散管理以及电子化归档工作滞后等问题，都成为了制约人事档案电子化管理的重要因素。尤其是在归档方面，由于人事信息管理系统中档案模块缺失，成为人事档案电子化管理迫切需要解决的问题之一。（一）信息化管理手段落后目前，机关、企事业单位在办公、管理过程中使用了先进的办公 OA 自动化、网络信息技术应用和智能化管理系统。但人事档案管理的信息化程度总体不高，传统手工管理为主的现象依然较为普遍。人事档案归档也主要沿用传统人工模式，易造成数据信息丢失、增加管理劳动强度，影响人事档案利用效率。（二）人事归档管理较分散归档前人事档案资料常常分散于多个部门，如党员发展纪实表、入党申请书、发
7、展党员考核资料等，多由所在支部保管；职务职级晋升、岗位调整文件、人事任免等资料常由政工部门保管；工资调整等相关资料由办公室或财务部门负责收集保管；廉政谈话、处理等资料由纪检部门负责管理。人事档案资料归档分散、标准格式的不统一，各个部门档案资料管理相互独立，极易造成“信息孤岛”，在一定程度上也影响了人事档案电子化归档进程和效果。（三）电子化归档工作滞后随着计算机信息技术、互联网技术的应用，信息系统中形成大量电子人事信息，但缺少相应的人事档案信息归档管理模块，导致很多机关、企事业单位的人事档案电子化归档工作迟迟未启动。以前形成的电子信息滞留于相关业务系统管理中，未严格按照电子档案移交与接收办法进行
8、归档和移交，进一步制约了人事档案电子化归档工作。三、人事档案电子化归档范围根据档案法干部人事档案工作条例等相关规定，人事档案电子化归档内容应包括履历表、自传和思想类、考核鉴定类、学历学位、教育培训类、政审及审核类、党团类、表彰奖励类、违规违纪处分类，以及任免、工资及会议代表类材料等。因此，人事档案电子化管理的前提和基础是要明确人事档案电子化归档的范围。（一）做好人事档案电子化信息采集人事电子档案从档案信息资料生成之始便在人事档案信息管理系统的归档模块中，以实现人事电子档案归档的信息化、实时化。某机关在构建人事管理系统之初，政工人事部门、办公室及相关业务科室，与档案管理机构积极沟通协调，将人事档
9、案信息及其电子文件从生成至归档全过程进行规划、设计，明确归档范围、标准和要求，统筹部署机关内部各部门之间的数据信息交换标准。如，根据某机关“电子档案管理系统功能结构图”可知，人事档案电子化信息采集系统模块包括系统登录、档案管理、名册管理、查阅管理、借阅转出及系统管理六个模块。人事档案电子化信息采集包括在线信息采集和离线信息采集两种。前者，需要在人事信息系统与档案管理系统间做个数据交换接口调用，也可通过数据推送形式送达。后者，则需要下载数据包，处理后将其加载至人事档案管理信息系统。（二）明确人事档案电子化归档内容明确、细化人事档案电子化归档范围，是做好人事档案电子化管理的前提和基础。众所周知，人
10、事档案电子文件归档离不开相关信息系统归档模块及电子档案管理系统。这就需要界定人事电子文件的内容及范围，进一步梳理人事电子文件不同阶段、不同部门的业务内容，从而明确各个关键环节产生的人事电子文件的元数据、格式内容、存储结构、属性及其与其他电子文件之间的关联变化等。通过对机关、企事业人事电子归档文件范围标准化梳理，详细界定人事档案电子化归档文件资料以及人事管理过程中产生的电子文件资料目录清单，应归档电子文件元数据与电子文件一并归档。（三）统一人事档案电子化归档格式在对人事档案电子化管理过程中，一项基础性的工作便是将传统纸质版人事档案资料进行电子化格式转换。其中，人事电子文件的归档格式，应按照 DA
11、/T47-2009 相关规定和要求，采用相关格式归档。电子文件元数据归档，则应根据电子文件归档接口及元数据形成情况，确定具体的电子文件元数据归档格式。四、人事档案电子化管理的有效对策人事档案电子化管理是适应信息化时代的现实需要，也是不断提升人事档案管理水平的迫切需要。根据人事档案电子化的归档现状，应采取切实有效的措施，完善人事档案元数据标准，制定人事档案2002023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE电子化标准接口，规范人事档案电子化生成。（一）详细制定档案元数据标准元数据即关于数据的数据。详言之，就是描述文件结构、背景、内容及整个过程。当前，人事档案元数据缺少统一标准，应根据信
