1、档案的保密工作须处理好几方面工作 很多档案信息涉及国家的平安和利益，涉及经济技术秘密等内容。本文认为要做好档案的保密利用工作，必须把握和处理好以下五方面的关系：保密与利用；制度与措施；“死与“活的转化；软件与硬件；纸质档案与电子档案。 关键词档案管理；保密；利用；制度；措施；关系 很多档案信息涉及国家的平安和利益，涉及经济技术秘密，涉及社会秩序和个人隐私等内容。所以利用档案信息资源，必然会涉及档案信息的保密问题。笔者从长期的工作实践中认识到，要做好档案的保密利用工作，在实际工作中必须把握和处理好以下五方面关系。 一、要把握和处理好保密与利用工作的关系 在浩如烟海的各类档案中，有相当一局部是涉密
2、档案。根据保密法规定，这局部档案划分为“绝密、“机密和“秘密三级。做好涉密档案的保密工作，是档案工作者的神圣职责。涉密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用。保而不用，只会失去保密的意义和档案的价值。当然，利用必须是在保密根底上的利用，无限制的利用会给党和国家的平安和利益造成危害。保密和利用两者都十分重要，档案工作者在思想认识和实际工作中，必须把握处理好两者的关系，不可偏废。 利用档案为实践活动效劳，具有极为重要的现实意义。然而，在实际工作中普遍存在着重保轻用，利用缺乏的弊端。档案工作者害怕失密，或心存顾虑，不敢大胆利用，使很有利用价值的档案被束之高阁，造成档
3、案资源的浪费。笔者认为，两者主要矛盾在档案工作者一边。档案工作者一定要解放思想，端正认识，与时俱进，改变传统观念，在严格做好保密工作的根底上，积极为利用者提供方便，才能使档案的价值真正在利用中表达出来。 二、要把握和处理好制度与措施的关系 俗话说，没有规矩，不成方圆。既要档案保密，又要大胆利用，必须有一整套严格的制度和与之配套的措施作为保障。有制度无措施，执行起来就会落不到实处。有措施而无制度，那么会纲目混乱，难以长期坚持执行。两者是相辅相成，互为补充的。以笔者所从事的档案工作实际为例，建立了档案阅览制度、外借制度、复印制度等，规定不同的审批手续，做到档案利用工作有章可循。与此同时，按照中央相
4、关法律法规，对收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，建立相关工作措施。为保证各项制度和各项措施的落实，建立了由主要领导同志任组长的保密工作领导小组，定期监督检查。由于有多项制度和措施保证了档案保密与利用有章可循、有条不紊实施，收到较好的实效。 三、要把握和处理好“死与“活的转化关系 根据保密法对涉密档案分为三级的规定，是为了让档案工作者根据不同密级采取不同的管理措施，最大限度地利用档案。同时，根据国家还规定了涉密档案的保管期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过年，机密级事项不超过年，秘密级事项不超过年，保密事项在其确定的期限内，受国家保护。但是涉密事项不是一成不变的，保密期届满，就失去
5、了它的保密价值，这局部档案便死而复活。在思想认识上，一成不变地看待档案的涉密性，无视涉密性的时效和范围是不对的。而缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。档案工作者必须对涉密档案进行科学管理，及时区分保密期限，掌握“死与“活。严格划清活密与死密的界限，确定哪些档案可开发利用；哪些在一定范围内利用；哪些还不能提供利用。使死档案复活，最大限度地开放利用。 四、要把握和处理软件与硬件的关系 所谓软件，是指人的思想建设。再好的制度和措施都是要相关人员去遵守和执行。既要重视涉密档案管理有关设施的硬件建设，更要加强档案保密利用工作的思想建设，否那么，很难收到预期效果。因此
6、，必须加强档案保密法制教育，增强广阔干部群众的保密观念。同时，要大力开展档案保管利用的宣传工作。以笔者所在单位为例，根据档案保密管理的要求，设立了专门的档案库房，与办公室分开，配备温湿度机、去湿机和粉碎机等专用设备。与此同时，广泛开展宣传教育，特别是对涉密人员、管理部门工作人员、新进和调离重要岗位的工作人员进行档案保密和利用教育。要求全体工作人员，对不该知道的秘密不问、不看、不记；不在通信中涉及国家秘密；不与亲属、朋友等无关人员及在公开场合谈论秘密；不向外泄露领导同志的地址、 及行踪；不向外泄露尚未公布的突发事件；不隐瞒泄密事件。同时档案工作者是具有特殊身份和地位的人员。有知密早、知密多、知密
7、深的特性。必须切实加强档案工作者的政治素质修养，提高保密意识，做到守口如瓶。由于既有硬件保证，又有软件相配合，收到了很好的效果。 五、要把握好纸质档案和电子档案的关系 纸质档案作为传统档案，是做好档案保密与利用工作的根底局部。这个根底必须夯实。作为档案工作者对所保管的档案务必做到不损坏、不丧失、不散乱、不泄密，为开发利用档案信息资源作奉献。同时，随着科学技术的开展，电子档案异军突起，已与纸质档案并驾齐驱。做好电子档案的保密和开发利用工作，应对高科技的挑战，已是当务之急。笔者认为，一方面要创造必要条件，提高档案工作者科学技术水平，特别是计算机网络保密知识。同时，要积极构建本部门信息系统主体，及其与外界关联行为约束机制。凡涉密网络一定要与互联网实行物理隔离；定期进行网上信息检查，确保涉密信息不上网。笔者以本单位工作实际为例，在内外网密级文件管理上，按规定做到专机专用，使涉密计算机不联网、涉密文件不上网、上网文件不涉密，内网上的各类信息资料不转载到外网上或其他公共网，也不在涉密与非涉密计算机之间互用。涉密移动盘不上联网计算机，硬盘带数据的变旧须统一处理等。由于妥善处理两种不同功能的档案关系，使档案的保密利用工作，取得较好的收效。