1、新时代下智慧后勤建设的探索与思考胡莎 肖茶圆摘 要 高校后勤為教学科研以及师生生活提供了全面的效劳保障，是高校正常运行不可或缺的一局部。目前，高校人员老龄化现象较为普遍，然而，受现有体制限制，老龄人员退休，但新的人员无法及时补充。如何在缺少人员的条件下提升效劳管理水平，构建现代化监管体系成为了困扰高校管理者的问题。近几年，互联网、人工智能、物联网、大数据等技术开展迅速，为后勤开展提供了新的思路。文章有效将新时代先进技术与西北大学实际后勤管理业务相结合，以解决问题为导向，建立后勤效劳体系、管理体系、监管体系和决策体系。关键词 智慧后勤;大数据;效劳体系;管理体系;监管体系;决策体系doi ： 1
2、0 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2022. 23. 046中图分类号 G471 文献标识码 A 文章编号 1673 - 0194（2022）23- 0107- 041 后勤信息化建设背景西北大学后勤集团全面履行学校的后勤管理效劳职能，坚持低本钱运行、高水平效劳的宗旨，为教学科研以及师生生活提供全面的后勤效劳保障。目前机构设置：集团机关职能部门为集团办公室、开展方案部、工程技术部、房地产管理办公室;集团下属单位为生产经营用房开发管理中心、饮食效劳中心、动力效劳中心、公寓管理中心、太白校区物业中心、长安校区物业中心、桃园校区生活效劳中心、电讯运输中心、维修工
3、程中心、西北大学宾馆和会议室管理中心。2022年，后勤集团成立时共有正式员工170人，2022年有79人，5年后35人，10年后27人，20年后6人。随着正式员工的老龄化，受学校现有制度的限制，新的人员无法得到补充，近几年人员缺少的矛盾越来越明显，对现有后勤运行保障带来更大的挑战，需要良好的思路方式解决人员问题。后勤集团信息化目前由各中心负责，资源相对分散，无统一的资源管理模式与机构，各部门沟通协作效率较低。现有节能监管平台、公寓管理系统、收费系统、饮食平安实时监控系统、一卡通、三校区家属区物业售电收费系统、三校区学生公寓售电系统、三维地下管网系统等软件。学校已经成立网络平安和信息化工作领导小
4、组办公室，可以指导全校信息化工作，为各部门提供技术支持。近几年，互联网+、物联网、大数据、GIS、BIM、云计算等技术开展迅速，社会上已经有一些与高校后勤相关成熟的信息化产品。这些为后勤信息化的建设提供了有力条件。2 后勤信息化存在问题西北大学后勤信息化经过多年建设，局部系统使用效果良好，随着近几年学校的开展，目前还存在以下几个问题：（1）后勤信息化缺少顶层设计与总体规划，没有形成体系，缺少统一API接口和数据格式标准。软件的建设仅考虑了紧急使用工况，并没有考虑系统全面规划设计，后续建立的软件也无法与已有系统进行功能校核，也没有对公共需求进行研发，无法实现无缝对接，解决了现有问题，却给将来的系
5、统集成留下了隐患。（2）同一个业务系统重复建设，信息孤岛多。从软件层面分析，同种类系统多部门建设（如：报修系统，仓库管理系统），这样不仅重复投资，还会因为系统间不兼容而形成信息孤岛，从而导致无法实现多系统间统一身份认证、分权分域;缺乏整体架构规划的多系统融合，还会存在数据冗余、表结构混乱、数据割接等一系列后期运维问题;从硬件层面分析，由于不同管理系统运行承载的平台不同（如：VMware、Docker、X86、ARM），其硬件要求也各异（如：虚拟云效劳、裸金属云效劳、私有云、独立机柜）;不但前期采购费用高，后期运维本钱也很高（如：多系统间的数据互通、灾备方案）。（3）在系统方案、采购、招标、对接
