1、2822023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE电力档案规范化管理探析周金霞（国网湖北省电力公司宜昌供电公司,湖北 宜昌 443000）摘要：电力档案对于企业的长足发展具有重要意义，但从当前档案工作实际情况来看，电子企业档案管理仍存在档案意识薄弱、制度体系不健全、信息化进程缓慢及专业人员缺乏等问题。基于此，需构建完善的制度体系、有序推进信息化建设、提升档案管理人员水平，推动电力企业规范化管理。关键词：电力档案；规范化管理电力档案真实记录了电力企业各类业务活动，客观反映了电力企业发展的全过程，是推动电力企业长足发展的无形资产，具有重要的凭证价值。当前，从电力企业档案管理的现状来看，
2、档案意识薄弱、档案信息化管理进程缓慢、档案管理模式滞后、档案利用程度不深等问题仍旧存在，在很大程度上制约了电力档案价值的最大程度发挥。电力企业如何立足档案工作实际，充分利用大数据、区块链等先进技术，有序推动档案信息化管理进程，助力电力企业高质量发展具有重要意义。一、电力档案管理存在的问题档案管理具有较强的专业性，而从行业大类来看，档案工作可以归属为服务行业，对于档案工作人员的要求较高。电力企业的发展事关民生工作，做好档案工作十分重要。但从实际情况来看，因为企业将经济利益置于首要位置，容易忽视档案管理工作。目前，电力企业档案管理主要存在四大问题，具体如下：（一）档案意识薄弱档案对于电力企业长足发
3、展具有重要意义，但从当前电力企业档案工作实际来看，部分企业对于档案的重视程度不足，档案管理不规范，档案遗失、损毁的情况仍然存在。企业在发展过程中将电力工程置于重要位置，档案工作相对滞后，尚未形成完善的管理体系。档案意识薄弱主要体现为三个方面：一是电力企业领导人员并未将档案工作置于重要位置，对档案工作的投入力度小，导致档案工作经费不足，档案信息化管理设施设备不齐全，档案管理模式相对滞后。二是企业人员并未意识到档案对于企业发展的重要意义，业务部门在日常的工作中疏于档案的管理，给档案后续工作造成负面影响。三是档案管理人员专业知识、业务素养、信息技术等方面仍有待提升，在日常管理工作中缺乏责任意识，仍存
4、在因主观因素造成的档案丢失、档案损坏等问题。（二）档案管理制度体系不健全电力企业档案的规范化管理需要构建健全的制度体系。为规范档案管理，国家档案局出台了系列标准和规范，电力系统针对电力档案的管理颁布了相应的参照标准。但从当前的实际情况来看，档案制度不健全在很大程度上阻碍了档案工作的有序开展。档案信息化管理趋势越发明显，各企业积极推进传统载体的数字化工作及电子文件的管理，但配套的管理制度却未建立，未按照相关标准推进工作，这将为后续工作的推进造成阻碍。此外，部分企业建立了相对完善的制度体系，但在实际执行过程中，因企业档案工作的权威性不够，制度的执行力度不够。比如，业务部门不按照规定的时间移交档案；
5、档案整理未按照相关标准执行；在一些电力企业中，虽然制定了档案管理的制度，但是在档案管理和管理信息方面却没有进行有效的结合，从而便直接导致了档案管理的制度与实际工作需求的偏差，无法形成完善的支持体系。（三）档案信息化进程缓慢电力企业信息化建设是一项系统工程。目前，各级各类档案机构积极推进档案信息化建设并取得了较大的成效。进入“十四五”时期，档案信息化建设成为重要发展任务，电力企业也紧随行业发展步伐逐步推进信息化建设，但仍有部分电力企业档案信息化建设进程相对缓慢，档案资源的利用效率2832023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE较低，究其原因，主要体现为以下几个方面：一是企业档案意识
