1、2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S79兰台论坛Lantai BBS大数据对医院档案管理的影响与安全保障裴汝艳（焦作市第三人民医院，河南 焦作 454000）摘要：大数据改变了过去档案管理的模式，从整体上推动了医院档案管理工作的规范化、信息化，大大提升了医院档案管理质量和效率，能够更好地满足医院发展的各项需求。本文从几个方面对大数据背景下医院档案管理工作进行讨论，旨在更好地助力于新时代医院建设与发展。关键词：大数据；医院档案；安全保障大数据背景下，加强医院档案管理信息化、规范化、安全性建设是医院档案管理工作的新方向。医院开展档案管理工作，要结合医院
2、实际情况，通过科学的数据分析以及信息化管理平台，优化和升级档案管理体系。医院档案管理者需要明确大数据对医院档案管理的影响，并能够以此为参考和依据，做好档案安全保障，充分发挥医院档案的作用，更好地助力于医院建设发展。一、大数据与医院档案管理工作融合的重要性（一）保证档案资料的完整性在医院档案管理过程中，大数据技术、信息技术等使档案载体形式发生了多样化的变化，不仅包括传统载体的形式如图片、报表等，还包括一些影像文件如 M I、CT 等。传统医院档案管理模式已经不能满足医疗卫生服务行业的发展。医院档案管理融入大数据技术，可以保证档案资料的完整性，为医护人员诊断提供有价值的数据，能够充分发挥档案的潜在
3、价值。（二）实现档案信息共享医院档案的类型比较多，如人事档案、科研档案、医疗设备档案、病例档案等。不同的部门科室中产生的档案资料不同，档案不仅是各个部门科室开展业务的记录还是依据。医院档案管理应用大数据技术，可以构建档案管理信息平台，实现档案系统和其他办公管理系统连接，使得档案资源能够在医院中共享，提高档案的利用效率，提升医院档案资源的整合效果。（三）提高档案综合服务能力医院档案管理工作会对医院的各项工作正常开展产生直接的影响，也会影响为各个部门科室提供档案服务的效果。所以，各个部门科室要配合档案管理部门开展档案管理工作。医院中传统的档案管理模式，只是完成档案的收集、分类、归档等工作，为各个部
4、门科室提供简单的档案查询服务。而大数据技术在医院案管理过程中进行应用，能够将档案信息进行深入的挖掘和分析，为各个部门科室提供更加有价值的档案信息服务，不断提高档案综合服务能力。二、影响医院档案安全的诸多因素（一）档案管理工作效率偏低在医院档案管理过程中，没有完善的管理制度，档案管理人员岗位分工也不明确，档案管理工作效率比较低。医院中各个部门科室都会产生档案，但是这些形成的档案并没有统一管理，全部留存在各个部门科室中，使得档案管理出现多部门共同管理的现象，再加上各个部门科室之间没有信息共享的平台，还会大大增加档案收集难度，影响档案管理的工作效率。（二）档案管理数字化建设滞后按照医疗卫生机构的档案
5、管理要求，医院中的不同类型档案保存时间不同。如住院病例保存期限为 30 年，门诊病例保存期限为 15 年。而在档案数量不断增加的背景下，医院档案管理数字化建设处于落后的状态，这造成档案管理的效率大大降低。比如，一些医院没有信息化档案管理设备，使得一些医院影像存储存在较大难度，增加了档案管理人员的工作量，降低了档案管理的效率。（三）档案管理制度有待完善有些医院在制定档案管理制度时，只是对国家档案管理的制度进行直接照搬，并没有结合自身的实际情况，制定出科学合理的现代化档案信息管理机制，造成档案信息内容更新滞后。再加上档案信2022 年 第 6 期黑龙江档案80兰台论坛Lantai BBS息化建设没
6、有进行有效整合和规划，使得档案信息化管理水平相对落后，直接影响档案的管理效率。（四）档案工作人员安全意识不高在医院档案管理部门中，多数档案管理人员都是年龄较大的人，这些人的专业能力和素质都相对比较低，并且在大数据时代利用新兴技术开展档案管理工作时会存在一定的困难。再加上有些档案管理人员没有受到全面系统的档案管理培训，所以很难适应电子档案管理模式下的各项档案管理工作。一些档案管理人员并没有形成良好的档案安全管理意识，认为档案管理工作只是进行档案的分类、检索等，不能利用信息技术对档案进行分析、总结。（五）系统安全存在隐患大数据时代，在医院档案管理过程中，网络安全是一个需要解决的重要问题。如病毒、黑
