1、2022 年 第 6 期黑龙江档案40兰台论坛Lantai BBS浅谈信息化条件下中学档案管理工作的创新策略陈凌之（惠州市华罗庚中学，广东 惠州 516001）摘要：本文结合信息化条件的发展背景，就创新中学档案管理工作的发展特点、存在问题及具体策略进行探究，供大家借鉴参考。关键词：信息化；中学档案；档案管理在学校的发展过程中，形成了丰富多样的资料轨迹，这些信息通过文件、光盘等不同的方式保留下来，成为反映学校历史发展、教学面貌的真实记录。在中学学校管理工作中，档案工作见证着学校的决策轨迹、文化积淀、管理水平和办学定位，并随着时代的发展形成了更为系统的管理体系。借助数字化档案管理工作的优化，广大档
2、案管理工作人员要进一步创新发展思路，提升档案管理的工作方式和方法，更好地发挥中学档案的利用价值，推动学校教育事业的发展。一、信息化条件下创新中学档案管理工作的重要性（一）提升学校各项事务的运转效率中学档案管理工作的完善除了关系到学校的政策运转，还关系到广大学生、教职工的日常学习和工作。首先，档案信息之中包含了党群建设、行政管理、日常教学、声像录入、仪器管理等方面的信息资料。中学档案管理工作通过创新，汇集了多方面的信息资料，学生、教师及学校管理人员当需要查询档案资料时，能够及时查询档案信息。其次，在学生的学习中，各项具备参考价值的资料、文件都能够反映出学生的实际情况，教师能够在多种档案信息的汇聚
3、之下，达到“因人而异”“因材施教”，从而为学生成长提供高效的帮助。再次，通过创新中学档案管理工作模式，进一步促进学校各项事务的运转效率。（二）充分遵循学校管理的发展规律在推动中学档案管理工作中，长远的规划对学校的发展起到正面的促进作用。创新档案工作模式能够使中学档案遵循时代发展潮流，将信息管理工作与网络技术、计算机设备相互融合，让学校教学水平在更新迭代的同时，也能够快速高效地完成教学任务。例如，通过创新信息化档案教学的发展模式，学校管理者可以凭借智能化档案信息库为学校制定更加积极的管理举措，提供更有价值、更加真实的档案参考数据。最大程度减少档案工作对于人力、物力的损耗，确保档案信息管理的创新性
4、发展。（三）助力学校决策部署的科学发展学校档案记载着广大教师职工的德、能、勤、绩，汇聚了大量的信息，是学校活动多方面的实践经验。学校档案凝聚着全校师生的向心力和凝聚力，能够在教学工作、科研实际中为广大师生提供更加全面和高效的服务。创新档案工作，加强对学校工作方针、政策的真实记录，为教学活动和教育科研提供更多的参考资料和工作依据。帮助广大职工了解教学内容、考察学校历史、制定发展计划，进一步改进教学效果，提升教育质量，充分发挥教学档案知识密集、信息广泛的特点，使档案管理工作的革新更为顺畅。二、当前中学档案管理工作存在的问题（一）档案信息利用率较低中学档案信息包含着诸多的种类，积累了众多档案信息，涵
5、盖了文书档案、教学档案、科技档案、科研档案、基建档案、财会档案等档案资料。但是受日常教学工作的影响，中学学校教育工作主要以提高升学率为主，学校管理者缺乏对档案工作的重视，导致档案的实际利用效率极低。再加上受人力、物力的限制，档案工作的推进缺乏时效性，信息的融合不够完善，档案工作无法有序开展。（二）档案管理缺乏积极性在当前教育视野下，档案信息和教学工作存在着不平衡的现象。从整体上看，学校管理者对于档案管理工作缺乏重视。之所以形成这一问题，主要是因为学校面临着繁重的教学工作压力，对于档案2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S41兰台论坛Lantai BB
6、S信息资源和材料的收集较为被动，无法及时开展有效的整合和归档，档案工作缺乏积极主动性。（三）管理人员专业性不足统计数据显示，“十三五”期间，我国共培养档案学专业学生 9 596 人。截至 2020 年，全国开设档案学专业的高校仅有 38 所，档案的人才培育不够均衡，无法满足各行政单位、学校对于档案人才的需求。受社会环境的影响，中学档案管理工作缺乏专业的档案人才。在人才的培育上，档案管理者的岗位匹配存在失衡，这就导致中学档案工作大多由其他学科教师兼任。因为缺乏专业的经验和高效的管理，中学档案管理的专业指导不够充足，创新特点也不够突出。（四）数字化档案推进滞缓在推动档案数字化建设的过程中，中学管理
