1、第 6 期2023 年 2 月江苏科技信息Jiangsu Science and Technology InformationNo.6February，2023作者简介:隋晶晶(1971)，女，山东海阳人，副研究馆员，硕士;研究方向:图书情报。知识管理在高校图书档案管理中的应用探讨隋晶晶，钟克理，周红霞，王荣宗，岳琦(中国石油大学(华东)图书馆，山东 青岛 266580)摘要:图书档案管理是图书馆管理的重要组成部分。知识管理作为当今社会的一种新型管理形式，在人类的生产生活中发挥着重要的作用。文章对知识管理在图书馆档案管理中的应用进行了探讨。首先对图书馆档案管理现状进行了分析，接着论述了知识管理
2、的内涵和功能以及知识管理在图书馆档案管理中的具体应用，最后提出了图书馆档案管理应用知识管理的优化措施，为今后知识管理与图书档案管理相结合的研究提供了参考。关键词:知识管理;图书档案管理;优化措施中图分类号:G251文献标志码:A0引言知识管理是在 1986 年联合国国际劳工大会上提出的，随后得到了世界各国的重视和飞速发展。知识管理是致力于将员工的智力资产转化为生产力竞争力和新价值的管理形式。高校图书馆是高校的重要标志，在教学科研中起着举足轻重的作用。在图书档案文献管理中引入知识管理，不仅能够提高图书档案的使用率，也可以保障图书档案的连续性和完整度。现阶段在图书档案管理过程中引入知识管理是图书档
3、案管理改革创新的重要途径。1图书档案管理现状分析高校图书档案载体就是纸质文献，这是一种单一的载体。随着计算机网络的推广普及，电子档案逐渐取代了纸质档案。电子档案的载体也发生了巨大变化，不再拘泥于计算机，其他电子设备都可以对其进行加工、处理、传输。1.1制度更新不及时图书档案信息服务需要相应的管理制度，管理制度的滞后不利于图书档案信息服务的发展。图书档案信息化建设正逐渐向各个领域细化，这就对图书档案管理制度引领性和环境适应性提出了更高的要求1。1.2信息化建设不平衡图书馆档案信息化建设不平衡，导致图书档案利用率低。图书档案的开发利用是图书馆各部门的“协同运作”，而不是单一部门的“独立运作”，它需
4、要协作部门建立一套完整的服务和开发系统。图书档案信息化建设的不平衡包括内部不平衡和外部不平衡。从内部失衡表可以看出，图书档案管理重视档案日常管理信息，忽视以往服务信息。外部失衡主要表现为部门间失衡，即图书档案部门在开展信息化建设时的“单打独斗”。1.3信息技术投入不够传统的图书档案管理方式差错率高，使得图书档案管理的连续性、完整性受到极大的影响。用于信息化建设的资金缺乏，导致在进行信息化建设的设备中，不能应用先进的数据处理软件。1.4信息管理功能不合理当前，我国图书档案管理系统规划有两个误区:信息化程度和渠道建设不够2。目前，图书档案载体比较单一，很多图书馆在图书档案管理信息化建设规划时忽略了
5、档案利用，导致图书档案利用率过低，系统功能建设过度。信息系统建设注重大而全，造成功能上的可操作性差和可行性低，建设周期长，资金浪费较大。2知识管理的内涵和功能2.1知识管理的内涵知识有显性和隐性两种形式。显性和隐性知识不是相互排斥的，而是在一个机构中共存的，表现在个人、群体、组织层面。显性知识存在于组织的政策和程序手册、机构文件、价值陈述中，很容易被编纂、储存和转移。隐性知识是个人的、个体化的，它是由个人创建和验证的经验，在特定情况下受个人价值观的影响，不容易沟通或转移。显性知识和隐性知识的管理对于图书档案管理的持续成长和发展至关重要。知识管理的内涵主要包括:知识管理中最活跃、最主动的因素就是
6、人，信息技术是实现知识管理的重要手段，也是知识管理赖于发展的重要工具;知识具有流动性和共享性3。2.2知识管理的功能知识管理的功能主要表现在以下两方面。2.2.1有利于凸现个人知识知识管理的特征就是能够凸显知识。建立健全42第 6 期2023 年 2 月江苏科技信息图书与档案No.6February，2023科学标准的管理制度需要工作人员密切配合、共同协作。图书档案管理者是图书管理员，要加强学习，丰富专业知识，积极参与培训学习，将工作重点落实到图书档案管理工作中，总结归纳经验，与其他工作人员及时沟通交流，找到解决问题的办法，建立统一的档案管理组织模式。2.2.2有利于挖掘潜在资源图书档案知识管
