1、1972023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE大数据时代基层档案信息化管理的思考李燕华（德州市公路事业发展中心齐河分中心，山东 德州 251100）摘要：本文论述了在基层档案管理工作中，需要迎合大数据时代的发展方向，加强对信息化建设的重视程度，将信息化管理理念落实到不同的发展环节中，逐渐提高基层档案信息化管理的针对性，为实际工作提供重要的支持，提高基层档案信息化管理的效果。关键词：大数据；基层档案；信息化管理在大数据背景下进行基层档案信息化管理时，不仅要实现管理工具的有效创新，还需要优化当前的工作思路，具备较强的开放性思维，逐渐地变革以往的工作模式，从而使大数据时代下基层档案管
2、理工作能够获得蓬勃的发展。因此，相关工作人员需要加强对大数据时代的解读，明确信息化的主要方向，有效应对信息化建设中的挑战，全面提高档案信息化管理的效果，为档案管理工作的持续发展奠定坚实的基础。一、基层档案信息化管理的重要性（一）为单位决策提供重要依据档案管理是机关事业单位重要的基础工作，现代化大数据技术深入发展为档案管理工作带来新的机遇。在事业单位发展进程中，为了保证决策的科学性，需要结合以往的工作经验来进行信息化的有效管理，并且可以在信息化平台中快速调取相关的关键词和同类业务进行相互比较，通过信息的有效整合为后续决策工作提供重要的依据，充分发挥档案本身的价值。（二）提高档案管理工作效率在大数
3、据背景下，各个部门需要迎合时代发展趋势，融入大数据技术完成信息化的建设，通过信息化建设缩减实际的工作程序，极大地提高档案管理的工作效率以及质量，并且也可以为档案管理工作提供充足的安全保证，有效地优化当前的档案管理模式。从中可以看出，进行档案信息化建设能够提高档案管理的工作效率，解决传统档案管理工作中所存在的矛盾，减轻实际操作压力。根据档案信息的管理要求快速搜索有价值的信息，为档案管理工作提供重要的发展机遇。二、大数据时代基层档案管理理念分析在大数据背景下，为使档案管理效果得到全面提高，需要加强对大数据时代档案管理理念的深入性解读，并按照实际工作需求逐渐改革当前工作模式，从而使档案管理针对性能够
4、得到全面提高。在大数据时代进行档案管理过程中，需要利用大数据技术扩展档案管理模块，配合新型的技术方案，挖掘有价值的信息，为档案资源的利用提供重要的保障。在大数据背景下，各行各业所产生信息逐渐朝着复杂的方向而不断变化，如果仍然采取以往的信息管理模式，不仅会增加实际工作矛盾，还会导致档案管理效率逐渐降低。因此，需要实现档案管理理念的有效转型升级，根据档案管理的工作要求融入大数据技术，在繁琐信息中提取有价值的信息，为单位决策和发展提供重要的依据。随着时代的不断变迁，传统档案管理已经无法满足新时代的发展要求，档案管理人员需要利用大数据技术动态化更新数据信息以及档案管理手段，充分发挥档案管理的价值，有效
5、提高档案管理工作发展水平。三、大数据时代基层档案信息化管理存在的问题（一）档案管理理念没有实现转型在大数据背景下，为了促进档案管理模式的成功转型和升级，需要认真分析档案管理工作中存在的问题。目前，在档案管理工作中存在着管理理念没有实现向信息化方向发展的转型，导致信息化建设工作无法顺利进行。部分人员习惯利用传统的工作观念来进行档案的管理，在学习新技术方面存在着诸多的不足，需要一段时间来适应信息化的管理1982023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE特点。但是由于时代进步速度较快，如果在短时间内没有掌握信息化的操作技巧，将会对实际档案管理工作产生较为突出的影响。另外，基层事业单位在进