6、、运行、管理过程中缺少专业技术人员。（4）需求不明确，存在跟风和被公司引导的误区，不能更好地解决实际问题。局部软件前期调研不充分，使用软件业务流程与现有实际工作管理流程不匹配，给后期管理带来不便。（5）目前，电子产品更新速度很快，学校购置过程繁杂，受学校采购制度和多部门协调限制，物联网工程后期新建的传感器与前期建设的不匹配，无法对接到现有系统中，无法进行统一管理;如学校配电室由基建处、后勤集团等多部门建设，分开采购，不同配电室软件系统厂家不同，后期建设配电室的传感器也无法与前期系统对接，形成信息孤岛，无法进行全面数据分析与资源调配。（6）重建设轻运行管理。信息化工程建设完成后缺少管理运维人员、
7、经费、制度等运行保障，系统运行效果较差。对学校而言，建设完成仅仅刚刚开始，运行效果取决于后期运行保障。如节能监管平台在刚刚建成时节能效果显著，因后期没有运维经费、人员，缺少规章制度，目前局部表已离线，降低了系统效果。（7）很多软件当时被包含在前期工程建设工程中，学校与软件开发商没有建立合同关系，给后期的运行维护管理带来困惑。3 后勤信息化建设意义3.1 再造业务流程，提高效劳质量西北大学后勤集团很多业务流程如报修、暖气预约、用电申请、用章申请、工程申报、考勤、入住退宿登记、展位申请、车辆申请等均是通过纸张来完成，不仅降低了效劳质量，还无法有效保存数据，更无法对数据进行分析。近年入校的学生对后勤
8、效劳提出了越来越高的要求，如网上报修、线上缴费、提前网上挑选宿舍、开学拎包入住、线上办理入校离校登记手续、网上订餐、教室预约、浴室预约、校园卡网上充值、校车定位查询、人脸识别等，现有的效劳体系远远不能满足高标准的需求。后勤集团需要将现代信息化技术与效劳业务流程相结合，建立智慧后勤效劳体系，让人为效劳转为线上信息化移动式效劳，通过网上后勤效劳大厅平台，让师生少跑路，让信息多跑路，提高效劳质量，提升师生满意度，提高后勤效劳对外形象。3.2 构建后勤效劳保障体系，提升管理水平目前，公寓、饮食、水电暖、物业、工程、沿街房大多采取传统粗放的管理模式，决策大局部是依赖经验分析，效率低，无法预判与防止问题的
9、发生。同一个业务，多部门重复做，无法数据共享，需要建立智慧后勤管理体系，以促进后勤信息化、精细化、智能化、自动化管理水平，提升后勤效劳保障能力。3.3 顺应社会化趋势，提供监管考核依据近几年，教育厅和学校倡导后勤社会化，根据业务重要程度，将非核心业务实现社会化，即社会企业承担业务的运行和管理，学校对社会化企业进行考核和监管。目前学生浴室、局部饮食窗口和物业已经实现社会化，但是学校无法有效掌握社会化企业的运行管理状况，监管考核力度有限，可能会使得社会化业务处于失控状态，后果不堪设想，亟需强有力的监管和考核手段。智慧后勤监管体系可以针对后勤效劳流程进行监管与考核，为社会化打下良好的根底，提供监管和
10、考核依据。同时，设备监管体系可以解决人员短缺问题。3.4 数据挖掘分析，提供科学决策依据智慧后勤决策体系将基于以上三个体系的原始数据进行数据分析、数据挖掘、数学建模、机器学习、人工智能等技术对海量数据进行分析整理;通过聚合、多维切片、钻取等方式实现线上数据可视化，通过不同维度的实时监控数据分析，为后勤领导快速决策提供科学依据。4 后勤信息化建设总体思路西北大学后勤信息化建设既要顺应智慧校园的开展，又要结合市场现有软件与技术，更要调研后勤集团现有实际需求，以解决问题，提高效劳质量和管理水平为导向，适当考虑现有人员计算机使用水平，不仅要建设好，更要使用好，总体思路如下：（1）后勤信息化是学校信息化
