1、1762023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE大数据背景下机关事业单位人事档案管理创新金倚天（黑龙江省水文水资源中心哈尔滨分中心，哈尔滨 150026）摘要：人事档案管理工作已经迎来数字化改革热潮，需要借助大数据技术优势共享人事档案。本文认为应构建专业的人事档案管理系统，在降低人事档案管理成本的同时，提高人事档案的使用效率，防控人事档案数字化运转中的风险隐患。关键词：大数据；机关事业单位；人事档案人事档案管理是机关事业单位人事工作的重点之一，对于干部的选拔任命、职称晋升、福利待遇都有直接影响。在信息技术快速发展的当下，应创新人事档案管理方式，基于数据信息技术的进步重构人事档案管
2、理工作体系，从而促进人事档案管理工作以规范化、智能化和专业化方式持续向前发展。一、大数据对人事档案管理产生的影响（一）提升日常工作效率大数据技术是当前最先进的数据处理技术，可以提高数据收集、整理和挖掘的质量，适用于复杂的人事管理环境，能对多种数据统一管理、深度整合和创新性使用。将大数据技术用于人事档案管理，一方面，能够保证人事档案信息的安全性与准确性，实现人事档案的去伪存真，提高人事信息的整体质量。另一方面，借助大数据技术可以打造人事档案共享平台，有助于人事档案的高效传播，降低人事档案管理成本，消除传统工作模式对人档案管理的不利影响，以规范化方式保证人事档案管理的有序进行。采用大数据技术开展人
3、事档案管理，可以帮助现代机关事业单位人事部门构建具有现代化、共享化、实时化和便捷化特征的人事档案运转体系，更好地满足各方面对人事档案使用需求，发挥人事档案的信息支持作用，体现人事部门工作成果。（二）创新档案工作方法大数据技术是一种智能化的技术，借助大数据技术可以实现人事档案管理方式方法创新。首先，大数据技术具有分布式数据存储与管理特征，人事档案管理将不再完全集中于人事部门，可以构建分工协作机制，让机关事业单位各部门、直属机构和相关单位配合参与人事档案管理，拓宽职工本人参与人事档案管理的渠道，从而极大分担了专职档案员工作压力，并且保证档案有效收集整理。其次，人事档案管理变得更加有序，人事档案工作
4、的规范性得到普遍增加，不仅可以通过大数据技术进行档案识别，还可以解决数据录入错误、数据存储混乱问题。人事档案数字化还有利于人事档案信息检索，由计算机和软件系统代替人工服务，不仅方便海量信息检索，更利于档案及时提取，并且由计算机代替完成复杂性工作，极大提升了人事档案管理质量。（三）助推事业单位发展大数据技术提供了一种便捷、安全、友好和科学的档案信息环境，既可以满足各方面的人事信息需求，又可以加深人事档案管理的深度，能够深化总结分析机关事业单位人的才配置情况，并通过数据对比找出人事工作存在的短板，这不仅为机关事业单位的人事改革提供了数据支撑，有助于拟定更加科学合理的人才引进计划，更充分地发挥现有人
5、才价值，实现人力资源的深度挖掘与整合。二、大数据背景下人事档案管理的特点（一）复杂性不断提高随着机关事业单位改革的深化进行，转改合并力度的加大，人员调转将更加频繁，人员构成也比以往更复杂，人事档案管理涉及内容将更多，不仅包括职工基本的人事信息，还涉及职务晋升、党团资料、荣誉获奖和人员流动的统计等，人事档案管理工作量显著增加。为满足数字化人事档案管理的要求，需要将老旧人事档案转换成数字档案，这在很大程度上增加了人事档案管理的工作成本。随着人事档案数据类型越发的多样，不仅有文本类型档案，还有图像的和音频档案等，要求机关事业单位必须持续升级现有的人事档案管理系统。随着大数据技术的进行，人事信息获取将
6、变得更便捷，要求机关事业单位提高人事档案信息处理速度，及时满足一线工作对人事档案的使用需求，做到随时更新1772023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE人事数据信息，支持人事档案快速检索，提高人事档案运转效率。（二）创新性日益加强大数据技术构建了人事档案管理新环境，改变了传统的人事档案管理工作模式，以往被动式人事档案管理方式已经不适应社会需要，新时代人事档案管理工作应以满足用户动态化需求为主。这就要求机关事业单位人事档案管理工作提高创新求变意识，及时更新档案信息，保证人事档案与用户的需求匹配，进一步创新人事档案服务模式，构建上下游的紧密联系，提高人事档案信息开放性，发挥数字化人事
