1、企业人力资源外包风险及防范对策现代企业都采取外包理念，企业仅做后台支持，创造营业额的工作都外包出去，随着企业对外包的依赖，人力资源也不例外的成为外包的对象，人力资源外包商承当着企业的档案管理、薪酬福利发放、人员招聘、人力资源管理。但是企业在人力资源业务外包的过程中却不可防止地会遇到种种风险。一、人力资源外包的含义人力资源管理是一个组织对人力资源所进行的获取、维护、鼓励、运用与开展的全部管理过程与活动。早期的人力资源管理主要集中于人员的招聘、选拔、分派、工资发放、档案保管等活动。随着外部环境的变化和企业竞争的加剧,绩效评估、鼓励制度的设计与管理、员工开展、企业文化的营造等战略性活动逐渐纳入到人力
2、资源管理的体系中。人力资源管理由一种维持与辅助型的管理职能上升为具有战略意义的职能。同时,随着政府社会保障政策的出台与完善,人力资源管理的事务性工作越来越繁杂,人力资源管理人员的大局部时间用于事务性工作的处理中。人力资源管理职能重心的转移与事务性工作的不断复杂使得人力资源外包成为可能。所谓“外包,就是组织把某个工程或者工作内容交给从事这种工作的公司。通过外包那些企业自己没有能力或能力不强的局部,企业可以专注于能创造价值的核心竞争力。其核心思想是:企业在内部资源有限的情况下,为取得更大的竞争优势,仅留下其最具特长和优势的业务,而将其他业务交给比自己更具有能力或更专业的企业。所以人力资源外包,就是
3、指企业根据自身需要将某一项或几项人力资源管理工作或职能外包出去,交由其他企业或组织进行管理,以专注于人力资源的核心战略性活动,实现企业效益的最大化。二、人力资源外包的风险人力资源外包存在着较大的风险,其风险可以分为两种类型。一类是外包工程的效果。企业投入了人力、物力、时间,如果不能够到达预期的效果,不但会造成资源的浪费,更重要的是可能因为错过时机丧失获取竞争优势的时机。另一类风险就是在外包工程过程中可能引发的对企业经营的负面影响,如造成企业自身人力资源管理能力薄弱,以及走漏企业信息等。具体来讲,人力资源外包风险来自于以下几个方面: (一)外包效劳机构的选择目前,国内市场上人力资源外包效劳商的数
4、目众多,由于行业进入门坎低,人力资源管理咨询公司、猎头公司等如雨后春笋般涌现。但是这些机构的水平上下不一,既有世界顶级效劳提供商,也有一个人一台的独立参谋。由于行业存在信息不对称,企业很难对效劳商的背景、资质准确了解,而真实的水平往往在过程中才能被准确评估。人力资源外包效劳的质量和效果与效劳提供商的好坏有直接关系,因此,效劳商选择的决策风险不可无视。比方在一个企业客户曾经听到过这样的失败案例:该公司在进行人力资源薪酬、考核方案设计外包时选择了当地号称最有实力的人力资源管理咨询公司。但是,在工程还未有任何成果时工程组突然解散,企业不得不重新选择咨询公司。后来了解到该咨询公司的实际资质与对外宣传不
5、相符,对方进驻的3名参谋中有2名是刚刚招聘的毕业生,其中一名离职后公司再无人员补充进来,工程经理自身的业务素质又缺乏,因而无法继续工程,造成工程失败。(二)企业与外包效劳商的相互适应在人力资源效劳外包过程中，还存在企业与外包效劳商互相适应的问题，许多关于人力资源外包风险的研究都把这种适应性总结为企业文化问题,即效劳提供商是否能够深刻理解、适应企业文化的特点,并对效劳进行相应的客户化。实际上这种适应还应当包括企业对外包效劳本身的适应,比方现有的组织机构设置、制度、相关人力资源流程、企业执行力等是否能够保证外包效劳的效果,因为外包的成果最终还是要通过企业自身的应用和实施发挥作用。但这种双方的适应摩
