1、2312023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE浅析城乡居民养老保险档案规范化管理焦晓晶（大庆市让胡路区人力资源和社会保障局，黑龙江 大庆 163458）摘要：档案管理是城乡居民养老保险管理的重中之重，高质量的档案可以为城乡居民办理养老保险业务提供依据，为社保事业的发展和调整提供数据支持。本文主要分析我国城乡居民养老保险档案管理现状，指出其中存在的问题，明确城乡居民养老保险档案管理规范化建设的意义，以及进一步的优化措施。关键词：城乡居民养老保险档案；档案管理；规范化随着城乡一体化建设的快速发展，城乡居民养老保险得到广泛关注。作为社保体系的重要组成部分，需要提高养老保险服务质量，在
2、工作中深层次反映城乡居民生活中的问题。为此，应当加大城乡居民养老保险档案管理规范性，保证城乡居民养老保险档案的真实、准确和全面，以规范和专业的方式方法开展相关档案服务业务，使得城乡居民养老保险事业得到有力的档案信息支持。一、城乡居民养老保险档案管理的特点（一）社会性随着养老事业范围的不断扩大，养老保险业务办理范围的延伸，一旦从业人员达到养老条件时，可以直接领取养老金。这使得养老保险档案成为社会保险的主要依据。因此，养老保险档案管理具有较强的社会参与性，需要社保档案部门与参保人保持紧密的沟通，在参保人的配合下做好基础性的档案管理工作。养老保险档案管理应充分关照参保人的实际情况，针对性制定档案收集
3、、整理、鉴别的措施，并从服务性的角度提高养老保险档案业务办理的质量。（二）复杂性随着城乡居民养老保险制度的不断推广，相关政策的持续优化，使得城乡居民养老保险覆盖面更广，参与人数越发庞大，这给养老保险档案管理工作带来了较大的考验。例如，当前涉及养老保险业务办理人员多为未参加城镇职工基本养老保险的农村居民，文化程度相对低，年龄结构跨度大，从事的职业种类较多，养老保险档案的内容差异大，一些信息核实难度大，需要采用针对性的工作方法。参保人员构成的复杂性决定了需要花费较大精力用于档案收集整理。（三）流动性目前，城乡居民养老保险参保人多为农村户口，参保人的流动性大，外出务工的情况较多。在当前的居民社会养老
4、保险制度下，参保人员的身份较为复杂，相比于国有企业参保人员具有流动性大的特点，这给养老保险档案管理带来了一定的难度。特别是在我国经济向高质量发展、区域人口流动不断增大的情况下，各种经营体制下的参保人数量不断增加，给养老保险档案管理收集与整理带来了较大的难点，使得一些数据信息的核实难度大，消耗的成本日渐提高。（四）政策性我国处在社会经济发展的转型期，城乡之间的界限被打破，但是仍存在着一定的差异，这种差异在城乡居民的养老保险办理方面尤为明显。为了更好地推动城乡居民养老保险的深化改革，优化收入分配机制，需要建立一个高效的管理机制，利用各种政策规范具体的操作行为，促进养老保险制度不断向前发展。为此，各
5、个时期养老保险档案管理的要求不同，在基本工作规范下存在着一定的变动因素，这就需要相关从业人员根据最新的要求开展档案审核，从而满足新时期养老保险政策要求，切实发挥养老保险档案的实用价值。二、城乡居民养老保险档案管理的现状（一）档案管理重视程度有待提高目前，基层社保部门在办理养老保险业务时更重视保险缴费，客观上存在着轻视档案管理的问题。一方面，档案管理工作的专业性较强，兼职人员仅对档案管理负有部分责任，加上最终工作由档案室具体负责完成，因此往往未能在档案管理方面投入较大的精力。另一方面，城乡居民养老保险档案的构成较为复杂，档案管理涉及多个部门相互配合，若其中一个环节出现问题，将会从整体上影响档案工
6、作的效率和质量，加上当前参保人员的流动性大，一些基础数据信息调查难度大，需要耗费大量的时2322023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE间精力，极大地增加了工作的难度，这使得一些基层社保部门对养老保险档案管理的重视程度不足。（二）档案管理规章制度待完善城乡居民养老保险管理部门虽然构建了较为完善的档案管理制度，能够在基层业务办理中积极落实国家的法规政策要求，但是整体工作还处于初始阶段。随着档案管理政策要求的加强，以及相关工作范围、内容、方式的变动，使得原有的档案管理标准有时并不符合实际工作需要。加上一些基层社保部门缺乏必要的档案管理监督机制，不能及时梳理档案管理工作中的问题，未能形
