1、1192023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛浅谈文书档案信息化管理牟俭（辽宁省阜新市清河门区城乡建设服务中心，辽宁 阜新 123006）摘要：本文以文书档案管理为研究对象，通过解读文书档案信息化管理的基本内涵，阐释文书档案信息化管理的重要性以及保证其发挥实效的具体举措，以期为文书档案管理发展献计献策。关键词：文书档案；信息化管理现阶段，信息化已然成为档案管理工作探讨的重中之重，运用信息技术无疑会在传统档案管理模式的基础上节省大量的人力和物力资源，这符合国家倡导的绿色和创新理念。因此，研究信息化在文书档案管理中的作用十分必要，需要对文书档案信息化管理的有关问题作更为细致的研究。一、文
2、书档案信息化管理的基本内涵作为电子文件的一种，文书档案电子化模式需要借助数字设备，并以数码的形式集中储存于相应的设备中。目前常见的存储设备包括计算机硬盘、磁盘等，在阅读和处理时要在电子设备上完成。总体来讲，文书档案电子化模式与传统文件在形式和存储载体上都存在着一定的差异和不同。文书档案电子化模式无需利用纸张完成存储任务，只需要在计算机设备和硬盘上即可直观呈现出文件的重点和相关内容。在企业、机关单位工作中，调阅文件是一项较为复杂的工作内容，运用档案电子化模式即可在计算机等电子设备上进行查阅，完成复制、传播等工作任务。从归档方式来看，文书档案以电子化模式操作需要设置权限，按照电子文件的操作方式与权
3、限要求，将相关内容转移到拥有同等权限的管理平台上。文件转移一般是从业务部门到档案管理部门。在此过程中，文件归档工作的起点是其递交的环节，依照电子文书档案管理的有关要求，按照物理和逻辑归档的方式分别转移实体和管理权限。由此可见，在实际的归档工作中，更为常见的是转移管理权限，即逻辑归档的操作模式。因此，在企业和机关机关单位开展文书档案电子信息化管理工作时，采取实时归档的办法，在信息化电子设备作为媒介的基础上确保信息的准确性和时效性。同时运用定期物理归档的办法，将电子文件实体移交给有关部门和机关单位，从而提升管理的严谨性和安全性，使得整个文书档案管理更为合理高效。二、文书档案信息化管理的重要性（一）
4、社会方面1.促进社会信息化模式成型。现代化、信息化、智能化是社会发展的必经之路，主流发展理念中均有以上几种模式的参与并作为中心内涵影响着各行各业的进步，在文书档案管理方面应用电子信息化模式是当前行业进步的核心影响要素。为保证各项工作的顺利开展，需要在传统工作模式的基础上相应增加电子信息化板块，从而在保证提升各项工作效率的前提下提高行业整体的发展水平。结合大量的研究资料来看，已经就传统文书档案管理模式加以改革的企业和相关机关单位，其整体的工作方式有了质的飞跃，文档调阅方式和存储形式都实现了更替。而社会由多个企业和机关单位组成，通过单个行业工作模式的转变能够推动整体朝着信息化和现代化的方向迈进。因
5、此，转变文书档案的管理模式在一定程度上能够起到促进社会进步的积极作用。2.节约社会资源。电子档案的使用降低了对纸张的需求，节省了大量的资源，在绿色、共享的理念下将电子信息化模式推广是对资源的着重保护，对于社会资源保护和节约都发挥着重要价值。在传统的工作模式下，企业和机关单位为了保存大量的文件需要特殊设置存储的空间，会出现库房紧张的现实问题。而运用电子信息化模式，省去了空间资源，仅需要在计算机等设备中调取有关资料并传输给相应的平台，省略了传统纸质文件传输必备的打印、复印等步骤，这对于企业和机关单位本身的资源利用率的提升效果显著。电子档案在不同的设备上均能查看，只需要转换文件格式就能够获取有用信息
6、，相较于传统方式更为便捷的工作，为发挥档案管理人员自身职业能力奠定了基础，消除了因工作繁琐而导致的重复性操作的烦躁感，整个工作过程更为顺畅，这对于行业发展同样起到了积极的促1202023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS进作用。总体来讲，应用电子信息化模式开展文书档案管理工作提升了文件整合、归档和传阅的便利性，节约了时间和资源，更为重要的是催化了整体行业工作效率的提升，这对于现代化和信息化社会的发展是不容忽视的。（二）企业和机关单位方面企业和机关单位开展文书档案管理工作不仅针对于物力资源的使用，还要就人力资源和技术资源做相应的整理。运用传统的方式难以在短时间内同时完成以上工作内容，但应
