1、会务接待手册及工作手册材料大汇编（含会务工作实用清单和文字说明，四大类共6万余字）目 录一、会务工作实用清单2二、会务工作实用模板19三、多场景实用会务手册模板汇编31第1篇：集中换届会务工作参考手册31第2篇：巡视诊断工作接待手册81第3篇：培训班会务手册96第4篇：XX集团考察团赴XX省交流学习活动手册1071.考察温馨提示1072.XX集团考察团赴XX省交流学习活动日程1073.XX集团考察团赴XX省交流学习成员名单1084.住宿分组情况表1095.XX集团考察团赴XX省交流学习活动景点简介（略）1106.XX集团考察团赴XX省交流学习座谈会讨论提纲110四、会务接待及各类制度流程说明汇
2、编111第1篇：会务接待工作的礼仪规范实用手册模板111第2篇： 办公室会务精要123第3篇：会务制度流程127第4篇：会务知识点梳理137第5篇： 做好机关会议服务工作应把握的几个原则140第6篇：机关事务管理会务服规范142一、会务工作实用清单1.会务方案细化表（会前、会中、会后需注意问题清单）序号工作类型工作内容具体工作时间安排负责人1会前准备会议通知1、内容格式参照常规，并注意本次有无特殊情况，经部门负责人审核通过后，发布。2、在相关群里发布，根据未反馈情况，电话通知。3、做好参会人员及其综合部负责人通讯录，备用。4、如需分行视频，请分行确定连接终端，至少提前一天发办公室。5、分行如有
3、住宿、用餐需求的，与办公室、行政事务部沟通。前一周或十天2会场预定1、根据参会人数、会议性质、是否需要讨论、分行及投资机构是否参加等，提前预定会场，提出桌椅、茶水、视频等需求。2、如在总行召开，与会议通知同时确定。前一周或十天3短信通知通过短信平台通知所有参会人员。注意参会人员及联系方式更新。会议通知发出时；前一日4席卡制作按参会人员单位名单，到办公室领取或重新制作席卡，注意不能遗漏。前一日5会议材料尽快将会议材料（会议议程、主报告、领导讲话）定稿，并根据要求印刷装袋（注意区分不同领导、参会人员），行领导材料袋中需备好签字笔，同时认真审核材料是否完整，有无错别字等。前一日6会场布置与领导确定会
4、场形式，通知会议中心。前一日上午联系会议中心，配合布置会场，如有需要请办公室配合。前一日下午1、布置摆放座位、摆放席卡、水、会议材料、烟灰缸（水：一般第一排放瓷杯，后排放矿泉水，行领导自备水杯，注意提示或帮助拿水杯）。2、调试音响、视频等会议设备。3、如有投影，调试笔记本（PPT：用定稿PPT试放，多备一台。如在外开会，最好嵌入式，防止变形。在大会议室，一般用中间屏幕播放，两边电视房分行视频）。前一日下午如需签到。会场外，备好一张桌子，两张椅子，以备签到使用，同时备好一盒签字笔备用。前一日下午7会场提示（如有需要）联系总行办公室，提前安排好电子屏设置。前一日下午开会期间保持负一楼、一楼和四楼设
5、置电子屏通知前一日下午8会议宣传1、事先拟定好新闻通讯稿件、会议纪要。2、提前备好录音笔，注意电量。前一日下午9会议召开会前引导（如有需要）联系大楼物业，要求物业安排专人在一楼入口处刷卡、电梯刷卡会前一小时人员接送（如有需要）1、提前联系参会人员迎接地点。2、提前确定用车人数，与行政部沟通。3、如需住宿，提前确定酒店，引导入住。3、会后，注意送回。会前一小时设备调试进行会议视频、话筒等设备的调试，同时要求会议中心录音录像。会前半小时行领导的邀请在行领导所在楼层等候领导，并陪同领导前往会场。会前10分钟会议签到提前半个小时到达会场入口处，组织签到，并于会前5分钟电话通知尚未签到人员。会前5分钟安
6、排入座积极引导现场签到人员的落座。会前5分钟会议录音及记录1、提前10分钟将录音笔放置行讲话人席卡内部并现场录音。2、纸质记录会议时间、与会人员、召开情况等。会中会议照相1、请办公室协助开会期间的拍照。2、注意领导特写、主席台、会议全景（三者缺一不可），要连拍。如有特殊情形，如发言人等，也要拍。3、注意拍摄时点，一般是领导坐定后以及讲话时拍（吸烟时不能拍）。会中会场应急会议设备完好应急，如话筒、视频等；领导事务应急等。会中会场清理会议结束后，整理器材物品及遗忘文件。会后10会后工作会议宣传1、将事先拟定好的新闻稿件，配上照片，审核后发布。2、会议纪要，经审核，发布。会后11会议印发（如有需要）
7、会后将会议材料进行印发执行会后12材料整理会议文件的归档整理，会议分组讨论整理，各机构建议整理等会后13会议费用履行程序，办理报销。会后14跟踪要求对会议决议、领导提出的要求与措施，进行分解下发并跟踪落实情况会后清单的作用：一是避免临时的手忙脚乱不知所措；二是避免遗漏；三是合理评估工作量，确定投入人力。2会务工作内部分工标准化明细表会务名称：会务时间：总统筹人：XXX手机号XXX序号小组名称工作任务小组组长小组成员备注1综合协调组1.负责领导参会活动的组织安排和讲话材料的编写工作；2.负责整体策划、综合协调及重大活动的联络工作；3.负责各参会部门的综合协调、任务督查等工作；4.负责会务各种证件
