1、862023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS浅谈如何做好基层民生档案工作李如岩（临沂市河东区档案馆，山东 临沂 276000）摘要：民生档案是各级主管部门落实民生工作产生的，与民生事宜紧密相关且具有保存价值的档案资料。做好基层民生档案管理，对保障民生、改善民生等发挥着极其重要作用。本文基于某区档案馆为例，分析了基层民生档案工作的主要实践成果、特点以及做好新时代基层民生档案工作的现实意义，并提出了做好当前基层民生档案工作的主要举措，具有积极的现实指导和借鉴意义。关键词：民生档案；档案管理基层行政机关作为服务群众的最基层政权，一头连着城市，一头连着农村，直接面向的人民群众，是党和政府联系
2、群众的纽带。而民生档案包括各种与民生相关的专门档案，是党、政府保障民生、改善民生的有力帮手，与时代发展密切相关。通过民生档案的查询、利用，为经济纠纷处理、邻里矛盾化解、司法调解和社会保障等提供有力保障，维护当事人自身权益，将矛盾、纠纷解决在基层，消灭在萌芽状态，为经济社会发展创造有利条件。一、基层民生档案工作的实践成果当前，正在实施的乡村振兴战略产生了大量涉及民生领域的档案资料。做好涉及婚姻、移民、低保等民生档案的收集、整理、查询和利用，为服务和改善民生提供有力支持。（一）投入加大，基础设施改善近年来，随着基层经济社会的快速发展，以及各级政府对于民生领域投入的持续增加，基层民生档案的基础建设得
3、以持续改善。某区 2019 年以来，已陆续投入约 6 000 万元，新建了档案库房、更新了档案管理设施、改善了档案管理条件、强化了民生档案管理信息系统、建立了专门的档案管理信息网络、配备了 UPS（不间断）电源和高速扫描仪、恒温恒湿控制系统、手摇式档案密集架以及双击热备服务器等相关设备 400 多台（套）。根据“十防”的标准和要求，做好基层民生档案基础设施建设，从人防、物防和技防三个方面全面保障基层民生档案安全。迄今为止，未发生一起失泄密事故。（二）梳理细致，馆藏资源精细据统计，截至 2020 年 12 月底以来，某区馆藏档案资源 6 万余卷（件），涉及民生领域档案主要包括扶贫类档案 6 60
4、0 卷、土地确权类档案 15.5 万卷、司法公正类档案 9 000 余卷。较传统管理相比，新时代基层档案管理更加精细，馆藏资源日益丰富多样，基层馆藏档案资源结构更加的优化、合理。（三）主动而为，惠民功能凸显基层民生档案管理始终围绕基层党委、政府的中心工作，切实注重发挥民生档案服务民生、保障民生的功能作用，最大限度地满足民生领域档案查询、利用等需要。尤其是近年来，库区移民的深入实施，农村贫困户的认定、出列，农用地的确权登记，“三员”身份认定及待遇解决。据统计，2019年以来，某区民生档案管理部门累计接受档案查询2 000 余人次，调阅民生档案 1 500 多卷（份），提供民生档案复印 1 400
5、 多页，切实发挥出民生档案的惠民、资政的作用。二、基层民生档案工作的特点民生档案是民生工作的重要成果及重要组成部分。抓好民生档案管理要始终坚持以人民为中心的服务理念，始终把增进基层群众福祉作为一切工作的出发点和落脚点，要求涉及民生档案的乡镇各站、所切实把民生档案摆在服务民生、保障民生的突出位置抓落实。（一）分散性目前，基层民生档案突出的特点是较强的分散性，其加剧了后期管理的难度。如，农村集体土地确权登记档案保存于乡镇土管所；库区移民类档案存储于移民办；低保、五保类档案存储于民生办等，基层民生档案管理还没有集中于专门的部门。基层民生档案管理逐渐成为“谁主管、谁负责，谁形成、872023 年第 1