7、用电子信息化模式即可在保证效率的前提下，将财务工作、技术工作等作更为细化的分配，能够使得企业和机关单位实现集成化管控。企业和机关单位内部包含众多部门，每个部门运用电子信息化模式开展文书档案管理工作，可满足不同部门的文件和信息查阅与传输需求，查阅和传输形式更为丰富多样，从而针对不同的工作任务可实现不同层次上的飞跃。工作人员在获取信息的过程中，可收集到与所需资料原貌价值等同的信息，只需简单加工即可直接应用于其他的工作项目中。在实际档案管理中，常见问题包括信息受到地域限制的情况，面对这一问题，网络技术的加持完美地清除了地域限制造成的应用障碍。电子信息技术和网络系统可跨时空存储资料信息，在异地也可直接
8、查阅，达成查询目标。企业和机关单位在运营环节将电子信息化技术应用其中可在输入信息的过程中即时存储，完全保留信息的本质，无论是图片、视频或声音都能够保持原貌，这将使得领导管理和下达阶段性指令可获取的信息更为真实。同时，互联网平台可发挥信息筛选和整合作用，根据输入指令要求提供精细化的信息数据，为领导管理提供更为专业的决策意见。文书档案中涵盖了企业和机关单位的发展历程和人财物的调配讯息，阶段性环比和同比结果也可在信息检索中如实呈现。借助以上信息内容，能够更好地把握企业和机关单位的发展问题，并提出针对性的建议。在传达信息方面，传统的方式需要层级管控和签字确认后下发，这会出现信息的滞后性。而电子信息化模
9、式可在内部平台直接发布公告信息，使得工作人员可在第一时间对制度和相应工作重点有更为细致的把握，将此过程整理成后续的档案，可以直接看出每位工作人员在公告阅读和内化方面的不足。（三）文书档案方面将信息化模式融入到文书档案管理对于文书档案本身安全性的作用更为明显。具体来看，可从以下几个方面进行分析：首先，文书档案的第一要义是存储。传统的模式下，纸质文件具有易损易坏的劣势。在保管期间，可能会出现虫蛀、发霉、发潮的问题，因火灾导致纸质文件尽数损毁的情况屡见不鲜，暴露出使用纸张作为文件载体的不可利用性。而使用电子档案存储的过程交由计算机设备等完成，其相较于纸张更具有抗腐蚀、抗风化的优势，降低了对文件载体的
10、人力和物力保护力度，在一定程度上节省了资源的使用。其次，文书档案在整理、归档、查阅的各个环节都要保证信息的真实性和完整性。传统模式下纸质文件造假成本低、安全成本更高，工作中所获得的信息不确定性因素更多，但转变模式后的文书档案管理工作可获得安全性保证。因在计算机等媒介上传信息后即可与实际情况进行比对，拥有权限的工作人员设定传输和传阅的密码，此种方式能够有效应对安全性受损的问题，确保在整个传输环节都能对获取信息的地址进行记录，以便于在后续出现泄漏等情况后及时定位到进行不良操作的部门和人员，在很大程度上规范了人员的操作形式，提升了安全等级。随着技术的不断发展，有些不法分子企图通过攻击电脑系统的方式盗
11、取信息，这提醒相关技术人员要不断完善自身技术，构建更为安全的信息防火墙。同时，在现实问题的倒逼下，能够促使整个行业人员素质的提升，工作人员为更好适应行业发展和工作内容性质的转变将保持创新的意识和学习的态度，从而应对文书档案管理中的桎梏。最后，文书档案管理在 OA 办公系统的助力下，相较于传统的基本流程已经发生了改变，此种改变是正向的。工作人员在手机端和电脑端都能读取档案资料，帮助业务或者管理部门将大量信息应用于实际工作，仅通过关键词进行查阅检索，不受时空界限，跨区域和跨系统地作用于不同部门。三、文书档案信息化管理存在的问题（一）管理系统仍待完善在企业和机关单位的日常工作中已经普及了电子信息化管
