1、医院公文管理制度 公文管理制度 第一条：公文是请示报告、传达指示、决定决议、批复处理、管理指导工作的重要形式。公文的密级为：绝密、机密、秘密、公开，分别上报或下发到不同的部门和级别。 第二条。行文的格式要统一标准，标题段落清晰，层次清楚，文字精炼、表述准确。要标明签发人、秘级编号、发送单位、印制份数、页数等。 第三条。公文收发后要按要求传到达位，及时组织有关人员学习领会上级精神，不得扣发、截留、拖延，严守文件秘密或商业情报信息。 第四条：文件种类主要包括：红头文件、一般文件和外来文件三种。公司的规章制度、规定、方法、决议、通知、纪要、命令、指示、通报，以及向政府部门的请示、报告等，一律以公司红
2、头文件印发，其他文件可用普通纸印发。第五条：红头文件用于公司重大人事任免、规定、决定、通报、总裁令、上行文、总裁办公会议纪要、董事长会议纪要、批复等。决定用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门或人员，变更或者撤销不适当下级部门的决定事项。规定用于对某一方面的工作做局部的规定。通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 第六条：一般性文件用于普通性的通知、通告、商务信函、商务公关与传播文书、职员职业生涯书等。外来文件指外单位或国家、省、市、县行政管理部门来文。第七条：红头文件的内容包括：发文单位、签发人、秘密等级、紧急程度（急、加急）、发文字号、标题、主送机关、正文、印章、时间、附
3、件、主题词、承办部门、承办人、抄送部门、落款、页数、印发份数等。 第八条。发文单位/部门（红头）应当写标准化全称。与有关单位/部门联合行文，一般情况下主发文单位/部门排列在前。 第九条。标题应当准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文部门，并准确标明文件种类（如通知、命令、决定等）。标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，不加标点符号。如有附件，在正文之后、发文单位落款注明附件顺序和标题。 第十条：成文日期：会议性文件以会议通过的日期为准，其他文件以公司领导人签发日期为准条。落款要写发文单位全称，文件一律加盖公章，插入成文日期要求大写，不应小写。落款当页假设无正文，那么应标注（此页无
4、正文），盖章采用下套端正，不压成文日期。单双面印刷均可，左侧装订。 第十一条：页面设置：采用标准a4纸，上下边距2.5cm，左右边距2.2cm，段前0行，段后0行；行间距点固定值2528。如表格等须横向打印的材料上下边距2.2厘米，左右为2.2厘米，页眉1.5厘米，页脚1.5厘米。 第十二条。文件名称用宋体二号以上加粗、居中。主送单位用黑体，正文一般用四号宋体。一级标题用“ 一、表示；二级标题用“ （一）表示；三级标题用“ 1、表示；四级标题用“（1）表示。 第十三条：文件副标题：宋体，小三号字加粗；发文字号、签发人、正文、落款、成文日期、主题词内容等四号宋体。 第十四条：文件的起草：按公司领
5、导要求由行政人事部负责起草的公文，或各部门起草承办，并以公司名义下发的文件。 第十五条：文件的审批流程实行层级审核责任制：起草人根据指示要求拟稿部门领导修改分管领导审核行政人事部审核总裁、董事长批准。 第十六条：发文审核的要求：拟稿承办人要充分领会领导指示精神，部门领导应对文稿进行认真修改把关，并签署意见，分管领导应对文稿的条理、内容以及合理性、真实性等尺度严格审核，办公室应对文稿的格式合理性、文句通畅性、语法标准性进行审核。 第十七条。文件从起草到签发周期一般为三天。所有文件必须由董事长、总裁（各单位为总经理）审批同意签字前方可下发或呈报。 第十八条。文件在领导签发后，一般以书面版的形式下发
6、至各单位，并由收件人签字。提倡无纸化办公，可发电子版，以邮箱、qq、msn等形式发送至相关部门，接收文件后需 或回执等方式告知。下级单位或部门呈报的所有请示报告、公文、传阅件等，由行政专员统一协调办理。 第十九条。文件下发三日内，行政人事部要监督检查文件学习执行情况，重要文件各单位要及时呈报学习落实情况。 第二十条。外来文件的接收一律使用文件签收单，由专人收文登记，根据文件属性及时分送相关部门，并负责催办，防止漏办和延误。文件传递必须保证平安，完善签收手续，指定专人保管、立卷归档，防止文件遗失。 第二十一条：以公司名义形成的文件，统一由行政人事部负责归档；各部门日常工作中形成的文件、活动资料，
7、由各部门指定专人立卷归档。行政人事部定期检查各单位文件管理情况，并将结果进行讲评和通报。第二十二条：文件按不同的属性、时间顺序进行排列，建立目录，并进行编号，所有文件应由本部门和行政人事部保存一份存档。要保证文件档案的齐全、完整。第二十三条：年终由行政人事部集中收缴所有文件按编年体归档，一般应永久保存，并建立电子文件档案。没有存档和查阅价值的文件，特别是机密文件，要经公司负责人批准，由行政人事部负责销毁，各部门不得自行销毁文件，严禁作为废品出售、丢弃文件。 6、档案管理制度 第一条。档案是公司在建设管理、生产经营、筹划销售等活动中直接形成的，对公司生存和开展有保存价值的文字、图表、声像、实物、
8、电子资料等原始历史记录。由行政办公室集中统一归口管理。 第二条：档案管理的范围： 1、说明公司历史沿革的各类重要文件，如公司章程、股东名簿、董事会及股东会纪要等。 2、法务类。对外签订的各类法律合同、协议、司法文书、知识产权、合同谈判等材料。等。 3、本公司对内、对外、对上、对下的正式公文及会议纪要，各种综合型或专题型调查、考察报告、商务函件等。 4、公司管理制度、季度、年度工作方案、方案、总结等。 5、各类证照，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、所有权证书、土地证、知识产权证书、协会证书、荣誉证书、质量管理体系认证等。 6、年鉴、大事记、根底数字汇编、根本情况综合等。 7、政府发文、产
