1、秘书商务活动管理之新闻发布会、参观接待、协调矛盾 1.新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人答复以下问题的一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。 2.新闻发布会大致有发布某一消息、说明某一活动、解释某一事件等类型。 3.新闻发布会十分强调礼仪标准，其核心是诚，真诚地面对新闻记者，坦城的公布与组织机构相关的信息。 4.新闻发布会的程序 宣布开始发布新闻或消息答记者问宣布结束提示会后安排 5、准备工作如下： （1）确定被邀请记者的范周 该邀请哪
2、些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。如事件涉及全国，那么要邀请全国性新闻单位的记者出席；如事件的影响只限于本地，那么邀请当地新闻单位的记者；如事件涉及到专门业务，就需邀请专业新闻单位的记者。一般说来，邀请记者的覆盖面要广，各方新闻机构都应照顾到，不仅要有报纸、杂志记者，还要有电台和电视台的记者；不仅要有文字记者，还应有摄影记者。 （2）确定时间和场所 确定记者招待会的日期，一是要及时，当新产品、新政策出台前夕及时举行，或组织单位受到指责、误解时及时举行，以便澄清真相，挽回影响；二是日期应当避开重大会议、社会活动，如全国人民代表大会会议期间、奥运会期间、新闻界和公众的注意力集中于它们，作
3、为一个一般的社会组织相比之下居次要地位，不易被公众广泛接受。 记者招待会在何处举行，要根据会议的主题来确定，如果是一般情况，可以在本组织单位的会议室、接待室举行或租用宾馆、招待所、或赴外地举行；如果是希望造成全国性影响的，那么可以赴首都或大都市租用场地举行。 （3）确定主持人和发言人 出于记者的职业要求和习惯，他们大都提出一些锋利深刻甚至让人下不了台的问题，这对主持人和发言人都提出了很高的要求。记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等主持。主持人负责介绍主题及根本情况，其措词讲究典雅面有力，幽默而不失庄重。发言人由单位决策层人物担任，要求熟悉全面情况、头脑机敏、有较高文化修养和风度
4、、语言表达能力答的特殊会议。 （4）准备发言材料和布置会场 为了使参加会议的记者们对举办单位所传递的信息或所解决的问题能够理解深刻，并给予充分的肯定，负责招待会的秘书部门一定要准备好必要的资料。资料应包括会议程序、领导人的发言材料，送给记者的有关资料、单位对问题的理解、认识和感受等方面的文字资料。会议要选择交通便利、安静而无噪音，有 等电讯设备的地方。会议桌可以围成圆形，使气氛显得和谐，宾主平等。如果是大中型的记者招待会，可使用长方形的桌子，并分别标明“记者席、“主持人席、“工作人员席，主持人和工作人员应佩带写明姓名的胸牌。主持人、发言人还应设置标明职务的姓名牌，以便记者识别。如邀请的记者多，
5、还可排定座次顺序，分清主次，注意照顾有代表性的新闻单位的记者，防止出现混乱和不愉 快。准备好录音、录像设备、文具用品、饮料茶水等。 （5）制作经费预算 费用应根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费预算。其费用工程一般有租 场费、印刷费、会场布置费、茶点费、礼品费、文具费、邮费、 费、交通费等。 （6）组织会议 秘书部门的负责人如担任主持人，其职责是把握会议的主题，别使大家离题太远，发言人讲完后，主持人要引导记者踊跃提问，遇到冷场时，可用轻松、幽默的语言活泼气氛，提高记者们提问的兴趣和勇气；遇到记者竞相提问时，应控制提问时间，防止提重复的问题，以提高会议效率。记者招待会的时间一般控制在二小时之内。 （7）参观活动安排 如有条件，记者招待会前后可以配合招待会主题组织记者进行参观活动，如观看设施、实物、成果展览、模型、图片等给记者创造实地采访、摄影、录像的时机，增加记者对会议主题的感性认识。 （8）小型宴请安排 如果必要，可以在招待会或参观活动后，邀请记者参加午餐或晚餐，以进一步进行沟通。 （9）收集有关新闻报道 记者招待会举行后的一段日子里，秘书要注意搜集到会记者采写、刊发的各类新闻稿件，分门别类地登记、分析，以便检验会议的效果。对参加会议而未发布新闻的记者，也应礼貌地询问原因，便于日后改进工作。 第4页 共4页