8、的办理、领取和发放工作；5.负责会议指南的印制、管理和发放工作；6.负责领导小组日常工作；7.做好负责人分配的其他工作。姓名XXX手机号XXX姓名XXX手机号XXX姓名XXX手机号XXX2会议活动组1.负责会场的预定、布置及费用核算；2.负责对接、安排礼仪人员的工作，包括但不限于引导领导上台、签约环节资料放置与收回、司仪等；3.负责会议开始前的签到组织工作；4.负责对接会议主持人会务流程及各项事宜，并安排好签约文本的收集、整理；5.负责会间会务音乐、话筒、会务背景PPT切换等后台操作；6.做好分配的其它工作。姓名XXX手机号XXX姓名XXX手机号XXX姓名XXX手机号XXX3考察活动组1.配合
9、综合协调组，分管负责考察活动方案、牵总、组织工作；2.负责落实与对接参观考察本地企业；3.负责落实本地知名企业参会，并做好座谈发言准备工作；4.负责落实考察活动的新闻报道工作；5.做好其他临时性工作。姓名XXX手机号XXX姓名XXX手机号XXX姓名XXX手机号XXX14宣传报道组1.负责会议期的录像、摄像、小视频等工作（可外包、需对接）；2.负责会议前期、中期和末期的新闻通稿的发布工作；3.负责对接外部各媒体、报社，会议宣传资料的分享等；4.负责对接广告公司，做好会议现场所需广告物料的制作，包括不限于桌签、会务背景、展架画面设计、签到墙、会务台搭建等；5.做好分配的其它工作。姓名XXX手机号X
10、XX姓名XXX手机号XXX姓名XXX手机号XXX5后勤保障组1.负责财务、信息服务、资料管理、会议服务、后勤保障等工作；2.负责来宾住地的预订、会议期来宾报到、食宿、车辆安排等后勤保障工作；3.负责落实当地参会人员的邀请；3.负责大会的各类费用的预算编报工作；4.做好分配的其他工作。姓名XXX手机号XXX姓名XXX手机号XXX姓名XXX手机号XXX备注：1.本工作明细表较适合于大型会务活动（包含的环节有现场考察、大型会议、住宿、车辆、餐食等）；2.本表亦适用于微小型接待考察活动，可将“小组名称”更换为“责任人”，删掉“小组成员列”；3.会务活动虽相似，但也存在差异，需要根据实际情况，对“工作任
11、务”列修改；4.如果工作人员有限，在保障不重合的情况下，可以安排一人多职。3接待活动分工表信息收集序工作内容工作要求责任人备注1来访信息收集与对方联系人充分沟通，收集来宾基本情况及来访意图，主要包括：来宾人数、姓名、性别、民族、职务及排序、宗教信仰、生活习俗等，来宾来访意图、日常安排、接送需求、住宿需求、用餐需求、票务预订需求等，来宾随同人员、司机人数、车辆牌号、列车车次、航班班次、抵达时间等。接待方案序工作内容工作要求责任人备注2拟定接待方案根据接待活动类别拟定活动方案，主要包括：接待方针、规格、形式、时间、地点、出席人员、议程、费用预算等。接待要素确定序工作内容工作要求责任人备注3确定接待
12、场所如在公司会场开展接待活动，应提前预定接待场所（会议厅、贵宾厅、文化展示厅等）如在外部开展活动，应提前确定接待场所。4食宿行安排视活动需要，如需用餐的，工作组应提前预定餐厅。视活动需要，如需住宿的，工作组应提前预定宾馆。视活动需要，如需用车的，工作组应提前提出用车申请，如外租车辆，应提前联系好租车公司。5文字材料准备工作组负责拟写出席领导讲话稿、汇报材料、交流材料、欢迎辞、祝酒辞、贺辞、贺信等，根据需要制作PPT演示稿。工作组负责协助活动主持人拟写主持词。工作组负责各项文字材料的准备、收集、汇编、打印装订等工作。视活动需要，工作组负责拟定活动宣传标语内容。6物料准备视活动需要，提前开展活动相
13、关物料的领取、采购、设计、制作等工作，括但不限于：活动主题背景板或条幅、宣传条幅，欢迎条幅、指引水牌、活动桌签、宴会桌签、车证、胸卡、胸花、邀请函、办公耗材、录音笔、激光笔、礼品、酒水等。工作组应提前对接待场所踩点，及时确定所需资源，并保持与联系人联系顺畅。7费用预算接待活动中如需安排招待用餐、酒店住宿、差旅费用的，发生费用一般由主办部门/单位承担。工作组应根据活动预算提前拟定好费用预算报告，并报审批。通知及反馈序工作内容工作要求责任人备注8通知我方工作组应在确定来访详细信息后，通知我方拟出席人员，通知至少包括：时间、地点、来宾信息、来访意图、议程安排、相关准备、着装要求、联系人及手机号码等，如在外部开展接待活动，通知应注明会场位置图、行李路线、公共交通乘坐方式等。9通知对方工作组应在确定我方接待安排后，以函件形式反馈对方接待活动的时间、地点、行车路线、联系人及手机号码等，可温馨提示当地温度、天气、建议着装、接送联系人（手机号码、车辆牌号）等。10人员落实工作组负责协调落实我方出席活动人员。11通知提醒工作组应提前1天利用手机短信等通讯方式提醒我方出席人员活动日程安排，包括时间、地点、相关要求等，可温馨提示会场温度、建议着装、行车路线等。