7、者需要对数字化档案工作提供更多的助力。但是在现有的中学发展条件下，存在的共性问题是缺乏对档案数字化的发展资金，硬件设施不够完善，软件匹配不够智能。因此，在数字化档案信息资源平台的建设上，缺乏深入的探索，难以挖掘档案数字化工作的内在价值。三、信息化条件下中学档案管理工作的创新策略（一）创新档案管理机制，提高档案资源的利用率为了改变资源利用较低的发展现状，教育部门、学校管理者要在信息技术和物联网技术的融合下，从发展理念、管理技术和优化模式上入手，提升中学档案工作的实施效果，为中学档案管理工作的开展拓宽路径。首要目标在于对档案管理机制的创新，通过物联网信息技术达到对档案管理模式的改进创新。1.改变传
8、统的档案工作理念。作为档案一线人员，要保持热情的工作态度，能够积极主动地投入日常工作细节上，辅助以信息化管理技术，达到对中学档案管理的标准化和规范化。转变发展认识，通过积极的宣传引导，在学校内部深化对档案工作的重视程度。通过多样化的宣传、督导，让全校师生能够了解档案工作的重要性。而对于学校档案管理者来说，则要加强理论学习和提升业务能力，改变“粗放式”的工作模式，以“精细化”的发展理念为核心，树立全新的档案管理理念，为档案信息化建设打下扎实的基础。2.创新档案管理的方法。改变人工进行档案资料归档、提取的处理方式，提高档案管理的工作效率和安全性。例如，面对纷繁的学生档案管理事务，档案管理人员可以借
9、助物品智能二维码归档扫描的方式，通过开发智能化扫码 APP 实现“一档一码”的创新管理模式。当需要调用各项信息时，凭借一枚小小的二维码就可以实现，从而使学生的档案信息能够更加清楚明了，减少档案存档和提取的难度，极大地保障档案管理工作的精准性和便捷性。3.创新中学档案管理工作模式。从精简工作流程等方面入手，根据档案的不同属性进行相应的完善。本着“以人为本”的工作核心，对档案信息及时发起审核完善，降低档案管理工作的强度，进一步提高利用效率，有效推助档案管理工作的全面提升。（二）规范档案管理制度，创新学校特色建设结合中学档案管理制度，学校工作人员要从各项细节入手，制定和完善档案管理制度。围绕档案管理
10、理念和管理模式，创新具体的管理策略，为档案工作的有序运转夯实制度保障。1.档案管理人员要明确纸质档案和数字化档案的相互融合，在档案管理的内容和技术上加强要点支撑，加强对中学档案管理制度的有效宣传。积极收纳档案工作人员的意见和建议，健全制度化建设，实现对中学人事档案、学生档案、基建档案的规范化整理。例如，学校通过举办各类安全档案评选观摩活动，全面加强档案管理的制度化、职业化建设。通过出台教育教学工作督导评估实施细则，对档案建设情况、安全日志、安全会议记录等方面进行完善。实行专人负责档案管理，明晰档案工作的规划责任，强化工作体系建设，使档案管理目录清楚，分卷档案有明确的梳理。通过推动档案管理的精细
11、化，体现积极的工作成效和鲜明的档案管理工作特色。2.积极融入政策、资金激励等多项扶持政策，加速对档案工作的创新性探索和规划。以科学的管理意识为工作人员制定完善的评测标准，在整合档案管理优势的同时，发挥出学校在日常工作中的优势和特色，为档案管理拓宽发展的路径。例如，山东省济南中学为了加强档案管理与服务创新，围绕“以史为鉴、储为所用”的工作理念，在中学综合档案室的建立上，组建了具备学校自身特色的校史馆。学校管理者投资 20 多万元对档案馆进行了全面的设计，将档案保护的功能和学校特色展示功能相互融合，留存各类特色校史资料。在学校特色建设上，分为荣誉陈列区、历史沿革区、师生情深区、校友感恩区、外事交流
