1、集团无纸化办公实施意见 推广无纸化办公带来的便捷 1.有效地提高了工作效率 提高效率、信息共享、协同办公是大多数企业实行无纸化办公的最主 要的出发点。而现代企业规模日益扩大，管理者与被管理者之间的沟通协作愈加困难，而借住办公自动化系统软件，通过网络传输等方式，企业的会议纪要、工作总结、质检报告、通知通告等，都可以向特定对象予以发布，节省了大量文件印发、转送、通知等方面的时间、人力和物力。同时，运用进行操作后，文件的存档、查找等更加方便，快捷，从而大大地提高了工作效率。 2.更好地表达了绿色环保 无纸化办公除了让大家“省力，极大提高工作效率之外，“绿色环保也是企业采用网络互联办公系统的一个重要原
2、因。利用互联网络进行无纸化办公，在不知不觉中纸质文件大量减少。既节约了使用纸张以及打印、装订等相关费用，又符合国家提倡的绿色环保政策。 据此，有人对无纸化办公提出相当乐观的预测。认为不出多少年，纸张将被彻底“扫下办公桌，代之以经济高效的数字化网络办公新模式；有人进行了大胆的测算，宣称这场史无前例的办公革命每年将从电锯下拯救出大量用于造纸的树木，从而为全球植被保护做出巨大的奉献 二、推广无纸化办公面临的阻力 1.对办公自动化系统的理解差异很大 较传统的办公形式而言，“无纸化办公有两个突出的优点：节省能耗、方便快捷。不过，此形式虽然被提出了很多年，但要真正做到“无纸化还是比较困难的。办公自动化的核
3、心问题是如何提高日常办公效率的问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化系统处理的范畴，如文字处理、 、申请审批、办公用品、公文管理、图书管理、会议管理、资料管理、档案管理、生产方案、技术管理、质量管理、本钱管 理、人事管理等等，都可以归纳到办公自动化软件的处理范围之内。 而以上提到的种种日常工作，每个企业之间都有不同的管理方法与工 作流程，即工作标准不统一的问题。所以办公自动化系统不会像财务软件 一样很容易得到推广，主要是财务系统有国家的政策和标准支持，有比较 标准的做法可遵循，而目前办公自动化系统还做不到。 2. 使用人员的思想意识还需提高 “无纸化办公还需要员工有良好的意识去执
4、行， 这一点也是比较难坚 持得。另外，现代化办公环境对公司员工整体素质要求较高，至少能够熟 练地操作相关设备、设施，才能确保整个工作流程的顺畅。 还有，过分依赖机器存储信息、资料不免会遭受意外因素的影响，比 如病毒、机器故障、人为盗用等情况的发生。无纸化办公要成为现实， 改变人们的观念和习惯非常重要。在人们的传统观念中， “白纸黑字具有 一定的权威性，是真实可信的。人们阅读纸上的东西比较容易放松，而且 不受时间地点的限制，书面的东西便于携带。另外，纸张有明显的优点： 同屏幕相比，对于印或写在纸上的内容，即使在照明条件很差的情况 下，我们也能看得比较清楚，我们还可以很容易地在纸上随意评注修改。
5、同样内容手写件比电子邮件或软盘存储所显示的信息量更多，身体语言流 露其中，通过笔迹你可以感觉对方的情感、性格、文化修养等多方面的信 息。 可信息化带来的便利却更多，例如。信息共享的优点，使你无论在何地，只要能连上互联网就能办公，网上办公已得到人们的认同。还有新一 代的办公自动化系统提供了处理各个环节的相关知识， 确保每一个使用者， 都能够随时随地根据需要，向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在 办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能 力的过程中，大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。 3. 办公自动化技术也需要不断创新 在办公自动化系统的应用过程中，一些技术的应用
6、也会推动其开展。 其中一个的重要问题就是签名的事情。实际上还有很多技术细节需要完善，像网络签名认证技术、局域网络通讯、文件网络播送等等。 目前在多数企业中电子文档还无法完全取代纸质文件，许多上传下达的请示、批复、通知等公文都仍然需要以纸质形式打印出来，盖上公章、领导签字然后才能生效。用以证明其文的真实性，有效性。因为网络技术以及电子产品的不断更新，导致电子文档的平安性成为使用者最担忧的事情。 因此，如何使办公自动化系统形成的电子文档即具备纸质公文的严肃性，又能够保证办公自动化系统的系统平安、及时更新是推广无纸化办公的一个重大课题。 办公无纸化软件的现状及需求 办公无纸化软件是办公自动化系统的核
7、心，在某种意义上决定了办公自动化系统的成败。 办公无纸化软件通常包括以下主要局部。工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。 工作流一般包括可以对流程进行配置的工具和能够自动运行的工作流引擎，通过工作流功能以电子化的方式实现企业的业务流程的网上运转。 协同工作。以工作流引擎为根底，为企业各部门员工提供了强有力的沟通手段。企业各部门可以在电子化的方式协同完成完整的业务流程，各环节可以有机结合，无缝衔接。对于各职位之间的协同工作情况可以进行有效控制。 知识管理：对企业内部的文档进行有序管理，提供强有力的检索功能和权限控制。公文处理：公文处理是办公自动化中非常重要的组成局部。传统的办公自动化
