1、档案保密工作保障思路建议 档案资源作为国家资源的重要组成局部,其保密工作带头档案事业开展和国家案例。 一、强化档案保密意识 和缓档案部门要不断增强做好档案保密工作的责任感和使命感,站在国家平安的高度,切实重视和不断强化档案保密工作。要驾驭档案保密宣传工作的力度,通过对档案法、保密法相关知识的学习,多渠道、全方位地宣传档案保密工作,强化保密法制观念,牢固树立“保密工作无小事的责任意识,提高保密工作的自觉性和责任感,自觉履行保守国家秘密的义务。对涉密纸质档案、磁性介质的借阅、保管、销毁等环节要严格遵守保密制度,确保万无一失,把平安责任意识贯穿于档案工作的始终。同时,要认真贯彻“预防为主的方针政策,
2、坚决防止和克服麻痹大意的思想和侥幸心理。要经常开展平安教育工作,把档案平安工作的重要性讲清、讲明,把泄密的危害和后果讲足、讲透,让平安意识真正深入人心。 二、加强档案库房平安建设 档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案平安的根本保障。首先,档案库房应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施,并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。其次,档案库房应指定专人负责管理,落实双人双锁等严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。其三,涉及国家秘密的档案应单独保管,要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等,从保管条件上确保档案的平安。其四,应减少档案的破损率延长档案的使用寿命。如,对不易
3、保管的磁盘、光盘等存储介质应配备专用的档案消磁柜;对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备好防潮、增湿设备。另外,要坚持日常监督与重点检查相结合,不定期组织全面细致的平安检查,在认真清点核对档案数目的同时,及时发现和消除档案库房的平安隐患,做到及时检查、及时清理,采取切实的有效措施,堵塞危及档案平安的漏洞。 三、完善保密档案借阅管理 加强保密档案借阅制度建设至善重要。应制定细致完善的档案借阅制度、外借制度、复制制度等。各项档案借阅规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善,确保保密档案的平安。保密档案的借阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须按要求填写撮单,由直
4、接领导、工程负责人签字,认真履行登记、签字手续,填写借阅卡及借阅簿,手续齐全前方可借阅。借阅人要遵守保密制度,严禁转借泄密和以个人名义向外单位转让档案技术成果。保密档案使用完毕后应及时核对、检查、维护与平安,不能私自撕拆、涂改,更不得缺页少项。借阅的档案要保管好,不能丧失,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,及时向档案部门报告,进行补救。保密档案的借阅时间不得超过一年,因工程周期长而不能及时归还的,应办理续借手续。对常年欠档,经追究仍不交还或造成遗失的,必须追究其责任,按国家规章制度严肃处理。此外,因工作调离、离退休和长期病休的,出国工作及出国探亲的,都必须全部清还借阅的档案,由档案室签字后,
5、方可办理有关手续。属借调工作人员借阅保密档案时,必须由工程负责人代借,当其离院时由代借人还清档案。 四、加强电子档案管理 平安保密措施是衡量电子信息平安与否、电子档案管理完善与否的一个重要指标。电子档案从保管形式上主要分为两种,和种是存储在磁盘、光盘上的电子档案,另一种是存储在网络数据库中的电子档案。存储在磁盘、光盘上的电子档案,相比照拟好管理。在保管方面主要做好防消磁、防损坏工作,必要时可以复制副本或异地保存。在借阅方面主要应做到以下几点:一是所借的电子档案工程要与正在设计的工程工程内容相同,且要经主管领导及工程负责人批准,方可借阅;二是要根据使用者的情况而,不可以无原那么地向所有使用者提供
6、全部利用方式;三是应根据电子档案内容的秘密等级进行有效管理,对秘密等级比较高的,不宜用拷贝的方式提供利用;四是要对重要电子档案的信息内容进行加密处理。而存储在网络数据库中的电子档案,那么应重点做好数据库的平安与保密工作。首先要加强对计算机信息系统的保密管理,做好内外网别离工作,并对内外网效劳器部署好防火墙;涉密计算机不得与国际互联网相连。其次,为了防止内部人员将保密资料非法外传,需要对每个人做好权限控制,确保保密数据只能被有权限的人使用,且整个使用过程应被完整记录,做好事前防御,事后追踪。其三,可根据权限查阅,在权限范围内更改、编辑图纸、文本,但是不能将图纸及文本本身或者内容下载到终端用户及任何设备上。这样,所有的保密数据统一集中地保存在效劳器上,既有效又平安,从根本上杜绝保密信息的泄漏。