1、1312023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛人力资源和社会保障局档案管理发展趋势析探王艳（山东省单县人力资源和社会保障局，山东 单县 274300）摘要：信息化是人力资源和社会保障局档案管理的主要方向和趋势，现阶段一部分人力资源和社会保障局档案管理工作还存在一些普遍性问题。本文对这些问题进行了讨论，并提出了相关的优化策略，旨在更好提升档案管理水平，促进档案管理工作的优化和升级。关键词：人力资源和社会保障局档案；档案管理；发展趋势从现阶段人力资源和社会保障局档案管理的情况来看，其中还存在一些普遍性问题。比如：管理结构和制度不够完善、档案管理相对分散、管理方法落后等。基于这些问题，单位
2、应该在强化基础性建设的同时，积极引入信息技术，构建完善的档案管理数据库，加大电子档案的转化和管理，从整体上提高人力资源和社会保障局档案管理水平。一、人力资源和社会保障局档案管理的重要性自从新档案法实施以来，档案管理工作得到有效保证，同时大大推进了档案管理事业的发展。人力资源和社会保障局档案管理系统中包括的内容十分多，并且管理深度也在不断深入。对在职人员进行档案管理，从宏观角度来看，能够充分保障在职人员合法权益，为其提供一些信息支持，也为后期的工作提供一定的数据支持。从微观角度来看，对在职人员个人信息的收集、保管等，能够全面记录在职人员的成长过程，这具有十分重要的意义。在新时代下，面对新任务，在
3、职人员档案管理工作更为重要，所以一定要给予高度重视。为了保证档案管理工作的有效开展，应该对当前档案管理中出现的问题进行全面深入的分析，并找到造成这一问题的原因，进而可以采取有效的方式进行解决。二、人力资源和社会保障局档案管理存在的问题（一）档案管理部门结构和制度有待完善在新形势下，档案管理工作也需要适应社会发展，但是在实际工作中，由于有关部门岗位缺少，制度不完善，使得在职人员档案管理工作难度较大，造成档案管理工作出现一些问题，表现出滞后现象。同时，制度的缺失造成一些档案管理人员日工作量大，工作内容比较乏味，没有希望，很容易引起管理人员的消极工作态度。由于职责不清晰，会出现干好干坏没区别的问题，
4、进而影响档案管理工作高效开展，因此，应该建立健全档案管理部门结构和制度。（二）缺少统一的档案数据库人力资源和社会保障局在档案管理过程中，缺少统一化的档案管理数据库，使得各个地区、部门之间档案数据库在管理格式上存在一定的差异性，进而很难实现地区、部门之间的检索，这会影响人力资源和社会保障局档案管理工作的效率，也会影响档案的统一化管理。另外，档案管理系统信息化不足，使用人员在调用档案时很难通过信息化的方式调用档案，仍然需要档案管理人员进入内部档案数据库中进行查询，这种信息化不足的问题会影响档案管理工作的质量。（三）缺少先进的档案管理方式人力资源和社会保障局在档案管理工作中，对传统的档案管理模式具有
5、较强的依赖性，主要是以“卷”“件”为主。而随着档案数量的逐年增加，档案管理人员的工作量也在不断增加，如果工作人员稍有操作问题，都会造成档案信息出现安全问题。另外，在档案管理过程中，需要多人参与经手，这样会影响档案管理的效率，影响后续管理工作的正常有序开展。（四）档案管理队伍素质有待提升人力资源和社会保障局对档案管管理人员的专业和技术水平有较高的要求。另外，档案管理人员要具有细心、谨慎的品质，只有这样才能做好档案管理工作。同时，由于档案管理的任务量比较大并且比较复杂，所以工作人员要具有一定的耐心。然而，在实际档案管理工作中存在档案管理人员专业性不足的问题，甚至还有档案管理人员是兼职，不13220
6、23 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS能满足档案管理工作的需求，这些问题都会影响档案管理工作的正常开展。三、人力资源和社会保障局档案管理的相关建议（一）制定完善的档案管理部门制度体系人力资源和社会保障部门在档案管理过程中，应该制定完善的档案管理部门制度体系，发挥制度的约束作用，引导档案管理人员按照要求和标准开展工作，保证档案管理工作的质量，使得档案管理水平能够有所提升。通过一系列的制度规定，将档案管理人员的工作积极性充分激发出来，如果发现档案管理人员存在消极怠工的问题，那么要及时与其沟通，适当进行批评教育；对于工作热情比较高的档案管理人员要给予一定的物质和精神奖励，以此激发档案管理人员