7、档案在重大决策、重大项目、风险防控等方面的辅助作用。未来，机关事业单位的人事档案管理越发具有虚拟性，需要打破时间与空间的限制，主动创新人事档案服务的领域，构建多方合作机制，注重增加人事档案的获取性与真实性，既能对用户的档案获取需求进行预判，又能快速完善人事档案内容，并提供个性化的档案服务，为社会创造更大服务效益。（三）威胁性值得关注大数据技术已经成时代的趋势，构建智能化、个性化、便捷化的人事档案服务体系成为必然要求。但是，大数据技术在方便档案管理同时，给人事档案管理工作带来新的挑战。一方面，大数据技术的普及要求机关事业单位加速更新人事档案管理设施设备，增加人事档案管理投资，引进具有大数据技术特
8、征的高端档案设备和管理系统。另一方面，大数据环境对人事档案构成了新的威胁，档案信息安全问题值得高度关注，具有互联网特征的人事档案管理可能产生新的安全隐患，如何对人事档案进行跟踪控制、超前管理和风险预判成为重要研究课题。三、大数据时代人事档案管理系统设计（一）人事档案管理的主要技术当前，机关事单位人事档案管理系统采用了 C/S和 B/S 架构。C/S 主要涉及客户端与服务器，具体由客户端负责收集人事数据，由服务器响应控制指令，实现人事数据信息的有效传输。B/S 模式主要利用浏览器与服务器打造数据共享系统，对获得的用户指令进行响应，将人事信息反馈给端口，满足用户的信息查询需求。机关事业单位人事管理
9、系统还采用了 JAVA 程序，这有利于快速打造全新代码，能够根据用户的需求进行编程，从而实现对系统的个性化访问，有利于及时对人事数据进行整合，实现对人事数据库的深度挖掘。机关事业单位人事数据库主要为多线程的 SQL 数据库，进行分布式的存储，不仅方便人事数据的管理，而且兼备多种查询算法，可以响应多数编码格式要求，能够连接多种操作系统，可以同一时间处理更多的数据和信息。上述技术可以提高人事档案管理系统的智能性与便捷性，适应未来人事档案管理需求。（二）人事档案管理系统的设计在大数据技术影响下，机关事业单位人事档案管理系统进一步更新，系统已经具备管理、查询和统计等多种功能，具体包括人员基本信息的统计
10、功能，可以对职工的自然情况、学术获奖情况、工作成果情况进行统计。人事管理模块的功能主要有工资管理、考勤管理、绩效管理等。人事提醒模块包括办理各种保险、上报人事数据等提醒功能。此外，还有权限密码管理、人事信息公开及其它事项管理功能等。例如，人事管理模块包括职工的基本信息录入、统计、筛选、人员信息变动维护等。人才招聘模块主要包括用人计划的审核、人员编制的管理、人才计划的发布和高端人才信息的检索等新型功能。机关事业单位人事管理系统在大数据技术影响下拥有了更强的开放性，可以通过端口连接上级主管机关和机关事业单位管理局等，以便于人事数据的交换汇总。四、事业单位人事档案管理的现状（一）缺乏足够的重视从实际
11、情况来看，事业单位人事档案管理数字化工作质量待提高，现有纸质人事档案的数字化进程较慢，一些单位在人事档案管理方面的改革较为迟缓，未能发挥大数据技术的支持作用，影响了人事档案信息的深度挖掘与共享使用。由于机关事业单位对人事档案管理重视不够，未能深刻认识人事档案数字化的重要性，没有给予相关工作必要的支持，对人事档案信息系统建设与维护工作不足，致使一些人事档案信息不完整，对有关入党、脱产学习、工作调动材料的收集归档速度较慢，影响了机关事业单位职工信息认定的质量与速度，对相关工作造成了不利影响，不利于事业单位的深化改革发展。（二）未建立档案信息化平台目前，机关事业单位人事档案数字化建设主要停留在纸质档
