1、1522023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS人力资源管理中绩效档案管理的运用分析徐小杰（山东省烟台市莱山区公共就业和人才服务中心，山东 烟台 264003）摘要：绩效档案可以为企业人力资源管理提供可靠的数据信息支持，促进人力资源的有效利用，使得企业能够保持健康的发展。绩效档案管理工作对企业十分重要，对企业的未来经营以及人事利用都有着十分重要的影响。本文对绩效管理的运用策略进行具体分析，旨在为企业的建设发展提供有力支持。关键词：人力资源管理；绩效档案；档案管理在企业发展过程中，不仅要做好生产经营活动，还要确保绩效档案管理的效果，结合自身的发展情况和各类数据，制定出明确的发展目标，构建
2、一个健全的绩效档案，为其他部门开展工作提供有力支持，为员工晋升、员工奖惩与奖励提供参考依据。在新时代背景下，企业要加强绩效档案管理力度，充分发挥绩效档案的作用，为企业经营发展提供助力。一、人力资源管理中绩效档案管理的重要性绩效档案是人力资源管理时产生的一种历史记录，其具有较强的参考价值，可以为单位开展人力资源绩效管理提供有用的信息。在绩效档案里，包括的内容主要有下面几个方面：一是绩效周期中员工需要达到的目标；二是员工开展工作时要做的工作内容；三是员工完成工作的标准；四是员工完成工作的数据量化；五是员工完成的工作给企业带来的贡献；六是相关责任人的签字；七是绩效档案开始时间。员工绩效档案对企业来讲
3、，是绩效管理的一种形式，也是对员工评价的一种重要手段。首先，绩效档案属于一种凭证信息，为各类工作的开展提供一定的数据支持。包括员工的个人能力、爱好、兴趣等。企业在用人时，可以通过查询绩效档案全面了解员工的信息，掌握员工的绩效工作成果，选择最佳的人员来上岗，做到人岗合一，进而为企业的发展做出贡献。绩效档案在企业人力资源管理中，能够为企业用人提供有价值的信息，可以提高企业的用人效率，助力企业的发展。其次，绩效档案能够为企业人力资源管理提供有效的数据。绩效档案中记录着企业员工的各项历史考核信息，这直接影响单位员工的奖惩、考核、晋升以及企业单位的培训体系。企业在面对员工时，需要对其进行绩效考核，可以查
4、询员工的绩效档案，结合员工的综合素质对其进行科学合理的定位和评估，进而从员工的角度出发，构建科学的绩效薪酬体系，实现企业稳定发展的目标。最后，在企业中应用绩效档案管理，能够有效配置人力，充分发挥岗位人员的优势。人力资源管理工作并不是一成不变的，而是需要结合环境的变化等各项因素。因此，要对所有员工的综合素质以及绩效成绩做全面的掌握，做到知人善任，结合人员的优势进行最优化配置。二、人力资源管理中绩效档案管理的基本框架在绩效档案管理过程中，采取目标管理方式将企业员工的岗位绩效考核内容做出详细的划分，并且进行量化，结合员工对总目标的影响，按照百分制形式划分责任，对其工作成效进行打分。以累积分制作为考核
5、依据，计算出每名员工的日常绩效，以此作为企业员工争先创优的依据。企业不同层级的人群都要有对应的考核机制和原则，企业的干部和普通员工之间考核内容不同。企业在考核时，可以结合指标的内容分为月度考核和季度考核，每个月针对考核结果进行通报。绩效档案记录绩效考核的内容和具体的规则，针对企业员工实际岗位责任设计出针对性的考核内容，如劳动技能、行为规范等。所有考核内容进行量化，按照员工的个人表现和工作成效打分，确定员工的绩效考核得分。在考核时，不同的岗位人员对应的基数要有相同点也要有不同点，每个员工的绩效考核指标都要挂上企业的重点发展指标，同时还要结合岗位特点挂上自己的岗位指标。绩效考核不仅目标一致，还能体
6、现岗位的特点，绩效考核内容会更加科学合理、公平公正。每个员工都要单独建立员工个人绩效档案卡，全面完整地记录员工的个人绩效内容，包括个人基本情况、岗位职责、月度考核结果、季度考1532023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛核结果、年度考核结果、综合考核结果等。人力资源部门结合员工的个人绩效档案对员工进行客观的评价，将此作为员工考评的重要依据。三、人力资源管理中绩效档案管理的运用（一）统一绩效档案管理工作标准企业应该加大对绩效档案管理的重视程度，扩大绩效档案的宣传范围，使得企业员工能够正确理解和认识绩效档案管理的重要性。企业员工要将绩效档案管理工作作为一项常态化的工作来开展，并且要主动参
