1、在大数据时代,各种产业都面临着对海量数据进行有效管理的挑战,而档案管理更是如此。档案的收集、整理、检索、保存以及有效地使用,在档案工作中起着举足轻重的作用,这也对档案管理员的工作提出了新的要求,因此有关部门应当提高对档案管理工作的重视程度。以往的档案管理工作大多依靠人工形式,不可避免的会出现工作失误,尽管当前一些档案管理工作已经引入了相应的信息技术手段,但是在实际应用中仍然存在相应的问题,因此加强档案管理的信息化建设则具有一定的必要性和应用价值,本文对大数据背景下档案管理工作质量提升方法展开研究,有助于提高档案管理工作的质量,完善信息大数据背景下档案管理工作知识科普与质量提升陈宇琴（深圳市盐田
2、区档案馆,广东 深圳 518090）系统建设,保障档案信息安全,并促进信息的共享。1 大数据内涵及其在档案管理中的应用简述当今,我国的社会、经济、科技发展日新月异,互联网与物联网的发展对人们的生产生活产生了深刻的影响。人们利用云计算、移动电话、计算机和遍布世界各地的感应器,使得大数据的诞生与发展成为可能。大数据时代中,维克托迈尔舍恩伯格与肯尼斯库克耶最先提出了“大数据”的概念。而“大数据”,则是通过对整个数据的分析和处理,而非单纯使用随机、抽样等方法。它具有四个主要特征：“Vol-ume”“Velocity”“Variety”“Value”,这四个特征又被称作“4V”。（1）大数据的数据量很大
3、,从 TB 到 PB。(2)海量的信息,如网络图片、网络图片、网络日志、医疗记录、学习记录、军事记录、海量文件等。(3)大数据拥有超强的计算能力,在大数据方面,有一条“1 秒处理”规则,能够在一秒之内,将各种数据库中的最有价值的信息,全部提取出来。(4)大数据的前几个特征充分体现了其自身的优点,可以带来高回报。在日常生活中,大数据的影响无处不在。随着智能手机的发展,人们对移动设备的依赖程度逐渐提高,任何一个 APP,比如通过微博、微信、QQ、人人、贴吧,甚至是通过网络,都会成为大数据当今时代是一个信息化的时代,大数据技术的发展为我国信息科学建设提供了新的技术支持。在这样的背景下,为了顺应经济社
4、会的发展,满足市场变化需求,档案管理工作也应当做出相应的改革与创新,实现大数据与档案管理的融合。在大数据环境下,要提高档案工作的质量,必须改变现有的管理方式,树立现代化档案管理理念,建立完善的档案管理体系,进而提高管理工作的效率和质量,使档案资源得到最大程度的利用。文章通过对大数据时代档案工作中遇到的问题进行了分析,并提出了相应解决对策,为今后的工作提供借鉴。83科技视界Science&Technology VisionBOOK ARCHIVES IN NEW EPOCH 新时代的图书档案的一部分。档案是一种重要的“收藏器”,它可以记录人们在漫长的岁月中所经历的文化传统和事件。档案资料可以让人
5、了解到有关人、事、地、科技成果的创造,也可以透过档案了解到前人的伟大成就,所以档案是人的智慧结晶,在学术界,档案被称为历史之母。档案的问世,使得人文地理学、人类文化的发展、历史的保护,都成了现实。只有被保存得很好的档案,才能让人很容易地发现。在常规的档案管理方法中,通常都是以书面方式记录的,这样的文件很可能会遗失,而且文件的数量也会受到很大的限制。而在大数据时代,人类可以利用大数据进行档案管理,并将其功能发挥到极致,对海量数据进行高效的处理,从而为人类社会提供更多可参考的资料【1】。2 大数据背景下档案管理的发展机遇2.1 合理配置档案管理工作在大数据时代,档案管理必须把握好发展的契机,根据时