6、行信息化建设时，只是利用信息技术简单完成档案管理任务，并没有渗透到不同的发展环节中，导致大量信息化建设处于停滞不前的状态，无法为档案管理工作提供多样化的支持。由于思想意识的不足，使各项工作在落实方面存在诸多的矛盾，无法满足大数据背景下档案信息化的管理要求。（二）档案管理人员信息素养较差在当前基层事业单位档案管理工作中，存在着档案管理人员信息素养较弱的问题，无法满足信息化时代下对档案管理的要求。在数据不断更新的时代背景下，档案管理人员应具备一定的前瞻性意识，需要提高自身的综合素质，灵活应对在管理工作中出现的问题。但是在实际工作中，由于基层单位档案管理人员不具备较强的学习意识，无法了解和顺应信息化
7、时代的发展方向，不能够熟练地掌握信息化的管理技巧以及操作模式，导致档案管理业务能力在逐渐地降低，在档案管理时仍然采取传统人工式的操作模式，和大数据技术背景下档案管理工作要求出现了脱节现象。部分档案管理人员虽然具备丰富的专业知识，但是在大数据技术利用方面很难满足相关的标准和要求，甚至有些管理人员存在综合素质不达标的问题，严重影响了档案管理工作的质量和效率。（三）档案信息化配备不足在信息化背景下，部分单位只是投入一些简单的设备，档案管理工作没有充足的资金和设备支持，增加了实际工作矛盾。也有部分单位在投入设备时并没有考虑大数据时代的发展方向，仍然进行的是以往设备模式的更新和升级，并没有利用新型的设备
8、来完成档案管理的工作任务。导致档案管理工作手段太过陈旧，面对日益增长的档案数据信息，无法充分利用相关技术进行数据的完整储存以及整理，也无法满足后续的筛选应用要求，使得档案管理工作的困扰在逐渐地增加，档案管理水平无法得到全面提高。（四）档案安全意识较弱在大数据时代下，数据信息朝着更加开放式的方向发展，隐私和安全问题已经成为档案管理工作中的一个重要隐患。部分单位在进行档案管理工作中，只是简单地投入相关的设备，并没有加强对安全防护的重视程度。一些涉密档案资料在传输和储存时，由于系统本身的安全漏洞，或在权限管理方面存在诸多的不足，导致信息出现了泄露。也有一部分信息数据并没有得到安全的储存，导致不法分子
9、窃取信息来获取相关的经济利益，这些都是档案管理工作中所产生的问题。因此，需要相关人员加强对这一问题的重视程度，优化当前的安全管理模式，防范在档案管理工作中各种安全问题的发生，不断提高档案管理工作的安全防护水平。四、大数据时代提高基层档案信息化管理的策略（一）改变观念，利用信息技术提高档案管理效果在大数据背景下进行档案管理时，管理人员需要根据信息化的建设特点改变以往的工作观念，利用信息技术为档案管理工作注入新的活力，逐渐转变传统档案管理工作模式，使基层档案信息化管理工作能够步入到正轨。基层单位领导人员要加强对档案信息化建设的重视程度，要在单位开展科学的培训工作，增强人员的思想认知，形成良好的信息
10、化建设氛围，鼓励员工根据自身的认知为档案管理工作提供重要的建议，使档案管理能够落实到不同的发展环节中，全面提高档案管理工作的效果。基层单位在档案管理工作中，不应再局限于传统纸质档案和文字处理，需要充分整合不同的视频和图片资料，以此来搭建不同的数据结构完成信息的科学处理。在多媒体环境下对各种数据进行全面搜集，利用多种渠道对电子档案进行优化管理，利用网络技术对不同信息进行有效整合，充分挖掘档案信息潜在的价值。基层事业单位还可以将其他单位先进的档案管理经验融入到本单位内部，供相关人员进行有效学习，增强档案管理人员的思想认知，使档案管理工作能够逐渐步入正轨，在信息化支持下获得长久性的发展。（二）重视培
11、训，提高档案管理人员信息素养档案管理工作的顺利进行离不开高素质人员的支持。因此，在当前档案管理工作中需要开展更加科学的培训工作，增强档案管理人员的综合素质，为档案信息化管理工作的有序实施奠定坚实的基础。基层单位要将更加丰富的案例融入到培训工作中，通过正反案例的对比，使相关人员能够明确在大数据背景下进行档案信息化转型的必要性以及紧迫性，1992023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE明确自身的发展重点以及发展目标，优化当前的工作思路，从而使档案信息化建设能够更加有序地进行。基层单位需要广泛吸纳专业性的人才为档案管理工作提供重要的支持，并且还要适当地提高档案管理人员的入职门槛和薪酬待