7、客的攻击，这些都会给档案管理带来阻碍，甚至造成档案管理数据瘫痪。医院档案数据库在实际应用时，需要连接外网和内部局域网，构建一个资源共享平台，一旦档案数据库存在安全隐患，那么网络病毒就可能会从网络链接、邮件等入侵档案管理系统，进而给档案带来安全威胁。医院档案信息中包含很多患者的个人信息，如果造成患者的信息被泄露，就会给患者带来一定的财产风险甚至是生命安全隐患。三、大数据背景下医院档案安全保障的有效策略（一）及时转变传统的管理发展理念医院档案管理部门以及相关工作人员应改变传统的档案管理理念，充分认识大数据技术的应用优势，利用大数据技术高效开展档案数据处理工作，提高档案的利用效率。在医院信息化建设背
8、景下，搭建高效的档案管理平台，实现档案精细化管理的目标，提高档案管理的质量。在改变传统的档案管理理念后，还应该充分利用现有的网络基础设备和大数据技术的分析、挖掘优势对档案进行信息化管理，推动档案数字化管理，为更多的档案使用人员提供便利。（二）健全完善大数据档案管理体制在现有的档案管理办法基础上，按照大数据时代档案信息化管理的需求，建立健全完善的医院档案管理制度，使得档案管理人员在开展工作时，能够有制度可遵循。比如，医院在设计档案借阅管理制度时，不仅要对档案的借阅权限、流程等工作进行明确，还要结合信息化档案管理模式，设计线上借阅审批的流程，同时及时修改档案的状态。通过借阅操作平台，不仅可以将医院
9、档案管理的效率大大提高，还能为更多的用户提供档案服务。医院还要针对档案管理人员进行职责分工，设置明确的监督考核机制，以此提高电子化设备的利用水平，保证档案管理的规范性，提升医院档案信息化管理的水平。（三）高效整合利用医院档案资源医院电子档案管理模式应充分利用现代互联网技术、大数据技术，实现档案数字化、集成化管理。利用大数据技术的数据挖掘优势实现医院档案数据的二次开发，将档案信息资源的作用充分发挥出来。医院档案部门应该针对数据做好多层次、多维度的分析，进而有效整合数据资源。档案管理人员应该利用大数据技术完成档案数据的整合，实现档案的分类和归档，标识出各个档案的类别和目录，便于后期的查询，提高档案
10、资源的利用效率。（四）系统培训和招募档案管理人才医院在档案管理信息化建设过程中，要有一批高素质的档案管理人员做支撑。所以，医院应该针对档案管理人员开展定期轮训、实践等培训活动，持续对其进行档案学、人力资源等知识的培训。医院还要定期对档案管理人员进行笔试、口答等综合素质的考核，不断提高档案管理人员的综合素质，使得大数据技术能够充分发挥作用。另外，医院还应该从社会和学校中引入高素质专业档案管理人才，充实档案管理队伍，提高档案管理人员的专业能力和综合素质。（五）加强档案管理监督与管理医院档案利用大数据技术还要加强监督管理的力度，做好档案的安全防护工作。医院应该针对档案资料进行备份，要针对不同类型的档
11、案进行机密等级的确定。为了保证档案信息的安全，应该利用信息技术对档案数据进行加密。通过在医院档案管理系统设置登陆权限、防火墙等方法，提升档案的安全性。针对不同密级的档案要采取不同的管理方式，医院内部网络要独立建设，以此来保证档案使用网络的安全性。档案管理人员在利用网络查询信息资源时，要做好风险识别，避免被网络中的病毒、木马攻击。同时所有用户在登陆档案管理系统之前都要进行指纹、人脸的认证，以此来提高档案管理系统的安全性。（六）构建完善的大数据档案管理体系1.构建和优化大数据分析体系。大数据技术、信息技术在医院中引入，实现了全国医疗系统中的数据共享，利用安全、完善的档案数据库实现将全2022 年
