1、辽宁科技学院学报第 25 卷文章编号:1008 3723(2023)03 068 03doi:10 3969/j issn 1008 3723 2023 03 020高校教学秘书工作现状思考陈东玉(辽宁科技学院 机械工程学院，辽宁 本溪 117004)摘要:高校教学秘书作为教学管理工作的基层管理人员，在高校的教学管理中起着承上启下桥梁纽带作用，是高校教学管理的一支重要力量。文章从阐述高校教学秘书工作内容入手，指出工作中存在的现实问题，着力探索解决问题路径，以推进高校教学管理工作高效运行。关键词:教学秘书;工作现状;职业发展中图分类号:G642 0文献标识码:A教育部 高等学校教学管理要点 指出
2、:系(院)可设教学秘书和教务员，在教学系主任(院长)领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作。高校教学秘书作为教学管理工作的基层管理人员，在教学管理中起着承上启下桥梁纽带作用，是教学管理一支重要力量。建设一支安于本职岗位工作、管理经验丰富的高素质教学秘书队伍，对教学活动顺利开展和平稳运行起着重要作用。1教学秘书工作内容教学秘书主要任务就是协助二级学院领导做好教学管理等工作。1 1做好教学服务工作教学服务工作贯穿教学活动全过程。如学期前，需要为学生领取和发放教材，为教师提供学生花名册、教学日志、教学任务书、课程表等教学材料。学期初和学期末，需要做好开学补考、期末考
3、试考务安排工作，包括考试时间地点、监考教师、学生座位等方面。核算监考教师考试考务费，收集整理学生试卷、教师教学资料、安排下一学期课务等工作。1 2做好教学运行工作组织学院的专业建设和学科建设的申请与实施;协助二级学院领导安排部署教学任务;组织学院教学督导员教学检查、教师教学评价工作，参与学院教学改革与建设等教学活动;组织学院开学初补考、期中和期末考试的考务工作;做好教学各环节特别是毕业设计(论文)的组织管理工作;做好教材的选定和上报教材征订工作;协助教务处做好学生欠缴教育费通知和催缴工作等。1 3做好教学管理工作收稿日期:2023 03 27作者简介:陈东玉(1995 )，女，辽宁本溪人，助教
4、，硕士 研究方向:教育管理做好学院学生的学籍管理工作，包括学生注册、学籍变动、成绩的收集整理及查询、毕业证书的领取与发放等;做好教师上课与学院的协调工作;做好学生选课工作;做好有关教学文件、资料的整理、保管及归档工作;做好对教师授课、学院教学管理及学校教学管理等方面意见的收集、汇总和反馈工作;将教务处通知及时传达给学院教师与学生;汇总各种教学材料并上报;完成学院领导安排的其他工作。2教学秘书工作特点教学秘书是学院教学运行中的中心环节，其办公效率直接决定了学院的教学管理水平。2 1服务性服务是教学秘书最基本的职能。教学秘书服务对象多，有教学院长、教研室主任、全体教师、部分辅导员、全体学生。工作对
5、象多，导致工作繁杂，这就要求教学秘书强化服务意识，不怕被人误解，不要怕受委屈，要有耐心、细心、包容心，甘愿吃苦奉献，主动服务，确保教学工作顺利进行。2 2协调性良好的沟通协调能力是教学秘书的必备能力。由于教学秘书服务对象多，工作任务繁杂，提高沟通协调能力至关重要。教学秘书不能只是坐在办公室打打电话、电脑线上办公，就万事大吉，要经常跟学院领导、教师、相关职能部门等不同人群打交道。很多信息的处理、反馈，均需要教学秘书沟通交流来完成。工作开展得顺利与否、高效与否，都需要教学秘书良好的协调能力为其保驾护航。2 3高效性效率重要性不言而喻，对于教学秘书工作来说更是如此。一天内可能需要处理多条通知，同步处
6、理多项工作，这种情况下就对教学秘书工作的效率提出了很高的要求。只有具有高效性，才能保障工作不堆积，有序开展。这就要求教学秘书与时俱进，不断将现代管理理念、管理模式融入教学工作，熟练86第 25 卷第 3 期2023 年 6 月辽宁科技学院学报JOUNAL OF LIAONING INSTITUTE OF SCIENCE AND TECHNOLOGYVol 25No 3Jun2023运用信息技术手段处理教学管理工作提高质效。2 4准确性准确性是信息或数据最基本、最核心的要求，不符合事实的信息或数据不具有价值，甚至能给信息接收者带来负面的价值。因此教学秘书的工作是需要非常准确，甚至精确的。因为他们