7、的工作责任感，使其可以专心工作，保证档案管理的质量。（二）加强资源配备人力资源和社会保障局的档案管理工作具有较强的难度，并且档案内容十分复杂和繁琐。所以，要对档案管理人员有较高的要求，档案管理部门要做好档案管理人员的分配，保证日常档案管理工作能够正常开展。另外，还要对档案管理人员明确职责，做到科学分工，避免出现空岗空责的问题。同时，应该根据档案管理工作的实际需求，对档案室进行资源的分配，加大档案室的建设，引入一些先进的设备，以此来保证档案管理的效率和质量，不断提升档案管理工作水平。（三）制定档案数据库标准为了充分提高档案管理的水平，在全网档案统一化管理的要求下，人力资源和社会保障局档案管理过应
8、该制定统一的数据库标准。一是充分发挥档案的资源效用，通过统一的数据库管理提高档案的使用效率，为需要使用部门提供查询便利。二是进行统一化标准设定，对于电子档案文本的传输、存储等事项，需要制定出统一的标准，以此保证各个部门和地区之间电子档案传递效率，进而有效控制人力资源和社会保障局档案管理质量，提高档案资源的利用率。三是规范档案的标准，扩大推广力度，做好各级、各类档案的管理，保证所有档案管理的一致性，充分发挥档案的资源内涵作用。（四）建立智慧化档案管理系统 1.电子文件的归档管理。人力资源和社会保障局档案管理主要有两种方式，一种是纸质版管理，另一种是电子版管理，两种管理模式都十分重要。纸质版档案需
9、要归纳到档案库中，电子版档案需要归纳到信息档案系统中，但是两种档案都会存在一定的风险。为了降低电子档案归纳的风险发生几率，可以设立专门的档案归纳小组，针对档案管理过程中可能出现的问题，进行短期管理、长期维护，落实好档案管理的人头责任，保证档案管理的效果。同时，要保证档案的真实、有效，做好电子档案的电子数据库统计管理，使其可以在各个部门之间共享，为使用人员提供便利。人力资源和社会保障局应该明白档案管理虽然正处于电子化、数字化转型阶段，但是也不能忽视信息内容的归纳，应该确保所有档案信息都能有效归纳入档，进而为日后档案的运用提供数据支持。2.电子文件的鉴定。在档案数字化管理进程中，所有电子文件在归入
10、档案之前，要做好甄别，保证所有存入档案数据库的电子文档都没有错误。针对前期积累的档案文件，如果已经全部替换完毕，可以将原始文件进行删除，也可以移动到一个专门的硬盘内进行保存，用以备用。电子文档的鉴定可以保证档案归档的安全性和完整性。档案管理工作相对比较复杂，但是档案鉴定必不可少，所以在鉴定时不仅要保证质量，还要保证效率。为了有效提高档案的归档效率以及审阅查询期间，可以构建档案保管期限表，这样可以将所有档案进行记录，以免花费大量的时间对档案进行梳理。这个记录生成之后，可以根据档案的内容定期提示，这样档案管理工作会变得更具体、更有效率。对于长期、短期保存期限的文件，可以进行类别的划分，划分出不同期
11、限之后再进行范围的划分，保证所有档案的内容都能具有延展性，可以为相关部门的查询使用提供便利。3.电子文件的著录。为了便于档案管理部门管理档案，有关部门查阅档案数据时应该对档案进行详细的划分，设计出查询目录，档案的著录应该和档案期限表相对应，可以按照保存期限从短到长来编制。在著录单的设计过程中，应该保证整个目录内容的标准化，便于各个部门之间的工作沟通和衔接，便于部门之间档案数据信息共享和利用，同时也为档案管理提供了便利。4.电子文件的维护。在进行档案数字化管理时，由于档案内容比较多并且档案的样式比较丰富，在存储过程中可能会出现错位的问题，所以，要对档案进行全面的维护。要保证档案管理网络环境的安全
12、，做好电子化档案的分类和管理，降低管理成本。针对一些存储到磁盘设备中的档案，应该保护好磁1332023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛盘存储设备，做好防尘、防湿、减震等处理，以免磁盘、硬盘受到损坏，影响档案存储质量。对于一些重要的档案要做好多重备份，电脑云端备份是必不可少的。在大数据、云计算、区域链等技术下，数据传输环境得到保证，同时还要密码的保护，可以保证档案数据的安全。人力资源和社会保障局档案管理部门应该根据岗位组织架构，明确各个岗位的责任，不同层级档案管理权限和访问权限不同，做好重要档案的加密保护，定期进行病毒、木马等的检测，同时构建防病毒与防入侵系统，保证档案数据的安全。5.
