1、2022 年 第 6 期黑龙江档案242实践纵横Best Practice关于大数据时代疾控中心数字档案建设的思索杨铭文（临沂市疾病预防控制中心，山东 临沂 276000）摘要：在大数据时代，对疾控中心档案管理进行数字化建设有其必要性。应审查疾控中心档案的管理情况，并对现有的问题和缺点作出有效反应，利用信息技术加强档案管理。本文根据南通市疾控中心数字档案建设的优点和问题进行深入分析，为数字档案室的建设提供了管理战略和具体的建议。关键词：数据时代；疾控中心；数字档案室根据档案质量控制的要求以及疾控中心档案管理信息化的趋势，疾控中心档案的数字化可以提供可靠的疾病预防，为档案管理提供新的机会，提高档
2、案的管理效率。因此，疾控中心在更广泛的数据范围内管理档案需要研究如何利用好信息技术，以便与平台建立联系，这是目前需要解决的主要问题。一、疾控中心档案管理的特点疾控中心的档案主要集中在突发事件和传染病上，其运作、意义和服务在不同时期有很大的不同。由于疾控中心的工作不断改进和更新，许多传染病得以逐步消除，导致档案成了孤本。这些孤本既有科学价值，也有历史价值，可以成为长期保存的宝贵档案材料。在疾控中心的计划管理下，部分档案从一开始就被封锁，并将长期封闭，导致档案管理与使用的冲突。从技术和专业角度看，对疾控中心档案资料的管理水平和要求很高，档案管理人员不仅要充分认识并具备足够的管理知识，对医学知识和现
3、代信息技术也要有着深厚的了解，这样才能为数字档案室的信息流通、成功管理奠定基础。二、疾控中心档案管理的必要性（一）档案管理具有科学和历史价值有效的疾病治疗、地方性传染疾病等档案的形成是至关重要的，具有历史和科学的意义。在这些档案中，人和各种疾病防治的历史成为一个宝贵的档案财富，永远保存下来。其具有独特的科学和历史价值，不能用其他信息代替。它能够为疾控中心预防和控制疾病提供第一手数据，其真实性和原创性是局部疾病预防的可靠保障。（二）能够加强疾控中心的管理和发展疾控中心档案管理和数据化能够体现疾控中心在健康检查、预防和治疗慢性病方面的重要作用。在疾控中心的各种档案中可以找到资料，通过查阅各种档案提
4、供公共事务管理方面的技术支持，能够加强疾控中心的管理和发展。（三）能够提供更准确的服务在档案管理中使用信息资源可提供更准确的服务。档案管理最重要的是大量数据可记录并能被使用，能快速满足搜索者的使用需求。使用大量的数据可以解密现有的不同用户之间的信息，甚至可以实现实时的内容共享。档案资源的价值只有通过存储和保存，利用计算机数据技术充分发挥档案在预防疾病中的重要作用，才能使我们的医疗事业稳定向前推进。（四）建立档案管理保障过去，档案管理一般是通过纸张、图像、书籍或音频光盘进行。工作人员需要把磁带带到档案馆再创建档案。然而，在实践中，很难查阅这些档案。虽然拥有大量的档案，但质量不高，许多档案被尘封很
5、少使用。此外，案件数量不断增加，管理人员的工作量也随之不断增加，仓库空间不断占用，其中许多旧的档案被破坏。在数据化的时代，可以把各种各样的活动结合起来，如卫生监督、科学研究、教育和医疗信息等，最终形成专门的数字档案。这不仅增加了储备，而且节约人力资源，更方便使用，用户可以通过终端设备访问效率更高，这种形式符合现代社会发展，并能够确保档案的管理安全。三、南通疾控中心数字档案的发展现状（一）数字档案的中央管理尚未实现目前，南通疾控中心的数字档案由多个科负责，并设有多个不同的资讯系统用于传输数字文件，如专业人员体检系统、职业病信息直报系统、公共卫生紧急情况直接报告制度、门诊收费制度、办公室2022
6、年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S243实践纵横Best Practice自动化系统、结核病治疗系统等。由于各科缺乏统一的管理标准和规范，无法进行数据的交流和分享，存在存储格式不协调的问题。数据收集不一致，数据处理要求不明确，不仅不利于数字档案的归档和使用，而且数字档案极易遭到破坏和丢失。因此，疾控中心数字档案执行办公室作为负责档案管理的一个科的指导和调查活动，在各个科的数字档案存档前作出跟踪决定尤其重要和迫切。（二）数字档案发展缓慢近年来，南通市疾控中心由于各科室不断推广及使用资讯系统，中心各科室每年所设立的数字档案数目大大超过了纸质档案。传统纸质档案占