7、理中，图书馆员需要对馆藏文献档案进行专业管理，通过挖掘档案中的潜在资源，对图书档案知识进行扩展，并进行科研创新，提高图书档案的利用率。这就要求图书馆员凭借自身管理知识，通过不断学习先进理念来管理档案资源，扩大档案容量。3知识管理在图书档案管理的应用3.1知识管理能够促进档案信息资源建设档案信息管理主要体现在显性知识和隐性知识应用。显性知识的应用是指档案中涉及的史实、思想可以直接被用户接受，将其作用完全发挥出来。图书馆员利用专业知识把图书档案分类加工，用户可以根据分类结果了解相关知识，要求图书馆员进一步加工创新，获得所需的图书档案。同时，利用互联网等渠道加快显性知识的传播。知识管理中不仅要收藏保
8、管信息，还要在传播交流中实现知识创新。隐性知识应用是指通过对图书档案资源的加工、科学分析和综合引导，形成有序、规律、连续的信息流，进行更广泛的交流和传播，方便读者更好地利用。3.2知识管理能够促进文化学习第一，必须确定组织领导者的领导权，他们能够得到尊重并代表着实践的价值和信仰，成为职业典范。马斯马丘卡研究了关键问题，发现信任、透明、诚实、合作、专业、灵活性和承诺这些因素都与文化有关。鼓励中坚力量(导师、捍卫者、专业人士)成为知识的收集和分享者，本质上，他们都是知识领袖。第二，达文波特和普鲁萨克指出，为了简单地共享和创造知识而建立知识社区。简而言之就是“把聪明人放在一个房间里，让他们说话”。组
9、织结构需要通过社会化来促进信息的交流，编纂和转移隐性知识。完成这项任务的一种方式是鼓励研究管理人员参加专业会议，会议提供与其他专业人士建立联系的机会，使与会者发现谁拥有求知需求，识别个体求知需求，并参与所有 4 种模式下的知识获取。第三，技术的使用使显性知识的分享成为可能。随着个人机构利用技术建立知识库，知识“银行”在专业范围内得以应用。无论浏览数据库还是利用知识库，用户必须在信息中发现价值，用户创建的知识通过筛查优选并赋予存储在这些系统中的资格。第四，与任何项目或计划一样，知识管理计划必须进行度量并定期评估。这包括鼓励和建立一种奖励机制，以促进知识的探索和创造。知识管理成为图书档案管理质量提
10、高的重要组成部分。各个领域专业人士共同参与，共享知识，有序构建知识库，提高档案应用效率。3.3知识管理与组织文化结合Shein 将组织文化定义为:一个群体通过外部适应和内部整合来解决问题的方法。组织文化对一个机构的影响程度取决于此机构知识管理工具、过程和主动性。莱博维茨指出，知识管理 90%依赖于建立支持性的知识管理文化。组织文化是知识管理的第二大成功因素，仅次于领导管理支持。机构文化和知识管理在组织内部的相互作用主要有 4 种方式:(1)形成假设，决定什么知识对组织是有用的和重要的;(2)授权那些拥有特定知识的人决定什么是知识;(3)它是如何传播的;(4)通过组织的验证来决定接受或拒绝新知识
11、。将知识服务融入组织文化中，使档案部门形成了新的理念，提高了员工的服务质量和专业素质，促进了知识共享。4图书档案应用知识管理优化措施4.1加大力度进行人才和技术建设档案管理者为了完成他们的职责，所需要掌握的内容是多学科的。这些专业人士需要掌握知识管理方面的内容以及学术研究的法律、伦理、科学和财政组成部分。这些知识必须被收集、分类，并在研究管理部门之间共享和实践。成功的知识管理在任何组织中都会非常明显地受到文化的影响。此外，相关部门要加大资金和技术的投入，重视档案管理设备的更新维修，为档案管理工作保驾护航。4.2构建档案数据仓库数据是独立客观事实的集合，是可以定性或定量测量的事件，但不能提供行动
