1、秘书办公桌的整理 秘书工作需要持续地集中注意力，因而要采取一些措施控制周围的嗓音，改善办公室的环境以减少精神分散。要根据工作流程和文件周转程序，对档案柜和办公台子的位置作妥善安排。秘书的台子上要把最为常用的设备如 和日用品放在手头近便的地方。办公室的照明应当均匀地分布，避开强烈的阳光和阴影，但是光度要足够照亮整个台子。 有95以上的秘书都常为台子上堆满东西而苦恼，这里介绍一个保持台子干净整齐的有效方法。 1、除了你手头事情以外，把台子上所有其它文件清理掉。手头那件事应当是你目前先要解决的一件事。 2、所有其他文件都必须放在文件夹里或抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。 3、其它文件不要放下你正
2、在进行的工作中去;也不要做其它的很有吸引力的工作。 4、一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。 5、早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都要放在台子上。 6、经常查看你的台子，保持台子整洁。有个调查报告说，一位经理每天平均要花三个小时阅看和答复信件。 调查说明，大约有82%的经理说，他们没有时间去翻阅同他们专业有关的书报杂志，可是要跟上专业领域里的开展形势，对于管理都来说，这不能算是一个次要的事情。 为了尽快阅读这些资料，采取他派阅读任务的方法比较有效。这种做法的好处包括： 1、保证这些资料马上在有关人员之间传阅。 2、使你的同事及时知道最新开展
3、的情况。 3、看过资料的人要圈出最重要的章节和注明它们在应用上的可能性。 4、使你心中有个数，知道什么资料对你的同事们最重要。 5、你可以不再为阅读资料而苦恼，因为阅读的责任已分派到你的同事们身上，最重要的资料可以保证有人看过。 桌面的整齐 随便把文件摊开在桌上就离开座位的秘书，以及看到客人来时慌慌张张把文件收起来的秘书，都不是谨慎的秘书。 一个谨慎的秘书应当做到： 1、要离开座位之前，应把放在桌上的文件收拾好，或放在抽屉之后才离开。办公时，看到客人来找自己，要众容自如的把文件收起来，不过想要做好以上这种干净利落的动作，平常就要养成桌上东西好好整理起来的习惯。平常桌上只放工作需要的文件即可，要长时间离开座位或下班前，都要记得文件收到抽屉里。不要客人一来，只顾收文件而把其他的重要文件露了出来，做任何事都要沉着，不要慌乱。 2、必须能在一方面注意周围的动静，一方面也能安心的办事。如果只注意埋头做自己的事，对周围的动静一点都不关心，那么往往客人已经站到自己面前，也还毫不觉察。 像这种等客人让在自己面前，开口问对不起，请问这里是不是总务科。的时候，才知有客人来，慌乱中，啪的一声把摊开的文件合起来，大家都会很不自然。所以一定要在客人还没有来到自己桌前时就感觉到，而能镇定地把文件先收起来。 第3页 共3页