7、用了大量的空间，搜索效率较低。因此，南通市疾控中心一直致力于纸质档案的数字化工作。然而，由于该中心现有的数字档案管理设施不足，档案数目众多，档案数字化过程进展缓慢，现有数字档案利用不足。（三）数字档案的配备和配置不足数字档案的建立有赖于单位信息化的建立，在数字档案的建立过程中需要大量的信息技术手段。例如，计算机、网络交换机、数据库系统、操作系统、编程环境等。由于南通市疾控中心的资讯基础设施不足，部分数字档案存在遗失、损毁及无法取用的问题，无法实现信息共享。（四）数字档案存在安全风险南通市疾控中心数字档案安全建设没有系统筹划，未设计和建立数字档案安全保障体系，存在“重数字档案应用建设、轻数字档案
8、安全建设”的现象。数字档案没有进行同步安全建设，导致数字档案的建设严重滞后。数字档案管理水平低，档案管理功能模糊，缺乏可持续管理。缺乏可靠的融资机制，未在预算案中列入所需安全管理经费，导致数字档案安全保护设施不足。由于自身信息技术人才不足，安全意识不强，南通市疾控中心存在数字档案领域过分依赖外部承包，无法从数字档案安全的角度动态控制其状况，甚至由于信息中心管理不善，对未关闭的档案系统进行远程维护，造成远程访问端口安全风险案例的出现。四、疾控中心数字档案管理存在的问题（一）数字档案管理的财政资源有限大数据时代，许多疾控中心对数字化档案管理重视不够，不愿意改进信息管理系统，不愿投入大量资金进行改进
9、。在这种情况下，疾控中心档案管理由于缺乏资金，无法获得信息化系统的支持，档案管理的方式仍然落后，造成内部的档案管理不善，档案管理质量低下。疾控中心仍然更多地使用纸张信息系统，不合理的做法不仅影响到档案管理的效率，而且信息管理的准确性也难以保证。（二）数字档案管理方式滞后近年来，国家档案管理的工作得到了加强升级，越来越多的档案管理部门认识到了档案管理的重要性，这也在某种程度上促进了档案管理的创新。但当前的疾控中心档案管理控制模块方法落后，很难适应大数据时代的发展要求，在档案管理方面发挥作用受到限制。事实上，疾控中心的档案信息管理模式发展时间较短，这一模式没有得到管理层的广泛接受，仍然是使用人员管
10、理的方式，采用协调工作人员的控制模式，使许多新的管理方法无法有效进行。在一些疾控中心，虽然结合了信息管理和人工管控并存的方式保存档案。但在处理过程中，存在更多的是静态的数据，忽视了音频和视频资料的收集，对档案的完整性产生重大影响，严重妨碍后续的档案利用。（三）缺乏专业信息技术管理人员许多疾控中心没有专业的信息管理人员，这在很大程度上限制了信息技术的使用，使得实际中不能加强档案管理。在一些基层疾控中心，越来越多的管理人员从事非全时的工作，并未起到真正的管理作用。五、大数据时代疾控中心数字档案建设的有效策略（一）增加财政资源投入在目前的工作中，疾控中心数字档案建设要寻求专业的档案管理人员，需要配置
11、专业化的设备，这些都需要财政支持。只有增加投资，才能确保疾控中心数字档案建设的软件、硬件更新，为改善数字档案管理奠定良好的基础。疾控中心需要更加重视数字档案建设工作，为档案管理中心的运作提供必要的资金和充分的财政支持。同时，疾控中心必须拥有自己的信息资源，实现信息文件的合理布局和妥善管理，从而积极主动地引进新的管理设备和工具，设置数字档案室，推进疾控中心档案管理的发展。（二）健全档案管理制度为了更好地管理疾控中心的档案，发挥疾控中心档案信息的作用，必须健全档案管理制度，对档案管理人员实行职能问责制的方式，确保每项工作都有专人负责，具体责任落到实处，避免各自推诿扯皮的情况发生。同时，疾控中心必须