13、电子文档的色彩、分辨率。对于传统纸质版档案转变为电子化档案时，应该明确电子档案的色彩、分辨率等元素的标准。由于传统纸质版档案保存的形式只有黑白两种，所以很多档案在保存几年之后会变得模糊。在档案电子化之后，应该将这些档案全部转变为彩色，通过色彩来对档案的内容进行区分，同时建构出档案的框架，这样还可以将重点档案内容全部凸显出来，提高档案管理的效率。由于每个档案归档部门之间存在一定的差异，所以在将传统纸质版档案转化为电子档案时，一定要做好彩色档案归档的标准设计，在扫描档案时，要保证所有档案的分辨率一致，进而保证档案保持的质量，避免档案在经过几次传输之后，出现模糊的问题。尤其是一些图片档案，如果文档档
14、案文字偏小、密度较大，那么扫描的分辨率应高于 300DPI。针对档案进行标准化设计之后，再结合档案的内容分别设计档案的存储形式，使得档案不仅有利于存储，还能便于有关部门查阅和运用，实现档案管理的目标。6.运用数字档案安全管理的技术。首先，数字档案迁移技术。迁移是指将数字档案从一种软硬件技术环境迁移到另一种软硬件技术环境中，这个迁移过程就是数据复制，同时整个迁移是具有周期性、规律性的。其次，仿真技术。其是利用一个计算机系统来模拟另一个计算机系统，进而实现两者间功能完全相同，保证原来的设备和功能可以在当前的软硬件上运行，保证数字档案可以被充分利用。再次，数字档案文件同质备份。由数据备份系统、备份数
15、据处理系统、完善的应灾恢复计划构建出一个统一的备份与恢复系统。由于数字档案在未来可能遇到的安全问题不可预见，所以一定要未雨绸缪，采取有效的措施，将可能出现的问题及所带来的伤害控制到最低，有效避免安全风险的发生。数字档案信息的备份是一个十分有效的措施，同时备份系统将档案数据资料进行备份保护。静态备份可以确保历史档案数据的信息完整，将各类离线异地历史记录进行保存。同步备份可以对目前系统中的所有数据进行保护，比较适用于硬盘数据恢复、网络数据恢复、数据库修复等数据恢复。最后是防火墙技术。防火墙技术指的是在网络边界上构建一个网络通信的监控体系，以此来保证计算机网络的运行环境安全。防火墙技术能够对整个网络
16、的安全、计算机应用程序安全、数据安全等进行全面保护。防火墙技术可以有效保证数字档案的安全存储，同时为档案信息的传输提供安全的环境，以免数字档案被非法分子篡改。在防火墙技术的日益成熟背景下，数字档案的真实性、完整性、安全性得到保障。当前，我国很多的档案管理部门已经利用防火墙技术，为档案管理创设一个安全的网络环境，不论是硬件防火墙还是软件防火墙在档案管理部门中被广泛应用和认可。档案防火墙也有不足的地方，所以要配合其他的新技术一起使用。7.提高数字档案安全管理意识。人力资源和社会保障局在档案管理引用新型数字技术时，还要提高管理人员对数字档案的日常安全管理意识，以此保证档案管理的效率和安全。档案管理人员作为档案的第一责任主体，虽然可以使用一些新的技术提高档案管理效率，但是由于计算机等设备以及新技术都只是辅助工具，所以，档案管理的安全还是要依靠档案管理人员。档案管理人员在开展工作时应该做到：第一，保证在档案管理过程中做好数字档案发文流程的跟踪和监管；第二，要做好档案归档的日志管理；第三，对所有技术进行审查；第四，要做好认证中心的监控。对于档案管理的每个流程和环节都要秉持安全管理意识，保证档案管理