12、案的数字化录入阶段，多集中在基础数据信息的管理方面，致使信息化的人事档案内容较为单一，涉及的内容相对简单。由于对大数据技术的利用不足，相关工作体系未能及时建成，缺乏对数字化人事档案管理工作的宣传，使得数字化人事档案管理的优势未能发挥出来。（三）档案信息化人才匮乏从事业单位现有人事档案管理人员素养来看，1782023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE从事人事档案管理人员专业性不强，缺乏人事档案检索和数据分类能力，未能及时预判系统性风险，缺乏对人事数据进行有效维护，加上一些事业单位对相关人才的培养不足，影响了数字化人事档案质量。（四）易发生安全隐患由于受到软硬件技术条件的限制，机关事
13、业单位人事档案安全性有待提高，在信息化人事档案使用中存在信息泄露的风险。如果出现违规操作，或者缺乏对用户身份的强有力识别，可能导致某些涉密内容传播出去。解决对人事档案管理系统维护不足的问题，普及相关的操作规范与制度要求，进一步对人事档案管理系统时实跟踪，是当前人事档案管理改革的重点之一。五、大数据背景下加强人事档案管理的有力措施（一）构建专门数据平台为了加强机关事业单位人事档案管理，更好发挥大数据技术在人事档案管理中的基础性作用，还要积极构建专门的人事档案管理数据平台，引进具有大数据特征的人事档案软件系统。首先，将大数据与人工智能技术嵌入到现有事业单位人事档案管理平台，力求开发将人事主管部门、
14、专业档案技术服务机构和基层机关事业单位联系起来的统一平台，该平台应当满足机关事业单位进行人事岗位调整和大数据技术运用的需求，保证其功能模块符合事业单位当前及未来人事工作需要。其次，由专业机构辅助机关事业单位尽快完成纸质人事档案的数字化建设工作，及时将数字化档案录入人事档案管理系统，重点提升非结构人事数据的处理能力。第三，在统一人事档案管理标准的基础上开发多种人事档案管理端口，避免档案上传、调取和共享中的技术难题和风险。（二）优化数据检索模式机关事业单位引进大数据技术用于人事档案管理的关键在于发挥其在人事档案的分析、整理和共享使用中的作用，结合事业单位人事管理的特点使用大数据技术。首先，通过大数
15、据技术进行人事档案信息分析，挖掘人事档案中潜在的数据信息，针对不同类型的数据进行统一辨识，找出人事档案信息的关联点，进一步帮助事业单位把握人才特长，组建事业单位更专业的工作团队，提高人才配置效率。其次，借助大数据技术将分散的人事信息整合起来，针对机关事业单位的发展规划和重大项目进行人才匹配，并充分关注人才成长诉求，将干部职工匹配到最合适的岗位。例如，将人力资源档案与党群、志愿服务、科研档案等充分联系起来，综合考查干部职工情况，找出干部特长，分析其相关工作经验，从而将人才配置在恰当的岗位。（三）提升档案管理人员的专业素养人事档案管理应当具有专业性、创新性和规范性。尤其在大数据技术环境下，更要基于
16、大数据技术特征开展人事档案管理工作实践，配置符合大数据技术需要的专业人事档案管理人员。新时代的机关事业单位应当基于大数据技术特征组建人事档案管理团队，不仅由人事部门的专职档案员负责人事档案管理工作，更要获得机关事业单位档案部门的技术支持，必要时获得第三方技术机构的技术服务，从而提高数字化人事档案管理的质量。机关事业单位要加强人事干部的档案技能培训，普及大数据技术知识，促进其掌握现有人事档案管理系统的操作方法，基于人事档案管理工作需要研究相关技术课题，推动自下而上的人事档案管理技术创新。（四）完善档案应用制度人事档案管理数据化的初衷是实现人事档案共享，发挥人事档案在人才配置与管理中的基础性作用。大数据技术对传统的人事档案管理模式进行了颠覆式创新，需要建立新的人事档案管理制度规范，出台统一的工作标准，以应用人事档案管理工作的新风险。例如，基于大数据环境规范人事档案管理工作方法，优化和人事档案管理工作流程，保证人事档案数据以标准化的方式运转。定期对人事档案管理情况进行监督，重点检查人事档案管理系统的防火墙、杀毒软件、系统更新和访问日志情况，严肃要求相关从业人员规范化开展此项工作。随着大数据技