1、/2023.4 未来城市设计与运营84Urban Archives 城市档案城建数字档案资源建设探究 余琴琴 四川省绵阳市城建档案馆 一、城建数字档案资源的概念和建设意义城建数字档案资源是指借助计算机等信息化设备和技术手段所生成的各类数字化城建档案总和。城建档案是城市发展的记录，能为未来城市的规划、建设、管理及改造提供参考。随着城市建设现代化程度逐渐加深，数字化管理成为城建档案管理的主要方式，收集好、利用好城建数字档案成了城建档案发展的首要任务和主要方向，而城建数字档案资源建设是数字化档案管理的基础。首先，通过数字档案资源建设，能将城建档案进行信息化管理，能利用现代化管理设备和管理软件进行线上
2、利用，简化办事流程、提高办事效率，让老百姓在办事的过程中，节约更多的时间、得到更多的便利和实惠。其次，通过数字档案资源建设，能让工程建设单位在工程建设的过程中，节约更多的人力、物力，降低工程成本，也能在工程管理的过程中提高管理的能力和效率，在很大程度上提高企业的现代化管理水平。最后，通过数字档案资源建设，能让城建档案管理和监督的依据，其作用巨大。然而，目前这类城建档案文件材料却是空白，亟待挖掘，而这也正是城建数字档案资源建设的方向。三、城建数字档案资源建设途径（一）加大馆藏城建档案数字化丰富的电子档案数据是数字档案资源建设的基础，城建档案是城市建设和管理过程中形成的真实记录，蕴藏了丰富的信息资
3、源。最初档案的接收方式是纸质版，因而形成了大量的馆藏纸质档案，将其进行数字化转换后将获得丰富的电子档案数据，进而，通过信息化管理，实现在线查询、远程下载和打印等操作，让档案查阅不进库房，通过网站、微信公众号等途径群众自助查阅，提高档案馆（室）的服务能力。目前，城建档案数字化主要有两种方式：一是档案馆（室）自行数字化，设置专门的扫描岗位、专人扫描，这种方式能够严格把控扫描的质量，但速度较慢、耗时较长；二是通过立项购买服务的方式一次性或者分批次完成纸质档案数字化转化，这种方式速度快，但立项难部门的管理人员高效率地管理城建档案，深度开发城建档案资源，让城建档案能够更好地为社会服务。二、城建数字档案资
4、源的建设现状和必要性随着信息化技术快速发展，城建档案建设紧跟时代的潮流，截至目前绝大多数的城建档案馆（室）已经开展数字化工作，信息化建设正有条不紊地进行，但是，仍然存在数字化程度不高、数据利用形式单一等问题，亟需加强城建数字档案资源建设，充分利用城建档案现有价值和挖掘潜在价值。目前，城建数字档案资源可分为两类：一类是各地城建档案馆已经接收入库的档案资料，大部分已经完成数字化转化并进行信息化管理，能够直接利用；另一类是城建档案形成过程中还未成为档案的过程文件材料，比如初设的图纸、还未成为竣工图的施工图纸、已填写完成的检测报表、变更通知等文件，虽然这些过程文件材料和最终的档案有一定的差别，但是能及
5、时、准确地反映工程建设的施工过程和实施细节，可作为工程建设动态管理摘要：本文就城建数字档案资源的概念、建设现状、必要性等进行了分析，以城建档案数字化建设为方向，结合现阶段互联网、大数据等先进技术手段，探究城建数字档案资源建设途径，助力城建档案事业健康发展。关键词：数字档案；资源建设；城建档案，开发利用；信息安全未来城市设计与运营 2023.4/85Urban Archives城市档案度大。各档案馆（室）需结合自身的馆藏量和工作情况实际选择适合的转化方式，不断地丰富档案数字资源，为城市的动态发展提供宝贵的数据资源。（二）加强原生电子档案接收平台建设原生电子档案是近年来城建档案工作探索的热点和重点
