1、探析微信平台在档案服务中的应用【摘要】本文以档案服务社会化及互联网用户发展趋势为切入点，在调查104个 档案微信公众号的基础上，提出微信功能对档案社会化服务的影响，并结合当前档案微信公众号的运行现状，为档案馆利用微信公众号提供服务给出相应的意见和建议。【关键词】微信；微信功能；档案微信公众号；档案服务一、文献综述近几年，档案服务的创新工作与服务提升优化工作得到了越来越多的重视，档案服务本是档案管理中的一个必不可少的组成部分，档案部门也将贯彻落实2014年中央和国务院发布的关于加强和改进新形势下档案工作的意见，打破传统的档案信息的传播模式，建立新的创新性的模式便于大众进行信息的查找和传播，深化改
2、革档案信息传播过程中的方式和构架，将便民放在第一位。2011年，微信这一社交应用软件正式的进入到人们的日常生活中，腾讯公司令每一个微信的用户都可以享受到免费的信息交互和传播，用户可以在其中免费的进行“档案预约查询”、“档案检索”、实时问答等及时互动的服务，发送文字、图像、视屏、动漫等多种形式的信息加强档案宣传力度。微信在开发之初，档案馆并没有注意到其在档案服务应用中的作用。然而自2013年开始与档案相关的微信公众号和订阅号逐渐增多，到2015年8月15日为止，根据作者在微信平台点击“添加朋友”，搜索“档案”一词，共搜到350个与档案相关的微信公众号，其中由省市县（区）档案局（馆）开设的微信公众
3、平台有103个。在微信的发展过程中，基于微信的档案服务工作的模式和形式越来越多，一些公众号为了真正的做到便民这一点，在平台中设立了信息一级分类和二级分类，做到了随查随用，随点随看的作用，也为档案服务工作开辟了一个崭新的道路。但在档案微信公众平台开发过程中不同地区的微信公众号开发程度参差不齐，有各自的优点也存在不足之处。对于微信，在网络中针对微信平台开展档案服务工作的很少，也因为微信的兴起也是在近几年中，中国知网对于微信平台的档案服务工作的相关文献也是较少，检索自2011年到2015年的5年时间里国内对微信应用研究的相关文献，当利用检索词“微信”进行检索时，找到的文献数量居多，当利用检索词“微信
4、”加“档案”进行检索时，共找到54篇相关的文献，其中研究微信与档案服务关系的文献有39篇，包括一篇硕士论文。由此可见，目前国内对微信应用于档案的研究处于初级阶段。对检索出的文献进行整合，发现国内对于微信与档案服务的研究主要从以下三个方向。第一种从微信平台的应用现状出发，对微信平台在档案服务中应用的状况进行总结，从而提出档案部门需要改进之处。研究方向侧重于微信平台在档案服务中应用现状的总结，文献写作时间是2014年初，当时与档案相关的微信公众号数量较少，样本基数只有20-30个，从此方向入手的论文由于实例的缺少，对于微信平台在档案服务中应用的研究难免存在不足之处。第二种是对档案微信平台开发过程的
5、总结，提出在档案微信平台开发过程中应注意的事项。此研究方向的论文优点在于能够对档案微信平台开发的整个过程进行详细的了解，对于开发中遇到的困难和解决的方法可以具体详尽的描述，得出的结论对于其他档案馆（局）在微信公众平台的开发过程中具有借鉴意义；此种研究方向大多针对的是特定档案馆的微信公众号，得出的结论普适性不够，对不同级别的档案微信平台的开发不一定适用。第三种是基于微信平台对档案工作的发展和可行性分析，通过微信的特点对档案部门进行档案服务提出建议和意见。本研究方向注重对微信平台的特征和功能及其应用于档案服务中将起到的作用进行研究，此研究方法可以让人们对微信平台与档案服务的关系有进一步的了解；但缺