12、息与文献文件管理文件元数据公务电子邮件归档与管理规则版式电子文件长期保存格式需求文书类电子文件元数据方案数字档案馆建设指南等，制定符合人事档案管理特点和实际需要的元数据标准（见表 1），用以指导数据信息标准化、规范化建设，为人事档案信息检索及共享打牢基础。表 1部分人事档案元数据标准字段名字段说明（式样）备注立档单位名称xxx 县社保事业服务中心默认“办公室”年度2021手动选择保管期限永久默认“永久”性别F男：M；女：F出生日期1987-08-06年月日证件类型0身份证（0）、居住证（1）、护照（2）、户口本（3）（二）严格制定档案标准化接口建立人事档案标准接口是人事电子档案数据归档的核心技
13、术。“接口”涵盖人事档案数据信息发送、迁移及归档数据“档案化”处理。根据人事电子档案元数据标准及实际需要，制定与之相适应的标准数据对接方法。根据人事档案管理及人事管理系统实际，选择 Webservice 接口方案。接口主要包括：人事管理系统的人事信息及元数据、电子文件信息通过接口传输至单位档案管理系统；人事档案电子文件通过人事部门管理系统推送至 FTP 服务器传输至单位专门档案管理系统。（三）形成人事档案电子化资料人事电子档案归档标准接口建立后，人事部门、办公室、行政管理部门以及其他涉及人事档案管理部门依据人事档案归档模板做好数据信息填充，并根据人事档案管理要求生成 PDF 电子人事档案，以及
14、与之相对应的人事档案元数据，再根据档案部门提供接口将人事档案数据推送至专门人事档案管理系统，利用接口程序自动编号档案号自动完成档案预立卷，形成电子人事档案，无需再进行二次著录，人事档案管理效率显著提升。通过系统无缝衔接，实现人事电子文件描述内容与人事电子文件一并归档，并进行归档文件进行真实性、完整性、可用性及安全性“四性”检测，确保人事档案电子化达到预期效果。（四）人事档案电子化科学归档要严格按照人事档案电子化资料形成规律和规律，采取主动上门收集的方式，确保人事档案电子化资料收集的及时性、完整性。例如，要根据人事档案电子化形成时间规律，在一定时间内将形成的电子化人事档案及时、完整收集。如，年终
15、干部考核、年底工资晋升审批表等，在这些特殊时间点将形成的需要纳入人事档案收集范围的电子化资料及时收集、归档。此外，还要把握人事档案变化规律。如，涉及职务、职级、职称变动而形成的人事档案资料，应及时向相关部门主动联系收集。（五）完善人事档案电子化归档制度人事档案电子化归档需要严格落实相关规章制度，应根据电子档案移交与接收办法电子文件归档与电子档案管理规范电子公文归档管理暂行办法版式电子文件长期保存格式需求及干部档案工作条例干部档案整理办法等具体的规章制度要求，结合人事档案电子化归档要求和特点，建立健全人事档案电子化收集、移交、转递、归档等各项规章制度，使人事档案电子化归档有章可循、有据可依。（六
16、）健全人事档案电子化归档程序根据人事档案电子化归档资料的特点及归档时间等，严格落实相关程序，确保人事档案电子化归档规范有序。人事档案电子化归档通常需要履行相应的手续。一是审查手续，包括干部履历表、鉴定表、党员登记表等，这些重要的人事档案需要严格履行相关审查手续，方可纳入归档范围。二是签署手续，包括函调、商调、外调而获得的相关人事档案资料还需要附相关人所在单位将材料来源、证明人政治面貌等可靠程度的签署意见等。三是批准手续，主要有干部任免审批表、职称评审表、入党志愿书等，这些人事档案资料需要相关部门批准，经批准后方可纳入归档范畴。四是盖章手续，重要的人事任免档案电子化还需要有相关的电子印章，只有加盖电子印章后才标志着相关的人事资料行文完成，纳入归档范畴。参考文献 1 崔淑君.大数据背景下人事档案电子化管理探究 J.兰台内外,2020(02).2 程慧.新时期企业人事档案电子化管理问题研究 J.档案天地,2019(07).3 罗艳丽.人事档案电子化管理研究 J.岭南师范学院学报,2017(06).4 蔡慧孟.高校人事档案信息电子化初探 J.长沙民政职业技术学院学报,2008(01).责编：陈