12、理系统，运用单轨制的操作模式消除了因过去双轨制模式应用所带来的基本遗留问题。但就整体应用效果而言，所使用的系统尚未完善，在整理、存储和传输过程中仍然存在影响安全性和准确性的问题。例如：管理媒介不够全面、系统衔接应用不流畅、设备操作水平差的情况。（二）电子档案归档效果不佳电子信息化模式发展的时间较短，我国在技术1212023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛与政策并举方面仍留有一定的进步空间，使得目前部分归档工作缺乏有力政策的保护和制约，造成管理规范落后于技术发展，并未细致地就电子信息化文档的责任归属给出明确的法律规定，划定的归档范围不清，难以维持储存的安全性。（三）管理体系待优化作为一
13、种新兴科技类型，电子信息化模式缺乏适配的管理路径，管理者只能在识别自身之后才能访问文档，这与实时储存和识别的要求是不相符的。由此可见，实现文书档案信息化管理并非一蹴而就，仍需继续探索，给出必要的优化举措。四、保证文书档案信息化管理的必要举措（一）升级系统，完善管理流程依据管理的实际需求，针对媒介、系统衔接和路径适配等问题要给出相应的升级措施，并配备与之相适应的人员，提升操作的合理化和专业化。就媒介而言，应当按照需求升级文书档案的数据库，使用新兴架构。例如：SQL Server 架构作用于对数据库保密等级要求不同的设备上，采取编号的形式将不同密级的数据库进行统一管理，以此保证特定数据库发挥实效。
14、就系统衔接而言，要注重对人和系统双重衔接的操作方式。企业中对于文书档案管理工作者要刺激其主动性和积极性的产出，在工作者进入到工作模式前予以介入，构建全生命周期的质量控制体系，要求有关人员要及时与起草部门沟通，保证文档质量。在系统衔接方面，要充分发挥 OA 系统的高效性，确立管理体制，定期检查部门人员使用现代化软件和系统的流畅性，使其在严格的制度要求下对电子信息化模式有更为深刻的认识，要求其谨遵规章制度，熟练应用设置信息系统的必要办法，快速达成资料收集和查询存储的任务目标。就路径适配而言，要在工作人员使用信息化设备前对其操作方法和流程加以检查，重点考察系统参数要求，并且要在部门工作期间营造良好的
15、技术创新氛围，时刻提醒工作人员熟记公文办理常识和文书档案管理知识。（二）完善制度，提升管理质效工作人员要认识到电子信息化模式与传统纸质档案管理间的差异，对国家给出的具体政策了然于心，如此才能保证大方向不变的情况下实现业务的升级。企业和机关单位要落实归档制度，明确责任主体，细化文件在存储等环节的期限和范围，尤其是保管期限和归档范围，必要时要向上级有关部门报备。积极运用多种管理制度，将双轨和单轨并用，消除因工作部门不同所带来的安全隐患，避免因人为因素导致的丢失和泄漏等情况。同时，要留有原始材料备份，可在必要时发挥出证据的作用，方便工作的开展和责任的划分。文书档案最终能够发挥作用是在归档后实现，因此
16、要创建科学的信息共享制度，设定档案信息与自动办公系统充分融于一体的共享模式。企业和机关单位要设定内外部的资源共享平台，消除传统业务与现代化管理之间的障碍，提供高效的交流渠道，提升信息资源的利用率。（三）优化体系，强化管理效能优化体系的关键在于信息平台的构建，只有设置全面且操作简单的平台才能提升管理效能。因此，平台构建要求技术人员要完善现有的公共信息网络，为各项服务的开展奠定坚实基础。文书档案信息是由公共机构档案室提供，这项服务要基于数据库检索功能，在进入一般的主页后，用户能够在开放的窗口处获取公共部门文档的有关信息，并实现数据和信息交换。为保证所提供的综合服务质量更需提供对应的检索、浏览和使用功能，这就要求在设计网站主页前对用户的操作水平加以调研，设计适合其操作能力的检索和下载按钮。根据目前用户对享受信息服务的认知程度来看，相关单位仍旧需要拓展推广宣传的范围，将宣传渗透于日常的浏览中，提高信息强度，加深用户的了解。设置档案交互功能，拉近用户与文书档案管理部门之间的距离，提升沟通有效性，确保在提供服务的前提下得到对操作系统优劣的反馈。在体系优化环节，各企业和机关单位要结合自身的特征，展现