12、区。通过对不同区域存储实物、图片和图册的整合，加强对学校资源的多项展示，使前来参观的人能够深刻感受到学校建设中存2022 年 第 6 期黑龙江档案42兰台论坛Lantai BBS在着发展历史，并利用每年校园开放日进行集中的展示，提高校史馆档案资源的利用率，实现档案社会效益的全面提升。（三）加强职业培训，增进对档案工作的研讨测评在中学档案管理工作中，要对工作人员定期开展档案管理培训，尤其是针对档案管理的数字化建设，通过多种教育培训优化档案管理人员的专业素养。聘请专业的档案人员作为指导人员，为数字化档案工作和档案创新机制提供人力支持。1.推进深度的职业教育培育。要结合学校的实际情况，开展职业培养。
13、在培训的内容上，主要围绕理论知识和实践技能两个方面来开展。一方面，提高档案管理工作的相关知识，要让档案工作人员明晰管理的相关规范、档案归档要求、分类标准等。让档案工作人员具备较高的职业素养，实现良好的档案分类标准，达到对人员培训的全面优化。另一方面，在档案技能管理上，围绕档案工作人员对于数字化档案资源库的操作技术、多媒体设施使用流程、档案管理学习层面进行全面的优化，激励广大档案人员开展自主学习，确保其在“学、赶、超”的氛围之中提升职业素养。学校可以组建档案管理技术大比拼，对于表现优异的档案人员给予表扬和激励。或者开展积极的岗位评选。例如，山东省淄博市通过实施“干部人事档案、综合档案”双达标评比
14、工作，对档案工作人员的职业能力进行全方位塑造。结合档案管理工作的外观整洁性、分类规范性、内容详实性和及时更新性，进行多样的技能比拼，极大地提升了档案事务的科学性。2.创新档案研讨测评机制。通过对档案工作人员职业能力的培养，加深其掌握的纸质档案的数字化技术、多媒体档案归档技术等。同时，学校管理者可以定期举办档案管理知识竞赛，对档案工作人员实施综合的职业测评，对其职业水平、身心健康、思想品德、科研能力和创新精神进行积极探讨。在学校档案工作中，借助合理的奖惩措施，激发中学档案工作人员的积极性。进一步提升工作效率，以科学的测评机制提高员工的竞争意识，让档案管理工作达到预期成效。（四）推动档案多效创新，
15、完善数字化硬软件建设中学档案管理工作要围绕数字化建设，在现实理念、工作方式和工作方法上展开积极的创新。档案工作人员要探索数字化建设的发展水平，拓宽档案管理的发展路径，逐步改变传统的理念，以此推动档案工作人员管理职责的精细化管理。1.加强对档案数字化资源的整合汇集。借助先进的网络信息技术，利用大数据、网络云盘等方式，在现有的数字化档案资源基础上进行全新的优化。结合计算机内部存储空间大、网络安全等各项工作特点，确保档案资料的完整性和真实性。档案工作人员要通过多项融合，认真收集和了解现代档案数字化建设的相关要求。围绕档案管理的实际特点，建立多元化的宣传途径。做好档案工作的数字化收集，推动电子档案和纸
16、质档案“双轨制”的管理模式的建立，加速对电子文件的数字化收集。利用 OA办公自动化系统，在教学管理领域中整合档案信息材料。将电子档案信息逐步对应到数字化管理平台之中，实现档案信息资源的智能化收集。2.加强对数字化档案的保管。建立本学校的档案数据资源库，将各种数字化的档案信息纳入到维护和备份工作之中。做好对网络档案信息的收集和整理，为后期的数字化夯实保障，确保每一份档案在整理、录入、归纳、记录、调取等不同的细节项目之上，都会形成制度化保障。加深中学档案数据的关联性，使中学档案资源能够处于一个安全、稳定、健康的状态之上。3.增进对数字化档案工作的利用。围绕中学数字化档案资源的读取和复制，档案工作人员要结合B/S 模式框架，实现跨区域的远程档案信息查询，增进对多种信息的合理利用，使广大教师和行政主管人员能够利用网络传输数据及时查询所需的各项资源和信息。在此基础上，加大对硬件、软件的支撑，进一步提高档案数字化在电子目录、分级整理等方面的技术优势。例如，在数字化档案的模块建设上，在设置系统页面时，可以在登录窗口罗列出资源库的类别，再在窗口两侧位置列有借阅信息、权限情况、预约情况、分类检索、条件检
