1、实务探讨PRACTICE DISCUSSION181202301 总第234期随着科技的发展与进步,科研经费的快速增长与使用如何能够更好地服务于科技创新越来越重要。国务院和有关部门近年来相继出台了各种政策,不断放宽科研人员经费使用的限制,为提升科研能力创造良好的外部环境。2021年8月,国务院办公厅发布的关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见（国办发202132号）中,扩大了科研人员预算编制自主权,将预算编制要求进一步简化,并且要求各单位从自身出发,利用大数据背景下的信息化经费管理手段,提高办事效率,缩短办事流程,进一步减轻科研人员的事务性负担。因此,如何切实落实“放管服”管理制度,提高科
2、研人员创新创造积极性,是高校当前科研经费管理工作的重中之重。一、科研经费信息化管理现状随着我国会计信息化的建设,财务管理工作也从最初的实现会计电算化逐步向智能财务发展。财务信息化从最初的财务核算信息化,逐步扩展为财务管理信息化,陆续在财务管理全流程上实现系统化办公。但是目前大部分财务系统相对独立,并不与办公系统、科研系统、资产系统等对接。这就导致了,虽然财务办公通过网络进行,但财务人员掌握的数据较单一,所接收的科研数据基本以财务数据为主,而对于例如科研项目信息、科研合同签订流程、科研人员的组成、科研项目研究方向等科研项目的重要内容了解较少。另外,虽然现在高校的各个业务部门都步入了信息化时代,但
3、由于系统间相对独立,各个业务部门间也缺少沟通,信息化只是单纯将原来需要线下流转的材料转移到了线上,一笔经济业务的办理过程中,科研人员需要往返于各个信息系统中进行操作,并没有实质上减轻科研人员的事务性负担。并且,由于信息传递不通畅,极容易形成“信息孤岛”,削弱了信息之间的关联度与准确性。各部门按照各自业务内容和类型制定本部门的管理规范,经常会存在管理规定之间的矛盾和灰色地带,这些并没有通过信息化的发展而得到改善。二、科研经费管理的主要问题（一）预算编制不合理，后期执行不到位科研项目在最初立项编制预算时,都是由各个项目负责人和项目组成员完成的,财务人员参与程度极低,而这些预算编制人员往往都是各个领
4、域的科研人员,对于财务经费使用、划拨及管理方面大多都不懂或者不精通。所以在进行预算编制时,往往会出现不能准确对于项目经费的使用类别进行划分、不了解财务制度而胡乱编制预算等不合理现象,这样就容易导致后期在项目执行的过程中出现经常进行预算调整、经费报销被打回等各种问题。虽然随着“放管服”文件的出台,放宽了预算编制的要求,但财务人员无法准确判断经费报销的合理性,由于预算编制简化,经费报销是否与项目相关成为结题审计重点关注的问题。但是相关性的判断并无明确的界定准则,通常依赖于财务人员与第三方审计机构的主观认定,导致部分经费报销的合理性判断存在理解上的偏差。信息化助力高校科研经费管理的探究以Z大学为例
5、王茜摘要：近年来随着科技的发展，国家陆续出台了多个文件措施为科研人员减负，力争为科学研究创造良好的环境。高校作为科学研究的重要基地，科研经费体量大，科研项目众多，更要切实落实“放管服”政策。信息化的快速发展也为高校科研经费管理的变革提供了新思路。本文针对目前高校在科研经费管理中不能真正执行国家的有关政策、项目有关预算编制不到位、经费管理流程重复和疏漏等问题，立足大数据时代背景，通过介绍Z大学目前优化科研经费管理的具体实践，利用信息化手段从经费申报、使用到结题的全过程提高科研经费管理的效率与效果，为优化科研经费管理提供新思路。关键词：“放管服”科研经费管理 信息化建设实务探讨PRACTICE D
