1、Q企 业 管 理I YE GUAN LI企业采购管理和成本控制的对策探究庞紫倩(北京地铁科技发展有限公司，北京100072)摘要:飞速发展的经济为企业提供了广阔的发展空间，越来越多的企业紧跟经济发展的步伐，及时调整自身的发展方向，在此过程中取得了巨大的成果。提高企业竞争力、增加经济效益也成为企业在发展中不断追求的目标。增加经济效益必定要重视成本的节约，拥有高效、科学的采购管理体系是实现成本控制的一个重要途径。文章对企业采购管理及成本控制中可能出现的问题进行了剖析和研究，并提出了系统化解决方案，以期使现代企业能够通过优化采购管理提升经济效益，实现良性发展。关键词:企业;采购管理;成本控制中图分类
2、号:F2753文献标识码:A文章编号:16716728(2023)05008004在目前的经济形势下，企业的经营面临着巨大的挑战，降低生产成本，提高利润是企业发展的根本之道。降低采购成本作为成本控制的重要手段，在企业的采购管理过程中，必须得到重视。另外，负责采购的员工也需要树立强烈的成本控制意识。针对企业的成本管理策略，有固定的成本控制策略和变动的成本控制策略1。同时，成本控制策略的实施也有助于提高采购人员的成本分析能力和掌握采购各个阶段的运营状态。企业采购人员要不断提高自己的经营水平，以适应新形势下企业经营和发展的需要。一、企业采购管理以及成本控制的必要性(一)有助于企业降低成本，增加利润建
3、立科学的采购管理体系有助于企业降低整体的采购支出。采购物料的价格是影响企业采购成本的主要因素，但在采购过程中，采购的成本不仅仅是采购物料本身的成本，更重要的是采购过程中的产生的仓储、运输、生产等各个阶段的全部支出。而在这种过程中如果采购的资源消耗过大，那么就会影响到整体的成本控制，从而影响企业的整体利润，阻碍企业的健康发展，削弱整体的竞争力。反之，如果企业能够在采购的过程中进行科学的管理和分配，优化采购管理流程，那么就可以节省大量除采购物资外的资金支出，从而提高企业的整体经济效益。(二)有助于提高企业产品质量，提升综合竞争力企业的采购成本不仅体现在采购材料的价格上，也体现在材料的质量上，一套行
4、之有效的采购管理系统，就是要严格的审核材料的采购程序。在采购过程中，企业管理人员要仔细地选择和审核材料的质量2，用最适合的价格采购最精品的物资供应。提升产品的质量，有助于提升消费者的喜爱程度，从而增加客户的信任度，提高企业的知名度，使企业在日益激烈的市场中有更广阔的发展余地，走得更长远。但相对来说，如果企业没有坚持科学严谨的经营理念，忽视了对原料质量的控制，那么，生产出的商品就不会受到客户的青睐，哪怕是在外观、促销等方面进行了技术上的改进，但一旦销售完成，客户还是会发现质量上的缺陷，从而损害客户的满意度和对企业的信任，这便会导致企业在发展过程中慢慢丧失竞争能力，最后被市场取代。二、企业的采购过
5、程(一)制订采购计划在采购成本管理过程中，采购规划是最重要的阶段。采购计划直接影响到企业采购成本的控制。任08作者简介:庞紫倩(1991)，女，汉族，北京人。主要研究方向:企业采购管理。Q企 业 管 理I YE GUAN LI何一家企业，都有自己的特点和优势，包括企业的影响力、产品的开发方向、产品的技术指标等。所以在制订采购计划时，一定要针对企业自身的特点，同时充分分析所采购的商品、原料、材料或设备对企业的重要程度，从而制订合适的采购计划。采购管理应按照低成本和低风险的原则，确定采购目标、采购进度和相关的采购规则。只有在充分、高效分析企业自身状况和所需采购的物资后，才能切实制订更加可行的、可靠
6、的采购计划，从而有效控制采购成本。(二)选择供应商合格的供应商应该具备下列几个最重要的条件:一是满足企业的产品需求;二是具有持久合作能力;三是能够形成有效的成本结构;四是与企业长期合作的代理商必须具有良好的信誉3。从表面看来，维护与供应商之间的关系对企业控制采购成本是非常重要的。但是在实际执行过程中，供应商所供物资的质量和售后服务质量对企业同样有很大的影响，因此，选择供应商是一项非常重要的工作。供应商的选择可以是被动的也可以是主动的，供应商一般分为两大类:一类是技术含量高、信用好的供应商;另一类是拥有良好的售后服务和良好的商务服务声誉的供应商。在选择供应商时应当重点考量如下因素:供应商是否具有