6、擦是普遍存在的,而适应的程度对效劳的效果有很大影响。例如,某大型国有企业在对人力资源招聘、薪酬考核、职业生涯设计外包方案进行实施时,遇到几个问题:第一,按照设计方案,招聘工作应当从人员的能力素质与岗位要求的匹配程度出发,而国企的背景、人际关系的影响造成在招聘的过程中方案往往无法得到严格执行;第二,薪酬体系的方案设计科学合理,打破了原有的平均主义,但是员工由于多年处于“大锅饭的体制下,对收入差距的接受程度极小,方案实行的难度很大;第三,职业生涯的设计将企业现有岗位划分了职系,整理了清晰的晋升规律,但是在实际干部升迁时,由于旧体制的影响,对所谓“资历以及政工方面的因素过多的考虑使得职系往往被无视,
7、跨职系升迁调动十分普遍。这些问题使得设计方案的实施效果大打折扣,原因就是企业自身还没有准备好工程实施的平台,而设计方案本身对企业现状的考虑也存在缺乏。(三)企业的信息平安企业在外包合作过程中必须向效劳商交接大量信息,例如,企业战略、经营方案、经营指标、人员结构、人力资源管理现状,特别是在一些工程中,如人力资源规划等,也往往会涉及到人力资源以外的如市场、技术等方面的信息。虽然目前国内的效劳机构在合作时都会与企业签订保密协议,提供了一定程度的信息平安保障,但是由于在我国,目前尚无完善的法律法规去标准外包行业的运作,一些运作不标准的外包商有可能泄露企业经营管理方面的机密信息,特别是如果出现外包商因经
8、营不善而倒闭,那么企业的合法权益将得不到保护。如何在保证效劳商为外包效劳的顺利开展获得足够企业信息的同时,保护企业信息平安也是外包的过程中必须妥善处理的问题。 (四)外包与企业人力资源职能的关系企业选择人力资源外包,就必然会产生企业对自身人力资源职能的问题,这里包含了两层含义: 随着人力资源外包在国内的不断开展,外包效劳的内容已经逐渐涵盖了人力资源的主要职能,从简单的档案管理、薪酬福利发放到具有战略意义的人员招聘、人力资源规划。在这种情况下,选择外包的企业自身的人力资源管理人员从实际工作中获得的经验、知识、技能可能会越来越少,企业可能随之产生对外包的依赖性,使自身的人力资源管理能力降低,久而久
9、之造成对外包效劳的评估能力下降或者无法准确认识企业不断变化的人力资源需求,而且一旦与外包机构的合作终止或出现问题,将给企业带来管理风险。 随着人力资源外包的不断普及和开展,很多人力资源从业者都产生了一种担忧,就是随着人力资源职能外包的范围越来越大,企业内部人力资源管理者的责权是否逐渐被削弱而最终使人力资源部失去存在的意义。这种人力资源管理者自身的潜在风险实际上也会给企业带来风险,即原有的人力资源部门在定位模糊的情况下很容易产生人员流失。三、躲避人力资源外包风险的对策 各种类型的中小型企业，因为受制于规模、本钱、效益等诸多因素，根本上没有设置专门的人力资源部甚至没有传统意义上的人事部门，致使人事
10、管理混乱无序。一些企业在开展过程中常会被各种人事问题所困扰，这些暴露的问题已经成了公司开展的瓶颈；有些公司不熟悉国家关于劳动和人事方面的相关法规政策而与员工发生纠纷，以致影响公司的开展；有些公司也会亡羊补牢，迅速招聘或由现有工作人员临时处理这些问题，然而大量繁杂的操作程序却使他们疲于应付甚至不知从何做起。这时，找一家可靠的专业机构进行“人力资源外包就能使这一系列问题迎刃而解。但对于企业而言，人力资源外包决不简单是将一些职能“扔给效劳机构而高枕无忧,在外包的决策、实施等各个环节中,都有可能发生对外包工程本身、对企业人力资源管理乃至对于整个企业经营造成消极影响的风险因素,企业不但需要识别这些因素,
11、而且需要制定详细可行的应对方案,这就要求在外包工程的整个过程中,企业内部的参与者,包括高层管理者、工程负责人、人力资源部门等各方承当起相应的职责。具体来讲,企业为了躲避人力资源外包可能产生的各类风险,需要注意以下问题。 (一)合理选择外包的内容企业必须明确人力资源管理职能中,哪些可以外包,哪些是不适于外包而必须限制在企业内部进行的。这就涉及到对外包的定位问题:人力资源外包一个很重要的作用就是使企业的人力资源管理人员从日常琐碎工作中解放出来,释放更多的时间和精力来从事战略性的工作。试图把人力资源的所有职能,特别是战略性职能全部外包是不现实的,估且不谈本钱问题,这样一是会增加重要经营信息泄露的风险
