1、2222023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE数据管理视域下人事档案信息资源建设思索王琇（海南省生态环境监测中心，海口 57112）摘要：本文立足于数据管理视角，阐述人事档案信息资源建设的现实意义，分析现存的问题，提出自己的观点，以期能够进一步推动人事档案管理朝着信息化、科学化、规范化的方向转型升级，为人事活动提供有力保障和服务。关键词：人事档案；数据管理；信息资源建设在数据管理视域背景下，通过相应的数字化技术能够在极大程度上提升人事档案管理工作的水平和效率，从而使得档案管理工作能够发挥更好的价值。持续强化档案管理工作，在新媒体环境下对其工作本身与社会发展都有着重要的现实意义。
2、一、数据管理视域下人事档案信息资源建设的现实意义（一）有利于全面发挥人事档案在人力资源管理中的价值对于单位而言，人事档案在人力资源管理中发挥着重要的凭证和参考决策作用。在数据管理视域下，将现代信息技术应用到人事档案管理的各个环节，能够更好地保证人事信息资料在收集、归档、管理过程中准确、真实以及完整，实现人事档案长久保存的目标。除此之外，深化人事制度改革，打造适应岗责匹配的人事档案工作机制，全面建设高素质的人才队伍，已经成为许多单位人才建设战略的目标。要实现这一目标，就必须要树立人事档案工作高质量发展意识，进一步对单位职工的工作状况、工作能力、思想表现、学历、个人经历进行详细分析，及时发现人事管
3、理中存在的不足，并采取有针对性的措施。将信息技术融入到人事档案管理的各个环节，可以进一步推动人事档案专项审核、保管等工作，全面规范选人用人的程序，明确选人用人标准，真正将干事创业的人才放置到合适的岗位上。（二）有利于全面提升人事档案管理工作的效率首先，创新人事档案管理方式，减少人事档案管理人员的工作负担，能够实现资源利用效益最大化，推动人事档案工作转型升级、提质增效，切实解决人事档案管理人员数量不足的问题。其次，数据管理环境对人事档案管理人员的综合素质提出了更高层次的要求，推动信息技术与人事档案工作的深度融合，全面优化人事档案管理人员的知识结构以及技能结构，能够更好地确保人事档案人才队伍建设更
4、具有科学性、针对性。最后，信息技术能够解决传统人事档案管理中存在的立卷归档不及时、保管标准不统一、查阅检索效率低下等问题，更好地推动人事档案管理工作朝着规范高效、精细标准等方向发展。二、数据管理视域下人事档案信息资源建设常见的问题（一）技术应用能力不足首先，我国部分单位人事档案管理人员尚未树立全局和系统思维，导致档案电子信息化工作较为片面。典型表现在只对计算机等系统中产生的电子文件进行管理，忽视对存量纸质档案以及增量纸质档案进行数字化加工。其次，部分单位对大数据技术、云储存技术、云计算技术的应用能力仍然有待提升，不仅影响了人事档案数据库建设的步伐，而且难以适应未来人事档案数字化建设的趋势。最后
5、，人事档案管理系统与人事 OA 系统之间存在数据壁垒，许多电子文件等资料难以做到实时共享和备份，不利于部门之间的协作与沟通。（二）人事档案信息化建设标准化不足在实践中，部分单位人事档案信息化建设的规范化、标准化程度不高，人事档案信息化建设过程中缺乏具体目标和标准，最终影响人事档案信息化建设的质量。之所以出现这种问题，主要是因为相关的制度缺失。一是尚未从制度层面明确人事档案信息化建设的范围，许多人事领域的重要资料并未进行数据化转化以及立卷归档，后期补送资料以及2232023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE补充处理过程中所产生的人力、物力以及财力资源较多。因此，不能形成完整的数据链