7、优质稳定的供应模式，以及是否有足够的供货能力。企业要对供应商的选择做出一套行之有效的评价体系，主要包括品质、信誉、价格、售后维护等因素。同时，上述因素也将对企业供应商的整体实力和质量水平的评价产生影响，只有努力发展长期合作并且能够提供优质产品的供应商，才能切实有效地直接降低企业的采购成本。(三)估算价格针对新物资，采购人员应分析物资的来源，依据物资特性与市场条件，以及此类物资的竞争力和市场变化辨别出新物资价格的形势。对已停产或将要停产的物资，采购人员要尽量收集现有具备此类特性产品的相关信息，分析其生产工艺流程及其市场供货情况，从中找寻市场供货充足或价格较低的替代品。举例来讲，对制造型企业，在确
8、定了采购计划后，还要依据原材料本身的特性对其供货量进行预测和分析4。根据对需求数量和价格进行的分析和预测，计算出所需采购的库存总量以及企业在特定的产品中所需要的原材料数量和价格变化的变化趋势。采购人员不仅需要对所采物料本身进行分析，还需要考虑其原材料的供应及价格，并进行充分的预测和分析。可以利用实物模型、历史价格以及市场供应的情况等对原材料价格进行全面分析;同时考虑价格动态趋势，整合分析物料价格变化的趋势，确定物料价格的变化规律，并依据多种因素综合计算价格调整策略。(四)质量监督与检验质量监督和检验是企业管控的重要程序，在企业的发展中有着举足轻重的作用。质量监督和检验在控制成本过程中起到了不可
9、替代的作用，这一阶段的成本管理对采购成本的控制起到了至关重要的作用5。在企业的成本控制过程中，一定要建立相应的监督体系，保证每个阶段都能顺利执行。此外，采购人员必须要有相应的能力，将理论和专业的知识融入实际工作中去，才能正确地执行各项采购工作。三、当前企业物资采购所存在的问题(一)采购制度不健全、监督体制待完善在生产过程中，企业不仅要为员工采购基本工作所需的必需品，而且要采购生产所需的各类消耗品，采购种类繁多，数量庞大，管理难度也越来越大。目前，大部分企业尚处于探索与调研阶段，采购与经营体系尚不健全，购进与经营未能适当分开。一些企业由于制度不够健全，采购人员拥有很大的选择权，所以在采购过程中往
10、往容易与供应商发生利益冲突，从而提高了企业的采购成本。(二)采购人员的整体素质水平不高企业在日常生产中需要采购大量的高精度仪器和零部件，同时还需要采购办公用品和员工的日常生活必需品。这要求采购人员不仅要具备行业内专业的技术知识，还需要具备日常必需品的采购工作经验。但现实情况是，目前很多企业采购管理方面的培训数量较少，而且水平也不高，具备专业采购素质的人员更是凤毛麟角。在计划性制度的背景下，企业里的大部分采购人员都是被动地将采购工作视为资源18Q企 业 管 理I YE GUAN LI供给的工作，他们的采购能力较低，成本控制意识不足6，缺乏对成本的掌控能力，不能在日常采购工作中积极地发挥主观能动性
11、。(三)采购方式不够科学目前，大部分企业都有两种采购方式，一是集中采购，二是分散采购。在采购制度深化改革前，大部分采取分散式采购方式，若没有完善的采购管理体系作为保障，便容易造成资源的浪费，进而提高了采购成本。在采购制度改革之后，集中式采购方式的比重越来越大。不过这两种采购方式并不能相互替代，而是应按照不同的情况进行选择。在分散采购模式下，企业可以按照自己的采购需求自行采购，只要按照简单的审批流程即可，但由于采购量较小、采购价格较高、物流成本较高，因此很可能会造成资源的浪费，而且对采购步骤的控制也有一定的影响。集中化采购是为了降低采购对象的价格，采用统一、集中的运输方式，从而降低采购的成本。当