12、第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S81兰台论坛Lantai BBS国医疗数据进行连接。档案管理人员应该充分利用大数据技术的分析优势，实现档案数据的分析，掌握疾病、药物之间的联系，进而不断挖掘档案数据中隐含的内容，为医院的长期持续发展提供有价值的数据。2.深入发掘数据信息。大数据技术在档案管理中进行应用，可以实现档案数据的传输、存储、分析。档案管理人员应该充分利用大数据技术，深入挖掘档案数据信息，有效整合档案数据，提高档案数据的利用效率。3.具备良好的硬件基础设施。信息技术不仅是档案管理的基础，也是市场竞争的优势。医院想要高效开展档案管理工作，不仅要拥有高素质的
13、人才，还要具备良好的硬件基础设施，为档案管理工作提供保障。医院应该投入充足的资源，引入先进的技术，搭建档案信息共享平台，全面提高档案管理人员的工作效率，保证档案管理工作的质量。4.提高档案管理信息的安全性。大数据时代，医院在开展档案管理工作过程中，应该充分发挥互联网数据系统的优势，构建一个便于档案管理人员和使用人员联系的空间，进而实现档案高效利用的目标。首先，应该搭建医院档案大数据管理系统，档案管理部门将所有档案进行数字化的转变，实现档案的智能化管理。其次，通过大数据互联网系统，将档案管理融入到大数据互联网系统中，使得档案管理的各项任务能够不断完善。最后，在互联网数据系统中提高档案管理信息的安
14、全性。利用严谨的制约体系，保证档案数据的安全性。通过设置唯一的账号权限，设置档案系统的登陆权限，有效保护档案系统的信息安全。账号的安全强度越高，越能拦截黑客、病毒对档案管理系统的入侵，进而可以有效保护档案数据库系统。为了提高档案管理信息的安全性，应该完善档案管理人员以及使用人员的个人信息，同时设置高强度的账号密码，利用信息技术设置多样的登陆识别权限，进而提高医院档案数据库的安全系数。5.推进档案管理数字化建设。在医院档案数字化管理建设过程中，应该有效联通各个档案管理系统，实现资源共享，全面提升档案管理的效率，发挥档案信息的利用价值。首先，构建数字化档案管理系统和医院内部其他管理系统之间的信息共
15、享平台，实现医院档案管理系统和内部的办公系统、财务管理系统等进行连接，实现档案信息的共享，使得每个管理系统都能在系统中获取档案资料。其次，构建纸质版档案和数字化档案并行管理模式。纸质版档案在转变为数字化档案之后，也要做好纸质档案的保存，使得纸质档案和电子档案之间能够各自发挥优势。最后，搭建大数据智能分析平台。医院利用大数据的分析技术、挖掘技术构建档案分析管理平台，针对所有档案进行综合分析，实现档案的分类管理，提高档案的管理效率，保证档案的管理质量。6.依托云计算建立档案信息管理平台。利用云计算技术搭建档案信息管理平台，能够全面提高档案的管理效率，实现对档案数据的分析、整合目标，针对医院的档案数
16、据进行分布式处理，为医院提供多元化的档案服务。一是医院档案管理部门利用云计算技术可以存储大量的档案信息，使得所有档案数据在各个计算节点上存储，然后在云平台中能够完成档案的提取、查询等操作，进而提升档案信息的存储效率；二是医院针对服务器的节点数据要加大管理力度，使得节点数据和云计算技术运用的需求相符合，有效控制档案管理信息化过程中的成本，提升档案管理的效率。7.革新管理模式与服务理念。在大数据时代，医院档案管理模式与服务理念也要不断的优化，打破传统的管理模式和服务理念，构建开放式管理模式，实现动态循环管理目标，提高服务的水平。信息数据能够为广大用户和档案管理人员带来较高的工作效率，所以，大数据技术在档案管理工作中进行应用，能够带来一种新的档案管理模式。首先，应该不断提升数字化档案管理的服务水平和能力，借助信息技术对档案数据进行分析，进而找到一些关系，将这些关系输入到知识体系当中，能够便于用户快速检索和查询档案信息，进而提高档案的利用效率，提升档案的服务水平。其次，利用互联网开展档案管理工作，结合网络中的信息构建一个档案资源共享平台，由专业的档案管理人员负责对档案数据和网络信息进行研究，进