12、遇等，全面提高人才的工作积极性以及工作热情。为此，基层单位需要配合完善的考核机制以及奖惩机制，在内部形成良好的工作氛围，使档案管理人员能够有充足的动力，具备终身学习的观念，掌握先进的信息化档案管理技巧以及方法，并且利用业余时间进行多样化的学习，逐渐提高自身的工作素质，确保档案管理工作的顺利实施。（三）购买设备，加大资金投入力度在档案管理工作中离不开设备的支持，基层事业单位需要根据档案信息化建设的要求以及标准，购买相关的信息化设备设施，满足档案信息储存以及处理的要求。首先，在实际工作中需要充分发挥信息化技术的优势，加大结构化和半结构化数据的收集能力，扩展信息资源来源范围，加强对各种碎片式档案信息
13、的有效搜集。建立完善的数据库结构，全面提高整体的信息管理效果。基层单位需要加强技术和设备投入力度，考虑适合自身档案管理的功能需求，之后再调整现有的管理方案，从而使档案数据管理效果能够得到全面的提高。其次，基层单位需要加强档案管理的智能化建设，适当地减少对人工的依赖，使档案管理工作能够逐渐步入正轨，切实解决在以往档案信息化建设中存在的问题。在档案管理工作中，需要充分利用先进的技术。例如，利用大数据技术和云计算技术加强对档案数据信息的分析以及整合能力，满足用户对智能档案服务的现实需求。在档案管理工作中需要根据单位的发展方向以及各个部门对档案管理的相关要求，利用先进的技术做好档案的有效分类，之后在内
14、部建立良好的信息化平台。当其他部门有信息需求时，可以在信息平台中搜索相对应的关键词，提交档案信息获取的申请，档案管理部门要进行全面的审核，在确认没有任何问题之后，可以马上下发相对应的资料。这不仅可以便捷日常的工作行为，还有效地提高了档案的管理效果。在档案管理工作中，基层单位可以利用数据挖掘技术为用户提供智能化的服务，多方位地满足内部档案管理的需求，使档案管理信息化建设优势得到全面的彰显，使档案管理工作焕发新的活力，增强档案信息化的建设水平。（四）重视安全，科学管理避免档案外泄首先，在档案信息系统中可以融入数据加密技术，构建更加平稳和安全的信息传输通道，避免对信息的传送造成一定的影响。在信息接收
15、的过程中，需要在档案传输通道中设置相对应的信息加密技术，有效地提高整体安全管理效果。在实际工作中，基层单位档案管理部门可以采取非对称和对称的加密方式，使信息传递能够具备较强的安全性。在档案处理过程中，可以配合身份认证系统加快传输的效率，减少安全事故问题的发生，从而使档案传输过程中的安全问题得到有效解决。其次，在基层单位档案管理可以融入入侵检测技术，通过这一技术能够收集和分析异常信息，并且查看是否有违反安全策略的攻击行为，落实全过程检查思路，防止安全问题的发生。此外，还需要进行主动的防护，加强对档案信息系统运行状态全面管理以及监测，确保档案信息系统的安全，从而使入侵检测技术使用效果能够得到全面的
16、体现。最后，在基层单位档案管理工作中还可以融入安全扫描技术，快速地发现在档案信息系统中存在的安全漏洞，通过扫描技术能够监控网络中的薄弱问题，提前发现其中存在的问题，采取更加科学的修复措施保证档案信息系统的正常使用，为档案信息系统运行提供重要的安全保障。档案管理人员可以采取扫描和模拟攻击的方式，对网络安全程度进行全面的测试，之后再完成安全漏洞信息的有效搜集，避免对后续的系统使用产生一定的影响，通过不同技术减少安全问题的发生概率，从而全面提高安全管理效果。参考文献 1 李杨玲.基于大数据的档案信息化管理方法研究 J.营销界，2019(24).2 王静梅.大数据时代档案信息化管理 J.当代教育实践与教学研究,2019(05).3 荆冰,刘秀.浅谈大数据时代下的企业档案信息化工作 J.山东档案,2018(05).责编：蒋立民