6、，也是城建档案资源建设的重要途径。目前，对于原生电子档案没有统一、明确的定义，但对其释义认同较高的是：文件定稿的电子版为原生档案。也就是说，在城建档案接收环节，城建档案馆接收的不是传统的纸质档案，也不是纸质档案数字化转化之后的电子档案，而是在项目建设过程中，直接产生的符合归档标准的电子文件，相当于是档案形成的全生命周期均为电子文件，整个过程没有纸质材料的参与，皆是在原生电子档案接收平台上进行提交、自动流转而形成的。建设原生电子档案接收平台有明显优势：一是能够加强建设工程的动态化管理。原生电子档案接收平台要求文件材料信息录入与工程建设同步，工程管理人员可以对项目的实时情况、实施细节进行动态跟踪，
7、实现远程管理。二是管理部门可以对建设工程进行在线管理和监督。通过平台也可以开展线上审批等政务服务，让群众少跑腿，提升服务能力和履职能力。三是有利于城建档案的业务指导和档案接收。档案馆业务指导人员通过平台可在线指导资料员整理、归集电子档案，而且每个建设项目完结之后档案资料自动组卷、归档，保证工程档案及时入库，提高城建档案的入库率。四是能降低城建档案生产成本。利用电子档案接收平台能实现无纸化办公，最大程度减少纸张的使用，减少了企业成本支出，也节约了资源、保护了环境。五是能够为城市智慧化建设提供数据支撑，利用接收平台可以直接获得CIM（城市信息模型）和 BIM（建筑信息模型）相关参数信息，为可视化智
8、慧城市建设提供重要的数据支撑。（三）加强信息化管理信息化管理是数字档案资源建设的重要手段，城建档案管理部门及城建档案相关建设单位一定要认识到其重要性和必要性。只有加强信息化管理才能充分发挥出城建电子档案数据资源的作用，才能提高现代化档案管理水平和效率。信息化管理是提升城建档案现代化管理水平的重要方式，也是发掘城建档案利用价值的主要手段。一方面，要加强信息化管理投入，夯实信息化管理的各项基础设备设施。随着电子档案数量日益增多，信息化管理对于基础硬件的要求也越来越高，需要更多配套的基础设施，比如更大容量的存储阵列、更高速的服务器、更安全的网络设备等，基础设备设施的投入对于信息化管理水平的提高至关重
9、要。城建档案管理部门应该重视信息化建设，把信息化建设所需资金编入年度预算，将信息化建设纳入年度规划和整体发展中，积极争取各项资金，保障各项信息化建设正常进行，为开展信息化管理打好基础。另一方面，要结合单位实际，充分利用好有限的经费，做好信息化规划和建设。首先，在规划初期要向信息化建设成效显著的地区学习，通过实地考察、实地调研的方式，学习其成功经验。其次，要站在自身信息化建设长远发展的角度，高瞻远瞩，制定具有前瞻性的计划。比如有的地方城建档案信息化建设起步较晚，在着手开展信息化建设的时候，不能仅仅只考虑到实现最简单的信息化管理方式，诸如半自动化登记接收档案、单机检索查询档案等功能，而应该结合现阶
10、段在线查档、微信公众号查档、在线接收档案等先进方式和理念，做出相应规划和建设，即使不能一步到位，也要考虑到今后的发展方向，为后续建设做好铺垫和准备。最后，在信息化建设的过程中，要协调部署好各类设备设施，比如大量的数据要配备相应的存储设备、高频率的查询需要快速响应的处理器、快速调阅档案电子文件需要高速的网络等，只有各类软硬件设备设施协调运行，才能真正意义上实现信息化管理。（四）增加农村建设档案接收，助力数字农村建设随着我国脱贫攻坚取得全面的胜利，农村建设进入新阶段，农村的建设规模不断增大、形式也不断丰富。农村的建设档案工作是农村档案工作的重要组成部分，有效地收集、保管和利用农村建设档案，对于推进