6、ISCUSSION中国总会计师月刊182（二）各个部门信息不对等，信息化程度薄弱一笔经济业务往往涉及多个归口管理部门,而各个部门根据国家的有关规章制度往往会制定符合自身实际情况的业务规范。由于各部门之间专业相差较大,所以高校中各个部门根据自己的业务模式和相关制度制定自己的业务处理规范与流程,对其他部门的业务与规范不了解,极容易导致各自为政、层层审批、重复跑腿的现象。并且高校的信息化还处于初级阶段,即实现了网络化办公,但业务流程并没有实现一体化,需要人工连接各个系统,导致业务处理效率很低。比如科研人员在科研过程中,如需要购置办公用低值品,则首先需要按照招标采购部门的要求在指定网站用指定支付手段进
7、行选择购买、验收,之后按照资产管理部门的规定在相应资产系统上进行低值品登记,待管理部门审核通过后,将所有附件下载打印,再到财务管理系统进行经费报销的提交。所有线上手续流转完毕后,将所有材料签字确认送至财务部门等待报销。可以看到,由于信息化管理还不完善,导致一笔简单的业务需要兜兜转转很久,并且最终还是要通过线下的方式进行,并不能充分利用信息化带来便利。并且,各个部门之间的审批流程经常出现互相矛盾的地方。例如,财务部门规定购置资产需要有验收表作为报销附件,而验收表是由相关资产采购部门验收后签批的。而由于科研业务往往需要大量采购资产,所以资产采购部门往往会规定一个金额,即超过一定金额的资产才需要进行
8、验收,这就导致两个部门之间管理的矛盾,导致科研人员经费使用上的难题。（三）项目结题烦琐，经费支出混乱众所周知,科研项目结题工作在整个科研项目管理流程中是非常关键的一项内容,结题审计过程中所需要提供的各项资料以及整个过程往往对科研人员来说都是很烦琐的一项工作。其实,科研项目结题是科研项目管理部门、科研经费管理部门以及科研项目组共同的工作,但目前往往都是由项目负责人独自承担。由于科研人员在平时的工作中往往专注于项目本身的研究,对于项目管理和经费管理方面关注度不够,并且术业有专攻,科研人员对于这些方面的专业知识了解程度不够,在进行结题填报时往往无从下手,就需要不停地往返于各个管理部门进行询问,这样不
9、但效率低下,增加了科研人员的事务性负担,给科研管理部门和财务部门的日常工作也带来了困扰。三、Z大学科研经费信息化管理实践（一）预算系统对接网报系统预算管理是科研经费管理中极其重要的一环,后续经费执行以及结题审计与决算都要依照最初的预算进行。为了避免由于科研人员对财务知识的不了解而造成预算不合理的问题,同时作为财政部试行预算一体化的试点单位,Z大学引进了预算管理系统,将预算支出全部以项目支出的形式纳入项目库,并根据不同的科研项目类型与管理规定,利用预算系统设置不同的预算编制模版,将各个预算类别用浅显易懂的方式标注在页面上,避免科研人员因为不了解财务术语而编错预算的问题。并且,将预算系统与网报系统
10、相连接,使得科研人员在后续使用时看到的报销类别与预算编制时相同,便于填写报销类别。（二）科研管理系统与财务管理系统相融合推动经济业务与财务管理相融合,是在遵守财务规定的前提下简化科研经费管理流程的有效手段。所以2022年伊始,Z大学财务部门在优化财务管理平台的同时,着手进行同科研管理系统的对接工作,整合各自的管理制度,优化整个业务流程,实现数据共享,将线下业务逐步全部转移至线上办理。系统对接后,科研人员在科研平台提交相应的办理材料,进行线上流转程序,即可办理有关业务。例如科研发票申请业务,科研人员在科研平台提交借票申请,流转至科研项目管理部门进行审批,审批通过后赋予其相应的项目经费编号推送至财
11、务平台,财务人员依据接收的信息开具电子票据发回至科研人员手中。再如科研经费到账认领工作,财务人员在收到银行收款入账回单后在财务系统制单,制单后财务系统通过单据对冲编号自动推送至科研平台,科研人员就可在科研平台看到经费到账信息而进行认领。认领后,自动流转至科研项目管理部门审核并录入项目管理费用、间接经费分配等信息,再一并推送至财务系统,财务人员依据接收到的信息审核入账。整个过程无须科研人员持纸质版材料往返于科研项目管理部门与科研经费管理部门,提高了办事效率。财务平台与科研平台的对接方便了科研人员、减轻了事务性负担的同时,也节约了成本。并且,通过线上部门间、环节间的实务探讨PRACTICE DIS