6、代潮流,运用大数据进行档案管理,不仅可以改善档案管理的质量,而且可以优化档案管理体系,从而减少有关单位的档案管理费用。目前,许多单位都有大量的文件资源,而传统的文件管理费用则较高,利用大数据技术可以使档案管理工作得到合理的分配,从而降低了管理费用。2.2 提升档案保存水平传统的纸质文件管理很不方便,文件的保存水平也很低,一旦发生火灾、水灾等灾害,对文件的安全就造成了很大的威胁,随着时间的流逝,纸质文件也会出现文字模糊不清的情况【2】。3 当前档案管理工作存在的问题3.1 档案管理受到信息技术的冲击由于信息技术的飞速发展,为信息的获取提供了更大的便利性,使人们能够获得更多的信息,这给仍然处于传统
7、的档案管理体制下的管理工作提出了新的挑战。与此同时,在我国的档案管理工作中,由于缺乏完善的档案管理体系,管理工作的规范程度偏低,管理水平难以得到有效提高。因此,档案工作者要从传统的纸质文件转变为数字化文件,以适应人民群众多样化的信息需要,满足信息化发展的要求。3.2 档案管理队伍建设不足目前我国大部分的档案管理人员,由于缺乏专业技术知识,对档案管理的基本原理、制度等方面的理解不够,对档案的管理工作也没有足够的认识,认为只要把档案集中在一起,按一定的顺序进行归类即可,因此无法充分利用档案资料的价值。另外,由于当前档案管理工作大多是中年人,这类人群对新技术的接受程度较低,对档案的编制和研究还不够透
8、彻,人员流动性大,难以保障档案的持续进行。3.3 档案管理设施建设不足在大数据时代,由于数据和信息的急剧增长,使得档案管理工作变得更加繁杂和繁重。所以,要搞好档案管理,必须要有现代化的信息化手段,必须要加强对档案的基础设施建设。目前,大部分单位对档案的基础设施投入不足,造成档案管理设备和场地配备等的缺乏,再加上陈旧的设备无法及时更新,造成档案资料遗失、损坏【3】。4 大数据环境下的档案管理策略4.1 提升档案安全保障水平在大数据发展的大背景下,利用信息84科技视界Science&Technology VisionBOOK ARCHIVES IN NEW EPOCH 新时代的图书档案技术可以有效
9、地对大量的档案资料进行管理（见图 1）。随着大数据时代的到来,档案管理工作越来越方便,管理工作也越来越简化,人力资源也越来越少。在这种信息交换的时候,就会有大量的信息丢失,甚至会危及到信息的安全。为此,必须建立健全的信息管理与监控机制,强化行政人员的信息保护,以保证档案资料的安全,防止信息的泄露和遗失。其次作为一个档案管理员,要根据规定使用杀毒软件,及时进行系统补丁的升级,查杀病毒,阻止恶意程序的入侵。在实际工作中,档案管理人员要与大数据公司的技术人员进行有效的沟通,加强信息技术的交流,以增强其危机处理的能力。同时,要大力发展档案信息的安全保障制度,进一步规范档案资料收集、整理、调取等工作程序
10、,强化档案资料突发事件应急预案,确保档案工作稳中有序、安全快捷。4.2 加强档案管理人员培训在档案工作中,档案管理人员的综合素质对档案工作的质量有很大的影响。档案管理机构需要对档案管理人员进行专业的训练,包括入职前的培训以及在岗培训等,提高工作人员的管理水平和管理效率。例如,房产档案管理部门应加强对员工房地产行业的专业知识的培训,并对其进行全方位的培训。另外,还可以建立起一套科学的激励机制,促使管理员不断地通过自我学习来提高档案管理能力,保持工作积极性。4.3 提高档案管理水平随着大数据技术的应用,数据资源得到了极大的发展,因此,在企业的档案管理中,应从加强数据的存储与处理能力方面入手,实现对
11、档案资源的统一管理与备份。建立档案处理中心,强化档案信息的集中管理,促进档案资源的共享,改变传统档案管理的弊端,确保档案的安全；同时,各有关部门要积极主动地参与到档案管理中来,形成多部门联动,提高档案管理水平。此外,想要实现高水平的档案管理,在大数据环境下提升档案信息管理效果,既要有硬件的支撑,又要有软件的支撑。要加强对档案的投资,购置必要的软硬件,以确保档案管理工作的顺利进行,还要不断更新硬件设备,引入先进的硬件设施,为档案管理水平的提升提供基础保障【4】。4.4 扩大档案管理对象建立大数据集成档案馆,改变传统档案管理方式；将大数据的思想引进到企业的各个部门,并将各种不同的文件纳入到管理的范
