1、区档案管理工作情况调研报告 区档案管理工作情况调研报告 档案信息在推动我区经济社会各项事业快速开展、保障社会和谐稳定等方面发挥着不可替代的重要作用，是围绕中心、效劳大局工作的重要组成局部，是实现“开展三大经济，构建和谐XX奋斗目标中必不可少的重要工作。加快推进档案管理工作，是我区处在城市化快速推进、经济社会加速开展重要历史时期的必然要求，也是建设效劳型政府的重要工作内容。日前，根据区人大常委会工作安排，区人大教科文卫工委在区人大常委会 副主任的带着下，就我区06年以来档案管理工作情况进行了调研。此次调研走访了乡镇街道、部门及重点工程工程等共计16家，分别与政府相关部门及乡镇街道分管领导、相关工
2、作人员、村（社区）干部、局部企业事业单位相关人员进行了座谈，广泛听取了各方面的情况介绍和建议、意见。现将调研情况汇报如下： 一、根本评价 06年以来，区政府能够认真贯彻中华人民共和国档案法和XX省实施方法，努力完善档案机构建设，推进档案软硬件条件改善，做好档案管理日常工作，取得了一定成效。具体表达在以下几方面： 1、建立档案管理机构和工作网络。区档案局于06年4月正式挂牌成立，新增对本区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作的监督指导职能；区、镇街、各部门建档单位成立档案协会，并划分协作小组，定期开展活动；各镇、街道及局部职能部门成立了档案管理领导小组，有些单位还将档案管理责任明确到具
3、体科室及个人；局部政府职能部门和街道实现了将档案管理网络向下延伸，如区劳动保障局已将档案管理网络延伸至村（社区）劳动保障室一级，区教育体育局也建立了局、校二级管理网络，档案管理实现系统化；55个城市社区档案管理根本到达四有标准（有制度、有人管、有库房、有实体）。 2、档案管理工作逐步标准。一是建立了各项制度。区、镇两级政府及职能部门都相应建立了有关档案保管、利用、归档、保密等一系列工作制度，进一步明确了档案管理的根本工作要求，确保了档案管理的标准化和制度化。二是标准档案管理职责。区各相关单位都制定相应的档案人员岗位责任制度，局部还纳入了机关岗位责任制考核。区内各档案馆室的档案人员根本都能认真做
4、好档案的日常收集、整理、管理工作，大多数建档单位能做好档案借阅和利用情况的登记。三是加强考核创立。区政府把档案工作纳入全区年度目标管理考核范围，每年通过单位自查、组内互查、档案局抽查等方式开展档案年检；局部单位还在系统内部开展档案工作自查和考核，通过职能部门各科室档案工作考核评比，提高档案管理整体水平；指导建档单位创立达标，目前全区档案工作达省级标准的有25家单位，达市级标准的有35家单位。 3、档案利用工作有所推进。一是档案利用率有所提高，06年以来档案利用人次增加约40%，共接待查档利用1600余人次，提供案卷2023余卷、件。二是信息化建设有所推进。区档案馆建立了文件级档案检索系统，馆藏
5、中重要全宗及查找利用率高的档案已录入，开放档案案卷目录在XX区档案馆网站上公布；06年区档案局开展专题培训，在全区推广新型档案管理软件即档案检索系统；局部涉及民生档案的职能部门信息化工作走在前列，已经建立了较为完善的查询系统和电子化档案管理系统，如区城管办的数字城管管理系统，区人才交流效劳中心的应届毕业生档案管理系统，区婚姻登记效劳中心的婚登档案管理系统等，进一步开发了档案信息资源，提高了档案的社会利用率，较好地效劳了群众。 二、存在困难和问题 档案作为特殊的信息载体，有着原始性、真实性、完整性、严肃性和长期性的特点，档案的收集又涉及到各项工作的全领域和全过程，具有很强的程序性、标准化和权威性