12、实行档案管理的绩效考试机制，高素质员工应获得一定的精神2022 年 第 6 期黑龙江档案244实践纵横Best Practice和物质奖励，促进其工作的积极性和主动性。除此之外，还需要借助计算机系统，根据其重要性和一般性恒定等原则对档案进行分类和管理，并专门安排后续审查，更好地利用档案管理的优势，提高疾控中心档案管理质量。（三）加强档案管理人员的综合培训在疾控中心的数字档案管理和建设中，需要提高档案管理人员的专业水平和综合技能，使其更好地掌握信息管理工具，提高档案管理的质量。疾控中心应邀请有经验的专业人员传授分享经验，通过技术交流完善管理。档案管理人员应加强与其他疾控中心的联系，采用终身学习的
13、方法，掌握信息技术的先进应用，加强档案管理工作。与此同时，必须培养档案管理人员的自学意识，坚持理论与实践相结合的原则，在工作中积累丰富的信息技术工作方法和手段，以实际经验为基础，不断实现工作创新，从而提高疾控中心档案管理的信息化水平。（四）建立规范的档案管理制度大数据在疾控中心的档案管理中起着重要作用。因此，必须建立科学管理制度，确保档案管理的所有的环节必须是一个系统，而且各节点必须相互连接，管理人员必须承担责任，以确保每个人都能确认工作职责，坚决反对功能交叉的混乱现象。为了鼓励档案管理人员，可以通过一系列的评估措施和手短，对优秀的档案管理人员给予奖励，激发档案管理人员的工作积极性。此外，需要
14、根据重要程度对档案进行分类归档，实行专门管理，以供培训用户使用，让数字档案管理为更多的人、为我国的卫生事业服务作出贡献。疾控中心档案管理对防治疾病至关重要，档案管理人员的个人素质直接决定了档案管理的效果。在大数据的背景下，档案管理人员必须能够使用现代的信息管理技术，体现数字档案管理的优势，不断推进数字档案建设的进程。（五）加强数字档案管理的软件开发疾控中心数字档案管理的软件开发与档案管理水平直接相关。当疾控中心档案管理系统出现不兼容等问题时，会直接影响到档案管理的效率和使用。我国各级卫生部门需要根据国家法律规定，结合大量的数据规则，加强数字档案管理的软件设计与开发，建立完善的数字化档案管理系统
15、，保障各机构储存形式和软件的一致性，确保档案管理、档案识别、控制系统稳定、迅捷，保证档案管理系统的安全持续运行。（六）南通市疾控中心数字档案的主要保障措施1.完善南通市疾控中心数字档案管理规范。首先，重视数字档案的安全是当务之急。其次，每一个小组在疾控中心的领导下履行其职能和职责，并在办公室及有关业务科的领导下共同组成档案督导小组，授权该办公室进行组织和综合协调，并在挑选第三方技术团队的同时，加强档案室履行职责的能力，提高对其管理和监督的效率，确保数字档案制作工作的安全。同时，疾控中心管理层应改善数字档案安全保护活动的管理制度，保证数字档案的信息安全。2.完善南通市疾控中心数字档案安全保障体系
16、。在实际需求调查的基础上，整合和更新现有的档案信息系统。档案管理系统应采用数字签名授权和安全通信协议，使每个用户都有权通过加密技术安全地传输网络中的数字档案。建立入侵检测技术控制数字文件系统，在发现非法入侵或攻击时，及时通知、确定入侵路径和地点，对数字档案提供有效的保护。应选择适当的备份方法，如分布式存储、实时备份和细粒度恢复技术，有效防止数字档案因突发事件而丢失和损坏。3.加强档案室的安全保护意识和专业精神。为了确保数字档案的安全，除了需要保障制度和一套完善的安全系统外，提高档案安全意识也很重要。南通市疾控中心应定期组织档案培训，学习保密法网络安全法等相关法律法规，使档案管理人员形成现代档案管理理念，保持负责任的工作态度。此外，档案管理人员不但要具备档案管理的技能，而且要精通有关的信息科学技术。例如计算机的软硬件技术、数字通信技术、数据库管理技术、网络安全技术等。档案管理是疾控中心非常重要的组成部分。大数据时代，传统档案管理方式已经不能适应新形势的发展，对本阶段的档案管理工作提出了新的数字化要求。这就需要疾控中心在未来的档案管理的过程中，加强信息化管理，采取有效措施改进档案管理问题，