12、畴。通过该方法,可以实现对大数据的集成和综合的文件管理,扩大档案管理对象。第一,要做好档案管理,确保资料完整。企业资料与电子档案必须统一图 1 智慧档案数据可视化平台85科技视界Science&Technology VisionBOOK ARCHIVES IN NEW EPOCH 新时代的图书档案存档,并把它作为一个重要的文件材料。加强对档案材料的关注,实现档案信息化管理与信息资源建设的一个重要环节。第二,完善档案的信息采集制度。在大数据时代,档案资料的高效化、多元化、智能化成为人们关注的焦点。一方面要深入生产工作第一线,理顺各环节的关系,以便把握信息的去向和归宿,把有价值的信息加入采集系统中
13、。同时,要强化对企业档案管理工作的重点监管,把有价值的数据收集起来。第三,要强化对关键环节的监控和控制,做到对档案信息的全面把握。4.5 打造智慧档案管理平台首先,朝数字领域迈进。档案管理工作者应积极运用有关技术和方法,丰富档案管理的内容,以保证档案工作的信息化发展。例如,利用数字化微机技术,把纸质资料转化成电子文档,利用数码照相机技术,对档案资料进行高清晰度处理,转化为电子档案。利用信息技术,能够迅速地储存有关的资料,满足以后的查询和储存要求。其次,要向虚拟化发展。随着社会的迅速发展,人们的信息技术水平得到了显著的提升,网络应用的范围也越来越广泛。因此,档案管理员必须改变传统的纸质文件管理方
14、式,利用互联网进行网上办公,达到虚拟办公的目的,既节省了投资,又增加了存储空间。最后,朝智能方向发展。随着信息技术的迅速发展,电子文件的储存方法也随之发生了变化,利用大数据技术,既要保持其原有的管理方式,还要利用光盘、磁盘等进行信息的管理；或采用音频、视频等方式进行数据的储存,增加了图书馆的藏书容量,这是一种新的管理方式。因此,要在企业档案管理中充分利用大数据技术,才能保证档案管理工作的顺利进行【5】。4.6.采用大数据进行档案编研一是要拓宽文献研究的渠道。在大数据时代,不仅要利用传统的纸质文件,还要注重手机、电脑等媒介的应用,挖掘数字期刊、电子图书的数据资源、信息资源,为未来的研究工作开辟新
15、的空间与方向。二是采用科学的数据挖掘技术。分析、存储和收集企业内部的数据和信息需求,并对其进行有效的预测。运用预测、分类、聚类分析、相关规则分析等手段,对企业档案用户进行深入的挖掘,理顺用户与档案的关系,了解用户的满意和偏好,并根据用户以往的表现和特征,提出并构建用户感兴趣的资料类型,从而提供一体化、一站式的企业档案服务【6】。5 结语随着信息时代的来临,档案管理工作呈现出一种崭新的发展模式,同时也面临着更为复杂的形势。由此,要加强档案信息安全管理,大力培育高层次的档案管理人才,另外,还要继续扩大档案工作的范围。科学的管理才能更好地保护公民的档案资料,促进档案的社会利用价值。参考文献1 杨明.
16、探讨大数据时代背景下的档案管理模式 J.时代农机,2016,43(11):150.2 符晓红.大数据背景下电子档案管理创新途径 J.中国科技投资,2021(22):95-96.3 刘云龙.大数据背景下文书档案管理技术浅析 J.黑龙江档案,2021(5):198-199.4 李 嘉 敏.事 业 单 位 档 案 管 理 信 息 化与 规 范 化 的 新 思 路 J.百 科 论 坛 电 子 杂志,2021(23):1110-1111.5 苗学英.大数据背景下事业单位档案管理工作的分析 J.品牌研究,2022(2):44-46.6 季 凯 玉.计 算 机 技 术 在 文 件 与 档案 管 理 中 的 应 用 J.造 纸 装 备 及 材料,2021,50(11):139-141.关键词：大数据;档案管理;平台;研究86科技视界Science&Technology VisionBOOK ARCHIVES IN NEW EPOCH 新时代的图书档案
