1、人事人才172就业与保障2022.12加强死亡人员人事档案管理的策略分析文/林祝娥摘要：社会主义市场经济的高速发展，提高了私有财产的法律地位，当公民生老病死后，在遗产继承环节经常发生民事纠纷，而死亡人员人事档案的存在，能够有效解决这种问题。文章简要分析了死亡人员人事档案管理的重要作用，通过对管理过程中存在的争议及管理问题，提出针对性的解决办法，并制定加强死亡人员人事档案管理的有效策略，为解决同类问题提供参考。关键词：死亡人员；人事档案；档案管理死亡人员人事档案是指社会人员死亡后，对其个人终身信息进行记录的档案，该档案具有完整性、唯一性等特点。在管理体制中，人事档案是一种重要的管理手段，其作为人
2、事管理制度的应用结果，将个人从出生开始的经历、政治面貌、道德行为等转化为文字进行记录，可以说人事档案就是一个人社会行为的缩影。一、死亡人员人事档案管理的作用人事档案是重要的档案类型之一，也是国家掌握社会相关人员基本情况的主要手段。对人事档案进行管理，无论是对集体而言，还是对国家的规范性发展而言，都具有重要意义。在人事档案中，包括多种档案类型，其中死亡人员人事档案就是重要的一种。根据上述档案，国家能够进行人口普查，并且在普查期间，对死亡人数进行统计。因此，死亡人员人事档案管理具有重要作用。人事档案会伴随公民的一生，同个人生活中的人事调动、职称评定、社会保险等多个项目息息相关。人员因意外或自然衰老
3、死亡后，这些档案资料不会随着当事人死亡而消失，虽然对当事人而言已不再有利用价值，但这不意味着死亡人员人事档案没有管理价值。随着当事人的死亡，人事档案的第一价值消失，但对同当事人有关系的人员所产生的第二价值凸显出来，作为社会民生档案重要组成部分之一，死亡人员人事档案能够编撰成册，为后人研究历史问题提供参考，并解决当事人的遗留财产纠纷案件1。二、死亡人员人事档案管理的主要争议在当事人死亡后，人事档案的现行价值消失，隐性价值则凸现出来，工作人员需要对死亡人员人事档案进行整理再利用，发挥其剩余价值。在档案归类环节，现阶段的主要争议是死亡人员人事档案内容是归类于何种范畴。死亡人员人事档案的管理工作面临的
4、争议相对简单，主要体现在两个方面：一是是否将死亡人员人事档案管理归类于人事档案管理的范畴；二是是否将其归类于文字档案管理的范畴。笔者通过总结发现，争议主要体现在档案的归类方面，具体如下：一方面，将死亡人员人事档案归类于人事档案管理范畴。死亡人员人事档案的前身是人事档案，这是对其进行档案管理的基础，且死亡人员人事档案中的管理科目来源于人事档案，能够实现档案信息的无障碍转移。虽然死亡人员人事档案对当事人已没有作用，但其对于与当事人有关的社会个体有着重要的影响作用。我国户口登记条例明确规定，公民死亡后当地政府部门要进行户口注销，在户口注销后，当事人的相关信息无处记载，只能记录于死亡人员人事档案中。如
5、果此时出现与当事人有关的社会事件，需要调查当事人死亡档案，将死亡人员人事档案划分为人事档案，将会提高档案信息查找效率。另一方面，将死亡人员人事档案归类于文字档案管理范畴。国家档案局曾经就死亡干部档案管理工作出台过执行法律，其中明确规定中央及国务院干部死亡后，个人档案由原单位暂时保管五年，五年后移交至国家档案馆进行保存。国家、省、直辖市级别的干部及有突出贡献的艺术家、科学家、劳动模范去世后，其人事档案由原单位暂时保管五年，五年后移交至当地政府机关档案馆进行保存，并按照机关档案工作条例中设定的管理年限，将这部分死亡人员人事档案转移到同级别档案馆进行永久保存。除了以上提到的其他政府干部去世后，其人事
6、档案由原单位暂时保管五年，五年后移交至当地政府机关档案馆进行永久保存，经人事档案评定后，按照相关准则进行国家档案馆接收处理。由此可见，虽然相关管理条例出台较早，且管理约束对象存在一定限制，但将死亡人员人事档案归类于文字档案管理是有法可依的2。173就业与保障 2022.12三、死亡人员人事档案管理的问题及解决方案（一）增强档案管理观念，尊重死亡人员档案不可否认的是，当前存在部分档案管理人员缺乏谨慎的管理意识以及观念，在管理过程中，通常会将死亡人员的人事档案区别于非死亡人员的人事档案而进行管理。之所以出现上述现象，究其原因，与档案在未来的利用价值存在一定关联。简言之，绝大多数社会责任人的死亡人员
