1、文字材料标准格式要点 为统 一、标准公司各类文字材料格式,提高页面排版质量,参照国家机关公文处理的有关规定,现对文字材料(包括各类书面上报、汇报材料,协同办公系统各类通知、通报等)的格式标准如下: 一、文字材料(电子版和书面)的格式 文字材料的主要要素一般包括。标题、正文、行文机构(即材料编写部门或单位)、行文日期、附件。 (一)封面 如果文字材料有封面,那么封面标题用二号黑体(或宋体加粗)居中(字数过多可用2行或更多);单位、姓名用三号楷体_gb2312;一般不要出现时间。 (二)标题 标题应当准确、简要地概括文字材料的主要内容,居于正文上端中央,用二号华文中宋体或加粗宋体字,标题与正文之间
2、间隔使用“段后间距适当调整,不可以空行调整或不调整。如果有主副两个标题,主标题用二号华文中宋体或加粗宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当;副标题用三号楷体_gb2312,居中排列,主标题和副标题之间用三号字的单倍距,副标题与正文之间间隔使用“段后间距适当调整,不可以空行调整或不调整。 (三)正文 正文是文字材料的主体,表达文字材料的具体内容。正文内容要求简明扼要,条理清楚,实事求是,符合文法。每个自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。 1.层次序号要求。文中的结构层次序号为。第一层用“ 一、,第二层用“ (一),第三层用“1.(不能写成“ 1、),
3、第四层用“(1),第五层用“。在正文层次不多的情况下,第一层用“ 一、,第二层可用“1.。层次序号必须为输入格式,不可使用自动生成格式。 2.小标题要求。如果文中有独立成段的小标题,独立成段的小标题末尾无标点符号;如果小标题之后接着排印正文的,末尾有句号,采用与正文一致的仿宋_gb2312字体。连续的书名号或引号中间不加标点符号。 3.字体要求。正文中只能用仿宋_gb2 312、黑体、楷体_gb2312等字体,均用三号字,不能加粗。正文中只有一级小标题的,用黑体字;有两级小标题的,第一级用黑体字,第二级用楷体_gb2312字;有多级小标题的,第一级用黑体字,第二级用楷体_gb2312字,第三级
4、及以下全用仿宋_gb2312。除小标题之外的正文文字用仿宋_gb2312。 4.行间距要求。正文行间距为单倍距或29磅(正规为每页排22行,每行排28个字)页面设置:上下各为2.54cm,左2.8cm,右2.6cm。 (三)行文机构 行文机构写在正文下偏右处,又称落款,在正文之下一般空4行(也可根据页面需要适当空行),且一般要写全称或标准性简称,用三号仿宋_gb2312。 (四)行文日期 文字材料必须注明行文日期,行文日期位于文字材料的末尾、行文机构下并适当调整与行文机构的对应位置。行文日期必须写明“年、月、日全称,用汉字标注,即“大写,“零应写作“,用三号仿宋_gb2312;如果用阿拉伯数字
5、标注,月日不能用虚位,如“2023年04月2023日,而是“2023年4月7日。 (五)附件 附属于正文的文字材料,根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料。文字材料如有附件,附件的名称和件数应当在正文之后、行文机构之前注明,在正文最后一行下空1行的左侧空2字,用三号仿宋_gb2312字体标注“附件二字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件,用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称较长需另起一行时,应当与附件名称第一行的文字对齐,序号后面用小圆点,例如“附件: 1.,附件名称后不加标点符号。附件内容编排于正文落款之后并另起一页,首页左上角顶格用三号黑体字标注“附件二字,后面不用冒号,有顺序号的应标
6、注清楚,附件的序号和名称前后标识必须一致。 二、文字材料的装订 (一)打印及印刷 文字材料必须双面打印或印刷,多页打印装订时必须标注页码。 (二)用纸及格式 采用国际标准a4型纸,页面设置的页边距上下各为2.54cm,左右各为2.8cm,并根据篇幅合理调整行距、字距,行距为单倍行距,字距为标准字距,一般每面排22行,每行排28个字(含标点符号)。 (三)装订 左侧装订,订位为两钉钉锯外订眼距上下页边各l4处,平订钉锯与左页边间距为5mm-8mm,无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固。 三、其他要求 (一)文字材料为单页且内容较少时,为确保页面美观,应将文字调整到页面中偏上位置,并扩大行间距。 (二
7、)篇幅较大(超过2023页)时,在不影响整体效果的前提下,可通过缩小行间距的方式进行适当调整。 (三)文字材料的末页单页面字数较少时,可通过适当缩小行间距的方式去除此页面;如无法缩小,也可通过适当扩大行间距的方式使此页面字数增加,增强整体的美观效果。 (四)文字材料电子版统一用word文本格式。文字材料中的表格或作为附件的表格,必须用“word制表,不可使用“excel制表或制表后再复制。制表应力求美观、合理,字体及字号使用恰当,一般使用五号宋体字。表格中的序号、数据、日期、名字一律居中排版,其他文字较多的内容一律左对齐或两端对齐排版。 (五)对外报送的文字材料,如对方有特殊要求,应遵循对方提供标准。 (六)部门留存的一般材料为了节约纸张,字号和行间距等可适当减小,整洁美观即可。 第5页 共5页