9、业政策、活动资料等。 8、会计凭证类。如原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证等。 9、会计账簿类。总账、明细账、日记账、固定资产、辅助账簿、其它会计账薄等。 2023、财务报告类。月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，年度预决算报表、验资报告、审计报告等。 11、清册类。银行存款余额调节表、银行对账单、会计核算专业资料、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。 12、合同制度类。各类经济合同原件、各种财务制度、方案、总结等。 13、基建综合类。征地批文、总体规划、设计报告、组织架构、工程建设管理方法、投资方案；建设合同，质量监督书；工程决算、审计资料；招投标方案；
10、工程材料等。 14、基建设计类。技术设计、设计计算书、工程概算、总体规划图等。 15、基建施工类。施工方案、根底工程检测报告、出厂合格证、工具单、备品备件单、设备图纸等。 16、基建监理类。监理大纲、细那么、验收签证等。 17、人力资源类。人员根本情况、职务、薪酬调整记录等。 18、人事制度类。培训开发、绩效考核、招聘录用、薪酬福利、岗位描述、劳资关系、劳动合同等。 19、中长期开展规划、年度综合方案，部门月度方案等。 20、年度经营报告、竞争情报分析、投资风险评估等。 21、政策类。各类产业政策汇编。 22、公关类。活动筹划材料、总结、各类上报资料等。 23、产品物流类。采购、运输、仓储、发
11、货、库存等数据资料。 24、科技研究类。设计图纸、创新方案、设备仪器等。 25、市场销售方案、客户资料、合同管理等。第三条：档案分类：集团公司档案卷宗共分十大类：外来文件类、行政管理类、企划经营类、人力资源类、生产制造类、财务管理类、工程建设类、融投资类、实物类、设备仪器类。外来文件类（wlwj）：政府文件：政府批复（工程备案书、相关政策性文件、相关工程可研报告、规划设计等）；行政管理类（xzgl）：各类证照（如营业执照、组织机构代码、信用代码、土地证、税务登记证等）；各类公文（任职命令、通知、决定、会议纪要、规章制度等）；外事工作类（外事业务管理、涉外活动、出访考察等）。企划经营类（zljy
12、）：企业管理、经营决策、风险评估、市场分析报告、内外环境评估、战略规划等，工作方案如年度方案、工作目标等。产品销售如市场分析、用户调查、销售统计、广告宣传、促销活动、售后效劳等。人力资源类（rlzy）：薪酬管理如劳开工资、社会保险等；招聘管理如劳动合同、考核资料、储藏干部资料、面试题库等；培训管理材料、绩效考核材料等。生产制造类（sczz）包括质量管理如质量控制、检验化验、生产报表等，平安管理包括平安生产、工伤事故处理、职工平安等，供应采购管理如招投标、商务谈判、采购验收、运输仓储等。财务管理类（cwgl）：会计报表（财务报告、预决算）、会计账簿（总账、明细账、日记账等），会计凭证、固定资产、
13、财务制度、验资报告、审计报告、财务印鉴等。设备仪器类（sbyq）：按设备仪器种类型号分类（设备仪器采购合同、验收报告、检查保养记录、报废鉴定等）。根本建设类（jbjs）：工程图纸、预算决算、验收报告、工程进度等。融投资类（trzl）包括银行贷款手续、企业工程介绍、金融单位文件等。实物类（swl）：如荣誉证书、奖状奖杯、锦旗等。印章类包括行政章、法人章、签名章、合同章、专用章等、各类活动照片、产品样品、宣传品、科技成果等。 第四条：档案保管：做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，切实做好档案“十防：即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密，确保档案完整平安。档案室
14、保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。档案管理人员要做到天天清扫卫生，每月清理两次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。交接档案要认真清点，履行签字交接手续。非工作人员不得随意进入档案室，以防意外；在档案室里不准吸烟。所有应归档的文件、材料应由档案管理人员收集齐全。公文类正文与签发稿、签收稿主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。注意检查是否盖公章，标题，内容、日期等信息是否齐全。归档文件材料应是原稿原件，一般不得用复印件。归档的照片、录音带、录像带、光盘要一一写上文字说明。但凡归档的文件材料必须经过整理，按文件形成的先后顺序集中排列。不许将机密文件带回家
15、中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。不许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。严防失密、泄密发生，发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。因工作需要，复制一般文件材料时要经行政办公室审批；复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（公司会议记录等），须经档案员和行政办公室审批，报公司负责人批准前方可复制。外单位一般不允许复制，确因工作需要应经公司负责人批准。复制要及时进行登记。 第五条：档案借阅：本单位各部门借阅档案，必须填写文件借阅单，机密文件由公司负责人签字方可借出，一般文件由部门领导签字，行政办公室审批。借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与平安。外单位来人查阅档案，需持单位介绍信，并经公司领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。机密、秘密、绝密档案借阅一律由公司负责人审批方可借出。查阅各门类档案应在档案室进行，不划道、涂改、折卷