6、条和信息链条，人事档案很难在人力资源管理中发挥出应有的价值。二是缺乏建章立制的思路。由于信息技术涉及一定的技术事项，故许多单位对于人事档案信息化建设较为陌生和被动。典型表现在单位出台的电子人事档案管理制度内容单一、标准不清晰，难以解决具体的适用问题。（三）存在“重技术应用，轻安全管理”的问题信息化环境下，借力于信息技术，档案人员能够在互联网终端对人事档案进行便利复制、快速传输、高效备份、及时修改、及时录入，但同样也存在一定的安全隐患。典型表现在互联网终端以及其他媒介中的非法程序、非法病毒会威胁人事档案以及管理系统。在实践中，许多单位由于忽视安全管理问题，导致人事档案在管理过程中出现系统崩溃、文
7、件损害、文件窃取、文件非法加密等严重问题，影响人事档案本身的真实性、完整性以及准确性，弱化了人事档案在人力资源管理工作中的价值。（四）影像设备无法实现应用价值目前，大多数单位人事档案管理对于影像设备的应用及管理仍无法满足新媒体环境下的具体要求。人事档案管理部门对设备的管理普遍缺乏专项管理意识，没有完善相应的设备管理制度。相应的拍摄设备在运用的过程中经常出现被个人占用的情况，设备在使用及更换的过程中档案管理部门也未进行及时的记录。另外，许多拍摄人员对于数字化影像设备并没有在使用前接受过专业的拍摄技能与常识性的训练，因此造成了整体设备资源在一定程度上的消耗与浪费。由于专业的数字化摄像机及高性能单反
8、相机等电子设备成本较高，若利用率不高或使用不当，将无法实现更大的应用价值。三、数据管理视域下人事档案信息资源建设的路径（一）强化信息技术应用信息技术是人事档案信息化建设的基础，事关信息化建设的全局。为了更好地推动人事档案管理工作提质增效，需要充分开发并利用信息技术。一是要树立系统思维，全面营造信息化管理环境。为此，单位要引进高速扫描设备、高性能计算机、长距离数据收发器、程控交换机等软硬件设施。既做好电子文件的管理工作，又要推动纸质文件的数字化加工工作。二是要探索人事档案数据库建设，通过大数据技术以及云计算技术对人事档案元数据进行完善。例如，通过大数据技术对人事档案数据进行规模化处理，将其原有的
9、电子文件压缩成 KB 级别的文件；通过云计算技术搭建自动检索模型、深度检索模型，进一步提升检索效能。三是要进一步深刻理解人事档案管理与人力资源管理工作之间的内在联系，打通档案系统、人事 OA 系统之间的数据传输壁垒，进一步推动电子文件实时传输、共享、备份，提升人事档案管理工作的系统性以及整体性。（二）构建科学完善的人事档案信息资源建设机制制度是人事档案信息化建设的基础，是明确标准和流程的重要依据。为此，单位必须要构建科学完善的人事档案信息资源建设机制，理清工作内容，明确相应的工作流程，避免实践操作中出现互相推诿的问题。一是要从制度层面明确人事档案信息化建设的范围，确保信息化建设的全面性。通常而
10、言，鉴于人事档案的特殊性、重要性，要严格按照“应归尽归，应收尽收”的基本原则，将人力资源管理工作中产生的与职工人事信息相关的资料进行数字化，避免后期二次收集。二是要对党政机关电子公文归档规范纸质档案数字化规范电子档案管理系统通用功能要求录音录像档案数字化规范录音录像类电子档案元数据方案以及其他规范性文件进行系统梳理，充分结合国家标准以及行业标准对人事档案信息化建设的各项要求予以明确。例如，重点对人事档案中电子文件、录音录像文件的格式以及档案系统中的填报信息进行明确，真正用制度管事、管人，全面提升人事档案信息化建设的科学性。（三）充分重视人事档案安全管理安全保密原则是人事档案管理及开发利用中最为
11、重要的原则。为此，单位在人事档案信息化建设中必须要充分重视安全技术的应用，时刻将安全防范摆在关键位置。为此，一是要进一步构建内外网隔离机制，通过内网对人事档案进行全盘化管理，确需使用外网传输人事档案资料的，必须要通过特定的安全保密 U 盘进行传输，减少人事档案管理中的风险。二是要利用不同的安全管理技术，从事前防控以及事后防控的角度进行安全处理。一方面，要定期应用病毒查杀技术、防火墙技术对内网、外网环境进行监控和查杀，及时发现风险问题，不断提升防病毒、防攻击的能力。另一方面，探索将云存储技术应用至人事档案信息化建设的安全管理环节，优化人事档案备份工作。要进一步打通云存储2242023 年第 1
