1、 中小企业会计电算化存在的问题及对策【摘 要】随着经济的高速开展以及信息技术的开展，电子计算机已经渗透到各行各业中，得到了越来越广泛的应用。而会计电算化就是这样一种以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。并且随着企业信息化的逐步推广，会计电算化已经成为企业管理中的重要组成局部。但是由于中小企业自身会计核算及财务管理的特点，使其在会计电算化的实际操作应用中还存在很多的问题。【关键词】：中小企业；会计电算化；问题1会计电算化的内容、开展及其意义会计电算化会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用计算机代替手工记账、算账、报账、以及替代局
2、部有人脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。它具有及时性与准确性、集中化与自动化、规模化与标准化、会计信息存储磁性化与传输介质化的特点。我国的会计电算化从20世纪70年代末起步开始经历了初始实验阶段、有序快速开展阶段、以及会计核算软件转型期这三个阶段。可以说经过30几年的开展，我国的会计电算化经历了从无到有，从简单到复杂的，从缓慢开展到迅速普及的巨大变化，总的来说，经过不短的实践和改良，我国的会计电算化根本实现了手工会计记账到计算时机计核算的转变。当今时期，会计电算化证从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统转变。会计电算化的实施对于会计工作具有重大的意义：(一)减轻会计人员的工作强度,
3、提高会计工作效率 实现会计电算化后,不需要像手工做账那样什么事都要亲力亲为，只要将原始凭证和记账凭证输入了计算机,大量的数据计算、分类、归集、存储、分析等工作,都可由计算机自动完成，从而减少了数据处理的周期。提高了会计数据的时效性(二)促进会计工作标准化,提高会计工作质量 由于在电子计算机应用中,对会计数据来源提出了一系列标准要求,而且数据在处理过程中能始终得到控制,在很大程度上解决了手工操作中的不标准、不统一、易出错、易遗漏等问题,可以使会计工作的质量得到进一步保证。 (三)促进会计工作职能的转变 会计电算化后,会计工作的效率提高,会计人员可以腾出更多的时间和精力参与经营管理,从而促进了会计
4、工作职能的转变,使会计在经营管下提高经济效益中发挥出更大的作用。 (四)促进会计队伍的素质提高 会计电算化的开展,一方面要求广阔会计人员学习掌握有关会计电算化的新知识,以便适应工作要求并争取主动;另一方面,由于许多工作是由计算机完成的,可以提供许多学习新知识的时间,可以使会计人员有接受脱产专业培训的时机。因此,必然逐步提高整体会计队伍的业务素质。 (五)为整个管理工作现代化奠定根底 会计电算化以后,为企业管理手段现代化奠定了重要根底,可以带动或加速企业管理现代化的实现。 (六)推动会计改革,促进会计自身的不断开展 会计电算化不仅仅是会计核算手段或会计信息处理操作技术的变革,而且必将对会计核算的
5、方式、程序、内容、方法以及会计理论的研究等产生影响;从而促进会计自身不断开展。 2尊然健康管理公司实施会计电算化的背景 尊然公司是一家以销售保健品为主的销售型公司，是增值税小规模纳税人。在手工帐阶段存在很多的问题。首先，财务人员分工不合理，局部财务人员需要核对大量的数据，整理原始凭证，造成超负荷工作，并且工作效率低。其次，由于公司下设的销售效劳点众多，存货情况没有有效地控制。而且手工帐时期都是由下设的报账人员进行定期汇报，由于报账人员的素质参差不齐，出错频繁，这样公司管理层不能及时获取销售情况，影响后期的配货情况，有可能会造成存货供给缺乏或者存货大量积压的情况，也不利于公司对员工的绩效考核以及