7、与到绩效档案管理中来。人力资源部门应该定期组织企业员工学习绩效档案管理的相关知识，讲解企业员工绩效管理方式，坚持“多劳多得、差距适当”的原则，让员工明白企业的薪酬奖励机制核心内容，引导员工参与到企业的绩效管理方案制定工作中来，激发员工的工作积极性，使得员工对绩效档案管理产生认同，进而保证绩效档案管理工作的有序开展。信息化背景下，绩效档案管理人员要做好各项档案数据数据的收集和整合工作，结合各个部门的员工流动以及岗位调整，及时更新员工的绩效档案。按照不同的部门、岗位和职称管理档案内容，确保所有档案都保持统一的标准，实现档案的信息化管理和规范化管理。绩效档案管理人员要定期对档案内容进行检查，保证所有
8、档案信息的完整和真实。（二）设计科学合理的绩效档案内容绩效档案管理还包括下面的内容：一是企业员工的各项基本信息，如年龄等。二是考核记录。主要是员工在工作期间的一些考核结果，要全部记录到绩效档案中，这些考核结果能够反映员工的工作成效。三是出勤记录。所有员工都要录入专业的打卡设备，每日进行考核、员工扫脸。四是奖惩记录。记录工作期间所有成绩和惩罚，这一信息可以反映出员工的工作能力和责任心，为企业选拔人才提供有价值的数据。五是职级变更记录。员工在工作中会出现调岗和职级调整的情况，这些都要记录到档案信息中，这些数据可以反映出员工的工作能力以及给企业带来的贡献。六是其他内容。如员工请假情况、好人好事等。这
9、些信息可以反映出员工在工作中的表现，企业通过绩效档案可以全面了解员工的工作态度、能力等多项信息，为企业的人力资源管理决策提供有价值的信息。（三）确定工作的绩效指标企业应该引导员工主动参与绩效档案管理，加强员工参与承诺，使得员工可以明确关键绩效指标，能够主动对自身进行客观评价，做出承诺，保证评价的真实性。在绩效档案建档时，要将所有员工的工作绩效指标进行明确，指标要具体量化，指标内容包括但不限于数量、质量等。数量指标是一些财务数据值，如产量、销售额等；质量指标指的是员工工作时的准确性、独特性等；成本指的是员工开展工作时单位产品带来的成本投资回报等；时限指标指的是员工工作的及时性等。员工的绩效指标确
10、定后，还要结合岗位职责，确定绩效指标的权重，进而对员工进行综合评估，得到一个真实的工作绩效结果。绩效结果确定后，要记录在绩效档案中，使得人力优化和配置时可以有依据作为参考。企业结合岗位需求，为企业管理人员提供合适的岗位人选。（四）强化绩效规范管理1.建立组织内成员知识共享机制。企业在开展人力资源管理工作时，应该重视制度建设，强化规范管理。企业可以结合员工岗位所需设置知识奖励机制，给员工一定的奖励，针对不能完成工作目标的员工要给出一定的惩处。构建多种形式的共享体系。首先，支付薪酬获取知识的制度。企业可以针对每个岗位的重要程度确定明确的岗位薪酬标准，使得员工的收益和其近期的知识提供相关，以此来激发
11、员工的积极性。其次，职位晋升制度。对企业中一些管理经验和知识成果较多的员工，要提高其职位以及薪酬，激发其工作成效。再次，知识产权署名制度。针对企业内部知识成果共享十分突出的员工，可以让其进行署名，给予其充足的荣誉，为之后的人力资源管理绩效档案管理奠定基础。最后，培训机制。企业的培训是重要的资本，企业可以通过培训激发一些专业员工的工作积极性，使其能够创造出更多的成果。企业通过建立知识共享机制，可以有效记录员工的知识贡献程度，并及时记录到绩效档案中，丰富绩效档案的管理内容，为日后的人力资源管理提供数据。2.人力资源档案信息收集机制。企业在考核员工的过程中，要收集员工对企业经营过程中的意见。首先，企