6、要求。虽然我区的档案管理工作已经取得了一定的成绩，但与我区当前完成区划调整、重大工程工程推进，社会体制改革力度加大、基层组织民主自治水平提升，社会稳定要求提高的特殊时期档案管理现实要求还存在相当的差距。 1、档案管理意识不够强。 一是局部领导干部对档案管理工作缺乏应有的重视和关注。对本职范围内档案工作职责不明确，较少过问档案工作，对有关档案的法律法规和业务知识了解不深，导致许多单位的档案管理问题得不到解决，人、财、物保障缺乏。二是局部单位之间档案管理工作不平衡。目前，我区的各类档案管理工作主要是根据业务线上的台帐要求来开展，各级各部门的档案管理标准不统一，除业务线上较重视的公文、财务、执法档案
7、相对标准外，如科技类（包括科学研究、设备仪器、根本建设、产品资料等）、文化类（包括各类文化活动、历史资料、非物质文化遗产等）及经济活动档案（如合同、会议纪要等重要文书）在现阶段发挥重要作用的档案管理问题较多。各级各部门档案管理水平上下不均，差距较大，并且有相当一局部领导和单位还没有意识区档案管理工作情况调研报告第2页 到差距存在，没有及时落实措施加以改进，导致全区档案管理工作开展不平衡。三是档案工作宣传方法较少。档案管理是一项默默无闻的工作，是功在当代、利在千秋的工作，很难在短期内表达出业绩和作用。由于宣传的活动和载体不多，相关知识和新闻很少出现在各类媒体、简报上，宣传力度不强、气氛不浓。机关
8、干部欠缺档案概念，自觉管理、依法收集的意识比较淡薄，全员参与和支持档案管理的良好气氛尚未形成。 2、档案管理体系不够完善。 一是档案管理组织网络不够健全。据了解，区档案局尚未完全担负起对全区档案工作实施监督指导的职能，与基层联系不多，有些部门甚至不知道档案馆已经变成档案局；局部单位的档案管理网络没有建立到具体科室和工作岗位，局部村（社区）还未落实兼职档案管理人员，组织网络未能到底到边；各级各部门的档案管理的指导协调职责还不明确，管理职能难以落实。二是档案管理队伍缺乏应有的专业知识和精力。档案管理作为一项具有专业性、系统性的工作，从业人员必须具备强烈的工作责任心，相应的专业知识，花费大量的工作精
9、力。但目前，档案员队伍不稳定，变动频繁，有些单位一两年一换；档案员兼职过多，精力缺乏；档案员的业务素质和专业化水平总体不高，在调研单位中除一两个镇街外，其他单位的档案员都未经过专业培训后持档案管理证件上岗，档案业务知识培训很少，近两年来绝大局部档案管理员参加的业务培训不超过一次，特别是针对基层村（社）档案管理人员的培训指导几乎没有。三是档案收集、管理标准和标准不够明细。一方面，区级层面缺少有针对性和可操作性的档案分类方法和归档范围标准，各级各部门虽然有归档的意识，但对哪些要归档、如何归档没有具体的标准。另一方面，省、市制订的许多专业档案管理标准、标准未能得到贯彻落实，镇、街道和村（社）领导、档
10、案管理人员不知道标准存在，或是没有完全按照这些标准开展工作。更重要的，特殊时期、临时机构和重大建设工程的档案管理缺乏指导性意见。当前我区正处在完成重大行政区划调整，城市化建设开发大幅推进的重要时期，这个时期机构变动大、人员流动频繁、临时机构多、资料依据性强、工作要求高，本身就存在着许多不利于档案收集管理的困难问题，同时，这些特殊时期和重大工程档案与政府、群众利益密切相关、具有非常重要的现实意义和保存要求，但目前，政府对这些档案管理还缺少明确的管理标准标准方面的要求，已经出现有的重要资料遗失，有的重要资料收集不全，有的交接制度不明确，有的档案资料收集程序缺失等种种问题，工作隐患严重。如，有的重大
11、工程工程由于缺少必要的档案资料接收程序，致使建设档案中局部承包单位的资料不齐全，且补充完善的难度较大，直接影响了工程后期权证的办理等。 3、档案管理硬件建设还难以适应工作需要。 随着档案库存量的急剧增加，馆室紧张、建设简陋的问题在全区各个职能部门都普遍存在，这已经成为影响和制约全区档案管理工作开展的突出问题，具体表现在：一是库房容量缺乏。目前区档案馆库存档案已经饱和，收集工作受到影响，如行政区划调整后原转塘、龙坞、周浦、袁浦等乡镇街道的档案按规定应当收入区档案馆，但现阶段只能留在原单位，其他单位和职能部门也普遍存在库房紧张的问题。二是档案馆室建设不标准。有的档案室建设不标准、不标准，三室不分，