6、对市场的分析。为了解决这种问题财务领导申请实施电算化，定制了一套具有公司特色的财务软件系统。在购置系统后对财务人员进行了短期的培训，而后进入实际应用。起初在软件公司系统人员的指导下进行试运行。在试运行阶段采取手工帐与会计电算化并行的模式，进行简单地数据录入，设置会计科目等工作。在运行的过程中，财务人员根本上是先做一套手工帐，然后将完成的手工帐直接录入系统。同时，财务软件与公司的客户管理系统不能很好地做到数据的集成。系统本身存在问题，使下级单位不能及时的上传数据到总部到达数据共享，同时公司的其他部门要想了解公司的一些信息还需要去财务部翻阅手工帐来查找。3目前尊然公司会计电算化存在的问题3.1财务
7、人员素质不高，不能满足电算化处理的要求。会计电算化要求会计人员不仅要具有会计上的专业知识，还应掌握计算机的有关知识。而公司受到规模和资金的限制，电算化操作人员一般是由以前的会计人员来担任的，他们经过短期的培训，就可以上机进行相关的操作。一方面这些人员虽然具有长时间的手工记账经验及较丰富的会计知识，但是计算机专业知识相对缺乏，这就使得在计算机出现问题时不能进行及时有效的进行处理。比方，在相关的会计人员录入大批量的单价时，会出现计算机运行缓慢，甚至出现死机的状态，而这时相关的数据还没有保存。这样就会造成很长时间的工作成果付诸东流，必须得等待或者重启才能继续接下来的工作，严重影响了工作效率。另一方面
8、，这些会计人员由于只是经过简单的培训上岗，在会计电算化软件的应用中只涉及到一些简单的模块，软件的应用不完全。假设变化岗位，相关的电算化操作还是不清楚。3.2企业开发软件功能不完善，前期工作不到位。由于市场上出现了五花八门的财务软件，其运行的特点也不尽相同。但是由于企业对自身的认识缺乏或者一味的以某些大型企业为目标来追随他们研发软件、购置软件，认为软件功能越多越好，使其所购置的软件不能满足自身的需要，存在以下弊端：3.2.1企业的软件兼容性、稳定性差。企业在定制此款财务软件的时候，只考虑到企业的存货不好管理，在会计核算方面没有提出过多的要求，造成后期运行中出现会计科目不全等问题。同时软件的数据兼
9、容性差，很难实现数据的共享。3.2.2操作复杂，难以发挥实际成效。一般像大型的财务软件的模块较多，安装调试也比拟复杂。而且像大企业的部门设置齐全，财务人员充足，购置这种软件可以充分利用起来，发挥其每一个模块的作用。但是像实习公司这样的中小企业人员相对较少，其固定资产较少，业务处理也比拟单纯，而公司最大的难点是对品种复杂的存货进行灵活有效的管理，而公司主要的目标也就是做好这一点，做好物流控制，完善从供给商，到渠道，到实现销售的一个供给链。这就要求此款软件应着重突出此项功能。但是公司的财务软件可能是从大型企业演变而来的，功能模块较多。但是在实际运用中有些模块根本都用不到，形同虚设，同时也造成了资金
10、上的浪费。并且像这种软件一般操作复杂，短期的培训根本不能让会计人员适用。这就使会计电算化在企业的顺利进行受到阻碍。3.3领导的认识不充分，财务人员对电算化认识存在局限性。虽然很多的企业充分认识到了会计电算化的重要性，可是对于像实习公司这样的中小企业来说，资本总量不大，会计人员不多，办公设施有限。企业没有形成一套标准的、系统化的、高效的管理。公司领导是以利润最大化来作为自己的目标，重视利润，忽略企业的长期可持续开展。他们认为如果实施了会计电算化就可能意味着要增加会计人员，增加的购入，这样就会增加企业的本钱，减少企业的利润。而且企业的领导认为会计电算化只是单纯用电算化来进行记账，没有注意到数据之间
11、的内部联系，以此来发现重要的信息，充分发挥其管理职能。同时，局部企业领导认为会计电算化只是会计部门的电算化，与其他部门并无联系，这就造成会计电算化被孤立的一种局面。于此同时，由于这些企业长期都实行的是手工记账，如果实施了会计电算化将意味着许多人要改变他们的工作方式，这样就会使会计人员产生一定的抵触情绪，对于会计电算化在企业的有效实施产生一定的阻力。而且在实施电算化的过程中，公司会计人员重核算轻分析，只是将传统的手工记账转化为电算化记账，忽略了电算化系统的管理职能，会计人员认为实施电算化只是会计核算方式的转变。3.4初始阶段根底工作不到位，内部控制制度不健全。在手工帐向会计电算化过度阶段，系统的