12、,二是会使人力资源部门陷入无事可做的窘境。理性的做法应当是将事务性的工作,如工资发放、档案管理等外包出去,使人力资源管理人员的精力更多地投入到具有战略意义的核心职能,如人力资源战略制定、人力资源规划等工作中,既躲避了风险,又无形中提升了人力资源部门的地位,减少了人力资源管理人员在外包过程中的危机感。另外,外包内容应当根据企业自身的实际情况进行选择,如企业自身在规模、性质、文化、制度等方面确实没有对一些职能进行外包的可能和必要,切忌迷信或者跟风,应当从企业实际出发,选择最适宜、最有效果的内容进行外包。 (二)做好外包之前的准备工作在进行外包之前,特别是在将如薪酬考核方案、人力资源制度设计等要求人
13、力资源管理变革的工程外包之前,企业应当做好几方面的准备:首先,应当做好对员工的宣传工作,营造变革的气氛,保证效劳实施的效果;其次,要在内部管理流程方面进行优化,为外包效劳的实施搭建顺畅的通道。这就要求企业高层管理人员在进行外包的决策之后,做好内部的功课,完善内部管理,转变人员思想观念,从领导者的层面保障效劳的顺利实施。 (三)正确选择外包效劳商对效劳商的选择,除了价格外,应当从公司实力、客户群体、专业背景、客户口碑等方面综合了解,针对所要进行外包的内容,选择专业可靠的效劳商。特别是客户口碑,作为在传统的信息渠道的补充非常有帮助:通过曾与效劳商合作过的客户的反映,可以更加客观地了解该效劳商的水平
14、资质。企业的工程负责人(通常是人力资源部专人负责)必须在效劳机构调研、选择时考虑周全,尽量选择实力雄厚、公司历史较长、有本行业企业效劳的丰富经验、在合作的内容上具有专长、以及客户评价良好的效劳商。在与效劳商签订合同时,也要特别注意考虑来自效劳商方面的风险问题,在外包工程预期效果、阶段考核、信息平安、损失赔偿等方面的条款应当明确详细。 (四)明确职责和定位,保证过程的参与和监控虽然外包可以把人力资源部门从日常事务中解放出来,但是企业人力资源管理人员在外包过程中的参与和监控也决不可以无视。不断的参与,可以保持和提升企业自身的人力资源管理能力,使人力资源管理者从与外部专业机构的交流中提高自身的业务水
15、平,防止人力资源管理职能的边缘化,同时更好地行使其战略方面的职责,而且这种学习的时机也可以提高人力资源部门的员工满意度,减少人员流失。更重要的是,作为与外包效劳机构接触最为密切、频繁的部门,人力资源部门要承当起对效劳的监控和评估职能。要建立起效劳商的评估机制,在过程中不断地进行评审、反响和沟通;同时,由于大多数信息资料都是由人力资源部门披露给效劳商的,因此,在信息平安的保障方面,人力资源部门应当与相关部门进行协作,建立起文件管理和信息平安保障机制,防止机密信息的外泄。总之,人力资源外包本质上虽然是把繁琐复杂的工作交给效劳机构处理,从某种程度上减轻了企业管理者及人力资源部门的负担,但是要保证效劳
16、的效果并且躲避效劳过程中的风险,需要进行充分的方案、准备工作,要求企业管理者、人力资源部门及全体员工在外包的前、中、后期承当起相应的责任。当然,随着人力资源外包效劳行业在国内的开展,标准程度的提高和企业对外包效劳的理解认识的不断加深,文中提到的一些风险将会随之减弱,企业应对风险的能力也会逐渐加强,人力资源外包效劳的积极效用将会进一步显现。参考文献 1黄婕.人力资源外包风险及对策J.商场现代化,2023,(9). 2刘颖,钱慧敏.我国企业人力资源外包风险管理的探讨J.企业活力,2023,(2). 3陈方.企业人力资源外包风险躲避J.人才资源开发,2023,(1). 4刘叶云,周飞.浅析人力资源管理外包风险的躲避J