12、CUSSION183202301 总第234期流转,规范了各个部门的办事流程,明确了各自的责任,也减轻了科研经费管理的风险,提高了财务管理的效果。（三）财务报销无纸化众所周知,财务档案是非常重要的一项档案资料,原始附件的保存一直是财务烦琐又关键的一项业务。但是随着科技的不断进步,现在各种票据、单证逐渐开始走上“无纸化”的进程,比如电子票据、无票进站等。财务档案作为重要的一环,也逐渐开启了电子化的时代,Z大学也不例外。首先,在财务无纸化进程的初期,Z大学积极与公务之家沟通协调,终于上线了差旅平台。在差旅平台上,科研人员可以直接进行购票、预订酒店等业务,并且,学校的有关差旅费规章制度已经嵌入进去,
13、可以清晰看到相应出差地点的标准,便于老师们选择。并且,所有票据无须打印,可以自动保存到相应的差旅业务中,如果是从其他平台购买的车票等票据,也可以用差旅平台进行扫描后自动保存,后期进行网上报销时无须再提交相应票据,财务系统在接收到相应票据时即可直接入账。另外,如果在提交报销单时有些硬性错误,比如出差审批单时间和实际出差时间不符的情况,系统会直接识别并且禁止提交,也免去了老师们由于一些低级错误而不断往返于财务部门的麻烦,提高了办事效率。（四）移动客户端助力财务智能化在科技高速发展的今天,移动端的进步对人们日常生活的影响越来越大。各个软件公司相继开发出适应不同操作系统的应用软件,例如个人所得税应用软
14、件、社保缴费应用软件等。在高校科研经费管理的改进中,移动端的发展同样可以带来便捷。Z大学除了不断发展财务系统的信息化,还积极研究开发手机智能端的应用。比如差旅平台客户端,科研人员可以完全在手机应用上进行操作,提交出差申请、购票、订酒店等,并且手机端可以直接提交报销申请,无须再登录电脑端进行。将科研系统、资产系统等各个系统与财务系统进行精准对接,科研经费使用人员可以通过手机端进行操作并且可以看到整个业务流程的处理进度,提高科研人员的参与程度,既简化了科研人员的操作,提升了业务处理效率,也便于信息的传播,避免各个部门的信息传递不对等造成流程上的重复与管理上的矛盾,提升了科研经费管理效率与效果。（五
15、）增加定期线上财务培训课程由于科研人员对财务管理制度与系统操作都不是很熟悉,导致在编制预算与经费使用的时候经常会出现与制度不符、增大经费使用难度的现象。另外,由于财务人员对科研项目的申请与使用也不了解,不能切实落实“放管服”的要求,经费管理经常出现“一刀切”的情况。所以,对于科研人员,最好设置专门的科研助理岗位,进行线上培训,通过录制视频、定期宣讲等方式,由财务人员讲解各项财务管理制度与系统使用方法,设计模拟系统,用于培训人员线上实操。Z大学针对科研经费业务,根据最新的制度规定更新业务流程图,定期分学院组织有针对性的讲座和培训,针对不同阶段的培训定期进行模拟操作等形式的考核,并且会同学校人事部
16、门制定新的年终考评制度,将考核结果并入相关人员的年度考核中。对于一些重点研发项目、国家自然基金项目等,则提高财务人员的参与程度,由项目组成员在项目申请到执行的各个节点对财务人员进行讲解,让财务人员切实了解到科研项目的流程,便于更好地管理科研经费。注：本文为中国民航大学中央高校基本科研业务费项目“放管服背景下高校科研经费管理及优化研究”（项目编号：3122022022）成果。参考文献：1姚俊生，袁仁淼“放管服”背景下高校科研经费管理流程优化研究J会计之友，2019（08）：139-1462任彦鑫“放管服”改革背景下高校科研经费管理探究J当代会计，2021（05）：119-1213杜萍探讨高校科研经费管理转型思路基于“放管服”理念分析为例J理论研究，2021（11）：78-794徐玉娟高校科研经费管理存在的问题及对策基于“放管服”背景下的分析J中国高校科技，2021（s1）：34-365但成蓉“政府会计制度”改革下的高校财务信息化建设研究J时代金融，2018（27）：284，2866王阿乐利用信息化手段解决高校科研经费“报销繁”问题的探讨J财会通讯，2021（01）：158-1627王昀基