7、人事档案可利用性不强，导致当地政府机构档案管理部门人员不重视档案保密工作。当出现因继承纠纷导致的司法诉讼，需要进行死亡人员人事档案查阅时，档案管理人员表现较为随意，档案转交记录不详，档案使用不符合管理制度。针对这个问题，应从管理人员的个人意识角度出发，转变档案管理者的管理理念，使其深刻认识到死亡人员人事档案管理工作在现代社会经济纠纷问题中的重要作用。各地档案管理部门要督促落实死亡人员人事档案管理制度，尊重档案当事人及其关系人。（二）增加档案管理经费，建立档案接收机制根据干部档案管理制度相关规定，死亡人员人事档案由地方政府机关档案管理部门进行统一管理，但随着年限的增长，死亡人数不断增加，死亡人员
8、人事档案管理工作压力不断增大。而地方档案管理部门的人力、财力较为匮乏，在不断增长的档案管理压力下，档案管理人员将死亡人员人事档案随意丢放，或是在完成五年存储指标后，未遵守档案转移条例，直接进行档案销毁。当遗产产生的民事经济纠纷案发生后，其多涉及十年以上的死亡人员人事档案查阅请求，此时已销毁的档案无法为纠纷案件解决提供帮助。例如：现阶段杭州市档案馆中只有四十多家破产、注销企业的人事档案，其中死亡职工档案约为 3000 卷，这只是全市干部死亡人员人事档案中的一小部分，无法满足社会经济纠纷解决的需求。针对这些问题，应构建死亡人员人事档案接收机制，借助现代化档案管理软件，保障档案的有效转移。各级政府档
9、案管理部门应重视死亡人员人事档案转移工作，按照机关档案工作条例中规定的代管年限要求，在代管任务完成后，及时移交到上级档案管理部门。针对地方辖区内流动人口，以及人力资源管理部门与学校等组织机构死亡人员人事档案，要在两年后再将该档案转移至同级综合档案馆。此外，还可以实行死亡人员人事档案有偿管理服务，要求当事人的关系人缴纳一定的管理费用，用来完成档案库房及管理设施更新，保障死亡人员人事档案管理工作的有效性。（三）重视档案存储保护，构建档案管理系统死亡人员人事档案的存储年限较长，纸质档案资料容易受到损坏，若对档案进行维护修理，不仅需要投入大量的人力物力财力，而且要花费相当多的整理时间，维护效益入不敷出
10、。在这种情况下，地方机关档案管理机构进行死亡人员人事档案转移时，无法提供完整的档案信息，为上级档案馆及当事人家属查阅带来一定困扰。针对这个问题，应该建立完善的死亡人员人事档案管理制度，借助现代化档案管理软件，依照相关法律细则，制定管理制度条例，提高不同级别档案对接效率。通过信息化档案管理模式，辅助死亡人员人事档案文本转移，在原档案出现损坏问题后，还能够通过信息数据完成档案修复。此外，档案管理软件能够为当事人家属或关系人提供需要的死亡人员人事档案信息，具备档案转移、接收等多样化功能，且与社保等服务类项目网络连接后，能够及时撤销死亡人员的社会福利，规避地方管理人员“吃空饷”的问题。此外，就死亡人员
11、人事档案管理部门而言，应定期对下属单位的档案管理工作及管理系统进行检查，针对已经损坏的或是无法正常上交的档案进行维护处理，最大程度地保障死亡人员人事档案的完好性3。四、加强死亡人员人事档案管理工作的优化措施（一）改进死亡人员人事档案整理方法为了有效提高死亡人员人事档案管理水平，对管理工作进行优化较为重要。首先，充分了解死亡人员人事档案管理的价值，增强管理观念，纠正不良的管理态度，谨慎参与管理工作。在此基础上，对人事档案的整理方法进行改进，将以往落后的方法革新为新颖的整理方法，提升死亡人员人事档案管理的效率。现阶段我国死亡人员人事档案的形成时间多为 20 世纪中后期，历史遗留问题导致档案书写标准
