1、行业思考70就业与保障2023.2探析流动人员档案数字化管理工作文/姜言成摘要：人事档案对人才就业、公共服务、社会发展都具有重要作用。随着我国市场经济的快速发展，新职业、新业态层出不穷，人员流动进一步加快，流动人员档案的管理观念和方式不断更新也成为必然趋势，信息化、智能化、数字化技术日益发展和成熟为档案管理模式的转变提供了契机。文章立足于时代的发展和现实需求，从流动人员档案管理数字化的现实意义入手，分析了推进档案管理数字化过程中的难点障碍，并进一步将着力点放在加快数字化档案应用上，从而不断提高公共服务水平，实现档案服务“网上办”的提质增效。关键词：流动人员；档案管理；数字化；服务水平档案具有记
2、录一生的功能，是作为“社会人”的教育、技能、经历等情况最为重要的证明材料和载体，也是相关部门挑选和任用人才的重要依据，流动人员的档案也不例外。推进流动人员档案数字化管理，是建设服务型政府、数字化政府的必然要求，对深化我国的人事制度改革、提升人事档案的服务功能、优化人力资源配置等具有重要意义。在现代科学技术发展的背景下，尤其是信息化、数字化技术的快速发展为档案资源的数字化提供了强大的技术支撑，数字化技术在档案资源管理中的应用必然推动档案管理的科学化和标准化，从而提升档案利用的精准化和便捷化水平。通过建设流动人员的档案信息管理数据库，便于进行规范化的统一管理，在更大程度上优化了归档保存、借阅、共享
3、等网上服务功能，从而促进档案管理模式的迭代升级，也让群众办事从线下转到了线上，减少了群众跑腿次数，充分发挥档案服务于个人和经济社会发展的作用。一、流动人员档案数字化管理的现实意义随着社会经济的发展，就业形式多元、人事制度改革不断深化，产生了一个以档案记录对象的职业特点为角度划分的人事档案分支流动人员档案。其范围包括无归属单位人员档案，或是单位不具备档案接收权的工作人员档案，档案内容包括履历材料，考察、考核、鉴定材料，学历（位）材料，培训、职业资格、专业职称材料，反映科研学术水平的材料，录（聘）用材料和其他有参考价值的材料。无论是求职就业、升学考试、职称评审还是社保办理、退休审批等事项，流动人员
4、档案都起到凭证或依据作用，其重要性不言而喻，因此加强流动人员档案管理成为政府服务的重要内容之一。近年来，流动人员档案接收呈现逐年递增的趋势，从山东省潍坊昌邑市的具体数据来看，截至 2022 年，共保管档案 10.3 万份，其中流动人员人事档案 7.6 万余份，占比达 70%以上。这与快递员、外卖员、网约车主等新兴职业的增多、就业的日益多元化密不可分，他们是城市建设和服务的底色，对流动人员档案管理加以重视是现实需求。在新就业形态快速增多的情况下，流动人员档案管理显然滞后于经济社会的发展。例如：在档案信息的核实、采集和数据共享等方面没有运用大数据思维进行跟进管理，使得档案中的大量信息资源长期处于“
5、休眠”状态。因此，对流动人员进行集约化、精细化管理，是解决档案管理难题的当务之急。当前，档案管理机构单纯的纸质档案、实体档案的保管职能显然不能满足个人和社会发展的需求，提供公共服务成为档案管理模式的转变方向。依托数字化技术，推进档案的信息化管理，并将传统的人力资源公共服务机构线下服务模式转移到线上。将传统的介质文件转换为档案数据库，进行统一、规范、科学的管理，在大大提升流动人员档案价值的同时，为网上服务功能提供了新的介质。可以说，人事档案数字化管理是人事档案管理现代化发展的必然要求，因此要不断提高流动人员档案数字化管理水平，持续补足档案管理中的短板。二、流动人员档案数字化管理存在的问题（一）工
6、作人员不足，专业化水平偏低档案工作是一项需要付出细心、耐心和责任心的精细工作，无论是安全保管还是登记统计都不能有丝毫懈怠，需要精益求精、刻苦深思。从档案服务来看，自 2020 年新冠肺炎疫情暴发后，对“网上办”“掌上办”等需求进一步增多，这对档案服务的数字化建设提出了更高的要求。从昌邑市的实际情况来看，负责流动人员档案管理的人员有 3 名，其中1 名年龄在 50 岁以上，在操作电脑系统方面较为吃力，很难胜任数字化档案建设的相关工作。从专业性来看，没有 1人是档案学专业，也不是人力资源管理专业，在从事具体工作时，往往是边学习边积累，造成了岗位配备的不科学。因此，人员不足加之专业化程度偏低的情况显
