1、行政办公管理指引 日常接待工作管理规定 第一条目的 为促进工作的标准化，进一步提高公司日常接待的管理水平，制定本规定。 第二条客户接待分类 1、贵宾接待 贵宾接待主要是指对公司的重要客人、公司的重要客户、外宾及相关政府相关部门及领导的接待。 2、业务接待 业务接待主要是指对营销客户洽谈等的接待。 3、普通接待 普通接待主要是指对一般来访客户的接待。第三条接待场地 1、客人来访时要进行来访登记，登记后前台工作人员要立即通知被来仿者； 2、如来访客人为贵宾且人数较少时，安排到贵宾室等候，如人数较多时统一安排到会议室等候，业务接待或普通接待视来访人数安排至会议室或洽淡室。 3、接待场地环境要求 1）
2、物品摆放整齐，且外表无灰尘 2）地面干净无污物，室温适宜，灯光适宜.第三条相关部门职责及程序 1、贵宾来访 相关领导需提前1天通知管理部部提前准备接待事宜；管理部在得知有贵宾来访前，管理部要落实人员做好必要的安排： 1）清扫、整理接待场所，备好茶水（水果鲜花需要请提前1天告知）； 2）按公司相关领导的指示安排车辆接送，预订客房、客人返程机（车）票、就餐等。3）准备公司资料及通知相关人员陪同客人。 2、业务接待及普通接待 1）一般由相关业务部门自行安排接待，管理部行政人员随时提供协助。2）如需就餐，相关业务部门应及时通知管理部行政人员。 第三条前台礼仪标准 为标准前台接待的形象，充分发挥前台接待
3、的窗口展示作用，维护良好的公司形象，特制定本标准。 1、仪容标准 1）前台接待人员头发梳理整齐，不化浓妆；保持口气清新，以适合近距离交谈；2）指甲修剪整齐，不涂抹鲜艳的指甲油，不宜使用浓郁的香水。3）前台接待人员服饰要求职业装，且干净、简约、不花哨。 2、 接听礼仪标准 1） 接听。接 中，要勤说“请问、“对不起、“请稍等之类的谦词。2）在 玲响后的第 二、第三声的时候接起 。首先要说。“您好，盛业金融集团，请问有什么可以帮到您，如因故迟接，要向来电者“对不起，让你久等了。 3）做好 记录：前台工作人员在接 时，要随时记录 内容，这些记录应简洁完整，最好具备以下几点：何时、何人、何地、何事、为
4、什么、如何进行。 4）礼貌挂断 ：通话完毕后，可以询问对方：“还有什么事吗或者“还有什么要吩咐的吗要表示感谢，并让对方先挂断 。 会议管理制度 第一条目的 为进一步标准公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议管理标准化、制度化，特制定本制度。 第二条会议标准 1、但凡会议，必有准备 会前明确会议议程，应提前邮件或书面告知各参人员，明确具体的时间、地点、会议主题、会议主持人、会议记录人员、会议资料准备等。 2、但凡会议，必须守时 开会请设定时间，尽量准时开始、准时结束；一个议题不宜过久，如不能得出结论可暂放，以免影响其他议题。 3、但凡会议，必有主题和记录。1）开会应有明确的会议目的； 2）会
5、议应有一个准确完整的记录，各项决定要有具体的执行人员及完成期限。 4、但凡会议，必有结果。 开会是为了解决问题，每个人都要积极参与到会议议程中来。 5、但凡会议，必有事后追踪 1）“散会不追踪，开会一场空“，对每项决议都要进行跟踪、稽核、检查，如遇问题及时沟通调整，确认各项决议都能完成。第三条会议室纪律 1、开会前2-3分钟参会人员应到达会场，勿迟到、缺席、早退。 2、会场内严禁吸烟、未经批准，不得在会议期间进行私自讨论。 3、参会人员因特殊原因不能按时参会的，请提前知会会议召集人。 4、会议期间应将 设置为无声或震动状态，与会人员如有急事或有必须接听的 需离开会场，请知会会议主持人处理完毕后
6、及时返回。第四条会议室使用制度 1、会议室的使用由管理部负责管理及协调，如公司有重要客人来访及总经理紧急召开会议，优先安排会议室；一般情况下，会议室按照申请的先后顺序使用。 2、会议室使用需提前0.5-1天通知前台预留，并告知相应的时间段；如需准备水果、鲜花也一并告知前台。 3、需要使用视频会议系统或相关电子设备的，请提前一天通知it及异地使用方，做好相关安排； 4、如临时取消会议室的使用申请，再使用时需重新申请；应在所预约的时间到达会议室，如超过30分钟未到达，管理部有权对会议室的使用另作安排。 5、离开会议室前，请收拾好自己的物品，椅子归位，关闭好会议室的灯光和其他设备。 办公室管理规定
7、第一条员工仪容、仪表要求 1、上班时间保持情绪饱满，精神愉悦。 2、头发需保持清洁，发型自然整洁，严禁头发脏乱及发型另类怪异。 3、面容整洁，女性化装宜淡妆，保持自然、和谐、庄重、活力的风格，禁止浓妆、怪妆。不得使用香味浓烈的香水。 4、保持指甲卫生，女性不得涂沫颜色浓重夸张的甲油。 5、饰品佩戴应得体，禁止佩戴不符合职业形象的其它装饰品。第二条员工着装要求 1、工作时间着装应简洁大方，符合职业形象，应穿着正装或职业便装，参加接待、大型会议等正式场合必须着正装。 2、着装时要扣好衣扣，禁止敞胸露背。禁止在衣服前后印制内容颓废或不健康的文字和图案。禁止将衣服随意搭在肩上或围在腰间。 3、男员工衣