6、薄弱，未意识到档案工作的重要意义，经费投入不足，信息化建设缺乏足够的资金保障，进展缓慢。二是缺乏系统规划。信息化建设是一项长期工作，需要宏观规划、有序推进，但部分企业并未将档案工作纳入企业重点工作，信息化工作缺乏制度指导。三是企业在信息化建设进程中注重存量档案的数字化，着手开展传统载体档案的数字化工作，但信息化管理基础设施、管理平台等软件建设相对滞后，这也在很大程度上影响了信息化建设进程。此外，尽管部分企业信息化建设已经起步，但企业内部资源共享程度仍相对较低，资源的利用率不高。（四）缺乏专业的档案管理人员专业的人才队伍对于推动档案信息化建设具有重要作用，是做好档案信息化建设的主力军。但在实际领
7、域，电力企业特别是中小型企业，档案专业人才缺乏是相对突出的问题，而人才往往是档案信息化建设有序推进的关键。专业人员缺乏，一方面体现为部分企业缺乏专职档案管理员，一般企业的档案管理工作由行政人员兼任，因业务性工作繁杂容易忽视档案工作。部分企业从事档案工作的人员年龄稍长，对于新形势下的信息化管理难以适应。另一方面，电力企业档案信息化管理对于复合型人才的需求十分明显，人员既需要掌握系统的档案管理专业知识，又要具备基本的信息化技能，还要对电力行业的业务具有基本的认知，而同时具有上述三项技能的复合型人才相对缺乏。此外，因时间、经费的限制，档案管理人员少有外出学习和培训的机会，专业知识更新不及时。二、电力
8、企业档案规范化管理的相关策略电力档案是专业性较强的一类档案，电力企业因各种因素使档案管理还不够严谨规范，实现电力企业档案的规范化管理需要从多个角度入手，具体而言，包括以下四个方面：（一）全方位提升档案意识档案意识薄弱是阻碍电力档案高质高效发展的重要因素，全方位提升档案意识需要考虑三大参与主体，从管理者、实务者及利用者三个角度出发。一是企业高层管理者。企业将经济利益置于重要位置，但是档案的价值具有潜在性，短期内其价值难以凸显，这就致使企业高层管理者对档案管理不够重视。基于此，企业管理者应用发展、效益的观点看待档案工作，充分挖掘其潜在价值，将档案工作纳入企业整体发展的重要组成部分。此外，应对档案工
9、作的发展进行宏观规划和部署，指导档案部门按照工作规划有序部署各项工作。还需充分发挥协调作用，引导企业上下重视档案工作。二是档案工作者。电力企业档案实务工作者应主动“发声”，一方面做好电力档案的收集、整理、鉴定等各项基础工作，重点关注档案编研和档案利用工作，利用馆藏优势积极开发各类档案编研作品辅助企业各类决策，凸显档案在辅助决策方面的价值和作用。同时，转变服务态度，变被动服务为主动服务，积极探索优化服务模式和简化服务流程的具体策略，为用户提供优质服务。另一方面，积极做好档案宣传工作，利用各种契机加强档案工作宣传，让管理者和用户更加深入的了解档案工作，营造浓厚的档案氛围。三是档案利用者。根据利用需
10、求积极开展档案利用工作，在日常工作中积极配合档案部门完成档案的收集工作，确保档案收集工作的全面性和完整性。站在用户的角度对档案工作提出优化建议和策略，帮助档案工作的全面提升。（二）构建完善的档案管理制度体系电力企业对于国民经济的发展和社会生活的有序推进具有十分重要的意义，而电子档案作为企业的无形资产对于企业的长足发展意义重大，实现档案的规范化管理首先需研究制定相关制度，奠定好的制度基础。当前，部分电力企业已经参照国家、行业颁布的相关标准，结合企业档案工作实际研究出台了系列政策，但其全面性、规范性仍有待进一步提升。制度建设是做好档案工作的前提和基础，完善的制度体系有利于档案工作的有序开展和良性发
11、展。因此，电力企业应将制度建设置于重要位置，为档案工作提供基本保障。从档案规范化管理和电力档案专业管理角度出发，构建完善的制度体系可以从两个方面着手：一是从档案管理的角度来看，电力档案是档案整体工作的重要组成部分，电力企业档案的规范管理应遵循国家档案局颁布的档案法档案法实施办法科学技术档案工作条例等相关法律法规，做好企业档案的宏观规划和管理。二是从电力企业的角度分析。与机关、事业单位档案工作相比，企业档案具有一定的独特性，国家档案局也从企业档案工作的实际出发颁布了相关规范，如企业文件材料归档范围和档案保管期限规定，企业应参照这一标准严格档案的归档范围，剔除无保存价值的相关档案并做好企业相关档案