7、是信息的传递者，第一手资料的来源者，如果信息和数据在源头上出现错误，将会造成非常严重的教学事故1。如果说高效性是教学秘书工作有序开展的关键，那么准确性是教学秘书工作高质量完成的核心。2 5综合性教学秘书服务对象多、工作任务繁杂，综合性比较强，在平时的教学管理中要有良好的语言表达能力，一定的文字综合能力和较好的沟通协调能力等，这就需要教学秘书要有过硬的岗位技能，还要有较高的综合性素质，具备运用已有的经验和技能，独立分析判断并解决问题的能力，保证完成工作任务。3教学秘书的作用3 1保证教学秩序平稳进行教学秘书不但是教学管理的参与者，更是教学管理的执行者，要保证教学秩序平稳进行，教学秘书举足轻重，不
8、可或缺。如教学秘书需要及时将教务处等部门的通知转达给学院师生，并将材料在规定时间内上报。还如教学秘书的工作少不了与学校机关部门、学院领导、师生沟通交流，良好的沟通有助于教学工作的顺利开展。如对于退役复学、重修、补考的学生，相关材料需要及时上报给有关部门，保障学生后期学习不落空、不掉队。教学活动中如果因特殊情况，改为线上教学，需要教学秘书及时通知上课班级准备好笔记本、平板等设备按时上课。某种程度上说，离开教学秘书，教学秩序无法保障。3 2促进教学质量稳步提升教学工作需要事前计划、事中执行、事后总结三步来促进教学质量稳步提升。如通知下发后要详细解读，将核心内容、文件精神上传下达;在收集汇总表格、文
9、件等材料要讲究时效性、正确性;一项工作结束后进行复盘，找出需要完善的地方，总结好的经验。教学秘书工作贯穿教学始终，对教学工作优缺点及努力方向的见解及时汇报给教学院长，有助于规范教学秩序、提升工作效率、提高教学质量。3 3保障教学档案科学管理教学工作任务量大，每学期开学收取的教学大纲、课程总结、试卷分析以及毕业生毕业论文等材料，除了上报给教务处，还要做好电子存档。日常工作统计的各种表格也要做好存档备份。教学工作档案是后期查看、中期检查、审核评估的支撑材料。同时教学资料科学归档，可为后期的教学改革、监督和管控提供有力证据2。教学秘书也可以通过相关材料，总结提高教学工作效率的经验，保障教学档案管理的
10、科学性。4教学秘书工作现实困境4 1工作压力较大教学、科研是高校的工作重点，教学秘书作为教学全过程的参与者、布置者、协调者，要求在工作中务必做到细致、全面、准确，否则稍有不慎就会出现教学事故，影响教学进程，教学秘书精神长期处于高度紧张状态。面对繁杂的教学管理工作，教学秘书付出的辛苦往往比其他人要多很多，但付出的辛劳有时没有得到正面的肯定，存在付出多、肯定少，付出多、得到少，评优评先时往往被忽视，心中不免有落差感，工作的积极性也会受到一定的影响。4 2工作任务繁杂教学活动前的各项准备工作，教学过程中与教务处、教师、学生的沟通协调工作，教学资料的管理归档工作等等，事无巨细，都需要教学秘书一项一项去
11、落实。有时一项工作需要反复沟通，甚至花费很大的心血。因为一个小的变化所做的工作，就需要从头再来。如期末排考工作就会遇到这种情况，教学秘书需要根据所需监考教师人数、监考时间是否在周末、监考是否全天、是否有班车乘坐、监考次数排序等方面安排合适的教师完成监考工作。但经常存在教师因个人原因无法参加监考的情况，需要重新沟通安排其他教师监考。同时部分教师对监考存在一定的抵触情绪，导致教学秘书感觉阻力很大。4 3多重角色杂糅教学秘书既是二级学院的管理者、执行者和衔接者，除协助配合教学院长、科研院长完成工作外，还需要经常完成学院其他领导安排的大量的行政性、事务性的工作，分散了教学秘书的精力。部分发展中的高校内