7、然会影响流动人员档案数字化建设。71就业与保障 2023.2（二）流动人员档案数字化管理基础设施建设滞后近年来，虽然各地对电子档案的重视程度不断提高，对相应的软硬件基础设施进行了配备，但受传统观念、财政经费、安全技术等方面的影响和制约，尤其是在当下大数据资源共享的新形势下，流动人员档案数字化管理基础设施建设显然滞后于实际的需求和发展。例如：笔者所在单位，流动人员电子档案虽然有独立的档案室，但在办公硬件方面，仅有一台扫描仪，电脑出于安全性的考虑不联网，多年未更新，系统版本较为落后，运行也较慢，只能满足最基本的信息查询功能，没有其他的共享、流转等服务功能。同时，安全性保障问题一直是各级政府在数字化
8、管理上面临的最大挑战，特别是档案涉及面广，一旦遭受攻击，后果不堪设想，所以在信息化建设方面慎之又慎。受制于此，档案管理系统禁止外接设备，都是单机操作，很大程度上阻碍了档案信息化、共享化的进程1。（三）缺乏动态更新管理，档案服务功能弱化人事档案本身应该动态地反映个人信息，通过及时补充内容达到更新和真实记录的目的。随着时间的推移，每个流动人员无论是学习经历还是工作经历都不断增多，都需要在档案中有所体现，并确保真实性和完整性，做到“随时增、随事增”。只有这样，才能更好地衡量流动人员社会工作的成效，为国家制定人才就业政策提供坚实的依据。但从目前流动人员档案管理现状来看，更新不及时、长期处于静态的情况尤
9、其突出。大部分流动人员档案只具备姓名、性别、出生日期、工作时间、文化程度等最基本的信息，工作技能、个人表现等信息却较为匮乏，很难反映流动人员的当下工作状态和能力，也就难以为用人单位提供完整的信息资料。（四）群众对档案业务“网上办”认可度不高随着“放管服”改革的深入推进，通过档案管理的数字化、信息化，推进群众办事“网上办”“少跑腿”成为必然趋势，许多先进地区进行了有益探索和实践。但对档案相关服务需求较大的基层县市区，基层群众对“网上办”的利用率不高。即使曾在疫情防控的要求下，群众也会选择克服困难到现场办理。例如：昌邑市政务服务大厅办理档案相关业务设置有2个窗口，在办理流动人员档案业务量大的时间段
10、，多数群众对相关业务流程、业务知识缺乏了解和掌握，需要询问的时间急剧拉长，造成了办理档案业务排队时间长、群众情绪容易焦躁等问题，这些无疑都增加了办事人员和工作人员的时间成本，也与“数据多跑路、群众少跑腿”的服务理念背道而驰2。三、流动人员档案服务水平的提升路径（一）建设高质量的流动人员档案数字化管理队伍提升流动人员档案管理人员的数字化、信息化、网络化水平，打造一支能适应时代发展和人民需要的专业化队伍成为当务之急。组织和领导层面要高度重视档案管理队伍建设，把档案人才的招录和学习培训作为持续性工作来抓，严把队伍“入口关”。无论是正式编制人员还是合同制人员的招录，都要最大程度地做到专业对口，尤其是在
11、核心业务上要招录档案学、图书情报学等专业的人员，辅之以计算机专业人员及通过与第三方技术公司合作的形式，推进相关信息管理系统和平台的建设工作。同时，要加强学习培训。除了不断通过新招入人员补充新鲜血液外，还要加强现有在岗人员的专业技能培训，定期开展数字化档案的网络安全、规范化录入、档案管理制度等方面的学习培训，提升档案管理人员的综合素质。要进一步完善考核机制，通过强化内部规范化、制度化管理，细化考核管理办法，以考核结果为导向形成绩效激励机制，激发档案管理人员的创造力，充分调动其工作积极性，从而打造一支政治素质高、专业知识扎实、责任意识强、数字化处理能力过硬的现代化档案管理队伍。（二）加快推进流动人