12、依据。高校知识社区本质上是一个规模庞大的人才库，在实行过程中，伴随着网络构建，要加强对各类人才的聚集。建立各个学科馆员社区，使得每个学科社区都对应相应的学科馆员，他们的职责就是在运行过程中汇集、吸收本学科专业型人才，构建网络学科社区，为各专业人才进行隐性知识和显性知识的交流提供相应支持平台。在学科社区的平台上，专业人才根据自身专业特点进行相关信息研讨，利用平台建立各专业的档案数据仓库。高校图书馆在实施档案管理的过程中，应该以大数据技术为支撑，构建起相应的档案数据仓库，确保数据仓库能够满足准确性、稳定性的要求，将历史发展变化情况准确反映出来。在档案管理中，应该设置好相应的数据仓库模式，对档案信息
13、进行定时记录，确保其能够多次查询，但是不能对档案进行随意修改，要将变化情况客观反映出来，制定出科学的管理决策。4.3借用经络方法创新档案管理模式借用经络的严谨而又明确的思维推理方法，将它引入图书档案的文献服务，从而取得良好的效果。网络经络概念是基于天人合一的思想，把档案管理项目52第 6 期2023 年 2 月江苏科技信息图书与档案No.6February，2023看作一个整体系统，将计划任务分解成多项工作。在计划的执行过程中，根据跟踪和反馈的信息，对计划及时进行修正和调整，使得项目始终保持在有效的监督、控制和调整之下，以确保项目目标的实现4。组合梁关键概念经络逻辑可以反映这种图形和思想的优越
14、性(见图 1)。众所周知，组合梁是土木工程专业中的一个概念难点，即便是专业设计人员，很多也是按照国家相应的技术标准规定的步骤与指标进行计算和分析的，真正在理解状态下自由应用的并不多。从图 1 可以明确地看出，组合梁的核心关键在于混凝土板与工字形钢梁之间应力(应变)的分界。对于弯曲正应力来说是正负应力的分界点，也是剪应力最大作用处;由此可以定义出中性轴所处的位置有6 种情形。学生或工程技术人员如果明白了中性轴位置的这 6 种可能性，就可以轻而易举地区分开梁的受拉(受压)区域以及相应区域的材料是混凝土还是钢材，进而进行下一步的工程措施 抗剪连接件的设计(角钢或栓钉)。图 1组合梁关键概念经络逻辑借
15、鉴这种思想方法，将其移植到档案文献服务中，以便更好地支持专业设计和教学科研。该经络方法的特色在于:它充分清晰地反映出各(档案)信息之间的发生关系，非常严谨和明确。采用这种方法绘制的逻辑(拓扑)图提供的是动态规划概念，可以激发读者的思考，使读者的思维和想象延伸。利用这种图形还可以区分和标识关键知识点，使读者在阅读过程中抓住关键，提高效率，取得最大效益。网络图形还可以更明确地反映出知识点的重要程度，吸引读者在图书档案查询中抓住重点，达到最优效果。4.4加强数字化建设，引入技术共享机制知识管理计划的度量或评价在高校档案管理信息化建设中还需要与各专业机构相联合，立足于本馆实际，因地制宜，建立起更科学、
16、更完善的档案管理信息系统。实时进行技术创新，用先进的技术完善图书馆管理系统和网络系统，强化档案信息的安全性，实现档案信息的传承和共享，达到信息资源升值，提供更高质量的信息服务。在图书档案数字化过程中，设备、网络的维护要常态化，实时解决出现的各种问题。同时，高校图书馆数字化还要争取借助网络资源中心的最大支持，增大资金投入，使得图书档案管理更加专业化。严格按照国家相关标准，把馆藏资源数字化，规范加工和保存处理。科技的飞速发展使得专业学科的分工越来越细化，它是社会发展工业化及后工业化阶段的必然结果和弊端，因此，图书档案管理员需要加强管理知识的学习，提升管理能力。职业的信念和价值对推行或终止知识管理计划有重大影响。因此，图书档案管理员还可以利用图书馆的技术平台，通过技术手段获取共享知识，进而提高知识素养和水平。图书档案管理员可引入共享机制扩大知识管理范围。这一管理模式实施中需要保证档案资源的实时管理，这样才能切实做到档案管理水平的提升，推动图书档案的智能化管理。4.5做好安全防范工作一是在进行回溯建档的过程中，结合缩影技术进行翻拍，对翻拍人员的操作内容和时间予以记录;二是在档案管理平台上，业务