12、并不统一，部分档案字迹过于潦草，无法辨别档案内容，且多数档案只是对当事人的个人情况进行简单介绍，档案材料内部没有分设标题。在档案长期堆放存储过程中，滋生了大量微生物、长虫，档案纸张变色、字迹消除、文本发霉等问题较为严重。因此，当地方机关档案管理部门接收到下级单位上交的死亡人员人事档案后，要对档案表面的灰尘进行清理，将其放置到专用的档案消毒柜中进行臭氧灭虫灭菌，完成档案消毒工作。处理过程中档案文本经过多年的堆积，累积的细菌会对人体呼吸道、皮肤造成严重损伤，因此档案管理人员要注意个人防护，佩戴好防护服及其它防护装备后，再进入杀菌现场。在死亡人员人事档案整理环节，档案整理顺序主要有两种模式：一方面，
13、遵循档案上交时的顺序记录，对死亡人员人事档案进行全盘接收。现阶段，许多死亡人员人事档案的形成时期为 20 世纪中后期，具有一定的时代特色和时代考察意义，因此对于这部分档案应尊重档案来源，以人为单位进行全部保存。其遵循了人事档案管理工作的原始性，强调档案按照档案来源进行分类，但这会增加档案库房的保管压力。另一方面，档案馆在接收到下级部门上交的死亡人员人事档案后，需要根据其剩余利用价值，制定新的整理顺序，人事人才174就业与保障2022.12对档案价值进行鉴定。将有价值的档案以人为单位进行集中整理，或是将所有档案中有价值的部分进行主题划分，按照不同科目将所有有价值的同类档案进行集中整理。按照档案价
14、值进行档案排序能够降低档案存储库房的压力，但档案的价值判断存在一定主观因素，档案整理时需要考虑到档案利用环节的目录编制问题。（二）提高对死亡人员人事档案目录编制的管理水平针对死亡人员人事档案的目录编制，对提高管理工作水平而言，同样具有重要价值。目录的编制工作涉及大量内容，需要借助一定的技术方可高效率完成。在信息化时代，管理人员需要认识到目录编制的重要性，并真正参与到编制过程中。死亡人员人事档案整理的目的是对其进行重新利用，挖掘其剩余价值，对于不同年代的档案，需要按照不同的档案内容，编制档案管理目录。借助 Excel 软件，将死亡人员人事档案中的姓名、死亡时间、登记日期、备注号等多项著录，进行档
15、案信息登记管理。对于不同的目录特点，有针对性地制定编制方法。例如：许多当事人的出生时间无法获取，因此可以在目录表中间位置利用人员死亡时间对当事人进行额外标识，发挥档案目录编制的综合性效果。在档案正式目录中，主要包括顺序号、日期、题名、起止号、责任者、备注这六个核心内容，不同的目录档案编著顺序不同。顺序号是指在档案目录编制环节，工作人员按照档案的上交顺序，对档案从 1 号开始进行编号处理，并完成档案排序管理。日期是指档案的落款时间，若档案没有明确标注落款时间，则根据档案中的内容对其落款时间进行大致判断，若档案中也没有能够判断时间的文字介绍，则将该项目空置。题名是指档案的标头名称，要求档案题名与内
16、容相符，若二者存在差异则需要对题名进行重新拟定。起止号是指档案文件的文卷号码，包括始页号与终页号，用分隔符进行号码连接。责任者和档案日期类似，都是根据档案落款进行目录编制，若没有落款，则根据档案中的内容对该档案相关责任人进行大致判断，若档案中也没有能够判断责任人的文字介绍，则将该项目空置。备注是对该份档案的额外说明，重点记录该份档案的利用价值。在死亡人员人事档案目录编制环节，所有需要重新拟定的内容，都必须遵守档案著录行为规范，按照相关要求完成目录编制。（三）做好死亡人员人事档案排列摆放的对应工作死亡人员人事档案目录编制能够帮助档案关系人快速进行档案锁定，在档案目录编制完成后，需要对档案进行排列摆放处理。由于历史遗留等原因，死亡人员人事档案无法实现全文检索功能，因此需要阅览档案原文，制定档案排列摆放管理方案。档案排列摆放时，最理想的作业状态是当工作人员输入想要查找的当事人死亡档案信息后，系统会自动为工作人员提供人事档案所在的具体位置，工作人员到达目标地点后进行档案阅览。在这种工作目标模式的约束下，死亡人员人事档案排列摆放工作的重点便是盒脊设置以及摆放顺序确定，结合其它种类的档案管理经验，