6、 期LANTAI BBS兰台论坛谁管理”的习惯，改善了“多头”管理和“无人”管理的窘况。基层民生档案分散管理的状况，常常因保管人员的变更而极易造成档案资料丢失或遗漏、泄密等问题，不仅影响民生档案管理效率，也影响了民生档案作用的发挥。（二）专业性民生档案作为档案管理的重要组成部分，对档案管理者的专业素质要求较高。基层政府人手短缺、编制较少，从事档案工作的人员年龄普遍偏大，往往是从党政办或其他综合部门离退休人员中返聘。某区档案管理部门，一些工作人员并没有经过专门档案专业的系统学习和培训，往往存在边干边学、边学边干，档案管理人员的业务素能与新时代基层民生事业发展不相适应。如，某一类民生档案的归档范围
7、、保管期限、排列顺序、年限划分等，往往由于专业知识掌握不牢，导致民生档案资料收集不完整、划分不科学、整理不规范等现象。（三）信息化随着信息技术的快速发展，办公自动化、档案管理现代化都取得了显著成就。但是基层民生档案领域的档案信息化还有待进一步提升。如，某基层民生档案尚未实现数字化，许多民生档案还以传统的纸质媒介管理为主，无论是档案管理效率，还是档案管理的质量均与新时代乡村振兴战略的实施不相匹配。基层民生档案管理的设备、仪器配备不全，民生档案检索工具尚未开通，与民生档案现代化管理所需的软硬件还存在较大差距。（四）均衡性基层民生档案管理存在较大的不均衡。民生工作开展的如火如荼，但档案的收集、整理质
8、量和效率还有待提升。如，在落实相关库区移民政策时，相应的移民资料未及时收集、归档、整理，尤其是一些重要的库区移民声像类档案资料收集不及时，库区移民安置规划常散见于规划部门。三、基层民生档案工作的重要性基层民生工作关乎着千家万户群众的民生福祉，也与基层群众的福利待遇密切相关。基层民生档案详细记录了民生工作历史记录，发挥着原始凭证功能和作用，抓好新时代基层民生档案具有积极而重要的现实意义。（一）构建解决民生问题长效机制需要基层民生档案管理部门通过民生档案工作，积极配合民政部门、乡镇、街道、社区等，为辖区内低保户、五保户等建立“一户一档”档案资料，并将相关档案资料信息录入计算机系统，从而建立涵盖县（
9、区）、镇（街道）、社区（村）三级联动低保、五保档案管理体系，实现了县区范围内低保、五保民生档案信息资源共建共享，为相关部门进一步做好民生工作提供重要数据、信息支撑，为民生工作奠定扎实基础，也为民生问题解决提供了长效机制。根据民生档案信息资料，使各级部门积极关注区域内失业下岗失业人员、城市低保户、农村“五保户”等困难群体民生问题，使民生工作更加精细化、科学化。（二）维护基层群众合法权益现实需要民生档案具有凭证功能。民生档案关乎着群众的切身利益，通过民生档案的查询和利益，能够有效维护基层群众的切身利益。如，某企业改制后，为落实曾经从事过特种工种的职工提前退休优惠政策，通过档案馆中调阅相关的民生档案
10、资料，查找到相关的佐证材料，从而有效维护了这一特殊群体的合法权益。（三）档案工作服务中心大局有效途径为贯彻落实好中央、省市区委关于民生政策的一系列重要决策部署，建立健全为民办实事长效机制，统筹兼顾多方权益主体，不断改善民生状况。为此，各级档案管理部门要积极投身到实现中华民族伟大复兴的中国梦之中，进一步把握各级精神要旨，认清形势发展，围绕中心大局，立足档案部门职能，切实增强民生领域档案工作的使命感、责任感和紧迫感，运用好馆藏档案资源为大局和中心服务。四、做好基层民生档案工作的相关举措基层作为落实“以人民为中心发展理念”的最前沿，做好新时代基层民生档案管理工作应树立“全生命”周期思想，建议将涉及民
11、生领域的档案资料管理集中于民生服务办公室（以下简称“民生办”）集中统一管理，实行“一站式”服务。（一）思想再重视，做好顶层设计基层党委、政府要高度重视民生档案管理工作，要在思想上充分认识到做好新时代基层民生档案管理工作的极端重要性，视其为民生工作的重要组成部分，采取“三个一”举措。首先是要做好顶层设计。坚持问题导向，从人力、物力、财力等方面做好统筹谋划和顶层设计。建立基层民生档案管理服务中心，将涉及民生领域的档案统一归该中心管理，实行“一体化”管理，彻底解决“多头”管理或“无人”管理等问题。其次是要做好场所规划。在基层单独建立专门的民生档案管理库房，规划建设与基882023 年第 1 期兰台论