12、期实践纵横BEST PRACTICE终端与档案管理系统的数据壁垒，实现人事档案数据自动备份，提升单位事后防灾应灾的能力，有效应对因计算机损毁、硬盘损毁、档案数据库崩溃、档案管理系统崩溃而出现的紧急情况。三是要提升人事档案人员的安全意识。围绕档案法保密法等相应的法律法规以及单位制度开展安全教育工作，不断夯实人事档案安全管理的基础，优化人事档案安全管理环境。（四）构建完善的管理体系树立正确的档案资源管理意识，构建完善的管理体系，是未来人事档案管理的发展趋势。人事档案管理部门要充分认识到新媒体技术对人事档案管理工作的重要性，对人事档案管理人员要加强其学习与研究意识，使其能够将新媒体技术积极地应用到实
13、际的人事档案管理工作中，从而更有效地发挥出新媒体技术优势，推动人事档案管理工作的发展。基于此，应该对人事档案管理人员进行针对性的管理。其一，树立正确管理意识。主要在于通过思想意识引导及持续监督，让相关人员能够明白人事档案信息管理与操作流程的重要性，以此不断以正确的管理意识要求自身。其二，构建完善的管理体系。通过标准化管理实现人事档案管理体系的逐步完善，将所有人事档案管理工作都制定出统一标准，这样不仅能够促进人事档案管理工作的效率，更能够在最大限度上保证人事档案管理工作的质量。（五）充分利用新媒体技术提升应用水平通过对新媒体技术的充分运用，不仅能够对人事档案管理工作进行优化与完善，同时还能够为人
14、事档案管理机构提供更为丰富的信息化、数字化影像资料管理数据库。在对数据进行完善管理的过程中，也能够为社会提供更便捷的影像资源查阅及调取服务，这也是新媒体技术与人事档案管理工作结合的最大特点。因此，在实际的文字档案和影像档案管理工作中，不仅要对各项人事档案信息进行深入的整理及分类，同时还要对其中的内涵与价值进行深度挖掘，结合新媒体技术构建相应分类下的人事档案资料数据库，以此实现对人事档案资源的高效管理及扩散性应用。在保障人事档案资料高度利用的过程中，也避免了人工管理过程中的时耗问题。（六）深化完善人事档案管理人员培训力度人事档案管理人员整体业务水平及业务能力，在一定程度上决定着人事档案管理工作的
15、水平。因此，相关部门与领导应充分认识到人事档案管理人才培养的重要性，必须高度重视培训工作。首先，加强人事档案管理人员在实际工作过程中的规范，并通过相应的岗位专责教育培训，逐渐提升人事档案管理人员的岗位责任意识与工作热情。通过专项的人事档案管理工作培训，让人事档案管理人员意识到自身工作的重要性，并在实际的管理工作中自觉地监督自身行为，从而提升整体工作效率。其次，要注重加强人事档案管理人员的培训力度。要不断完善培训机制，结合现阶段的实际问题，通过定期或非定期的专业技能培训与知识常规性培训，让人事档案管理人员能够在培训过程中对自身的工作意识加深了解。在强化培训的过程中，还应辅以相应的培训考核机制、薪
16、酬奖惩联动机制，让人事档案管理人员意识到业务能力与薪酬待遇之间的内在关系，从而促进其形成在人事档案管理方面的自主学习的意识和热情。将业务能力与薪酬待遇相互联系，也能够让表现出色的人事档案管理人员形成良好的榜样效应，带动其他人员一起学习，从而整体提高人事档案管理人员的业务技能和水平，提高人事档案管理工作的质量。人事档案具有重要的凭证价值、参考价值，在单位人力资源管理以及其他工作中发挥着重要的作用。新时代，单位必须要树立新思维、应用新方式，才能确保人事档案管理工作取得新成就、新突破。具体而言，一是要强化信息技术应用，全面推动人事档案信息资源建设改革；二是要构建科学完善的人事档案信息资源建设机制，理清工作内容；三是要充分重视人事档案安全管理，实现技术应用与安全。总之，信息技术对人事档案管理工作产生了重大影响，只有树立数据管理思维，才能更好地在互联网时代站稳脚跟，实现可持续发展的目标。参考文献 1 钱德凤,燕慧.基于文件连续体理论的人事档案管理模式探析 J.档案与建设,2021(07).2 张淑伟.事业单位人事档案管理信息化研究 J.大陆桥视野,2021(07).3 鲁玲华.事业单位人事档案信