11、农业发展，深化农村改革，服务农村经济，维护农民合法权益，加强基层政权建设，具有深远的历史和现实意义。应积极地将农村建设档案纳入城乡建设档案的接收范/2023.4 未来城市设计与运营86Urban Archives 城市档案围，加大对于农村建设档案的指导，弥补农村建设档案事业短板，助力乡村振兴。农村建设档案的统一接收和管理能解决农村建设档案面临的具体问题：一是农村基础设施的建设部门之间档案文件材料不能共享，二是相关单位保管条件和管理能力不足，会对档案文件资料造成一定的损害，影响后期利用。统一的接收和管理，能够有效避免农村建设档案信息孤岛的产生，能够保证农村建设信息的完整性、全面性，更能为乡村数字
12、化的建设提供强大动力。四、城建数字档案资源建设过程中的注意事项（一）重视信息安全信息安全是数字档案资源建设的基础，要构建安全、高效的网络环境，更要确保电子数据资源的安全。一是运用专业技术手段营造安全的网络环境，按照设备实施具体安全措施，在物理上或者是逻辑上，通过访问权限设置、审计设置等方式，形成安全区域，诸如防火墙、杀毒软件、网闸等。二是做好等级保护测评工作，根据要求通过相应等级的保护测评工作。三是做好容灾管理，可以通过部署容灾备份管理系统的方式，在物理上或者以虚拟机的方式，构建重要应用服务的服务器系统的备份服务器系统，当应用服务的服务器系统出现故障时，快速切换到备机系统，保障应用服务不中断，
13、实现了应用的高可用管理。四是做好数据备份工作，以多介质备份为原则，采用实时热备、存储、移动硬盘、光盘等形式，保证数据安全。有条件的话要进行异地备份，定期将重要数据存放在物理距离较远的另一个地方，如绵阳市城建档案馆采用英方容灾备份一体机，实现了应用系统和重要数据的实时热备，又用硬盘进行离线备份，同时也与山西省晋中城建档案馆和四川省泸州城建档案馆开展异地互相备份，确保了数据安全。五是要加强档案管理人员的安全知识教育，要建立相应的信息安全管理制度，通过细化相关操作流程和明确操作步骤的方式，提高操作人员的安全意识、避免操作不当。同时，要定期开展安全知识讲座或培训，提高操作人员信息安全事项鉴别能力和处理
14、能力，减少因人为原因而引发的信息安全事故。（二）重视人才队伍建设人才是信息化建设发展的保障，要重视信息化人才培养，也要重视信息化人才团队建立。一方面重视培养档案信息化专业人才，通过人才引进、公开招聘等方式积极地引入专业化人才，结合城建档案工作实际，积极鼓励信息化专业人才参加相关专业知识学习和培训，提高其专业技能。另一方面要不断提高现有城建档案工作人员的信息化管理水平，提高团队信息化管理能力。通过编制相关设备设施、应用系统的操作手册等方式，提高城建档案工作人员的实际操作能力。再通过定期、系统地组织开展信息化管理知识培训班、讲座等，提高全体职工整体信息化管理水平。（三）加强数据资源挖掘城建档案的利
15、用是其归集、保管的根本目的，而数据资源挖掘就是充分挖掘其潜在价值，发挥更多的社会作用，助力城市的建设和发展。城建数字档案资源建设为档案资源开发利用提供了条件。一是能够按照具体的数据资源需求，进行分类筛选和管理，对历史档案数据进行梳理和复盘，发掘之前未能发现的各类规律和特征。二是能够利用大数据，为城市现代化建设服务。正如前文所提到的，可以为现代化城市建设模型（CIM 和 BIM）等提供详细基础数据，促进智慧化城市的建设。三是能够根据现有城建档案利用数据和利用实例等进行长周期、系统的精准、全面分析，调整现阶段城建档案的接收材料类型。就如，笔者所在的绵阳市城建档案馆通过对该馆 30 多年来对外查阅利用档案类型分析，重新调整了档案接收范围，剔除部分没有利用价值的档案，完善接收范围，提高了管理效率。