6、少与档案部门实际工作情况的结合，提出的意见和建议在档案部门实施存在一定的困难。以上三种研究方向前两个的着重点都针对微信在档案服务中的应用现状进行研究，后一点侧重的是微信自身的特色，都各有优点和不足之处。例如：“厦门档案微信平台的创建”提出的微信平台的开发要注重实效性：平台的开展要量力而行，微信平台在商业平台对于档案服务这一点上应凸显出其优势和特点，对于平台的推广应适当进行，要以长远的眼光对微信平台进行规划，对档案服务工作要脚踏实地的进行，赢得微信用户的支持和信任。该项建议贴合实际，在当今信息快速传递的时代，用户及易在海量信息中产生信息疲劳，档案部门在利用微信服务时应以“档案资源的特性”作为立足
7、点，避免淹没在信息的海洋中。微信在现今社交媒体中有自身的优势，但在档案服务中也存在着局限性。所有方向的研究中都侧重于描写微信的优势，很少描述微信平台开展档案服务工作的局限和缺陷，同时对应用的缺口也很少提出建议和意见。根据这一背景作者打算从档案部门重视档案服务的作为出发点，对微信平台的特征及其在档案服务中的作用进行分析，为档案部门如何利用微信平台开展便民利民的服务提出自己的意见和建议，希望能促进档案微信平台的发展，为档案服务开辟新的发展方向，提高档案服务的质量和水平。档案管理应是“以用户为本”，基于该理念的认同和逐步形成，档案服务工作也应该以相同的理念和同等的服务价值观向大众提供便捷、高效的服务
8、，其目标就是优化信息查找的过程，体现出其价值和意义。在信息技术高速发达的今天，越来越多的信息化手段被应用到人们的日常生活中，用户获取信息的方式多样化，信息展现渠道的丰富化，为档案管理工作能跟进时代发展的步伐提供了新的方式和模式。微信作为一种新兴的社交信息平台，从2011年推行之初到2013年上半年注册用户已突破4亿2，若能开发微信平台提供档案服务，将会为档案工作提供一种全新的贴近民众需求的服务方式。时至2015年6月，使用手机终端就进行上网的人群比2014年增加了4%，手机终端的使用者的数量为5.94亿人，通过PC端和手提式电脑、平板电脑来上网的人数有明显的下降，如图1-1。随着手机终端的大屏
9、化和手机应用体验的不断升级，手机作为网民主要上网终端的趋势进一步明显，如图1-2。3图1-1 互联网络接入设备使用情况图1-2 中国网民规模及其占网民比例从图中可知手机移动终端作为网络的接入设备将越来越普遍化，微信作为依托手机端而开发的应用平台，网络用户的发展趋势对于微信的推广具有重要的意义。如果将手机终端的使用和微信平台相结合，一同服务于档案服务的发展，那将提高档案信息的管理和利用，使得人们能够更加快速和便利的查询档案信息，将档案服务深入到人们的生活中。同时基于微信可以发送朋友圈，可以进行快速的信息分享和传播的功能，将档案信息带入大众化模式，提高信息的利用率，充分展现出档案信息和微信平台相结
10、合的社会价值。4二、微信与档案服务（一）微信的功能与档案服务1.当用户根据需要建立私人聊天或者群聊的时候，用户可以发送语音、视频、图片（包括表情）和文字。由于微信能够传播多种形式的信息，如文字、图片、语音和视频等。所以具有富媒体属性，既能摆脱传统档案信息服务单一文字的形式，为用户带来更大的视觉冲击，又能保证推送的信息真实准确、速度快。5例如：档案部门在传递信息时，通过语音、文字为信息需求紧急的用户提供查询结果，通过图片为用户展示档案原件信息，通过视频为用户讲解档案保管和利用知识等，接触真实的文字、声音或影像会更有效的提高用户对档案的关注度及自身档案意识。6同时微信这一功能可以拉近档案们与公众沟
11、通交流的距离，耳朵听见说话和眼睛看见跃动的形象对内心的冲击远胜过屏幕上沉默的文字。72.用户关联和传播信息，微信可以通过微信号和二维码进行好友的添加和搜索，实现相互关注，并通过加好友的方式实现信息的传播，并且可以查看QQ好友添加好友、查看手机通讯录和分享微信号添加好友、摇一摇添加好友、二维码查找添加好友和漂流瓶接受好友等7种方式，进行相互关注，相互关注的好友之间可以通过“朋友圈”进行消息的共享和传递，微信上的信息可以分享到QQ空间、发送给朋友。此项功能在档案馆开展服务时可以达到以下效果，将档案部门的微信公众号或二维码向公众发布，用户搜索后添加，就可以向档案馆发送信息咨询请求，为档案部门与公众的