12、，辅导员和教学秘书的工作内容多有交叉，一些没有明显工作边界、难以界定主要负责人的业务往往积压在其中一方3。如有的学生不清楚教学秘书与辅导员所负责的工作，会询问一些非教学秘书职责的问题。4 4职业认同感低教学秘书是保证学院教学运行、教学秩序井然的关键。但现实中有人认为教学秘书工作只是跑跑腿、学学舌、收交材料等，技术含量低，也没有那么累，这样教学秘书的付出得不到相应的肯定。也有一部分教学秘书认为，自己从事的秘书岗位与所学专业无太大联系，学非所用;日常所从事工作多数是一些重复性、事务性工作，没有成就感，容易工作中辽宁科技学院学报第 25 卷不安心，缺乏工作热情;不愿意长期从事秘书岗位工作，找机会调整
13、岗位的不在少数，职业认同感较低。4 5职业发展空间狭窄教学秘书这些繁杂的工作很难体现在年终的绩效考核中，且对其职称晋升的贡献度低，对其自身职业发展的受益性低2。部分高校二级学院基本只有一名教学秘书，人员配置与实际工作量不符。日常疲于烦琐的工作，无法挤出过多的时间去进行自学，提升专业技能，部分高校比较注重专任教师的教学和科研，培训机会大多倾向于教师，教学秘书很少有机会参加专业的培训。如果教学秘书既没有机会像专任教师能学以致用，也没有辅导员的额外补助，还没有好的晋升渠道，势必会影响工作的积极性，加快教学秘书队伍流失。4 6信息技术更新迭代缓慢教学管理中，运用现代信息技术的地方越来越多，如疫情防控期
14、间，对无法到校上课的学生，学院采用学习通、腾讯会议等软件同步上课，既帮助学生不落课、不掉队，也给任课教师带来系统签到、电子批改、线上互动交流便利，然而新的系统或平台在投入运行一段时间后，新的技术问题也随之而来，如系统功能固化、系统更新慢、系统权限分级设置、软件公司维护不及时等，都会给信息系统的使用带来负面的影响4，一定程度上影响了教学效果。5教学秘书工作创新发展路径5 1不断提高政治素养习近平总书记曾说过，干好基层工作，要有兴趣，有热情，要有韧性、有耐心，要有一点儿组织能力，要有一股豁出去的干劲。教学秘书应牢记习近平总书记的话，不断提高政治素养，转变思想观念，化压力为动力，在教学工作上“守好门
15、，把好关”。教学工作较为琐碎，教学秘书要将工作分为轻重缓急，优先处理重要、紧急的文件通知，做到有条不紊、心中有数。面对工作中的不被理解，要积极调整心态、转换思维、转变沟通方式，耐心解释交流，消除不必要的误会，便于工作后续开展。面对学生，更要注意自己的方式方法，坚守师德师风，积极为学生答疑解惑，排忧解难。要注重自我提升，及时接受、学习最新的教学管理理论，兼顾教育管理与行政管理，掌握教学规律，结合实际工作需求将所学理论应用其中，做到理论与实践兼顾5。5 2创新开展工作方式教学秘书工作任务繁重，上级领导要合理分配教学秘书工作，明晰工作范围。如核算考务费，可先让教师自己上报个人的考务费，然后再由教学秘
16、书进行核对审核，这样既增加核算的准确性，又提高了工作效率。5 3科学明晰角色定位教学秘书开展工作要准确把握角色定位，做好角色转换。面对教务处等部门时，教学秘书的工作角色是通知的接收者、分发者、执行者;面对学院领导，教学秘书要起到协助参谋作用;面对教师，教学秘书作为传达者，将每一个通知传达到位，遇到突发情况积极沟通;面对学生，要明晰岗位职责、工作范围，不要让学生将其与辅导员混淆。5 4稳步提高职业认同感首先，教学秘书自身要调整好工作心态，保持对工作的热情和新鲜感。其次，教学秘书与很多专任教师一样，是研究生学历，只不过是职能分工不同，学院领导对教学秘书应加大重视程度，肯定工作能力;学院教师也要尊重、理解教学秘书工作。5 5积极拓宽晋升渠道市场经济的不断转型为高校教育发展注入了新的活力与因子，尤其是对人才培养质量方面更是提出了更高层次的标准，这就要求高校大力革新人才培养模式、健全人才机制6。高校要想拥有一支稳定、专业化的教学秘书队伍，一方面，要给予教学秘书线上线下学习培训机会，不断提高专业水平。如组织召开兄弟院校教学秘书工作交流会;请教育管理方面专家到校讲座，给予工作指导、经验分享。另一方面