7、成标准化、科学化和系统化的档案管理调节机制，各部门采用的档案整理方式方法的不同，这些因素都影响着档案管理规范性。（三）技术方法有待进一步更新城乡居民养老保险档案管理材料的复杂性，资料种类和来源的多样性，决定了仅有传统的档案管理方式难以实现档案规范化管理。虽然很多居民养老保险中心配置了计算机，但是未能加大力度推广和使用信息化的档案管理系统，信息化档案管理标准与传统纸质档案管理标准存在冲突，这些都影响了档案管理技术手段的升级，常常导致档案资料收集全，档案整理不到位。（四）档案管理人员专业素养较低目前，从事城乡居民养老保险档案管理人员的专业素养参差不齐，大部分以兼职身份从事相关档案管理工作，档案管理
8、专业化水平有限，不利于实现养老保险档案的规范化管理。多数社保部门会在其从事该项工作前进行简要的培训，平时依靠档案管理规范化制度来约束时工作行为。但由于缺乏经常性的培训机会，缺少相关工作经验的借鉴，致使城乡居民养老保险档案管理的效能相对较低。目前，由于缺乏专职档案管理团队，基层社保部门在档案管理时的重视程度不同，未能经常性的给予业务指导和必要的档案管理工作绩效考评，影响了城乡居民养老保险档案管理的整体质量。三、城乡居民养老保险档案规范化工作的要点（一）明确档案管理内容城乡居民养老保险档案管理纷繁复杂，涉及的内容较多，需要制定统一的管理标准和业务工作内容要求，从制度方面予以强化。首先，应组织相关从
9、业人员认真学习社保保险业务档案管理法规，充分认识城乡居民养老保险档案管理要点，这样才能提高养老保险档案管理准确性，扎实开展好各项基础工作。其次，根据现实工作需要，拟定城乡居民养老保险档案管理工作阶段性计划，进一步规范立卷、编目、统计、归档工作要点，引导相关人员科学有序工作，逐一审核档案资料的真实性与可靠性，及时更新其中的错误信息，做到在第一时间与档案所属人进行核对，确定信息无误后，再进行统一的录入和装订。第三，鼓励相关从业人员研究相关技术，掌握必要的档案修复方法，熟练使用现有的技术设备，并能根据档案管理工作需要进行必要的技术优化创新。（二）优化档案管理流程为了保证城乡居民养老保险档案管理规范有
10、序的进行，必须优化现行的工作流程，简化不必要的步骤，以信息化管理为目标要求，建立更加全面的档案管理工作机制。首先，我国城乡居民养老保险档案管理还处在初步完善阶段，相关法规与操作程序还有待健全，应根据本地区工作的实际情况与兄弟市县的经验交流，找出城乡居民养老保险档案管理的问题，围绕保证档案资料的真实性、完整性和系统性开展改革工作。其次，建立一个更加完善的档案制作、整理、借阅、查询的工作机制，认真梳理城乡居民养老保险档案管理工作实绩，基于技术进步和时代需要进行流程优化。（三）强化档案管理监督各地区的社保部门应当结合本地区的实际情况，提高城乡居民养老保险 档案管理的制度化、规范化和科学化水平。一方面
11、，积极借鉴省级部门的指导标准，提高档案信息制作、传递效率，狠抓养老保险档案基础工作，由专职岗位负责社会信息的采集工作，积极加强社保档案规范化建设宣传，在社保大厅张贴相关信息填写要求，逐一开展现场审核，尤其要辅助填写有困难的群众认真准确填写社保档案。对于有误信息和资料要及时通过短信和电话方式进行核对，并给予必要的提示信息，促进城乡居民尽快修改信息，加快相关业务的办理速度。（四）加强档案开发利用我国城乡居民养老保险档案管理事业的发展离不开程序法规的建设，更离不开城乡居民的积极参与。在档案管理规范化建设中还要广泛征集人民群众的意见建议，既做好相关的解释说明和宣传引导工作，又能提高便民服务的质量，从而