12、员人事档案数字化、规范化建设昌邑市通过购买第三方技术公司服务，完善了流动人员的人事档案基础信息，并对在库档案 51919 份进行基础信息采集。将数字化产生的档案信息和扫描文件全部上传并对接省公共就业和人才服务系统。待昌邑市流动人员人事档案数字化、智能化工作完成后，数字化档案将逐步取代实体档案的载体功能，可提供查询存档信息、出具人事证明、开具调档函、办理档案接收、申请档案转出等 9 项“网上办”服务事项，提升“一点存档、多点服务”的服务效能。同时，发挥“电子签章利用图像处理技术将印章或手写签名转化为与纸质文件盖章操作相同的可视效果，利用电子签名技术保障电子信息的真实性和完整性及签名人的不可否认性
13、”的智慧服务新载体优势，推行更多档案服务事项实现“网上办”“自助办”，逐步实现档案事项办理从“线上办理是常态”向“线下办理是特例”的转变3。（三）切实提升流动人员档案服务的主动性推进统一的标准化档案服务系统建设，由相关档案管理部门制定统一的数据内容和格式来实施档案系统的规范化建设，实现系统之间的互联互通，从而实现流动人员人事档案接收、转出、查（借）阅和档案材料收集等业务网上办理，这是推进档案数字化管理建设的核心所在。填写内容可以统一要求为个人基本信息、联系方式、姓名、籍贯信息、学习过程、工作过程、学习成绩、工作能力、工作地址、居住地址、政治面貌、家庭成员、诚信记录、奖罚记录等。比如：由省级层面
14、的人社部门或档案管理部门搭建全省统一的流动人员档案管理平台，制定统一的事项名称、填报要素、办理流程等，统一制式和模板，夯实数据底座。鼓励地市层级根据需行业思考72就业与保障2023.2求补充建设相应特色模块，各县、市、区负责使用，保证自上而下的统一管理和更新，从而提升档案系统的精细化服务水平。充分发挥人事档案数字化管理的优势，开展精准化、特色化的服务，提升公共服务水平。例如：昌邑市在流动人员人事档案信息采集补充完成后，依据大数据平台，开始对系统内超龄人员进行全面筛查，结合个人档案及社保系统，同时向公检法系统发送协查函，对超龄人员进行全面梳理，掌握每名超龄人员的具体情况，并结合实际情况按照未参保
15、、个人账户结清、缴费未满15年、档案年龄不达法定退休年龄、服刑、领取居民养老保险待遇等情况进行分类，掌握超龄人员的具体情况，在公共就业系统中进行备注，使任何一名工作人员打开其电子档案后对所属情况一目了然，避免重复查询档案而导致的工作效率低下。对筛查中发现的符合条件的退休人员及时电话通知办理退休领取待遇，极大地保证广大群众的个人合法利益。同时，由于流动人员工作经历的复杂性，提前两个月对达到法定退休年龄的在库人员档案进行筛查、提取。对发现的“疑难杂症”问题，通过联合会审、部门协商等方式进行解决。通过持续完善档案的检索功能，进行有效的分类整理，坚持关口前移，对档案中的问题早发现、早处理、早解决，真正
16、把档案服务于流动人员的理念落实到实处，从而形成档案利用的良性机制4。（四）加大宣传力度，提高数字档案利用率进一步畅通渠道，丰富形式，加强“网上办”的推广宣传力度，通过政府门户网站、公众号、视频号，及时对流动人员档案服务的事项清单、办事指南、咨询电话进行信息公开，进一步提高群众对“网上办”事项的知晓率。针对高校毕业生和基层群众等重点群体，昌邑市开通政策直通车，制作通俗易懂、图文并茂的宣传手册，对流动人员人事档案相关法规政策、办理流程、网上服务等内容进行“点对点”解读，进一步强化重点群体、重点单位的宣传力度，提高流动人员和用人单位对档案重要性的认识，不断优化服务，为服务对象提供高效、便捷的“绿色通道”。同时，针对档案服务对象对网上办事认可度不高、使用率不高的问题，着力于在优化“网上办”事流程上下功夫，最大力度地“化繁为简”。立足群众现实需求，对需求量大、业务量大的事项进行筛选，尤其是针对流动人员档案转入、转出等高频服务事项，增加“电子办事指南”“视频导办”等智能服务模块，增强群众网上咨询业务的体验感。通过数据共享的形式，全面推行告知承诺制，进一步精简办事材料。依托统一的数字化档案服务平台，