11、的一局部，可以借助学校信息化技术力量，由学校信息化建设单位做全校的顶层设计、总体规划、数据库编码标准（人、物）和API接口标准等，后勤信息化工程按照学校要求建设即可。（2）后勤信息化工程以后勤集团为主，学校信息化单位提供技术支持，根据后勤实际需求，解决效劳、管理、监管和决策中的问题。（3）结合学校后勤实际情况，首先明确需求，简单的系统借助学校现代教育技术中心的技术由学校研发，稍微复杂的系统可以采购硬件由学校集成，防止被企业牵制，复杂专业系统可以考虑采购。（4）在软件采购时，以解决问题为导向，先结合实际情况确定学校实际需求，标准线上线下工作流程和相关规章制度，尽可能选择与学校需求相匹配的产品，在
12、成熟产品的根底上，根据学校实际需求进行定制性研发。（5）同一个业务后勤集团只有一个系统，通过分配权限实现各部门管理，如报修、库管等。建设前期，先统一业务流程与规章制度，实现线下流程线上化，试点成功后再多部门推广，保存现有业务的效劳方式、效劳窗口、效劳途径，待条件成熟后，可以进行业务流程的重组和组织机构的改革，如取消各部门管理员，同一业务由后勤集团专人统一管理，局部业务实现社会化。（6）从方案、立项、招标、合同、实施、验收、管理、运行等各个环节进行把控，提供可行性建议。（7）在建设顺序上先做（对接）已有，再做需要研发的，先做面向效劳，再做面向管理，先做共性，再做个性，提供B/S和C/S两种效劳。
13、（8）重视后期人员、运维经费、规章制度和机构设置。（9）在硬件方面，可以先优化现有配置并搭建虚拟化平台，以充分利用硬件资源为后续信息化建设提供资源，同时借助学校现有的私有云。（10）后续软件系统需要与现有软件系统进行对接，需要学校、现有软件单位、新建软件单位同时完成，对于公共需求重新研发。5 后勤信息化建设实施方案5.1 总体架构采用C/S和B/S两个结合的方式，遵循SOA体系结构，按照传感器层、传输层、数据层层以及应用四个层次构成。5.2 标准标准后勤信息化运用现场工业总线技术，与互联网络有效结合，最终形成一个巨大的物联网网络。一个统一完善的后勤信息化系统，包括后勤数据中心、各统一门户平台、
14、统一终端接入平台、统一报表效劳、统一短信效劳等建设内容，后勤信息化建设需要建立四个标准：（1）建立统一能源接入标准，对其他能源管理提供标准的接口效劳，可方便未来拓展系统或设施的能源管理（如节能平台系统接入），实现校园长期动态的统一能源监管。（2）建立后勤系统接入标准，为其他后勤應用管理系统（如学生公寓预付费管理系统）提供统一的接口。（3）建立预留接口标准，为信息化校园预留API接口，统一与信息化校园进行集成。（4）建立统一的标准标准，包括数据标准、接口标准、效劳标准和开发标准，既能满足行业标准，又能满足我校当前数字化建设与管理需求标准标准，便于后勤集团各软件系统的无缝对接，最终实现数据共享。5.3 体系建设基于后勤集团现有职能和业务进行智慧后勤的方案的研究与实践，建立后勤信息化的效劳体系、管理体系、监管体系和决策体系。（1）效劳体系建立网上办事大厅，将线下办理的所有业务通过网上办事大厅来办理，逐步淘汰现有窗口、 、纸质填写报表等运行管理模式，让数据多跑路，师生少跑路。效劳体系包含网上报修系统、电费移动支付系统、物业售电系统、网上选床系统、网上选被褥系统、入校离校登基系统、网上订餐系统、教室预约系统、浴室预约系统，车辆动态管理系统，宾馆网上订房系统，车辆动态管理系统，门禁系统等。