12、初始化工作的成功将直接关系到电算化的顺利进行。而系统的初始化工作包括系统的初始化与前期的根底工作。系统的初始化工作主要包括会计科目的设置、操作员权限的设置和期初余额录入等几个阶段。一方面在前期准备工作中需要盘库，整理会计资料等工作。可是很多的公司基于利益的考虑不会专门组织人员进行盘库。并且像实习企业在手工记账阶段就存在很多的问题，部门领导在会计电算化过度阶段不能组织人员对存在的问题进行解决，这就造成遗留问题影响到会计电算化的准确性。比方公司的商品种类多、下设的效劳网点也比拟分散，盘点过程中会出现很多的舞弊行为，这就造成盘点数据的准确性没有保障，从而使录入系统中的原始数据不正确。另一方面由于电算
13、化操作的高度集中，许多岗位可以合并，就可能会出现一人身兼数职的情况，这样就需要企业制定一套适合于电算化的内部控制制度。但是现实操作中，这方面往往是无或者有章不循，这就造成在会计电算化这样一种相对开放的网络环境中，存在很多的安全隐患，有可能会使企业的商业秘密遭到窃取或者泄露。同时由于财务软件本身对会计数据的来源提供了一系列标准化要求，因而在实际工作中要求会计人员在数据输入、业务处理及有关制度制订方面都必须标准化、标准化，才能使电算化会计信息系统顺利进行。虽然公司也根据企业实际管理需要及会计软件标准化要求对原有账务处理流程进行改造，但是因为原有的账务处理流程本身就存在很多的问题，这就造成前期的遗留
14、问题又延续到了会计电算化的工作中，不能保证电算化的顺利运行。另外公司受观念的影响，工作流程仍然在旧的管理模式根底上进行。除此之外，企业在实施了会计电算化以后，产生了许多新的会计资料。除了会计报表以及记账凭证以外的会计信息都是储存在中，这样的电子数据的存储方式容易被改动，给企业带来威胁。而公司中的相关人员并没有认识到这一点，制定一定的标准来防范这种威胁。4解决尊然公司会计电算化存在问题的措施4.1加强对会计人员的培训，提高会计人员的业务素质。会计电算化是以计算机代替了手工记账，这就需要会计人员不仅要具备会计上的专业知识，还应顺应时代的开展熟悉计算机的相关操作。企业对此应加强对软件管理及维护人员应
15、进行相关会计知识的培训，对于会计操作人员应定期组织其参加会计电算化和计算机的培训，提高其计算机的业务知识，防止由于操作不当造成电算化平台中的数据错误或丧失。特别是系统管理人员，因为其拥有较高的权限，应着重对其进行计算机知识的培训。除此之外企业可以建立一套合理的考核以及鼓励制度，这样就可以带动会计人员的积极性，这样一方面可以到达让相关人员掌握工作的知识及技巧的目的，另一方面也可以增强他们的自信心和运用财务软件的主动性，提高工作效率。另一方面，在手工帐阶段从原始凭证、记账凭证、登记明细账、编制报表有可能是有不同的人员来完成，这样就会增加出错的可能性，但也很容易发现错误。而计算机那么不同，当数据录入
16、系统后，记账凭证、明细账、报表都是可以一体化处理，这样原始数据的正确就显得很重要。因为一旦试算平衡，就很难发现会计分录的错误。就算后期发现了处理起来也比拟麻烦。这就要求会计人员应加强自身的素质，以免发生错误，一旦发生错误也能及时修改。4.2选择适合自身的财务软件，满足企业开展的需要。企业在选择财务软件的时候，应清醒的认识到企业所处的环境，既要从长远开展考虑，又要讲求实用性。概括来讲应遵循以下的原那么：一、财务软件应符合企业的业务特点，像实习公司这样主要以零售为主，注重的是在销售过程中顾客信息的采集及分析的企业，那么传统的基于部门级应用的财务软件无疑是最好的选择。这类软件一般包括凭证处理、账务处理、工资处理等功能。而且操作起来简单方便、配置和运行也相对容易，能够适应企业的应用环境，剑圣了局部开支和缩短了调试的时间。二、财务软件能否保证企业的开展的需要。企业在不断地开展中、会计电算化也在不断地开展与变革，这就