8、系统往往以办公无纸化软件为核心，在现代以工作流为核心的企业办公自动化系统中，公文也仍然占据重要地位。公文处理一般包括收、发文的管理、文件修改、审批，流程查看等，其中比较先进的功能包括基于word的文件处理和痕迹保存、进展短信通知等。 行政办公。一般在企业办公自动化系统中包括了企业日常行政办公的常用流程，如公揭发布、任务指派、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。 在人类步入信息化社会的今天，办公自动化的时代也已全面到来。随着计算机及网络技术的飞速开展，internet/intranet应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。各级政府、大公司和大企
9、业凭着雄厚的资金和人才优势，加快了信息化的步伐，建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统，从而提高了效率，增强了竞争力。与此同时，越来越多的中小企业为了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，正打算或正在建立符合企业特色的办公自动化信息系统。但是，这些中小企业由于自身信息化根底比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，而且员工的素质也参差不齐，同时，其经济实力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企业那样进行大量投资建设信息系统。那么，中小企业就需要一种适应自身规模和流程的办公自无纸化软件来完善自己的办公自动化系统。 为新时代下的政务办公提供易用、好用的无纸化办公系统，实现降低工作压力，提升工作效率的目的，
10、-系统是为党政机关及事业单位的办公信息上传下达、信息采集汇总等需求提供的电子政务办公管理系统，可以将领导班子、相关部门及下属单位等相互相联，实现公文、通知、公告、请示的上传下达，实现基层数据的采集与汇总，形成一个涵盖数据采集、信息保存、信息处理、传输控制的信息系统，逐步将党政机关的日常办公管理标准化、标准化、科学化。 运用流转技术，实现对文件实体在网络上的传递，并通过定义接收者的先后顺序，实现审批流转路径的定制功能。以企业在行政办公上审批、批阅文件为线索，实现符合企业行政要求的审批结构体系，到达“审批自动化的目的，从而节省纸质文件传递在时间和人力本钱上的浪费，提高审批的工作效率 行政机关、企事
11、业单位，常对内对外发布公文、新闻、公告、通知，以前是通过打印、粘贴，流动性弱、影响小、受众面窄。用无纸化办公可以通过计算机、网络，将这些信息传递到各自工作人员或员工上。企业当前 都是传统的 机，纸张，油墨，电费，机器维修保养费，员工时间等都是企业的本钱开支，社会在进步，创新和符合潮流，实用的产品是社会的主流，使用无纸 管理系统已经是社会的趋势。 可将领导在传统的纸质文件上的批示、签署信息引入到办公自动化网络系统当中。通过对文件传阅、审批流程的定义，各用户便可在网络中对文件进行亲笔圈阅、批注和签名，从而使不同用户可对所传阅讨论的文件发表各自的意见、相互交流并进行最终的定稿及签署，用户对文件进行的
12、亲笔圈注、签名信息均可被保存，并可进行打印输出。 领导办公可以与工作的各环节紧密结合，动态电子签名认证保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。用户可以利用动态电子签名认证可以实现可靠的身份确认成效，比传统键盘密码更平安、更有效。用动态签名认证来替代传统密码口令验证，极大增加系统中信息的平安性，而且使用更加方便，更加容易。 无纸化办公系统通过对各办公要素的闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，实现办公自动化，并进行远程办公或在家办公。 无纸化办公将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了单位办事效率和对信息的可控性
13、，降低办公本钱，提高执行力，使管理趋于完善。通过信息化建设，开展电子商务、电子政务，快速提升核心竞争力。其具体效果有四个方面： 加快信息流通 领导层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传到达相关人员，无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反响到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。工作人员们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和单位文化。 标准办公流程 建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让单位充满活力，促进单位持续开展，使工作人员责任明确，权限清楚，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反响。 提高办事效率 有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公，领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督，提高执行效率和力度。 节能降耗 第一个就是节能降耗。全球因为办公而消耗掉的纸张是一个庞大的数字，在纸张背后的能源消耗，更是一个追寻可持续开展所必须关注的问题。优化管理流程 一张纸呈现的不单是物质能源上的消耗，在其背后还有为这一张纸而进行的琐细工作，为此付出的珍贵时间。无纸化办公在技术允许的情况下，可以简化工作环节，节省办公本钱，提高办公效率。 第10页 共10页