12、联系提供更多的途径；档案部门通过微信发布的消息可以在关注者的个人关系网和朋友圈进行传播和扩散，有机会让更多的人成为档案部门信息的宣传者，借助用户口碑推广实现品牌的病毒式传播。微信还有如流量查询、游戏中心、微信支付、城市服务等其他功能，这些功能与档案信息的利用与传播基本无关，本文不给予介绍。（二）微信公众号的功能与档案服务微信的公众号可分为订阅号、认证的订阅号、服务号、认证的服务号。他们之间有相同的功能也存在差异。1.微信公众号的三项基本功能与档案服务（1）开放性与私密性兼备的互动交流功能对于已经建立聊天群的用户，可以通过群来发送图片、语音、文字、视频，微信群中的每一个用户都可以进行回复和接收，
13、通过对图片的编辑和美化能够让发送的更为丰富直观，群发的消息若用户没有及时查看可以在“历史消息”中寻找，这是一对多的信息广播是目前各种媒介信息传播的主要方式之一，微信公众平台同样实现了这一功能，具有开放性特质。一旦微信用户选择进行私密聊天，第三方用户是无法获取信息的内容的，私密性极高，信息的传播也将从一对多转化成一对一。微信平台具备了开放式聊天和私密聊天的基础功能，以现代信息技术代替传统的电话、短信模式，其优势是非常明显的。8开放性功能可以专注于档案部门的信息传播，私密性的交流功能对于某些保密性档案信息资源、涉及用户隐私以及拥有著作权等不便向用户公开的档案信息资源的利用，一对一的信息传播方式无疑
14、更具优势。（2）自动回复功能由于是一对多的点对点方式，微信公众平台后台设置了自动回复选项，包括自动欢迎语、非人工服务时间的消息自动回复及关键词自动回复，例如：回复1，对应的是“档案预约”服务，回复2，对应的是“档案业务咨询”服务。对于一些用户常见的问题，有关部门可以将数据汇总统计，将所有的问题编写成数据库放入公众号的自动回复功能中，这样一来，用户在进行问题咨询时，一旦遇到没人能够及时回复的时候，公众号的自动回复也能及时的解决用户的问题。9能够实现一定需求下无时限、无人工的档案信息服务。（3）自定义菜单功能微信公众号内的信息分类栏是可以进行自行设计和分类的，平台的管理者可以针对用户的需要对菜单进
15、行分类和设计，当用户点击某一个分类模块时，所有有关该类模块的信息都会呈现出来，也可以链接外部的合法网站，当用户点击时同样可以显示出来。档案部门可以利用此功能对档案信息进行分类，用户则可以根据自己的实际需求点击查看自己所需要的信息。自定义菜单可以连接第三方平台，如：通过网页链接可以连接本档案馆的官方网站、微博平台、论坛等第三方与档案馆相关的网页，实现各方位档案信息的联动性，在对档案微信平台的利用现状中，已有档案馆通过自定义菜单连接本档案馆的“微网站”，用户可以直接看到档案部门在其中提供的信息和档案服务，如：图1-3、图1-4，为用户和大众在进行信息查询时提供了相当大的便利和提高了公众与档案部门之间的联系。图1-3 佛山档案微官网 图1-4中山档案微官网通过微信公共平台的自动回复以及自定义菜单功能提供的自助服务，用户可以随时了解所需信息，有利于提高用户的自主性和自发性活动，从而从根本上提高档案服务的个性化水平。10 2.不同微信公众号功能的差异（1）订阅号与服务号的区别 在订阅号的消息显示栏中，一个月中订阅号能够群送4条消息，而服务号只有1条，消息显示在好友对话列表中；由于目前大多数社会人士对档案的了解和印象并不深，档案部门的首要任务应该是使档案消息能够得到更高效率的传播，而订阅号在消息的传播效率和数量上更有优势。认证的服务号与其他三个公众号相比多出“九大接口”，利用“九大接口”