12、保管期限2842023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE的划分工作。此外，各级各类档案机构正积极推进档案信息化建设工作，此项工作专业性较强，电力企业应参照企业数字档案馆（室）建设指南建设项目电子文件归档和电子档案暂行办法企业电子文件归档和电子档案管理指南等文件，分步、有序做好企业档案的信息化管理工作。值得注意的是，电力企业是专业性较强的企业，其档案隶属于专业档案管理范畴，也要遵循行业相关的标准规范，如火电建设项目文件收集及档案整理规范（DL/T 2412012）、风力发电企业科技文件归档与整理规范（NB T 310212012）。上述标准规范对于电力企业档案的规范化管理具有重要的
13、参照意义，企业应立足企业档案工作实际，参照标准规范研究制定相关制度，指导档案实践工作。（三）有序推进信息化建设电力企业在日常的经营和业务活动中形成了多种类型、多种载体的档案，包括常见的文书档案、会计档案、人事档案、科技档案、照片档案、录音录像档案以及电子企业中电网建设项目档案、采购活动档案等。随着信息技术的深入推进，电力企业的信息化程度越来越高，很多业务已经基本实现了线上办理。譬如，涉及各用户的电费缴纳，用户可以通过各类线上平台实现电费的实时缴纳，诸如此类便民线上业务为用户带来极大便利的同时也产生了大量的数据信息。此外，相关项目涉及的图纸设计、业务审核和办结等工作也实现了由线下向线上的转变。总
14、之，传统的档案管理模式已经无法适应档案工作的发展，信息化管理成为发展趋势。但从整体上看，电力企业档案信息化管理程度还有待进一步深化。推进信息化建设涉及多个层面，需有步骤、有计划的推进。一是信息化基础设施建设。档案信息化建设需要配备完善的基础设施，如最常用的办公用品，电脑、打印机、扫描仪等，还包括档案智能化管理所需的温湿度控制系统、监控系统、安全管理系统等。信息化基础社会建设前期需要投入大量的资金，后期维护还需持续投入以确保各项设施的正常运行，这就需要企业进行宏观规划和整体部署。二是电力档案管理平台建设。实现信息化管理，电力档案的诸多环节将由线下转为线上，需要开发多个平台，如管理平台、利用平台、
15、资源平台等等。需要根据企业档案工作实际进行个性化设计和研发。三是档案数据的维护与管理。信息化管理阶段，档案数据容易受到黑客、病毒、网络等因素影响，数据一旦受到侵袭则会造成信息泄露等不可挽回的局面。因此，要强化信息化建设进程中的安全管理，做好后期数据的更新与维护，确保档案数据的长期保存。四是信息化管理人员。档案实现信息化以后，管理模式发生了重要变化，智能化、智慧化管理需要档案工作人员掌握基本的信息技能，且对电力企业档案有基本认知。（四）提升档案管理人员专业水平当前，部分电力企业档案管理人员仍为兼职管理人员，亦或年龄稍长的人员，习惯于档案的传统管理模式，创新性还有待增强，对于新形势下档案工作的转变
16、难以适应，需从多角度着手提升档案管理人员水平。一是要设置专职人员。档案工作是一项专业性较强的工作且需要投入大量的精力才能提升管理质量，设置专职人员能够确保人员全身心投入档案管理工作，确保工作的高质量完成。二是引入专业人才。当前，档案高等教育纵向上形成了“本科硕士博士博士后”的培养体系，横向上形成了“学术硕士+专业硕士”并行的格局，此外，还要部分高职院校设有图书档案管理专业和现代文秘相关性高的专业。可以说，人才储备充足，企业在人才引进阶段应明确人才选聘标准，注重复合型人才的引进，综合考量专业知识、业务水平、互联网操作技能等，再择优录取。三是强化档案人员的技能训练。注重档案从业人员的继续教育，鼓励档案人员积极参与各类业务培训，特别是积极参加电力系统档案管理培训，巩固知识，获取新知；电力企业系统还可以定期组织档案人员业务技能竞赛，通过竞赛来强化专业技能；此外，还可以购买相关的书籍、培训资料等，档案人员通过自主学习来增加知识储备。电力档案管理具有较强的专业性，实现电力档案的规范化管理需要循序渐进，从制度层面入手为各项工作提供依据。紧跟档案事业发展趋势，逐步推进信息化工作实现信息化管理，为加强人