8、领、袖口应保持洁净，衬衫钮扣必须扣整齐，禁止穿无领t恤、短裤、背心上班。 4、女员工不得穿着暴露服装、超短裙、奇装异服及有透视效果的服装。 5、上班期间不得穿着拖鞋、休闲鞋类进入办公区域。第三条员工日常工作行为标准 1、办公区请保持安静，禁止高声喧哗、打闹、打游戏等与工作无关之事。 2、工作中请匆擅自查看他人、翻阅文件、资料、报告等材料。 3、请勿在办公座位上吸烟。第四条公共办公区域标准要求 1、请自觉维护办公环境的整洁和干净，请勿在公共办公区域吸烟。 2、下班时请将重要文件收拾好，做到桌面整洁、办公椅归位。请勿私自挪动办公区域内的办公家具、办公设备及公司绿植。 3、下班时，所有员工请关闭好自
9、己使用和负责的等设备，如果你是最后一个离开公司，请检查所有的灯、打印机、饮水机等无需夜晚工作的电源。 4、常规情况下消防门处于关闭状态，非危急情况，请勿从消防门进出。 5、空调温度调节本卷须知。最高温度不高于28度，最低温度不超过17度，调动的幅度2度以内。 6、请各自注意保管好统一配备的移动柜钥匙，防止丧失。 7、各个部门主管负责监督本部门所在的办公区域。第五条茶水间、洽淡室、贵宾室标准要求 1、茶水间 1）如饮用机的饮用水已使用完，请最后一位同事及时关闭电源或主动换水，遇桶装水已没库存，请及时通知前台。 2）请保持茶水间桌面清洁，垃圾丢入垃圾桶，勿用桶装水清洗杯子；茶水滴到桌上请及时清理，
10、以免留下茶迹。 3）员工自带午餐可用公司为员工提供的冰箱、微波炉，使用时请参照上面贴的使用本卷须知；饭盒以及装饭盒的袋子，请勿放置桌面。 4）下午茶试行期间，时间初步定为下午16。00，一人一份。 2、洽淡室 1）暂定洽淡室为午餐用餐场所，用餐后请把桌面收拾干净，桌子摆放整齐及关闭灯光。2）面谈或会客使用后洽淡室后请关闭灯光。 3、贵宾室 1）接待客人如不可防止要吸烟，请翻开抽风机，离开时请关闭。第六条公司行政效劳 1、的士呼叫效劳，电召 ：83166666，83938000，96511； 2、公司在前台备了药箱，针线盒以及女性卫生用品，以便紧急之需； 3、泊车卡。需办理泊车卡的员工，可到前台
11、咨询办理。 4、机票咨询。如需私人订票，前台提供协助查询航班信息。 5、私人快递邮寄。 办公用品管理规定 第一条目的 为保证办公用品的有效使用和妥善保管、标准办公用品的管理和流程、节约本钱，特制定本规定。 第二条办公用品范围 主要包括。a4纸、签字笔、涂改液、计算器、文件夹、订书机、剪刀、文件夹等。第三条办公用品的购置及入库 1、常规性的办公用品由管理部行政人员统一购置办公用品，统一备存，各单位/部门请勿随意自行购置。 2、非常规或其他偶然性使用物品，如验抄机、电风扇、电子配件、烧水壶等；对非常规的办公用品，需求部门需提前填写“办公用品采购申请表（附表1），交由部门主管审核，价值300元以上的
12、，需管辖高管审核。 3、办公用品送至后，管理部行政人员负责核对所送货单上的单价、数量、规格是否与申购的相符，确认无误后填写入库单验收入库，登记入帐。第四条办公用品领用和管理 1、办公用品的领用和管理由管理部行政前台负责，常规的办公用品，员工直接到前台领取，并在“办公用品领用登记表做好登记。 2、新入职员工，在入职当天发放配套的办公用品。 3、员工应自觉保护公司财产、节约使用办公用品。 4、使用中的办公用品出现问题及故障，使用人直接告知前台，由管理部负责退换、保修、维修等事项。 5、员工离职时，应将剩余办公用品一并交给管理部。第五条办公用品盘存 办公用品，每月清点一次，清点工作由管理部负责。清点
13、要求做到帐物一致，如果不一致要查找原因，使两者一致。附表1办公用品采购申请表 名片管理规定 第一条目的 为使公司名片统一标准化，强化公司对外形象管理及展示，特定本规定。 第二条适用范围 适用于集团各单位/部门名片制作和使用管理。第三条名片印制范围 各单位总经理、副经理、各部门经理/主管成员、因工作需要对外联系业务人员。第四条名片印制要求 管理部对集团名片实行统一管理，集团名片版样统一规格，各单位参照集团的格式样版制作，确保字体、字体大小、格式、纸张、颜色需一致。第五条名片申请流程及规定 1、需印刷名片的员工，应镇写名片制作申请表，申请人应明确标示个人信息，包括姓名、职务、联系 、 、邮箱等，
14、2、申请表经部门主管审核后，传至hr审核，最后交由管理部行政前台制作。 3、审核时应检查申请人职务是否与名片申请单上的相符，因工作需要使用比实际较高的职务头衔，需分管高管或总经理审核。第六条名片的使用及本卷须知 1、员工辞职时请将剩余名片交回管理部，行政前台进行粉碎销毁。 2、由于名片内容信息发生变更时，应及时通知管理部印制更新新名片，行政前台将未使用完的名片旧名片全部收回。 3、交往中，员工应掌握名片递送礼仪与交换规那么，维护公司形象。附表1名片制作申请表 收发快递管理规定 第一条目的 为了标准公司发快递管理，防止快递丧失节约快递本钱，提高工作高率，制定本规定。 第二条寄件流程及规定 1、寄件时所注明邮物品的性质与紧急程度，合理性选择快递公司。紧急件、贵