12、前很多企业采购状况过于简单和形式主义，很难把现实需求与采购的对象特征结合在一起。四、企业采购成本控制对策如果不能妥善处理采购过程中存在的这些问题，那么采购成本就会增加，企业的生存和发展将会受到威胁7。针对上述采购工作中存在的问题，我们不仅要改变落后的理念，改变现有的经营制度，还要加强采购工作的管理与培训。(一)构建完善的采购制度和采购监管体系在一个相对积极的转型时期，要想有效的控制采购成本就必须要建立一个完善的制度、建立一个统一的采购管理系统。企业的采购管理工作一般是由财务部门、采购部门、需求部门三方共同协调进行的。加强财务部门、采购部门和需求部门的采购控制是必要的。建立一个企业的财务预算系统
13、，不仅能有效地推进企业的各项成本控制措施，还能有效地实现企业的各项成本控制指标。财务部门应协同采购部门根据经营过程特点和现实情况，在生产经营方案中，进行有效的整体规划，科学制订采购计划和相关指标值，并按成本预算指标值执行，将采购成本预算与相关成本预算指标值进行恰当对接，形成企业日常运营所需的成本控制体系。企业采购部门根据企业的不同财政指标和成本预算，制订符合企业经营过程特点和企业的特殊情况的采购计划。只有通过企业的业务流程特点、财务目标和成本管理目标来确定采购成本的目标8，并结合企业实际情况制定出一套行之有效的采购成本预算体系，才能充分发挥采购成本预算管理制度对企业各阶段控制的功效，从而真正完
14、成成本管理目标。(二)采购方式的合理化运用合理选择采购方式能够为企业有效节约采购成本。把企业需要采购的物品进行集中采购，针对通用、数量大、数量多、运行周期稳定的物品进行集中采购;对一般用途不强、需求量小、采购额度不高、要求周期不确定的材料，可以采用分散式采购方式。这样可以保证材料的及时供给，也可以降低材料的采购成本。采购方式的合理化能够使得采购管理更加简单和全面，但是有些企业难以制定有效的、进一步可行的方案。因此，企业必须加强对各个阶段的控制，严格执行这些步骤，以便能够顺利完成各个阶段的采购工作。首先，采购人员应该全面分析所有采购的需求，严格分析库存和供货情况，保障各种资源能够随时供给或采购。
15、其次，企业采购人员应该对采购材料的供给进行科学的估算，并据此制订出一套行之有效的采购管理流程，以便在企业各个阶段进行适当的协调。在生产过程中，采购人员应该充分利用自己的技术优势指导生产制造，合理控制各类物资的采购价格。为了提高产品的质量，采购人员需重视原材料的采购工作，一方面需要保障原材料的质量，另一方面需控制原材料的采购成本。采购人员应该充分地顾及成本因素，通过对原料采购成本进行有效的控制，不断找寻合适的原材料供给，以控制企业的生产经营成本。企业在采购原材料时若花费巨资来达到其生产的目的，最终也会对产品质量的可信度造成极大的影响9。因此，企业应该对原材料采购的成本进行适当的管理，以保证原材料
16、采购的资产链条处于稳定状态。28Q企 业 管 理I YE GUAN LI(三)逐步完善采购绩效评价体系及成本预算系统采购部门的工作责任是保证在一定的时间范围之内，以相对合理的价格向需求部门提供符合其需求的物资。采购绩效评价体系有助于采购人员自我约束、自我提升，对采购工作中可能出现的，可以及时发现并加以管控。另外，完善的采购绩效评价体系还有助于控制采购成本，将采购工作与员工绩效挂钩，使采购人员能够不断提升自己的技能水平及谈判能力。因此，建立健全的采购绩效评价体系，能够有效地保证物资的质量和采购效率，从而使企业降低采购成本，提高效率。详细的成本预算系统包括:各成本预算的预算价值(总产量)、各成本预算权重值、成本预算编制方法及成本预算编制的内容。制订成本预算指标，建立相应的权能，建立一个高效的成本预算系统，并制订相应的财务指标，可以实现成本和预算指标系统的正确衔接和沟通。企业需要建立成本预算指标、财务和经营目标，还有相应的考核标准，而不是简单地仅仅衡量企业的资金使用状况。对成本预算指标设置的有效性因素和执行情况进行有效的监督，需要与各个层面的领导、员工进行沟通交流，及时掌握企业内部各个层面的