12、推动城乡居民养老保险档案管理事业的深化改革。首先，了解居民对社保服务态度，掌握城乡居民不愿意配合社保档案建设的原因，从而找出政策调整的依据。其次，广泛开展社会调研工作，及时回复全社会关注的有关城乡居民社保领域的问题，通过档案供给服务数据分析把握社保档案管理改革的着眼点，最终形成规范化的规章制度促进社保档案管理工作的不2332023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE断优化创新。第三，从社保档案开发利用的协同性角度出发，广泛争取各方面的配合，积极解决档案流转中存在的各种问题，基于保持业务工作运行流畅性进行规章制度的再度梳理，从而出台更符合业务办理需要，满足各方要求的档案规范。四、城乡
13、居民养老保险档案规范化管理的路径（一）加强领导，科学管理新时代，社保门必须充分认识城乡居民养老保险档案管理规范化建设的重要性，给予相关工作高度重视，在实施档案管理规范建设中采用科学化的工作方式。首先，成立养老保险档案管理工作领导小组，负责对城乡居民养老保险档案管理的监督和指导工作，形成自上而下、协调统一的格局，将垅居民养老保险档案管理纳入重点工作，明确相关权责分工，从而促进各方面予以高度重视。其次，夯实城乡居民养老保险档案管理基础，重视开展好日常归档工作，提高系统内工作人员的责任意识，集中人力物力保证档案信息资源的进口关，力争在参保人数多，资料整理难度大，社保政策有调整的不利条件下夯实档案工作
14、基础，着力细化具体作业环节管控，以信息化技术手段和专业化的工作团队杜绝档案管理的风险隐患。第三，社保部门应根据社保工作的实际情况，建立社养老保险案管理工作计划，明确社区、村镇的工作安排，形成多级齐抓共管的局面，在各有侧重的基础上提高档案管理的整体水平。（二）加大投入，夯实基础城乡居民养老保险档案管理工作意义重大，不仅关系到社保政策的有效落实，更关系到人民群众的切身利益。为此，还要加大投入力度，给予必要的资金支持。首先，由档案管理部门拟定工作计划，列出年度工作预算，围绕养老保险档案管理工作需求，配置必要的设施设备。向财政部门申请专项资金的支持，从而加强档案管理所需库房、信息系统的建设，满足养老保
15、险档案管理的现实需要。其次，加大档案信息化建设力度，积极更新养老保险档案数据信息系统，围绕着智能化服务、移动化存储，加强自媒体通讯平台的建设工作，推动养老保险档案管理信息化、智能化，并促进系统内部各部门、单位实现数据共享，以此简化不必要的业务流程，提高档案管理的整体效能。第三，由社保部门通过招标采购或技术援助方式获得第三方专业信息技术机构的支持，开展相关设备的维护工作，以有效防控养老保险档案管理的漏洞，保证数据化档案共享的效率，推动日常基础工作的持续有效运转。（三）建章立制，提高效能为加强城乡居民养老保险档案管理，档案部门还要主动与相关业务部门进行沟通，在了解档案工作短板的基础上，吸收借鉴先进
16、经验，经反复调研论证，对现行制度进行优化整改。例如，在数字化技术背景下完善城乡居民养老保险档案管理工作制度，优化城乡居民养老保险档案管理期限、查阅使用、安全保密等规章制度，重点保证这些制度的可操作性，形成统一的管理规范。围绕着城乡居民养老保险档案使用越发频繁的现实，从服务业务经办部门的角度出发，以规范化制度提高档案的运转效率，着力简化繁琐的流程，以利于人民群众的查阅。（四）狠抓落实；取得实效城乡居民养老保险档案管理是面向基层群众的档案管理，是涉及重大民生事项的档案事业。为体现规范化档案管理的价值，还要狠抓制度规范的落实工作。一方面，明确档案管理的工作职责，确定部门目标责任制，进一步督促各方面履行档案管理要求。另一方面，在档案管理监督领导小组的指导下开展好协调沟通工作，加强业务部门与档案部门的联系，形成档案管理工作的合力，并形成横向的交流沟通机制，及时传递相关工作经验做法。基层社保部门要力争在落实规范化要求的基础上参与一系列的评比工作，按照国家、省、市的要求进行规范化建设，并积极参与行业内各种评比，以保证验收考评的质量为契机，夯实养老保险档案管理基础，取得规范化管理式作的新成效。城乡居民