12、坛LANTAI BBS层民生档案数量相适应的管理场所，切实解决民生档案管理分散、管理不规范以及管理不安全等难题，实行“一站式”管理。再次是要搭建信息平台。积极适应新时代数字化、信息化网络发展的现实需要，整合全区民生档案管理资源，积极构建“一体化”网络平台，即民生档案收集、整理、归档、数据存储管理和数据库结构，以及民生档案安全保密利用共建共享平台，提供多层次、多渠道查询利用服务。（二）责任再细化，发挥职能作用基层民生档案管理是一项基础性、系统性工程，具有跨部门、跨领域、跨行业、跨条块等特点，作为基层民生档案管理部门要压实各方责任，强化人员服务，做好督导检查，通过“三个再细化”，最终形成满足基层民
13、生档案管理特点和规律的一体化工作格局。首先是认识再细化。通过召开年初档案工作会议等形式，组织民生档案业务培训，切实提升基层档案意识、责任意识、法治意识，不断提升档案人员的业务素能。其次是落实再细化。基层民生服务办公室与党政办要主动对接，联系土管所、财政所、集镇办等涉及承担民生工作职责的部门或领域，打破部门壁垒，积极主动做好民生档案管理工作。最后是督导再细化。通过月检查、季通报、年分析等形式，督促土管所、司法所、派出所、卫生、集镇办等相关部门做好民生档案管理工作，重点督促检查民生档案资料收集、整理、移交、保管及利用等是否落到实处。（三）资源再集中，全面监督管理积极争取党委政府及档案管理部门领导的
14、重视和支持，努力将民生档案工作纳入年度市委、市政府议事日程以及中心工作规划，将民生档案作为“十四五”时期国民经济和社会发展规划纲要，全面推进民生档案资源集中，强化监督管理。如，专门出台关于加强民生档案工作的意见，明确涉及婚姻、退伍、拆迁安置等民生档案管理的政策性文件，由档案管理部门与民政、退役军人事务、住建等部门沟通联系，提前将分散于各职能部门的相关民生档案在规定时间内交由档案馆统一管理。档案馆则根据不同民生领域设置相应的民生档案数字资源库，将馆藏的民生档案分门别类建立相应的目录，实行分类归档。（四）服务再创新，做好便民服务要善于利用信息化、网络化、数字化前沿科学技术，积极开发基层民生档案“两
15、微一端”新媒体、新载体等，不断拓宽基层民生档案服务形式和载体，做到“三健全”。首先是要健全服务规范。基层民生档案管理部门及其工作者要严格按照意见的规定和要求，结合基层民生档案管理实际制定民生档案服务标准，完善服务制度，明确服务对象，把握服务目标，不断提升民生档案服务的能力和水平。其次是要健全服务原则。本着“先增量后存量、先民生后其他”的服务原则，把基层档案管理工作的重心转到为民生服务和保障中来，树立为民服务理念和思想，加快民生档案数字化进程，通过服务外包等形式做好民生档案扫描、著录等工作。再次是要健全服务评价机制。建立健全基层民生档案服务评价机制，畅通民生档案服务评价反馈渠道，将收集到的意见建
16、议作为改善和提升民生档案工作的重要参考依据。通过争创“五星”级基层民生档案服务等活动，不断提升服务水平。将服务评价效果作为基层档案工作绩效考核的重要内容之一，实行奖优罚劣。基层行政机关是国家治理体系的重要一环，与基层群众接触密切，也是服务基层群众“最后一公里”的重要抓手。而民生档案是政府为民服务的重要记录，也是推动民生工作的重要抓手。积极做好民生档案管理工作，有利于构建解决民生问题长效机制、有利于维护基层群众合法权益现实需要、有利于畅通档案工作服务中心大局的重要途径。参考文献 1 朱 英 丽.基 层 民 生 档 案 工 作 的 思 考 J.管 理 观察,2015(11).2 蔡宏炳,杨艳丽.基层民生档案管理探析 J.办公室业务,2014(05).3 宋凤辉,李娟.浅谈基层民生档案工作 J.档案天地,2017(08).4 曹冰.浅谈基层民生档案工作的现状、问题与对策 J.办公室业务,2018(10).5 王青林.服务民生视域下基层民政档案管理的重要性和创新研究 J.兰台内外,2021(21).6 孙静,孙晓霞,王健.多元融合谋发展 善治善为惠民生张家港市推动档案服务基层社会治理创新发展J