12、业要有效激活员工队伍。可以在企业内部选拔一些人员担任人力资源绩效档案的信息收集工作。通过专人收集绩效档案信息，可以保证绩效信息收集的效率，便于组织领导掌握绩效档案管理过程中的工作进度，还能有效避免员工出现负面情绪，影响绩效档案管理工作的有序开展。同时，专门的1542023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS小组负责绩效档案收集，这样员工能够更加配合，保证绩效档案收集的效率，使企业内形成一种绩效档案管理的氛围，便于日后的工作开展。其次，企业人力资源档案收集制度在设计时，要结合员工的实际，将员工反馈最多的问题和绩效档案收集制度相关联，利用人力资源管理平台实现点击率高的词汇的连接，为员工搭建一
13、个互动交流的平台，使得人力资源部门，可以及时收集员工的各项信息。最后，企业人力资源档案部门的绩效档案信息，包括员工的一些个人基本信息以及一些隐私信息。因此，双方要签署协议，充分保护各自的信息。企业在收集个人信息时，可以结合员工的参与程度制定出奖励制度，领导率先垂范，先签订保密协议，证明此项工作的重要性。3.人力资源档案管理机制的制定。在绩效档案管理过程中，并不是简单的管理模式，而是需要人力资源管理部门人员发挥智力和创造力来获取最终的成果。并且针对绩效档案管理，要以人本管理和目标管理为目标实现价值。企业应该结合档案管理情况，由人力资源部门成立绩效档案管理小组，做好绩效档案管理工作的监督和管理工作
14、。一是要搭建人力资源绩效档案管理平台，有效协调绩效档案管理过程中所需的人员、资源等内容，使得绩效档案管理工作能够有序、规范开展；二是要提高人力资源档案管理人员的专业性，使其可以按照标准模式开展绩效档案管理工作，在企业内部形成一个良好的绩效档案管理氛围；三是加强人力资源档案管理责任人和基层员工的沟通，保证绩效档案管理体系中的信息及时传递。人力资源管理负责人要明确目标管理的重要性，在明确的档案管理机制下定期完成工作目标，可以结合实际工作的开展合理调整人力资源绩效档案管理机制，保证机制的有效性。（五）促进绩效档案信息化管理1.强化人力资源档案管理人员的信息化意识。首先，企业的领导人应该重视绩效档案管
15、理工作，加大对企业档案信息化建设的投入，给予专项的政策支持，以免出现资金不足的问题，影响档案信息化管理设备以及技术的购置和引进，影响绩效档案信息化建设成效。其次，企业人力资源档案管理人员要转变思想观念，形成绩效档案信息化管理意识，主动学习信息化管理技术，快速适应新时代的发展需求，发挥技术优势，有效转变档案管理模式，使其向着数字化、电子化档案管理模式进行转变。最后，要加大宣传力度。借助各类媒体软件和平台，宣传绩效档案信息化建设的好处，营造出良好的工作氛围，使所有档案管理人员都能形成信息化意识，高效完成绩效档案管理工作，为人力资源管理奠定基础。2.及时进行硬件和软件的升级。企业应该紧跟时代的发展，
16、及时升级硬件和软件系统，保证绩效档案管理系统及时收集、整合各类信息，确保绩效档案信息的真实性和完整性。这是企业突破的一种重要方式，企业只有从根本上解决人力资源绩效档案管理效率低的问题，才能保证人力资源档案管理的效果，进而为企业人力资源管理工作的有序开展打好基础。3.完善人力资源档案信息化平台。信息化是当前社会的一个特征，企业要借助信息化技术完成绩效档案的分析、处理和存储工作。随着绩效档案利用频次的不断增加，绩效档案管理模式也需要持续优化。企业要为员工负责，针对内部的绩效档案信息设计出科学合理的信息化档案管理模式，实现绩效档案数据的统一管理，保证绩效档案数据信息的真实性和完整性。企业应根据当前的综合情况，选择适合公司绩效档案管理的技术，安装设备和软件及网络防火墙等安全防护系统，保证绩效档案数据的安全性。在企业人力资源管理中，企业绩效档案是企业员工工作目标与标准的集中体现，其会直接影响企业的经营策略的制定，为企业人力资源管理和配置提供数据支持。因此，企业人力资源管理需要借助绩效档案，结合企业可持续发展的目标，加强绩效档案的构建，明确绩效档案的重要性以及档案构建的目的，以此作为依据促进企业人