12、根底条件很差，如区人才交流效劳中心9个平方的档案室内存放了四千余份人才档案，地方小、通风差，八防措施无法落实，存档、阅档、整理、办公同室，完全不符合人事档案管理标准；有些单位因办公条件限制，无法落实专用档案库室，有些部门档案分散在各职能科室，如区人事局各类工作档案与全区工资统发系统计算机中心机房、复印室及其他杂物同室，既不符合档案管理要求，也不符合统发工资中心机房平安管理要求。三是村（社区）档案室建设滞后。随着城市化推进和体制的调整，村（社区）经济活动越来越多、村务公开要求越来越高，与股民、村民利益密切相关的档案资料也越来越多，村（社区）档案已经成为维护基层社会稳定的重要依据。但目前，绝大多数
13、行政村和撤村建居社区的资料保管，多半是凭着村（社区）领导或者会计的个人判断，或者是遇到实际问题后才注意收集，根本未实现集中、标准化管理，档案分散、不健全，没有专门的管理人员和库室，有些重要资料甚至是由村书记自己保管的，或是分散在各个岗位或工作人员手中。 4、信息化档案管理工作相对滞后。 档案信息化建设是提高档案管理效率、整合档案管理资源的重要手段，今年政府方案设立信息公开中心，档案信息化建设的任务很重、时间也很紧。但由于档案信息化管理软硬件配置不到位、标准不统一，信息化工作量巨大等原因，各级各部门的档案信息化程度不高，开展较为缓慢。同时，随着电子政务的推广，非纸质档案也越来越多，如人事、城管、
14、劳动保障等部门都通过大型数据库开展工作，部门间通过oa办公系统完成公文往来，工程建设、重大活动、文化艺术类等工作以影像资料形式保存，如何实现这些特殊载体档案的长期保存和有序管理，迫切需要探索和加强。 三、建议意见 为了进一步做好我区的档案管理工作，促使档案工作跟上我区经济和社会开展的步伐，并为全区各项事业实现“走在前列、争当示范作出积极奉献，提出以下三点建议： 1、进一步提高对档案管理工作的重视和关注程度。 一是要切实加强对档案工作的领导。要将档案事业的开展和档案软硬件建设列入国民经济和社会开展方案，摆入各级各部门的重要工作议程，从人、财、物方面给予保障。二是要切实转变档案管理工作观念。牢固树
15、立档案管理法制观念，加大依法治档力度，从法律层面提高领导干部对档案管理工作的重视和关注程度。进一步解放思想，转变观念，适应新形势下的开展要求，要从单纯注重文书档案管理转变为同时注重其他门类档案管理，从注重机关内部档案工作转变为同时注重所属单位档案工作，从注重档案实体管理转变为同时注重档案信息管理，用改革的精神研究新情况，解决新问题，不断地把档案事业推向前进。三是要切实加强对档案工作的宣传。充分利用新闻媒体、橱窗、展板、传单、手册、教育基地、学术交流、法律宣传活动等载体和形式，向广阔干部群众普及档案法律和业务知识，还要根据不同的环境、不同的人群，如领导干部、各业务部门、具体工作人员、广阔人民群众
16、等开展有针对性地宣传教育，通过多形式、多载体、多层面的档案工作宣传，着力提高全民档案意识。 2、进一步完善档案管理体系。 一是完善档案管理组织网络。区档案局要加强自身建设，密切与基层单位的联系，切实承担起监督指导的重要职能；将网络延伸到基层村（社），明确各村（社）的兼职档案管理人员，将他们纳入全区档案管理网络体系中，定期组织培训教育，提高基层档案管理水平；完善各镇、街道和职能部门内部组织网络，档案收集管理职能要明确到具体科室、具体个人，为档案工作全员参与营造气氛，打好根底。二是尽快完善档案管理相关标准。认真梳理现行各类档案管理具体规章制度和行业标准标准，有针对性地组织相关单位、基层机构学习掌握这些标准标准，进一步推动档案管理标准化；尽快制订出台区级层面的档案收集管理标准标准，特别要对镇
